Portaria n.º 3/72, de 7 de janeiro

Portaria n.º 3/72

de 7 de Janeiro

O tratamento da informação tem estado sempre na base da função administrativa, processo dinâmico que leva à realização dos objectivos pela tomada de decisões.

A constante multiplicação desses objectivos e o crescente volume e complexidade da informação têm levado os sistemas administrativos a evoluir no sentido de uma reconversão das suas técnicas de trabalho e de gestão, não pelo aperfeiçoamento dos sistemas clássicos, mas pela adopção de novos instrumentos baseados na utilização dos vastos recursos que o progresso científico e tecnológico tem vindo a pôr ao seu alcance.

As administrações são geralmente concebidas como sistemas orgânicos, funcionando de forma coerente e integrada, dentro dos quais circula toda a informação produzida.

Nos sistemas clássicos nenhuma dificuldade se levanta, em princípio, a essa circulação: a linguagem é a comum, perceptível por todos. Mas, nos países que enveredaram pelo tratamento automático de dados, essa linguagem codificou-se, sendo apenas interpretável pela máquina e pelos departamentos conhecedores dessa codificação.

O isolamento em que se desenvolveram os serviços pioneiros do tratamento automático da informação, criando entre si as «barreiras da informática», trouxe como consequência uma profunda meditação sobre os princípios a que deve obedecer esse tratamento, levando a concebê-los como um sistema de integração, de coerência e de uniformização de processos.

Por isso se assiste hoje em muitas administrações à realização de um trabalho penoso e caro de coordenação e integração dos sistemas no sentido de os tornar verdadeiramente eficientes.

Além dos aspectos referidos, outros problemas suscitados pela automação preocupam os responsáveis pelos serviços, como os referentes ao custo e ao aproveitamento racional dos equipamentos. O investimento respectivo tem de ser apreciado à luz da sua rentabilidade, que pode ser elevada se o material existente ou a instalar for objecto de utilização eficiente e exaustiva, em tempo, capacidade e aplicações.

Neste aspecto, são consideráveis os problemas que se põem às administrações, algumas das quais têm sentido dificuldades no aproveitamento eficiente e rentável dos conjuntos electrónicos de que dispõem nos seus departamentos de informática. Isso deve-se à insuficiência de conhecimento das potencialidades das máquinas, à excessiva comparticipação dos serviços e à deficiente simplificação das tarefas que se pretende tratar automàticamente.

Por outro lado, a inexistência de uma política de coordenação quanto à aplicação dos computadores leva cada serviço a procurar bastar-se a si próprio, o que origina a proliferação de equipamento e o seu consequente subaproveitamento.

Não poderá também deixar de atender-se aos problemas humanos que a introdução da informática levanta. E diz-se problemas humanos, porque eles não se reportam apenas à preparação técnica do pessoal, mas também à influência psicológica que a máquina vai exercer sobre o seu espírito, obrigando-o a um repensamento de atitudes perante as novas técnicas postas ao serviço da Administração.

Finalmente, como implicação não menos importante, haverá ainda que considerar toda a problemática respeitante ao estabelecimento das bases da regulamentação jurídica do tratamento automático da informação.

Todos estes aspectos têm sido constante preocupação das administrações viradas para a informática. Entre nós, no limiar da aceitação dos novos princípios e da sua aplicação, também hão-de surgir idênticos problemas. Isso leva a considerar ser este o momento azado para iniciar uma acção coordenada com vista à definição de uma política de informática no sector público, apta a equacionar todas aquelas questões como partes de um todo, a carecer de solução conjunta.

Como instrumento dessa política, julga-se oportuno criar na Presidência do Conselho um órgão de estudo, consulta e coordenação, cuja missão seja analisar e solucionar os complexos problemas suscitados pela aplicação da informática na administração pública.

Nestes termos:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Presidente do Conselho, o seguinte:

1.º É criada na Presidência do Conselho a Comissão Interministerial de Informática (C. I. I.), que terá por objectivo fundamental definir e manter actualizada a política de informática no sector público, com vista ao planeamento e integração do tratamento automático da informação e, bem assim, velar pela execução dessa política.

2.º São atribuições da Comissão:

a) Formular as bases da política de informática no sector público;

b) Coordenar a actividade dos serviços de informática;

c) Definir critérios de localização orgânica e de integração dos mesmos serviços;

d) Estabelecer directivas sobre aquisição, aluguer, cedência e utilização de material para o tratamento automático da informação;

e) Formular normas gerais em matéria de política do pessoal afecto a serviços de informática;

f) Dar parecer e propor providências com vista ao ensino, formação e treino de pessoal em matéria de informática;

g) Estudar e propor as bases da regulamentação jurídica do tratamento automático da informação.

