Portaria n.º 509-A/2004, de 14 de maio

Portaria n.º 509-A/2004

de 14 de Maio

Para execução do disposto no artigo 10.º do Decreto Regulamentar n.º 19-A/2004, de 14 de Maio:

Manda o Governo, pela Ministra de Estado e das Finanças, aprovar os modelos de impressos de fichas de avaliação anexos à presente portaria, que começarão a ser utilizados desde já para os efeitos previstos no artigo 41.º do mesmo diploma.

A Ministra de Estado e das Finanças, Maria Manuela Dias Ferreira Leite, em 14 de Maio de 2004.

Fichas de auto-avaliação

(ver modelos no documento original)

Fichas de avaliação e instruções de preenchimento

(ver modelos no documento original)

Instruções de preenchimento das fichas de avaliação do desempenho dos grupos profissionais: Técnico superior e técnico, técnico profissional e administrativo, operário e auxiliar.

Elementos de identificação

Este campo deve ser preenchido com os elementos identificativos do serviço ou organismo, do avaliador e do avaliado, sendo que o NIF corresponde ao número de identificação fiscal e é chave unívoca para o sistema informático de apoio.

1 - Missão da unidade orgânica. - Neste campo descreva de forma sucinta as funções fundamentais e determinantes da unidade orgânica a que o avaliado pertence e os objectivos essenciais que esta unidade garante, tendo como referência o plano de actividades.

2 - Componentes da avaliação:

2.1 - Objectivos. - Esta componente visa avaliar o nível de concretização dos resultados por parte do avaliado, tendo em consideração os objectivos e os indicadores de medida acordados entre avaliador e avaliado.

Descrição do objectivo e determinação do indicador de medida. - Este campo destina-se à descrição clara e sucinta dos objectivos acordados e à indicação da métrica de referência para aferição do grau de realização de cada objectivo.

Os objectivos devem ser no mínimo 3 e no máximo 5, sendo que, pelo menos 1 deve ser de responsabilidade partilhada.

A fixação dos objectivos tem de ter em conta a proporcionalidade entre os resultados visados e os meios disponíveis para a sua concretização.

Os objectivos devem ser, em princípio, acordados entre avaliador e avaliado, prevalecendo, em caso de discordância, a posição do avaliador.

O indicador de medida corresponde ao elemento qualitativo e quantitativo que permitirá determinar o grau de realização do objectivo fixado.

Ponderação. - Este campo destina-se à identificação da ponderação a atribuir pelo avaliador a cada objectivo.

A ponderação de cada objectivo não pode ter valor inferior a 15% ou a 20%, consoante tenham sido fixados 5 ou menos objectivos.

A soma das ponderações dos objectivos fixados deve totalizar 100%.

Avaliação. - Este campo destina-se a assinalar o nível de realização de cada objectivo de acordo com a escala aí presente.

A indicação nível de realização é feita pela sinalização X na quadrícula correspondente.

Total da ponderação/classificação. - Estes campos destinam-se a indicar a soma das ponderações atribuídas (que deve totalizar 100%) e apurar o resultado final da classificação da componente «Objectivos».

A classificação da componente «Objectivos» resulta da média ponderada das avaliações atribuídas a cada um dos objectivos.

O preenchimento destes campos é automático, quando utilizado o programa informático relativo à avaliação do desempenho.

2.2 - Competências comportamentais. - Esta componente visa avaliar as características pessoais demonstradas durante o período em avaliação, de acordo com o conjunto de requisitos requeridos para o desempenho das funções que correspondem à carreira e categoria a que pertence o avaliado.

Definição e descrição das competências. - Este campo identifica o conjunto de competências requeridas para o desempenho das funções e descreve os comportamentos em que estas se traduzem.

Ponderação. - Este campo destina-se à identificação da ponderação a atribuir pelo avaliador a cada competência.

A ponderação de cada competência não pode ter valor inferior a 10%, devendo a soma das ponderações das competências seleccionadas totalizar 100%.

Avaliação. - Este campo destina-se a avaliar as competências evidenciadas ao longo do período em avaliação de acordo com os comportamentos descritos, sendo a avaliação expressa numa escala de 1 a 5, tendo em conta as seguintes regras:

5 - Excelente. - Excede claramente o modelo de comportamentos definido para a competência, destacando-se no conjunto de funcionários da mesma categoria por um desempenho especialmente relevante, contribuindo significativamente para a melhoria do serviço.

4 - Muito bom. - Supera o modelo de comportamentos definido para a competência, revelando grande qualidade de desempenho e uma actuação activa, contribuindo para a qualidade do serviço.

3 - Bom. - Enquadra-se no modelo de comportamentos definido para a competência, revelando capacidade de desempenho e actuando de forma positiva, contribuindo assim para a qualidade do serviço.

