Portaria n.º 700/2009, de 3 de julho

Portaria n.º 700/2009

de 3 de Julho

Ao longo da sua existência, a Direcção-Geral de Informática e Apoio aos Serviços Tributários e Aduaneiros (DGITA) tem vindo a acumular um património documental que urge preservar de uma forma organizada e segura, pois constitui um espólio essencial para a história dos sistemas de informação em Portugal, nomeadamente na área da administração tributária e aduaneira.

Com esse objectivo, a DGITA iniciou a definição da sua política de gestão de documentos no sentido de prover as diversas unidades orgânicas de procedimentos, recursos e métodos de gestão de documentos, abrangendo a geração, recebimento, tramitação, conservação (arquivo corrente, intermédio e definitivo) e eliminação.

Numa primeira fase desenvolveu o Plano de Classificação de Documentos da DGITA, devidamente integrado na macroestrutura temática aprovada para o sistema de gestão electrónica de documentos e optimização de processos do Ministério das Finanças e da Administração Pública (MFAP).

Seguidamente, desenvolveu os trabalhos necessários para determinação do valor dos documentos, para efeitos da respectiva avaliação, fixação dos prazos de conservação e procedimentos de eliminação criteriosa de documentos ou a sua salvaguarda, caso lhes seja reconhecido interesse histórico e informativo.

Nestes termos, ao abrigo da alínea a) do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros de Estado e das Finanças e da Cultura, o seguinte:

1.º É aprovado o regulamento arquivístico da DGITA, o qual consta em anexo à presente portaria, dela fazendo parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

Em 12 de Janeiro de 2009.

O Ministro de Estado e das Finanças, Fernando Teixeira dos Santos. - O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro.

ANEXO

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA DIRECÇÃO-GERAL DE INFORMÁTICA E APOIO AOS SERVIÇOS TRIBUTÁRIOS E ADUANEIROS

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das atribuições e competências pela Direcção-Geral de Informática e Apoio aos Serviços Tributários e Aduaneiros, adiante designada por DGITA.

Artigo 2.º

Sistema de arquivos da DGITA

O arquivo da DGITA constitui um sistema integrado de arquivos correntes, intermédio e definitivo.

Os arquivos correntes são geradores e responsáveis por toda a produção documental do organismo, cumprindo as regras definidas para a organização, utilização e conservação dos documentos em fase activa.

O arquivo intermédio guarda os documentos em fase semiactiva, executando as tarefas que lhe estão cometidas no âmbito da recolha, conservação, disponibilização, selecção, eliminação e transferência.

Os documentos com valor secundário ou histórico serão periodicamente entregues à guarda do Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças.

Artigo 3.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGITA tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da DGITA a atribuição dos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo i do presente Regulamento.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.

5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designado por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGITA.

Artigo 4.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo histórico é efectuada pela DGITA, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 10 do artigo 11.º deste Regulamento.

Artigo 5.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção, anexo i do presente Regulamento, consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção será submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DGITA obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGITA vier a determinar.

Artigo 7.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 8.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii da presente portaria.

Artigo 9.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 11.º

2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.

3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.

4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º

5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 10.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento.

2 - O modelo consta do anexo iii da presente portaria.

Artigo 11.º

Substituição do suporte

1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.

2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.

3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.

4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.

5 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.

6 - De todos os rolos deverá ser elaborada uma ficha descritiva com vista à avaliação dos pressupostos técnicos que antecedem a eliminação. Esta ficha deverá conter a identificação da documentação microfilmada, o controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico de novo suporte produzido.

7 - As matrizes em sais de prata das séries de conservação permanente, deverão ser acondicionadas em materiais adequados e armazenadas em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.

8 - Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio da DGITA tendo em consideração os pontos acima referidos.

9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

10 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.

11 - A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.

Artigo 12.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGITA, atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 13.º

Fiscalização

Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.

ANEXO I

Tabela de selecção de documentos

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

(ver documento original)

ANEXO III

Guia de remessa

(ver documento original)

ANEXO IV

Auto de eliminação

(ver documento original)