Portaria n.º 197/86, de 9 de maio

Portaria n.º 197/86

de 9 de Maio

O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir, mediante portaria do ministro competente, não só a fixação de prazos de conservação em arquivo de documentos na posse de serviços do Estado, mas também que fosse autorizada a microfilmagem e consequente inutilização dos originais dos documentos que devessem manter-se arquivados.

A enorme quantidade de documentos e processos existentes no arquivo da Secretaria de Apoio do meu Gabinete gera compreensíveis dificuldades no que concerne à utilização do espaço disponível nas instalações que lhe estão afectas, bem como às operações de manutenção e pesquisa de documentos.

A resolução destes problemas passa necessariamente pela adopção da possibilidade de inutilização sem microfilmagem prévia de algumas espécies documentais sem qualquer interesse histórico ou administrativo, desde que observadas as precauções indispensáveis no concernente à preservação dos documentos que devam ser conservados pelo seu interesse histórico ou singular, em virtude, nomeadamente, da identidade dos seus autores, dos factos a que se reportam ou das circunstâncias em que foram produzidos.

Assim:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Justiça, em conformidade com o disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

1.º - 1 - Os prazos de conservação em arquivo dos documentos na posse da Secretaria de Apoio do meu Gabinete são os assinalados no mapa anexo à presente portaria.

2 - Findos os prazos previstos no n.º 1 poderão os documentos em causa ser inutilizados.

2.º Não serão, porém, inutilizados os documentos que revistam interesse histórico ou singular, em virtude da identidade dos seus autores, dos factos a que se reportem, das circunstâncias em que foram produzidos ou de outro motivo atendível.

3.º - 1 - A inutilização de documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se em livro próprio auto de inutilização de documentos.

2 - O livro de autos de inutilização de documentos terá termos de abertura e de encerramento e todas as folhas serão rubricadas pelo chefe da Secretaria de Apoio.

4.º A selecção de documentos a conservar será feita por pessoal da Secretaria de Apoio, sob orientação do chefe da Secretaria e do director de Serviços de Gestão e Administração da Secretaria-Geral.

5.º As dúvidas surgidas na aplicação da presente portaria, inclusive as que respeitam à manutenção em arquivo de documentos com interesse histórico ou singular, serão resolvidas por despacho do Ministro da Justiça.

Ministério da Justiça.

Assinada em 16 de Abril de 1986.

O Ministro da Justiça, Mário Ferreira Bastos Raposo.

(ver documento original)