2 - Necessita de desenvolvimento. - Não atinge o modelo de comportamentos definido para a competência, actuando de modo irregular e variável, revelando algumas dificuldades de desempenho.

1 - Insuficiente. - Está claramente abaixo do modelo de comportamentos definido para a competência, evidenciando deficiências graves de desempenho e revelando comportamentos desadequados à função.

Total da ponderação/classificação. - Estes campos destinam-se a indicar a soma das ponderações atribuídas (que deve totalizar 100%) e a apurar o resultado final da classificação da componente «Competências comportamentais».

A classificação da componente «Competências comportamentais» vai resultar da média ponderada das avaliações dadas a cada uma das competências.

O preenchimento destes campos é automático, quando utilizado o programa informático relativo à avaliação do desempenho.

2.3 - Atitude pessoal. - Esta componente visa avaliar o empenho pessoal e disponibilidade manifestadas durante o período em avaliação, tendo em conta factores como o esforço realizado, o interesse e a motivação demonstrados.

Classificação. - Este campo destina-se a classificar esta componente, tendo em conta uma escala de 1 a 5 de acordo com os seguintes critérios:

5 - Excelente. - Evidenciou uma notável dinâmica na prossecução dos objectivos, demonstrou sempre elevado interesse em aprofundar os seus conhecimentos, distinguiu-se por manter um elevado nível de motivação pessoal, assim como elevados padrões de exigência em relação àquilo que faz, mantém excelentes relações interpessoais com os colegas e promove acentuadamente o esforço da equipa a que pertence, destacando-se claramente como uma referência no grupo de trabalho.

4 - Muito bom. - Demonstrou grande dinâmica na prossecução dos objectivos, manifestou muito interesse em aprofundar os seus conhecimentos, manteve um alto nível de motivação pessoal, assim como altos padrões de exigência em relação àquilo que faz, mantém muito boas relações interpessoais com os colegas e fomenta activamente o esforço da equipa a que pertence.

3 - Bom. - Revelou dinamismo na prossecução dos objectivos e interesse em aprofundar os seus conhecimentos, manteve um bom nível de motivação pessoal, assim como bons padrões de exigência em relação àquilo que faz, mantém boas relações interpessoais com os colegas e fomenta o esforço da equipa a que pertence.

2 - Necessita de desenvolvimento. - Revelou pouca dinâmica na prossecução dos objectivos, não manifestou interesse em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas competências, demonstrou um baixo nível de motivação pessoal, assim como baixos padrões de exigência em relação àquilo que faz, tem uma relação cordial com os colegas e participa o esforço da equipa a que pertence.

1 - Insuficiente. - Revelou passividade e negligencia na prossecução dos objectivos, manifestou desinteresse em aprofundar os seus conhecimentos e melhorar as suas competências, evidenciou falta de motivação pessoal, assim como indiferença em relação àquilo que faz, tem dificuldades de relacionamento com os colegas e de integração nas equipas de trabalho.

Fundamentação. - Este campo destina-se a fundamentar a avaliação feita pelo avaliador, devendo este descrever sumariamente os motivos em que se baseou para atribuir a classificação.

3 - Avaliação global do desempenho. - Este quadro destina-se a apurar o resultado final, quantitativo e qualitativo, da avaliação do desempenho do avaliado, de acordo com a seguinte escala de avaliação:

Excelente - de 4,5 a 5 valores;

Muito bom - de 4 a 4,4 valores;

Bom - de 3 a 3,9 valores;

Necessita de desenvolvimento - de 2 a 2,9 valores;

Insuficiente - de 1 a 1,9 valores.

A classificação final vai resultar da média ponderada das classificações dadas a cada uma das componentes da avaliação.

O preenchimento deste quadro é automático, quando utilizado o programa informático relativo à avaliação do desempenho.

3.1 - Fundamentação das classificações de Excelente e Muito bom. - Este campo destina-se a ser preenchido apenas nos casos em que a avaliação global do desempenho seja de Excelente ou Muito bom.

Na fundamentação da avaliação, o avaliador deve evidenciar os factores que contribuíram para a classificação final, devendo ainda identificar, nas classificações de Excelente, os contributos do avaliado que foram relevantes para a melhoria do serviço, tendo em vista a sua inclusão na base de dados relativa a boas práticas na Administração Pública.

3.2 - Validação das classificações de Excelente e Muito bom. - Tal como o campo anterior, este campo só será preenchido nos casos em que a avaliação global do desempenho seja de Excelente ou Muito bom e destina-se a demonstrar que a classificação atribuída foi confirmada pelo Conselho de Coordenação da Avaliação.

Deve identificar-se nos espaços em branco qual a classificação atribuída e a data em que teve lugar a reunião do Conselho de Coordenação da Avaliação.

