Portaria n.º 536/86, de 20 de setembro

Portaria n.º 536/86

de 20 de Setembro

Considerando a nova organização administrativo-firianceira resultante da criação dos centros de gestão financeira previstos na alínea h) do n.º 1 do artigo 23.º do Decreto-Lei n.º 949/76, de 31 de Dezembro;

Considerando a necessidade de definir as normas de funcionamento daqueles centros, tendo em vista as funções que lhes estão cometidas pelo Decreto-Lei n.º 524/77, de 21 de Dezembro;

Atendendo ao disposto no artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 524/77, de 21 de Dezembro:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Defesa Nacional, o seguinte:

1.º Nas regiões militares, zonas militares, departamentos e áreas funcionais, a execução, coordenação e controle da actividade administrativo-financeira é exercida por um órgão denominado centro de gestão financeira, conforme o estabelecido nesta portaria e demais leis e regulamentos aplicáveis.

2.º A jurisdição de cada centro de gestão financeira é definida por regiões militares, zonas militares, departamentos e áreas funcionais, atendendo à sua especificidade.

3.º É aprovado o Regulamento dos Centros de Gestão Financeira, publicado em anexo à presente portaria e dela fazendo parte integrante.

Ministério da Defesa Nacional.

Assinada em 1 ele Setembro de 1986.

O Ministro da Defesa Nacional, Leonardo Eugénio Ramos Ribeiro de Almeida.

Regulamento dos Centros de Gestão Financeira

SECÇÃO I

Organização

Artigo 1.º Os centros de gestão financeira funcionam na dependência técnica dos órgãos superiores de finanças, através da Direcção do Serviço de Finanças, e articulam-se da seguinte forma:

Chefe;

Subchefe;

Inspector administrativo;

Secção de gestão económico-orçamental;

Secção de gestão financeira e contabilidade;

Secção de verificação de contas;

Secção financeira;

Secção de apoio geral.

SECÇÃO II

Atribuições e competências

Art. 2.º - 1 - Ao centro de gestão financeira (CGF) compete.

a) Coordenar as propostas orçamentais relativas ao orçamento do Departamento do Exército e orçamento privativo que concretizem, em termos financeiros, os recursos necessários à execução das actividades programadas que não são satisfeitas em espécie directamente pela logística;

b) Estudar a atribuição dos recursos financeiros, observando os princípios de ordem administrativa, económica e financeira que se encontram fixados;

c) Controlar a gestão económica e financeira, com vista a maior eficácia na utilização dos recursos disponíveis;

d) Apoiar tecnicamente, em termos de gestão económico-financeira, as unidades, estabelecimentos e órgãos do Exército da sua área e prestar-lhes informações que possam contribuir para uma mais eficiente acção de comando, direcção ou chefia;

e) Exigir das secções financeiras o estrito cumprimento dos prazos fixados para a remessa dos documentos relativos à sua actividade financeira;

f) Certificar-se de que as secções financeiras observam com exactidão as regras da contabilidade pública e demais preceitos legais e regulamentares em vigor, através da análise documental e das missões de auditoria e apoio técnico;

g) Controlar os saldos das diferentes contas, obtendo das secções financeiras os esclarecimentos que forem necessários para uma melhor identificação das suas origens;

h) Dar quitação das reecitas e despesas, quer se refiram às verbas provenientes dos fundos do Tesouro, quer dos fundos privativos;

i) Elaborar informações de gestão que contribuam para uma mais eficiente acção de comando ou direcção;

j) Prestar oportunamente informações de gestão, através de relatórios da actividade administrativo-financeira, complementados com mapas de gestão, estatística a outros documentos pertinentes;

l) Dar conhecimento ao comando ou direcção de que depende e à Direcção do Serviço de Finanças, através de relatório circunstanciado, de quaisquer irregularidades detectadas;

m) Encaminhar para a Direcção do Serviço de Finanças, com conhecimento ao comando ou direcção de que depende, depois de informadas, as actas das secções financeiras que refiram procedimentos contrários aos preceitos legais e regulamentares em vigor;

n) Cumprir os prazos fixados para a elaboração e prestação das contas mensais e das contas de gerência;

o) Proceder à verificação e processamento das receitas e despesas das unidades, estabelecimentos ou órgãos, face aos documentos justificativos;

p) Executar a contabilidade geral, orçamental e analítica, segundo métodos racionais e científicos, de todas as unidades, estabelecimentos ou órgãos da sua área de apoio;

q) Prestar as contas mensais e de gerência a remeter à Direcção do Serviço de Finanças e à Comissão do Contas e Apuramento de Responsabilidades;

r) Controlar toda a actividade administrativo-financeira desenvolvida na sua área de apoio.

2 - As contas mensais referidas na alínea q) do número anterior, depois de devidamente certificadas na parte da receita e da despesa conferida, são enviadas, juntamente com a correspondente documentação, à Repartição de Contas da Comissão de Contas e Apuramento de Responsabilidades.

