Portaria n.º 789/76, de 29 de dezembro

Portaria n.º 769/76

de 29 de Dezembro

Tendo em conta o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, que veio permitir a microfilmagem de documentos em arquivo das empresas públicas e subsequente inutilização de originais, e considerando a proposta do director administrativo da Radiotelevisão Portuguesa, E. P., elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Comunicação Social, o seguinte:

1.º A Radiotelevisão Portuguesa, E. P., fica autorizada a microfilmar a documentação que deve manter em arquivo e a destruir os respectivos originais.

1) Não é autorizada a inutilização dos documentos que tenham valor histórico, artístico ou por serem únicos tenham grande interesse documental.

2) A documentação referida na alínea anterior será transferida para os arquivos eruditos.

3 - Os prazos de conservação em arquivo dos documentos na posse da Radiotelevisão Portuguesa, E. P., são, consoante a natureza dos mesmos, os seguintes:

(ver documento original)

2.º O chefe do Serviço de Documentação ou, na sua ausência ou impedimento, o chefe da secretaria-geral são responsáveis pelas operações de microfilmagem e bem assim da segurança da inutilização dos documentos, de modo a impedir a sua leitura ou utilização.

3.º - 1) A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagem.

2) O início e o termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia, por colagem, deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e a assinatura do empregado responsável.

4.º - 1) A conservação dos filmes será feita em bobinas devidamente referenciadas.

2) Será elaborado um livro de registos dos filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo director administrativo.

5.º - 1) A inutilização dos documentos originais deverá fazer-se sempre na presença do empregado responsável referido no n.º 2.º, lavrando-se o respectivo auto, que será assinado por todos os intervenientes no acto da inutilização e visado pelo director administrativo.

2) A inutilização da documentação corrente será feita por máquina de destruição em tiras de 4 mm.

3) A documentação de responsabilidade ou confidencial será destruída de modo que seja impossível a sua leitura.

6.º - 1) A reprodução documental dos elementos conservados em microfilmes só poderá ser realizada a pedido das entidades ou serviços interessados, mediante requisição visada pelo responsável do departamento interessado.

2) As fotocópias obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que contenham a assinatura do empregado responsável referido no n.º 2.º e a assinatura do director administrativo, devidamente autenticadas com selo branco.

Secretaria de Estado da Comunicação Social, 10 de Dezembro de 1976. - O Secretário de Estado da Comunicação Social, Manuel Alegre de Melo Duarte.