Portaria n.º 819/2005, de 13 de setembro

Portaria n.º 819/2005

de 13 de Setembro

A Caixa de Abono de Família dos Empregados Bancários é uma instituição que abrange largas dezenas de milhares de beneficiários pertencentes ao sector da banca e instituições parabancárias, facto que origina a produção de documentação em quantidade e qualidade cada vez maiores, sendo que muita dessa documentação tem inegável interesse histórico que importa preservar. A concretização deste objectivo bem como a necessidade de eliminação de documentos só são possíveis de ser cumpridas se as mesmas obedecerem a regras e critérios correctos. Importa, por isso, definir os critérios e procedimentos específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos em ordem à adequada gestão de espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com valor histórico.

Nestes termos, e ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros do Trabalho e da Solidariedade Social e da Cultura, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Caixa de Abono de Família dos Empregados Bancários, o qual consta do anexo à presente portaria, dela fazendo parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

O Ministro do Trabalho e da Solidariedade Social, José António Fonseca Vieira da Silva, em 15 de Julho de 2005. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima, em 7 de Junho de 2005.

ANEXO

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA CAIXA DE ABONO DE FAMÍLIA DOS EMPREGADOS BANCÁRIOS

1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Caixa de Abono de Família dos Empregados Bancários, doravante designada por CAFEB.

2.º

Avaliação de documentos

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da CAFEB tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da sua conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da CAFEB a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção do anexo I do presente Regulamento.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição em dossiers.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da CAFEB.

3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela CAFEB, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 5 do n.º 10.º do presente Regulamento.

4.º

Tabela de selecção de documentos

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2 deve a CAFEB obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.

2 - As remessas de documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a CAFEB vier a determinar.

6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo, após cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas referidas nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas por um auto de entrega, a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos II e III do presente Regulamento.

8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

9.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

2 - O formulário do auto de eliminação consta do anexo IV do presente Regulamento.

10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos é feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.

3 - Dos termos de abertura de encerramento constam obrigatoriamente os seguintes elementos:

a) Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;

b) Local e data de execução da transferência;

c) Assinaturas e carimbo.

4 - Deve ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

5 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do n.º 3.º só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

6 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da CAFEB atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente em conformidade com a lei geral.

12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção técnica sobre o disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver tabela no documento original)

ANEXO II

(ver modelo no documento original)

ANEXO III

(ver modelo no documento original)

ANEXO IV

(ver modelo no documento original)