Regulamento n.º 373/2008, de 10 de julho

Regulamento n.º 373/2008

Aristides Lourenço Sécio, presidente da Câmara Municipal do Cadaval, em cumprimento do disposto no artigo 118.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 442/91, de 15 de Novembro, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 6/96, de 31 de Janeiro, torna público que se encontra em apreciação pública, pelo período de 30 dias a contar da data da publicação do presente aviso no Diário da República, o projecto de regulamento do Projecto de Regulamento do Arquivo do Município do Cadaval, que foi presente à reunião do executivo realizada no dia 11 de Junho de 2008.

Durante o período atrás referido podem os interessados dirigir por escrito as suas sugestões ao presidente da Câmara Municipal do Cadaval sobre o referido projecto de regulamento, o qual, para o efeito, poderá também ser consultado na Divisão Administrativa e Financeira durante o horário de expediente.

Projecto de Regulamento do Arquivo da Câmara Municipal do Cadaval

Nota Justificativa

Tendo em conta a necessidade de normalizar a actuação da Autarquia, no referente à produção, organização e gestão integrada dos sistemas de informação que vêm sendo constituídos pelos seus diferentes serviços.

Considerando por outro lado, a importância da elaboração de um Regulamento que defina os procedimentos administrativos e técnicos inerentes à conservação, defesa, valorização e ampla divulgação do património cultural sob custódia da Autarquia, no caso vertente expressa pelo seu arquivo definitivo ou histórico.

Atendendo, ainda, ao processo de modernização administrativa que tem sido alvo a Autarquia, o Arquivo deverá ter um papel activo na melhoria da gestão da qualidade dos Serviços Municipais em prol dos munícipes.

O presente Regulamento constitui a base legal do funcionamento do Arquivo, destinado a implementar os procedimentos de uniformização arquivística e a garantir os meios necessários de preservação e de acesso ao acervo documental.

Em conformidade com os Decretos-Lei, n.º 447/88 de 10 de Dezembro e o Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, que estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, e as disposições da Portaria n.º 412/2001 de 17 de Abril, o respectivo Regulamento será fundamentado por estas determinações legais.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito

O presente Regulamento Arquivístico destina-se a definir os princípios da recolha, organização, classificação, selecção e eliminação dos documentos e dotar de meios de acesso ao acervo documental.

Artigo 2.º

Funcionamento

As suas instalações localizam-se no piso inferior do edifício dos Paços do Concelho, prestando apoio, exclusivo, ao controlo e registo do expediente e da correspondência, estando incumbido um funcionário para tais funções. Compete a este serviço, o armazenamento do espólio documental e de todos documentos produzidos pelos órgãos municipais.

Artigo 3.º

Dependência Hierárquica

O Serviço de Arquivo está inserido na actual estrutura orgânica da Câmara Municipal do Cadaval, na dependência directa da Divisão Administrativa e Financeira (DAF) e da Secção de Expediente Geral e Apoio aos Órgãos Autárquicos.

Artigo 4.º

Competências e Atribuições

O Arquivo tem como atribuições:

A) A gestão documental integrada dos Arquivos dos diferentes Órgãos e Serviços do Município, independentemente da idade ou fase, forma e suporte material dos documentos que os constituem;

B) Conservar e preservar o acervo documental, no sentido de valorizar o património histórico do Concelho;

C) Facultar o acesso da documentação aos funcionários dos diversos Serviços Municipais, mediante requisição prévia e a anotação das entradas e saídas;

D) Execução das tarefas inerentes à recepção, classificação, distribuição e expedição da correspondência e de outros documentos, na qual poderá ser processada através do programa de Gestão Documental;

E) Colaborar na definição dos Circuitos Documentais;

F) Estabelecer a interligação entre os Arquivos Correntes de cada unidade orgânica, de forma a garantir uma uniformidade de procedimentos arquivísticos;

G) Conceder apoio técnico - arquivístico no tratamento da informação, inventariação e classificação documental;

H) Proceder ao registo dos documentos incorporados e o controlo da correspondência expedida e entrada no programa de Gestão Documental;

I) Incorporação de acervos documentais de interesse histórico-cultural que pertençam a outras entidades e associações do concelho do Cadaval;

J) Implementação de um processo de avaliação dos documentos, na qual haja uma selecção e eliminação ou conservação em Arquivo Histórico, respeitando os prazos de conservação administrativa, estabelecidos na Tabela de Selecção da Portaria de Regulamentação Arquivística que esteja em vigor;

L) Divulgação dos acervos documentais, através do seu recenseamento e elaboração de instrumentos de descrição adequados ao contexto específico do Arquivo.