4 - Expectativas, condições e ou requisitos de desenvolvimento do desempenho do avaliado:

4.1 - Expectativas, condições e ou requisitos de desenvolvimento. - Neste campo faça uma apreciação sucinta das qualidades do avaliado, projectando o seu potencial de desenvolvimento e identificando as condições para a sua concretização.

4.2 - Identificação de necessidades de formação profissional. - Neste quadro indique, com base na apreciação feita no campo anterior, as áreas que o avaliado deverá promover com vista ao seu desenvolvimento profissional e identifique, ainda, até um máximo de três, as acções de formação que servirão de suporte a esse desenvolvimento.

A identificação das acções de formação deverá ter em conta as necessidades prioritárias do avaliado face à exigência das funções que lhe estão atribuídas e aos recursos disponíveis para o efeito.

5 - Comunicação e homologação da classificação final:

5.1 - Comunicação da avaliação atribuída ao avaliado. - Este campo destina-se a comprovar a tomada de conhecimento pelo avaliado da avaliação que lhe foi comunicada pelo avaliador durante a entrevista de avaliação.

O campo «Observações» destina-se a ser preenchido pelo avaliado, que deverá aqui produzir as observações que entenda serem pertinentes, relativas à classificação que lhe foi atribuída pelo avaliador em fase prévia à homologação.

5.2 - Homologação/despacho do dirigente máximo do serviço. - Este campo destina-se a ser preenchido pelo dirigente máximo do serviço ou organismo, o qual deverá indicar se homologa a classificação atribuída ao avaliado pelo avaliador ou, caso não concorde com a mesma, estabelecer ele próprio a classificação a atribuir, mediante despacho fundamentado.

5.3 - Conhecimento da avaliação após a homologação/despacho do dirigente máximo do serviço. - Este campo destina-se a comprovar a tomada de conhecimento pelo avaliado da avaliação após homologação ou despacho de classificação do dirigente máximo do serviço.

(ver modelo no documento original)

Instruções de preenchimento da ficha de avaliação para os dirigentes de nível intermédio

Elementos de identificação. - Este campo deve ser preenchido com os elementos identificativos do serviço ou organismo, do avaliador e do avaliado, sendo que o NIF corresponde ao número de identificação fiscal e é chave unívoca para o sistema informático de apoio.

1 - Missão da unidade orgânica. - Neste campo descreva de forma sucinta as funções fundamentais e determinantes da unidade orgânica a que o avaliado pertence e os objectivos essenciais que esta unidade garante, tendo como referência o plano de actividades.

2 - Componentes da avaliação:

2.1 - Objectivos. - Esta componente visa avaliar o nível de concretização dos resultados por parte do avaliado, tendo em consideração os objectivos e os indicadores de medida estabelecidos.

Descrição do objectivo e determinação do indicador de medida. - Este campo destina-se à descrição clara e sucinta dos objectivos acordados e à indicação da métrica de referência para aferição do grau de realização de cada objectivo.

Os objectivos devem ser no mínimo 3 e no máximo 5, sendo que, pelo menos 1 deve ser de responsabilidade partilhada.

A fixação dos objectivos tem de ter em conta a proporcionalidade entre os resultados visados e os meios disponíveis para a sua concretização.

Os objectivos devem ser, em princípio, acordados entre avaliador e avaliado, prevalecendo, em caso de discordância, a posição do avaliador.

O indicador de medida corresponde ao elemento qualitativo e quantitativo que permitirá determinar o grau de realização do objectivo fixado.

Ponderação. - Este campo destina-se à identificação da ponderação a atribuir pelo avaliador a cada objectivo.

A ponderação de cada objectivo não pode ter valor inferior a 15% ou a 20%, consoante tenham sido fixados 5 ou menos objectivos.

A soma das ponderações dos objectivos fixados deve totalizar 100%.

Avaliação. - Este campo destina-se a assinalar o nível de realização de cada objectivo de acordo com a escala aí presente.

A indicação nível de realização é feita pela sinalização X na quadrícula correspondente.

Total da ponderação/classificação. - Estes campos destinam-se a indicar a soma das ponderações atribuídas (que deve totalizar 100%) e apurar o resultado final da classificação da componente «Objectivos».

A classificação da componente «Objectivos» resulta da média ponderada das avaliações atribuídas a cada um dos objectivos.

O preenchimento destes campos é automático, quando utilizado o programa informático relativo à avaliação do desempenho.

2.2 - Competências comportamentais. - Esta componente visa avaliar as características pessoais demonstradas durante o período em avaliação, de acordo com o conjunto de requisitos requeridos para o desempenho das funções que correspondem ao cargo do avaliado.

Definição e descrição das competências. - Este campo identifica o conjunto de competências requeridas para o desempenho do cargo e descreve os comportamentos em que estas se traduzem.

Ponderação. - Este campo destina-se à identificação da ponderação a atribuir pelo avaliador a cada competência.