3.º Para o exercício das suas atribuições, compete à Comissão:

a) Elaborar e manter actualizado o levantamento do parque de equipamento mecanográfico e electrónico no sector público;

b) Elaborar as condições gerais a que devem obedecer os cadernos de encargos relativos à aquisição, aluguer ou utilização de equipamentos ou à prestação de serviços relacionados com as técnicas do tratamento da informação;

c) Dar parecer sobre todos os projectos de primeira instalação, transferência, ampliação ou reconversão do equipamento referido na alínea anterior, bem como do respectivo regime de utilização;

d) Estabelecer normas gerais de exploração dos equipamentos;

e) Criar códigos para a utilização comum nos diversos departamentos públicos;

f) Pronunciar-se sobre os projectos de estruturação orgânica dos serviços de informática, bem como do regime jurídico, dos quadros e carreiras do respectivo pessoal;

g) Promover a automação dos circuitos administrativos susceptíveis de tratamento mecanográfico;

h) Elaborar ou dar parecer sobre programas de acções de formação necessárias à preparação e aperfeiçoamento do pessoal no domínio da informática e, bem assim, promover a realização dessas acções, quando o julgue oportuno;

i) Promover os estudos tendentes à regulamentação jurídica dos problemas derivados do tratamento automático da informação;

j) Assegurar a disponibilidade de informação científica e técnica actualizada no domínio da informática;

l) Manter ligações com entidades nacionais ou estrangeiras, tendo em vista a colaboração a estabelecer no sentido do aproveitamento de experiências;

m) Solicitar dos organismos e serviços públicos, das autarquias locais, das empresas públicas, das instituições de previdência, dos organismos corporativos e de entidades privadas os elementos e informações de que careça.

4.º - 1. A Comissão Interministerial de Informática será presidida por um membro do Governo, designado pelo Presidente do Conselho, e terá a seguinte composição:

a) Um vice-presidente;

b) O secretário-geral da Presidência do Conselho, o director de serviços da Reforma Administrativa e o chefe da divisão de organização da mesma Direcção de Serviços;

c) Um representante da Junta Nacional de Investigação Científica e Tecnológica;

d) Um representante do departamento da Defesa Nacional;

e) Um representante de cada Ministério e Secretaria de Estado.

2. Os membros da Comissão serão designados por despacho do Presidente do Conselho, ouvidos os Ministros e Secretários de Estado respectivos nos casos das alíneas d) e e).

3. Poderão ser chamadas a participar nas reuniões da Comissão outras entidades, públicas ou privadas, que possam prestar útil contributo ao estudo dos assuntos incluídos na agenda de trabalhos.

5.º Os membros referidos nas alíneas d) e e) do n.º 4.º serão os elementos coordenadores dentro dos respectivos departamentos das actividades relacionadas com o tratamento automático da informação, competindo-lhes assegurar a ligação entre aqueles e a Comissão.

6.º A Comissão será secretariada pelo chefe da Divisão de Organização da Direcção de Serviços da Reforma Administrativa ou, na sua falta ou impedimento, por um técnico da mesma Direcção de Serviços designado pelo secretário-geral da Presidência do Conselho.

7.º A Comissão funcionará em sessões plenárias ou restritas, consoante os assuntos a tratar, cabendo ao seu presidente determinar em cada caso a modalidade que deverá ser adoptada.

8.º - 1. O vice-presidente é o órgão executivo da Comissão.

2. Compete ao vice-presidente:

a) Adoptar as providências e coligir os elementos necessários ao cabal desempenho das atribuições da Comissão;

b) Promover a execução das deliberações tomadas pela mesma Comissão;

c) Receber delegação desta para o exercício de quaisquer das competências previstas no n.º 3.º da presente portaria.

9.º O expediente da Comissão e a preparação das suas reuniões correrão pela Direcção de Serviços da Reforma Administrativa.

10.º - 1. Os encargos resultantes do funcionamento da Comissão serão satisfeitos pelas verbas adequadas do orçamento da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho.

2. A Secretaria-Geral tomará as disposições apropriadas para assegurar a eficiência da acção da Comissão, com recurso, se necessário, às providências previstas no artigo 38.º do Decreto-Lei n.º 622/70, de 18 de Dezembro.

O Presidente do Conselho, Marcello Caetano.