CAPÍTULO II

Recolha e Transferência dos Documentos

Artigo 5.º

Prazos de Transferência

As diferentes Divisões e Serviços Municipais no fim dos prazos administrativos fixados na legislação, devem proceder ao envio da respectiva documentação para o Arquivo, de forma que, os documentos possam ser sujeitos a um processo de avaliação documental.

Artigo 6.º

Transferência da documentação

As transferências da documentação obedecem às determinações legais em vigor, tem como referência obrigatória o estabelecido pela vigente Portaria n.º 412/2001 de 17 de Abril, criada pelos Ministérios do Ambiente e do Ordenamento do Território e da Cultura (Diário da República, 1.ª SÉRIE-B, n.º 90), bem como por eventuais despachos ou diplomas que venham a aperfeiçoar o estabelecido na referida Portaria.

Artigo 7.º

Calendarização das remessas

A remessa da documentação será estipulada, de acordo com os prazos pré-estabelecidos entre os Responsáveis de cada Serviço Produtor e o Arquivo, competindo a este a coordenação de todas as operações neste processo.

Artigo 8.º

Procedimentos

1 - A documentação é enviada ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:

A) Os documentos devem ser enviados nos respectivos suportes originais, acondicionados em caixas ou pastas adequadas à sua dimensão, numeradas e identificadas;

B) Em livros encadernados, quando as unidades documentais, apresentarem-se na sua forma original;

C) Em livros encadernados, quando as unidades documentais, assim o exijam;

2 - O envio da documentação efectua-se de acordo com as disposições administrativas de cada serviço produtor da documentação.

3 - A conferência da guia respectiva terá de ser obrigatoriamente efectuada pelos Responsáveis de ambos os serviços.

4 - Os livros findos (Actas, Escrituras, Contratos, Registos, etc.) são enviados para o Arquivo com toda a documentação que lhes é inerente e respectivos índices.

5 - Os processos e requerimentos deverão ser devidamente numerados, e ao retirar-se algum documento, será intercalado, em sua substituição uma folha que registe a numeração do mesmo com a assinatura e o visto do responsável do respectivo serviço.

6 - Os processos de obras e de loteamento, bem como a documentação específica e produzida no âmbito da actividade dos Departamentos de Urbanismo e de Obras Municipais, integrarão o Arquivo Intermédio dos respectivos Departamentos.

7 - Durante a transferência dos documentos para o Arquivo, os respectivos serviços devem proceder à eliminação dos duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à sua conservação física, nomeadamente agrafos, clipes, etc.

8 - A documentação é acompanhada de um Auto de Entrega e de uma Guia de Remessa, segundo os anexos n.º 2 e n.º 3, da vigente Portaria 412/2001 de 17 de Abril ou por futura legislação, sendo o n.º 3 feito em triplicado e visado pelo responsável de cada órgão ou serviço, ou na sua inexistência, pelo seu legal substituto, que remete a documentação, juntamente com a Guia que inclui os seguintes elementos:

A) Identificação do serviço donde provêm os documentos (serviço depositante);

B) Número de ordem das unidades documentais;

C) Número de volumes;

D) Designação das unidades documentais;

E) Datas extremas da documentação enviada;

F) Classificação;

G) Data de eliminação (Em determinadas situações)

H) Indicação da existência de restrições de acesso aos documentos.

Artigo 9.º

Incorporações externas

1 - Pode ser incorporado no Arquivo a título provisório ou definitivo, fundos documentais provenientes de entidades públicas e privadas, documentos isolados, que tenham um relevante interesse histórico para o concelho;

2 - A referida incorporação no número anterior far-se-á de acordo com disposto dos termos dos números 1 e 8 do artigo 8.º do presente Regulamento;

3 - A documentação confiada à tutela do Arquivo será sempre acompanhada da correspondente guia de remessa, feita em duplicado segundo o modelo adoptado em anexo.

4 - O Arquivo fica obrigado a conservar e tratar os documentos confiados à sua custódia, facultando-os, se para tal estiver autorizado e em conformidade com a lei, à consulta dos utilizadores.

Capítulo III

Tratamento e Instrumentos de Descrição

Artigo 10.º

Classificação e Descrição

1 - Ao Arquivo compete proceder ao tratamento arquivístico dos documentos, organização, classificação e ordenação dos mesmos, estabelecendo um processo de classificação único em todos os serviços municipais e entidades produtoras da documentação, no sentido de implementar um processo de gestão documental uniforme, devidamente controlado e alargado aos respectivos serviços.

2 - O tratamento arquivístico subjacente reporta-se à elaboração e utilização de instrumentos de descrição, considerados adequados ao eficaz funcionamento do Arquivo.

3 - Os diversos Serviços e Divisões Municipais devem estabelecer uma fase intermédia de Arquivo da documentação produzida, quando esta não tem uma utilização regular, sendo necessário o cumprimento dos prazos administrativos e a preservação da mesma.

