Portaria n.º 46/2008, de 15 de janeiro

Portaria n.º 46/2008

de 15 de Janeiro

A Faculdade de Ciências Médicas da Universidade Nova de Lisboa, criada pelo Decreto-Lei n.º 481/77, de 15 de Novembro, no cumprimento das suas atribuições de estudo, docência, investigação e prestação de serviços à comunidade, tem vindo a produzir um extensíssimo acervo de documentos que importa avaliar em termos arquivísticos.

Há, assim, necessidade de aprovar um regulamento que estabeleça um conjunto de procedimentos técnicos que permitam avaliar a documentação produzida pela identificada Faculdade, com o objectivo de seleccionar os documentos que devem integrar o arquivo definitivo da instituição e aqueles que devem ser eliminados.

Nos termos e ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior e da Cultura, o seguinte:

1.º

Aprovação

É aprovado o Regulamento Arquivístico da Faculdade de Ciências Médicas da Universidade Nova de Lisboa, no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

2.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

O Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, José Mariano Rebelo Pires Gago, em 11 de Dezembro de 2007. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima, em 17 de Dezembro de 2007.

ANEXO

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA FACULDADE DE CIÊNCIAS MÉDICAS DA UNIVERSIDADE NOVA DE LISBOA

1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Faculdade de Ciências Médicas, adiante designada por FCM.

2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da FCM tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.

2 - É da responsabilidade da FCM a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção constante do anexo i à presente portaria.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecção, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da FCM.

3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela FCM, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 10 do n.º 10.º

4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção será submetida a revisões, de modo a adequá-la às alterações na produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a FCM obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

5.º

Remessa para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a FCM vier a determinar.

6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionadas nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os formulários referidos no número anterior são os que constam dos anexos ii e iii à presente portaria.

8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos, desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do n.º 10.º

2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.

3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do n.º 10.º

5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender à confidencialidade da documentação tendo em conta critérios de racionalidade dos meios utilizados e dos custos envolvidos.

9.º

Formalidades da eliminação

1 - A eliminação dos documentos mencionados no n.º 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido ao IAN/TT.

2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo iv da presente portaria.

10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.

2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization, abreviadamente designada por ISO, de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.

3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.

4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.

5 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.

6 - De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:

a) Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;

b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.

7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.

8 - Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio, tendo em consideração os pontos acima referidos.

9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

10 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.

11 - O IAN/TT, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.

11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e a comunicabilidade do arquivo da FCM devem atender a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)

ANEXO IV

(ver documento original)