Portaria n.º 481/73, de 13 de julho

Portaria n.º 481/73

de 13 de Julho

Tornando-se necessário promover a publicação de um guia para cada um dos arquivos distritais do País, que constitua instrumento útil de trabalho e pesquisa ao dispor do público e assegure complementarmente àqueles estabelecimentos valioso apoio no sentido da ordenação e arrumação criteriosas do recheio documental que lhes está confiado;

Considerando que devem estabelecer-se com carácter uniforme as directrizes a que há-de obedecer a elaboração dos guias referidos;

Sob proposta da 3.ª Secção (Bibliotecas e Arquivos) da Junta Nacional da Educação:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Instrução e Cultura, que seja publicado o guia de cada um dos arquivos distritais do País, devendo a sua elaboração obedecer, ordenadamente, ao seguinte esquema:

1.º Nota preliminar, donde conste o nome do arquivo, seu endereço, horário, condições de acesso à consulta dos documentos e demais dados considerados convenientes para esclarecimento do público quanto à utilização e reprodução desses documentos.

2.º História breve do arquivo e das principais colecções documentais nele integradas, com indicação da respectiva bibliografia.

3.º Relação dos instrumentos de pesquisa utilizáveis (manuscritos, dactilografados e impressos) existentes no arquivo.

4.º Descrição sumária das secções em que organicamente se reparte o arquivo, a começar pelas fundamentais, que a seguir se indicam:

I - Secção monástica ou das corporações religiosas;

II - Secção do registo paroquial e civil;

III - Secção notarial;

IV - Secção judicial.

5.º Discriminação, dentro de cada uma das secções, dos núcleos, séries ou colecções que as constituem referidos pela ordem alfabética dos nomes das localidades donde provêm, e, dentro destas, pela ordem alfabética dos institutos que as formam, como sucede com as corporações religiosas; indicação das datas limites dos livros, pastas de documentos e maços de processos, bem como os números das séries de que fazem parte e lhes servirão de cota.

6.º Discriminação de outros núcleos documentais depositados no arquivo a qualquer título, com observância das regras constantes do número anterior e indicação muito sucinta dos assuntos contidos nos códices, maços de papéis e documentos avulsos, constitutivos de cada um desses núcleos. A documentação será ordenada por assuntos e, dentro destes, cronologicamente.

7.º Índice geral alfabético dos nomes de pessoas, lugares e assuntos citados no guia.

Ministério da Educação Nacional, 26 de Junho de 1973. - O Secretário de Estado da Instrução e Cultura, Augusto de Ataíde Soares de Albergaria.