Portaria n.º 653/2002 (2.ª série)

Portaria n.º 653/2002 (2.ª série), de 22 de abril

Em vigor

Emitente:

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Publicação:Diário da República n.º 94/2002, Série II de 2002-04-22

Data de Publicação:

TEXTO

Portaria n.º 653/2002 (2.ª série). - A Guarda Nacional Republicana (GNR), força de segurança implantada em todo o território nacional, tem vindo a acumular, no cumprimento da missão que lhe está confiada e no âmbito da gestão dos seus recursos humanos, financeiros e patrimoniais, um enorme acervo documental que não cessa de crescer e que se revela cada vez mais difícil de controlar e de se utilizar satisfatoriamente.

Tal facto motiva o congestionamento dos seus arquivos e ameaça a salvaguarda da sua documentação. Empenhada na defesa da sua identidade, na melhoria do funcionamento dos seus serviços e em observar as determinações superiormente definidas para a política arquivística nacional, a GNR carece absolutamente de um instrumento normativo que fixe e uniformize procedimentos viabilizadores da gestão documental.

Sendo imperiosas a racionalização, a organização e a valorização dos seus arquivos, sendo urgente estabilizar e controlar a produção documental gerada pelas suas múltiplas actividades, a GNR compreendeu a importância da gestão documental, que, ao regular o ciclo de vida dos documentos, avaliando-os e seleccionando-os, propiciará a eliminação oportuna daqueles que forem julgados de reduzido ou nulo valor informativo e, concomitantemente, velará pela conservação e comunicação dos documentos que assegurarão a perpetuidade da sua memória institucional.

É ainda esta instituição detentora do património documental sobrevivente de organismos já desaparecidos, antecedentes da GNR - guardas municipais - ou que nela foram integrados - Polícia de Viação e Trânsito e Guarda Fiscal. Este património, que cumpre preservar, será tão rapidamente quanto possível objecto de relatórios de avaliação a submeter à apreciação do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo.

Assim, tendo como objectivo último a transformação dos seus arquivos em eficazes e proveitosas fontes de informação, a presente portaria visa regulamentar a avaliação, selecção, eliminação e substituição de suporte dos documentos de arquivo da GNR.

Manda o Governo, pelos Ministros da Administração Interna e da Cultura, aprovar o Regulamento de Conservação Arquivística da Guarda Nacional Republicana, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

24 de Março de 2002. - O Ministro da Administração Interna, Henrique Nuno Severiano Teixeira. - O Ministro da Cultura, Augusto Ernesto Santos Silva.

ANEXO

Regulamento de Conservação Arquivística da Guarda Nacional Republicana

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelos órgãos, serviços, repartições e unidades da Guarda Nacional Republicana, adiante designada por GNR.

Artigo 2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da GNR tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa dos documentos.

2 - É da responsabilidade da GNR a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa a semiactiva.

3 - Os prazos de conservação administrativa são os que constam da tabela de selecção do anexo I do presente Regulamento.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecções, dos registos ou da constituição dos dossiês, salvo se outra menção constar na tabela de selecção.

5 - Compete ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da GNR.

Artigo 3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela GNR, de acordo com as orientações estabelecidas pela tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados no seu suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 11.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental e constitui o anexo I do presente Regulamento.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, de modo a adequá-la às alterações na produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a GNR obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa a documentação com reduzidas taxas de utilização, deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida dos arquivos correntes para os arquivos intermédios.

2 - As remessas para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a GNR vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor informativo e probatório justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção anexa, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas deverão ser feitas de forma a não porem em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Arquivo histórico da GNR

1 - Competirá ao futuro arquivo histórico da GNR a conservação, o tratamento e a comunicação dos documentos referidos no n.º 1 do artigo anterior, de acordo com as orientações técnicas do IAN/TT.

2 - Competirá igualmente ao futuro arquivo histórico da GNR a inventariação, avaliação e comunicação dos fundos documentais ainda subsistentes das extintas guardas municipais, Polícia de Viação e Trânsito e Guarda Fiscal, de acordo com as orientações técnicas do IAN/TT.

Artigo 8.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionadas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ser acompanhado de uma guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos do auto de entrega e da guia de remessa são os constantes do anexo II do presente Regulamento.

Artigo 9.º

Eliminação

1 - Os documentos destituídos de valor arquivístico devem ser eliminados após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação de documentos que não estejam mencionados na presente tabela de selecção carece de autorização expressa dos IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deverá atender a critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos.

Artigo 10.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos devem ser acompanhadas de um auto de eliminação, prova do abate patrimonial, cujo modelo consta do anexo III do presente Regulamento, assinado pelo responsável do arquivo e pelo comandante da unidade a que o arquivo pertencer.

2 - O referido auto será feito em duplicado, ficando o original na unidade que procede à eliminação, sendo o duplicado enviado ao Comando-Geral da GNR, que o remete ao IAN/TT para aprovação.

Artigo 11.º

Substituição de suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos poderá ser feita por microfilme desde que fique expressamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

3 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 12.º

Acesso aos documentos

O acesso aos arquivos da GNR atenderá a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 13.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre o cumprimento e a execução das normas constantes do presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção da GNR

(ver documento original)

ANEXO II

Guarda Nacional Republicana

Auto de entrega