4 - O Serviço de Arquivo pode ser chamado a pronunciar-se sobre matérias inerentes à modernização administrativa e organizacional, assim como dar pareceres sobre questões relativas a infra-estruturas, materiais e metodologias de trabalho a implementar na área administrativa, bem como elaborar os distintos instrumentos de descrição, considerados adequados ao seu funcionamento.

Capítulo IV

Avaliação, Selecção e Eliminação

Artigo 11.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação tem por finalidade a determinação do valor dos documentos para efeitos de conservação definitiva ou eliminação, após o fim dos prazos de conservação em fase activa (Arquivo Corrente) e semi-activa (Arquivo Intermédio).

2 - É da responsabilidade do Arquivo, em colaboração com os serviços responsáveis produtores da documentação a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.

3 - Os prazos de conservação serão definidos pelas orientações da Tabela de Selecção, da Portaria de Regulamentação Arquivística que esteja em vigor.

4 - Os referidos prazos de conservação vigoram a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos, não existindo qualquer possibilidade de serem reabertos

Artigo 12.º

Comissão de Avaliação

1 - Para além do Responsável do Arquivo, a Comissão de Avaliação deverá ser constituída pelo Responsável do Órgão produtor da documentação e outro funcionário que venha a ser designado para o efeito.

2 - Os elementos da Comissão serão designados pelo Presidente da Câmara Municipal, incumbindo a coordenação dos seus trabalhos ao Responsável pelo referido Serviço.

3 - A Comissão de Avaliação, nomeada especialmente para esse fim, deve manifestar-se sobre as propostas de conservação elaboradas pelos diferentes Serviços Municipais independentemente dos prazos definidos na lei.

4 - A Comissão de Avaliação compete definir o interesse administrativo e histórico da documentação, que produzida pelo Município, não esteja abrangida pelas orientações da legislação vigente, ou tenha ultrapassado os prazos legais de conservação administrativa.

Artigo 13.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em Arquivo Definitivo deve ser efectuada de acordo com as orientações estabelecidas pela legislação em vigor.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em Arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição de suporte, seja previamente autorizada mediante parecer favorável da Direcção-Geral de Arquivos (nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho).

Artigo 14.º

Remessas para Arquivo Intermédio

1 - Findo os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na Tabela de Selecção, ser remetida do Arquivo Corrente para o Arquivo Intermédio.

2 - As remessas dos documentos para Arquivo Intermédio dependem da periodicidade que, consta na Tabela de Selecção, em Anexo da Portaria em vigor e pelos vários serviços municipais, produtores da documentação.

Artigo 15.º

Remessas para Arquivo Definitivo

1 - Os documentos e ou a informação contida cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a Tabela de Selecção da Portaria em vigor, serão remetidos para Arquivo Definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 16.º

Eliminação

1 - Compete ao Arquivo propor, após a consulta da Comissão de Avaliação, toda e qualquer eliminação da documentação produzida pelos diferentes Serviços Municipais, de acordo com a respectiva legislação.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na Tabela de Selecção da Portaria de Regulamentação Arquivística que esteja em vigor, carece de autorização expressa da Direcção-Geral de Arquivos.

Artigo 17.º

Processo de Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico ou informativo será realizada de forma a impossibilitar a sua leitura ou reconstituição.

2 - Qualquer decisão sobre o processo eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios de custos.

Artigo 18.º

Formalidades de Eliminação

A eliminação dos documentos terá de obedecer aos seguintes critérios:

A) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

B) O auto de eliminação deverá regular-se pelo formulário em anexo, e dele constarem as assinaturas do Presidente da Câmara, dos responsáveis pelos Serviços, Produtor da Documentação e do Arquivo;

C) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o Arquivo Distrital com intuito de tomar conhecimento.

Capítulo V

Conservação

Artigo 19.º

Condições de Conservação

Compete ao Arquivo preservar e conservar em boas condições físicas todo o espólio documental, nomeadamente:

A) Criação e garantia de boas condições ambientais e de segurança, atendendo às condições especificas do funcionamento do Arquivo;

B) Higienização e restauro das espécies danificadas ou em risco de deterioração e correspondente acondicionamento;

C) Promoção da cópia de documentos através das tecnologias mais adequadas, tendo em vista a preservação e salvaguarda dos originais.

Capítulo VI

Condições de Acesso e de Utilização dos Documentos pelos Serviços Camarários

Artigo 20.º

Condições de Acesso

1 - O acesso à documentação em fase intermédia ou definitiva do Município poderá ser acessível e consultada para efeitos de serviço, devendo para tal, o funcionário efectuar uma requisição, sendo assinada pelo Responsável do Serviço de Arquivo.

2 - As requisições dos Órgãos ou Serviços ao Arquivo devem ser feitas, mediante requisição escrita, ou através de impresso próprio, de modo a facilitar o respectivo controlo.

