Portaria n.º 37/74, de 19 de janeiro

Portaria n.º 37/74

de 19 de Janeiro

Em vista do disposto no Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, sobre o uso da microfilmagem de documentos em arquivo, com a consequente inutilização dos respectivos originais.

Tendo em atenção a proposta do director-geral dos Serviços Industriais, elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Indústria, o seguinte:

1.º É a Direcção-Geral dos Serviços Industriais autorizada a microfilmar ou a mandar microfilmar a documentação que deva manter em arquivo e, bem assim, a proceder à sua inutilização nos termos seguintes:

a) O prazo mínimo de conservação em arquivo dos documentos é de cinco anos;

b) Não deve proceder-se à inutilização de documentos com interesse histórico, artístico, administrativo ou que, por serem únicos, tenham valor documental ou ainda por outro motivo atendível;

c) A documentação referida na alínea anterior transitará para os arquivos eruditos.

2.º - 1. O chefe da 1.ª Repartição ou os chefes das circunscrições industriais, conforme os casos, e, na sua ausência ou impedimento, os respectivos substitutos legais são os responsáveis pelas operações de microfilmagem e segurança da inutilização dos documentos.

2. A autenticidade dos microfilmes será garantida por meio de selo branco ou de perfuração especial.

3. A segurança da inutilização dos documentos originais será garantida como segue:

a) A documentação corrente será destruída por perfurações não inferiores a 15 mm de diâmetro ou ainda por corte ou rasgamento total, ao meio, pelo menos em quatro partes; e

b) A documentação de responsabilidade ou confidencial será destruída de modo a impedir completamente a sua leitura. Esta destruição poderá ser feita pelo funcionário para tal efeito designado pelo director-geral.

3.º A Direcção-Geral dos Serviços Industriais socorrer-se-á do apoio do Instituto Nacional de Investigação Industrial, ao abrigo do disposto na Portaria n.º 382/73, de 30 de Maio.

Secretaria de Estado da Indústria, 8 de Janeiro de 1974. - O Secretário de Estado da Indústria, Hermes Augusto dos Santos.