A ponderação de cada competência não pode ter valor inferior a 10%, devendo a soma das ponderações das competências seleccionadas totalizar 100%.

Avaliação. - Este campo destina-se a avaliar as competências evidenciadas ao longo do período em avaliação de acordo com os comportamentos descritos, sendo a avaliação expressa numa escala de 1 a 5, tendo em conta as seguintes regras:

5 - Excelente. - Excede claramente o modelo de comportamentos definido para a competência, destacando-se por um desempenho especialmente relevante, contribuindo significativamente para a melhoria do serviço.

4 - Muito bom. - Supera o modelo de comportamentos definido para a competência, revelando grande qualidade de desempenho e uma actuação activa, contribuindo para a qualidade do serviço.

3 - Bom. - Enquadra-se no modelo de comportamentos definido para a competência, revelando capacidade de desempenho e actuando de forma positiva, contribuindo assim para a qualidade do serviço.

2 - Necessita de desenvolvimento. - Não atinge o modelo de comportamentos definido para a competência, actuando de modo irregular e variável, revelando algumas dificuldades de desempenho.

1 - Insuficiente. - Está claramente abaixo do modelo de comportamentos definido para a competência, evidenciando deficiências graves de desempenho e revelando comportamentos desadequados ao cargo.

Total da ponderação/classificação. - Estes campos destinam-se a indicar a soma das ponderações atribuídas (que deve totalizar 100%) e a apurar o resultado final da classificação da componente «Competências comportamentais».

A classificação da componente «Competências comportamentais» vai resultar da média ponderada das avaliações dadas a cada uma das competências.

O preenchimento destes campos é automático, quando utilizado o programa informático relativo à avaliação do desempenho.

3 - Avaliação global do desempenho. - Este quadro destina-se a apurar o resultado final, quantitativo e qualitativo, da avaliação do desempenho do avaliado, de acordo com a seguinte escala de avaliação:

Excelente - de 4,5 a 5 valores;

Muito bom - de 4 a 4,4 valores;

Bom - de 3 a 3,9 valores;

Necessita de desenvolvimento - de 2 a 2,9 valores;

Insuficiente - de 1 a 1,9 valores.

A classificação final vai resultar da média ponderada das classificações dadas a cada uma das componentes da avaliação.

O preenchimento deste quadro é automático, quando utilizado o programa informático relativo à avaliação do desempenho.

3.1 - Fundamentação das classificações de Excelente e Muito bom. - Este campo destina-se a ser preenchido apenas nos casos em que a avaliação global do desempenho seja de Excelente ou Muito bom.

Na fundamentação da avaliação, o avaliador deve evidenciar os factores que contribuíram para a classificação final, devendo ainda identificar, nas classificações de Excelente, os contributos do avaliado que foram relevantes para a melhoria do serviço, tendo em vista a sua inclusão na base de dados relativa a boas práticas na Administração Pública.

4 - Expectativas, condições e/ou requisitos de desenvolvimento do desempenho do avaliado:

4.1 - Expectativas, condições e/ou requisitos de desenvolvimento. - Neste campo faça uma apreciação sucinta das qualidades do avaliado, projectando o seu potencial de desenvolvimento e identificando as condições para a sua concretização.

4.2 - Identificação de necessidades de formação profissional. - Neste quadro indique, com base na apreciação feita no campo anterior, as áreas que o avaliado deverá promover com vista ao seu desenvolvimento profissional e identifique, ainda, até um máximo de três, as acções de formação que servirão de suporte a esse desenvolvimento.

A identificação das acções de formação deverá ter em conta as necessidades prioritárias do avaliado face à exigência das funções que lhe estão atribuídas e aos recursos disponíveis para o efeito.

5 - Comunicação e homologação da classificação final:

5.1 - Comunicação da avaliação atribuída ao avaliado. - Este campo destina-se a comprovar a tomada de conhecimento pelo avaliado da avaliação que lhe foi comunicada pelo avaliador durante a entrevista de avaliação.

O campo «Observações» destina-se a ser preenchido pelo avaliado que deverá aqui produzir as observações que entenda serem pertinentes, relativas à classificação que lhe foi atribuída pelo avaliador em fase prévia à homologação.

5.2 - Homologação/despacho dos dirigentes de nível superior do serviço. - Este campo destina-se a ser preenchido pelos dirigentes de nível superior do serviço ou organismo, os quais deverão indicar se homologam a classificação atribuída ao avaliado pelo avaliador, ou caso não concordem com a mesma, estabelecer eles próprios a classificação a atribuir, mediante despacho fundamentado.

5.3 - Conhecimento da avaliação após a homologação/despacho dos dirigentes de nível superior do serviço. - Este campo destina-se a comprovar a tomada de conhecimento pelo avaliado da avaliação após homologação ou despacho de classificação dos dirigentes de nível superior do serviço ou organismo.