Portaria n.º 206/76, de 7 de abril

Portaria n.º 206/76

de 7 de Abril

Considerando que o crescimento constante da documentação resultante não só do natural aumento de operações, mas muito especialmente das novas funções cometidas ao Banco de Portugal, como Banco Central, vai tornando cada vez mais difícil a tarefa de arquivologia;

Considerando os encargos que advêm à instituição em consequência da acumulação de documentos;

Considerando, por outro lado, as vantagens que advêm da adopção do sistema da microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais traduzidos, quer na diminuição de custos, quer na sua maior facilidade de consulta e conservação.

Nestes termos:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro das Finanças, ao abrigo do disposto na alínea c) do artigo 1.º, do n.º 1 do artigo 2.º e do n.º 2 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, ouvido o Banco de Portugal, o seguinte:

1 - a) O prazo do artigo 40.º do Código Comercial é aplicável ao Banco de Portugal quanto à obrigatoriedade de conservar em arquivo os elementos da sua escrita principal, correspondência, documentos comprovativos de operações realizadas e livros de contas correntes onde os mesmos se encontrem escriturados. Nos demais casos poderá a administração ordenar a inutilização dos documentos decorridos três anos.

b) Para além dos prazos indicados e em relação aos documentos a que os mesmos se referem, não será admitida reclamação em que se questione a validade das operações realizadas.

2 - a) É autorizada a microfilmagem dos documentos que devam manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais.

b) A microfilmagem constitui uma actividade normal e regular no curso dos serviços da instituição e é executada sob a responsabilidade do chefe do serviço da Secretaria-Geral.

c) As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que ficarão guardadas em locais diferentes.

d) Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e encerramento. O primeiro mencionará a espécie microfilmada e do segundo constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

e) O termo de encerramento conterá as rubricas dos funcionários que intervieram nas operações de microfilmagem e a assinatura do responsável ou do arquivista encarregado de orientar os trabalhos.

f) A micro-reprodução do termo de encerramento será autenticada com selo branco apropriado.

3 - A inutilização dos documentos é feita por corte mecânico, de modo a impossibilitar a sua reconstituição.

4 - As fotocópias têm a mesma força probatória dos originais, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microfilmagens, e desde que sejam autenticados com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e o selo branco.

Ministério das Finanças, 25 de Março de 1976. - Pelo Ministro das Finanças, Artur Eduardo Brochado dos Santos Silva, Secretário de Estado do Tesouro.