3 - As contas de gerência de numerário e de materiais referidas na alínea q) do n.º 1 deverão ser enviadas, em duplicado, à Repartição de Contas da Comissão de Contas e Apuramento de Responsabilidades até 14 de Maio do ano seguinte àquele a que respeitam.

4 - Para efeitos de prestação de contas mensais, o centro de gestão financeira obriga-se com a assinatura do chefe do centro, do chefe da secção de gestão económico-orçamental e do chefe da secção de gestão financeira e contabilidade.

Art. 3.º Ao chefe do centro de gestão financeira compete:

a) Como conselheiro técnico e elemento do Estado-Maior Especial, aconselhar. no âmbito da gestão financeira, o comandante ou director quanto aos preceitos legais e regulamentares e directivas superiores;

b) Apresentar e relatar ao comandante ou director todos os assuntos que devem ser submetidos à sua apreciação e resolução;

c) Providenciar para que sejam cumpridas nos prazos estabelecidos as atribuições cometidas ao centro de gestão financeira;

d) Apresentar, para apreciação e aprovação do comandante, director ou chefe, as propostas orçamentais e de carácter administrativo a enviar às entidades competentes;

e) Promover a prestação de contas nos prazos estabelecidos, quer à Direcção do Serviço de Finanças, quer à Comissão de Contas e Apuramento de Responsabilidades;

f) Coadjuvar o comandante ou director em toda a vida administrativo-financeira da respectiva área;

g) Dirigir e executar outros serviços relacionados com as suas funções que lhe sejam determinados pelo comandante ou director;

h) Propor ao comandante ou director a distribuição dos recursos financeiros pelas unidades, estabelecimentos ou órgãos da sua área de apoio;

i) Propor superiormente a realização de missões de auditoria e apoio técnico, tendo em vista a verificação do cumprimento dos preceitos legais e regulamentares em vigor e contribuir para uma melhor gestão económico-financeira das unidades, estabelecimentos ou órgãos;

j) Elaborar e prestar oportunamente informações de gestão, através de relatórios da actividade administrativo-financeira, complementados com mapas de gestão, estatísticas e outros documentos julgados convenientes que contribuam para uma mais eficiente acção de comando ou direcção aos diversos níveis;

l) Dar superiormente conhecimento de quaisquer irregularidades detectadas, através de relatório circunstanciado, bem como encaminhar para a Direcção do Serviço de Finanças, depois de informadas, as actas das secções financeiras que refiram procedimentos contrários aos preceitos legais e regulamentares em vigor.

Art. 4.º Ao subchefe compete coordenar a actividade interna do centro de gestão financeira e coadjuvar o respectivo chefe, substituindo-o na sua ausência ou impedimento, assumindo desde então todos os deveres e atribuições que àquele competem.

Art. 5.º Ao inspector administrativo compete:

a) Elaborar o plano das missões de auditoria e apoio técnico;

b) Propor, com a devida oportunidade, as alterações que, por força das circunstâncias, haja de introduzir ao plano, invocando as razões que as determinem;

c) Executar as missões de auditoria e apoio técnico em conformidade com as instruções difundidas pela Direcção do Serviço de Finanças;

d) Elaborar, no prazo de dez dias após a conclusão de cada missão de auditoria e apoio técnico, o respectivo relatório;

e) Informar imediatamente o comandante, director ou chefe da unidade, estabelecimento ou órgão e o chefe do centro de gestão financeira de quaisquer actos ou procedimentos considerados lesivos da Fazenda Nacional que forem detectados no decorrer da missão de auditoria e apoio técnico, independentemente do que vier a ficar expresso no relatório a elaborar.

Art. 6.º À secção de gestão económico-orçamental compete:

a) Analisar tecnicamente as propostas de orçamento-programa das unidades, estabelecimentos ou órgãos da sua área de apoio, consolidando-as na proposta global de orçamento-programa a remeter à Direcção do Serviço de Finanças;

b) Analisar tecnicamente os projectos de orçamento privativo das unidades, estabelecimentos ou órgãos da sua área de apoio, remetendo-os superiormente para aprovação;

c) Elaborar a proposta de distribuição das dotações orçamentais pelas unidades, estabelecimentos ou órgãos da área, em função dos créditos superiormente definidos;

d) Controlar a gestão das unidades, estabelecimentos ou órgãos, procedendo, nomeadamente, à análise por grupos de despesas na perspectiva de custo-eficácia;

e) Controlar a actividade real, comparando-a com os créditos orçamentais, e apurar os desvios consequentes, determinando os factos que estão na sua origem e aconselhando as acções correctivas necessárias, por forma a serem eliminados desvios futuros, derivados das mesmas causas;

f) Proceder a estudos de mercado, com vista a definir as condições que, proporcionando maiores vantagens económicas, devam ser observadas na aquisição de bens, serviços e obras, tendo em atenção a orientação que superiormente tiver sido estabelecida;

g) Estudar, na perspectiva económico-financeira, os projectos de investimento definidos pelo comando ou direcção a que está subordinado o centro de gestão financeira;

h) Submeter a visto do Tribunal de Contas, através da Direcção do Serviço de Finanças, os processos de aquisição de bens, serviços e obras que ao mesmo tenham de ser apresentados;

i) Obter as autorizações de dispêndio de divisas que tenham cabimento no orçamento cambial do Exército e a isenção de direitos alfandegários, quando legalmente possível;

j) Proceder à recolha de dados que permitam analisar a actividade económico-orçamental das unidades, estabelecimentos ou órgãos.

