Portaria n.º 194/2011, de 16 de maio

Portaria n.º 194/2011

de 16 de Maio

A Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I. P., no âmbito da sua missão, tem vindo a constituir um significativo e relevante acervo documental, para o qual cumpre definir estratégias de gestão, conservação e divulgação.

A adequada gestão de documentos de arquivo com práticas eficazes nos domínios da criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos impõe-se face ao crescimento da produção documental.

Atendendo à relevância da documentação produzida, entendeu esta instituição ser essencial, no cumprimento do quadro legal em vigor, desenvolver medidas de conservação e divulgação do seu património arquivístico, procurando não só uma adequada gestão do espaço de arquivo, mas também a salvaguarda da memória histórica e o apoio à investigação na área da política científica.

Com o objectivo de organizar os documentos de arquivo produzidos pela Fundação para a Ciência e a a Tecnologia, I. P., e de racionalizar a sua acumulação futura, torna-se necessário estabelecer regras que permitam fixar procedimentos de gestão de documentos de arquivo, designadamente em termos de classificação e de fixação de prazos de conservação administrativa e destino final (avaliação).

Assim:

Ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior e da Cultura, o seguinte:

Artigo 1.º

Aprovação

É aprovado o Regulamento de Gestão de Documentos da Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I. P., que se publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

O Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, José Mariano Rebelo Pires Gago, em 5 de Maio de 2011. - A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas, em 3 de Maio de 2011.

ANEXO

REGULAMENTO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA FUNDAÇÃO PARA A CIÊNCIA E A TECNOLOGIA, I. P.

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 - O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das atribuições e competências da Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I. P., adiante designada por FCT, I. P.

2 - O presente Regulamento não é aplicável à documentação acumulada existente na FCT, I. P.

Artigo 2.º

Gestão de documentos

Para efeitos do presente Regulamento são consideradas no âmbito da gestão de documentos as seguintes funções:

a) Classificação;

b) Avaliação;

c) Selecção;

d) Remessa;

e) Eliminação;

f) Substituição de suporte.

Artigo 3.º

Classificação

A estrutura para classificação dos documentos integra a tabela de selecção.

Artigo 4.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da FCT, I. P., tem por objectivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.

2 - Os prazos de conservação administrativa e de destino final estão definidos na tabela de selecção.

3 - Compete à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da FCT, I. P.

Artigo 5.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção, que constitui a tabela anexa ao presente Regulamento, contém a estrutura de classificação da documentação e a identificação das séries documentais, fixa os prazos de conservação administrativa e consigna de forma sintetizada as disposições relativas ao destino final dos documentos de arquivo da FCT, I. P.

2 - Para efeitos do disposto no artigo 3.º, a FCT, I. P., apresenta proposta devidamente fundamentada e expressa em folhas de recolha de dados, adiante designada FRD.

3 - Compete ao grupo de gestão documental, adiante designado por GGD, a gestão da aplicação da tabela de selecção e procedimentos inerentes.

4 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

5 - Para efeitos do disposto nos números anteriores, deve a FCT, I. P., obter um parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 6.º

Prazos de conservação administrativa

1 - Por prazo de conservação administrativa fixado na tabela de selecção entende-se o período sob o qual os documentos ficam sob responsabilidade da FCT, I. P., para exercício das suas competências.

2 - Cabe à FCT, I. P., a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos documentos.

3 - A DGARQ emite parecer sobre os prazos de conservação administrativa dos documentos.

4 - Os referidos prazos de conservação administrativa são contados de acordo com o estabelecido no campo «Forma de contagem dos prazos da FRD», entendendo-se genericamente que os prazos são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em colecção, de registos ou de dossiêrs. Exceptuam-se os documentos dispositivos (exemplo: leis, despachos, regulamentos) cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor.

Artigo 7.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos para conservação permanente ou eliminação deve ser efectuada de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Deve ser sempre conservado o exemplar principal da série, excepto se vier expressa indicação contrária na tabela de selecção.

3 - A selecção dos documentos deve atender à data expressa no campo «Data de aplicação da respectiva FRD», que reporta o momento a partir do qual os prazos de conservação administrativa e destino final fixados para cada série são aplicáveis.

Artigo 8.º

Remessa de documentos

1 - De acordo com a tabela de selecção, após cumprimento dos prazos de conservação administrativa, os documentos, cujo destino final seja a conservação permanente, deverão ser remetidos para o serviço de arquivo, da entidade ou externo, de acordo com a periodicidade que a FCT, I. P., vier a determinar.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

3 - Nas remessas devem ser assegurados os pressupostos técnicos de conservação dos documentos das etapas subsequentes.

Artigo 9.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionadas no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa em suporte papel é feita em duplicado, ficando um exemplar no GGD e outro no serviço de origem;

d) A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente como instrumento de descrição documental, após ter sido conferida e completada com as referências topográficas e demais informação pertinente.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos modelos i e ii anexos ao presente Regulamento.

Artigo 10.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos sem valor arquivístico, cujo destino final é a eliminação, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativa.

2 - A eliminação dos documentos referidos no número anterior pode ser feita antes de decorridos os referidos prazos, desde que autorizada a substituição de suporte nos termos do artigo 12.º deste Regulamento.

3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.

4 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 11.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 10.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou entidade em causa e pelo responsável da gestão documental;

c) O auto de eliminação em suporte papel deve ser efectuado em duplicado;

d) O auto de eliminação deve ser remetido à DGARQ.

2 - O modelo de auto de eliminação consta do modelo iii anexo ao presente Regulamento.

Artigo 12.º

Substituição do suporte

1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por outro suporte, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.

2 - A selecção do suporte de substituição é da responsabilidade da FCT, I. P., devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, segurança, durabilidade e acessibilidade.

3 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente só pode ser efectuada mediante autorização expressa da DGARQ, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.

4 - A substituição de suporte é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a assegurar as garantias mencionados no n.º 2 do presente artigo.

5 - Os procedimentos da microfilmagem e ou digitalização de substituição, conservação e consulta dos documentos deverão ser definidos em regulamento de microfilmagem e ou plano de preservação digital próprio da FCT, I. P., que deverá ser aprovado pela DGARQ.

6 - A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de receber as fichas técnicas de controlo de qualidade dos documentos nos novos suportes produzidos relativos a séries de conservação permanente e de realizar testes por amostragem aos mesmos, após o que emitirá o respectivo parecer.

7 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 13.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade ao arquivo da FCT, I. P., atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente e em conformidade com a lei geral.

Artigo 14.º

Garantias do sistema de arquivo

1 - A FCT, I. P., deve garantir a integridade, autenticidade, segurança, durabilidade e acesso continuado à informação constante do seu sistema de arquivo.

2 - No cumprimento do disposto no número anterior, deve a FCT, I. P., manter um plano de preservação aprovado pela DGARQ.

Artigo 15.º

Fiscalização

Compete à DGARQ a fiscalização sobre a execução do disposto na presente portaria.

TABELA

Tabela de selecção

(ver documento original)

MODELO I

Auto de entrega de documentos

(ver documento original)

MODELO II

Guia de remessa de documentos

(ver documento original)

MODELO III

Auto de eliminação de documentos

(ver documento original)