Art. 7.º À secção de gestão financeira e contabilidade compete:

a) Executar a contabilidade a partir dos documentos processados, relativos à actividade administrativo-financeira das unidades, estabelecimentos ou órgãos, observando os métodos de contabilidade geral, contabilidade orçamental e contabilidade analítica;

b) Prever e prover às necessidades de financiamento das unidades, estabelecimentos ou órgãos através de adequada gestão financeira previsional;

c) Obter das secções financeiras a justificação dos saldos constantes do balancete do Razão;

d) Reunir, catalogar e interpretar os dados relativos à actividade administrativo-financeira, de acordo com a orientação definida pela Direcção do Serviços de Finanças;

e) Elaborar, nos prazos estabelecidos, as contas a remeter à Direcção do Serviço de Finanças e à Comissão de Contas e Apuramento de Responsabilidades, observando as instruções difundidas para o efeito;

f) Elaborar as contas de gerência das unidades, estabelecimentos ou órgãos e enviá-las à Comissão de Contas e Apuramento de Responsabilidades no prazo fixado, depois de devidamente assinadas e aprovadas pelos elementos responsáveis;

g) Proceder à recolha de dados que permitam elaborar estatísticas representativas da actividade administrativo-financeira das unidades, estabelecimentos ou órgãos por cuja contabilidade é responsável.

Art. 8.º À secção de verificação de contas compete:

a) Proceder à verificação, processo e liquidação das receitas e despesas das unidades, estabelecimentos ou órgãos, face aos documentos justificativos, nomeadamente quanto ao exacto cumprimento das leis, regulamentos e outras normas de carácter administrativo;

b) Dar imediato conhecimento de quaisquer irregularidades detectadas;

c) Verificar o exacto cumprimento, por parte das secções financeiras, das instruções relativas à organização do processo de documentos justificativos da actividade administrativo-financeira e, bem assim, dos prazos estabelecidos para a sua remessa;

d) Proceder à recolha de dados que permitam a elaboração de estatísticas representativas da actividade desenvolvida;

e) Dar quitação das receitas e despesas e elaborar as notas de liquidação e pagamento respeitantes às despesas liquidadas por conta do orçamento do Departamento do Exército.

Art. 9.º À secção financeira compete apoiar internamente o centro de gestão financeira, de acordo com o regime fixado na regulamentação própria.

Art. 10.º À secção de apoio geral compete:

a) Receber, registar, distribuir e expedir a correspondência;

b) Assegurar a gestão do pessoal do centro;

c) Accionar todos os assuntos relacionados com a gestão dos materiais necessários ao funcionamento do centro;

d) Manter o arquivo geral;

e) Providenciar no sentido da microfilmagem dos documentos, em conformidade com a legislação aplicável;

f) Manter o serviço de segurança do centro, de acordo com as directivas do oficial de segurança;

g) Assegurar os restantes serviços de funcionamento interno, nomeadamente os de economato, justiça, transporte e transmissões;

h) Publicar a ordem de serviço interno;

i) Ter a seu cargo a biblioteca.

SECÇÃO III

Alcance e ou desvio de valores

Art. 11.º As normas por que se regem a contabilidade e escrituração nos centros de gestão financeira, os registos inerentes à sua execução, bem como os procedimentos a observar na prestação de contas, serão definidos pelo Chefe do Estado-Maior do Exército.

SECÇÃO IV

Alcance ou desvio de valores

Art. 12.º - 1 - Apurando-se ou havendo suspeita da existência de qualquer alcance ou desvio de valores ou qualquer irregularidade que afecte os interesses do Estado, adoptar-se-á o procedimento seguinte:

a) Ocorrendo os factos no centro, o respectivo chefe fará comunicação dos mesmos ao comando ou direcção de que depende e à Direcção do Serviço de Finanças e ordenará a imediata suspensão das respectivas funções do presumível responsável, promovendo a sua consequente substituição;

b) Ocorrendo os factos em unidade, estabelecimento ou órgão, o chefe do centro dará de imediato conhecimento dos mesmos ao respectivo comandante, director ou chefe, a fim de que este proceda em conformidade com o que se encontra legalmente estabelecido, bem como dará deles conhecimento ao comando ou direcção de que depende e providenciará no sentido de se proceder a uma inspecção.

2 - A substituição de qualquer elemento responsável pela gerência administrativo-financeira das unidades, estabelecimentos ou órgãos por motivo de presunção ou apuramento de qualquer irregularidade dá lugar à prestação de contas, que serão encerradas na data em que se fizer a substituição.