3 - Durante a devolução da documentação deverá conferir-se a integridade, o estado e a ordem interna da mesma.

4 - Se for detectada a falta de peças de um processo, caso venha desorganizado, deverá o Arquivo devolvê-lo aos serviços de proveniência, solicitando a regularização da falha.

5 - Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e outros documentos que, pela sua natureza, possam suscitar eventuais reservas à sua comunicabilidade, serão facultados em conformidade com a lei e a pedido do respectivo serviço ou de pessoa directamente interessada.

6 - A documentação em condições deficientes de conservação que constituam documentos de consulta condicionada, apenas pode ser consultada em casos especiais, devidamente autorizados pelo Responsável do Arquivo.

7 - Só será possível a saída de documentação das instalações afectas ao Município, desde que se verifiquem as seguintes condições:

A) Autorização escrita do Responsável do referido Serviço, no caso dos documentos saírem, se destinem a ser consultados no âmbito do funcionamento dos Serviços Municipais;

B) Autorização escrita do Presidente da Câmara ou em que ele delegar, se os documentos forem consultados fora do âmbito do funcionamento dos Serviços Camarários, sendo para outro fim.

Capítulo VII

Condições de Difusão e Comunicação

Artigo 21.º

Meios de Difusão e Comunicação

A comunicação e a difusão dos documentos, processar-se-á da seguinte forma:

A) Análise da documentação por intermédio de instrumentos descrição, a serem elaborados pelo serviço do Arquivo (Inventários, Guias, Catálogos, Índices, etc);

B) Publicação das fontes e estudos históricos, em edições próprias do Arquivo em colaboração com outras entidades;

C) Realização e participação em actividades culturais diversas.

Capítulo VIII

Acesso e Utilização dos Documentos pelos Utilizadores

(Disposições que terão validade no Regulamento Arquivístico, se for constituído o Arquivo Municipal como serviço autónomo e aberto aos utilizadores)

Artigo 22.º

Período de funcionamento

O período de funcionamento do Arquivo será o mesmo que for estipulado para os restantes serviços que tenham atendimento ao público.

Artigo 23.º

Consulta pública

1 - Todos os cidadãos têm direito por lei a aceder aos documentos conservados nas instalações do Arquivo do Município.

2 - O acesso e comunicabilidade da documentação, terá de atender a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei.

3 - O direito de acesso será restringido à consulta directa dos originais, quando estes se encontrarem em mau estado de conservação.

4 - Os processos em fase de Arquivo Corrente, designadamente, os de concurso, de obras públicas ou particulares, de funcionários e outros que pela sua natureza possam suscitar eventuais restrições ao seu acesso, serão facultados de acordo com as disposições legais em vigor.

Artigo 24.º

Serviço Leitura

A admissão à leitura na sala de leitura do Arquivo é apenas permitida após o preenchimento da ficha de consulta ou da requisição e da apresentação dos respectivos documentos de identificação pessoal.

Artigo 25.º

Consulta da Documentação Histórica

Toda e qualquer consulta será efectuada nas instalações próprias do Arquivo, salvo as excepções previstas pelo presente Regulamento quanto a empréstimos autorizados aos serviços produtores e a requisições de entidades a quem seja reconhecido esse direito, mediante autorização do Presidente da Câmara.

Artigo 26.º

Estudos e Investigações

Todo o utilizador que realize trabalhos de investigação em que figurem informações ou reproduções de documentos existentes no Arquivo, fica obrigado a fornecer ao Município do Cadaval, gratuitamente, um exemplar dos respectivos estudos, bem como a referenciar neles os documentos consultados e a entidade que os disponibilizou.

Artigo 27.º

Normas e Deveres

1 - Os utilizadores dos serviços do Arquivo ficarão obrigados a respeitar as normas estabelecidas.

2 - É expressamente proibido:

A) Praticar quaisquer actos que perturbem o normal funcionamento dos serviços;

B) Retirar das instalações qualquer documento sem autorização prévia do responsável pelo Arquivo;

C) Sublinhar, escrever, riscar ou danificar os documentos consultados;

D) Comer ou beber nas instalações do Arquivo;

E) Entrar na sala de consulta na companhia de malas, capas, telemóvel ou objectos que não sejam necessários à consulta;

3 - O utilizador que violar as disposições mencionadas no artigo anterior poderá ser convidado a abandonar as instalações do Arquivo, e, em face da gravidade do acto praticado, ficará o utilizador sujeito às sanções previstas na lei.

Capítulo IX

Disposições finais

Artigo 28.º

Dúvidas ou omissões

As dúvidas ou casos omissos não previstos no presente Regulamento serão resolvidos pelo Presidente da Câmara ou em quem ele delegar, com parecer técnico do Responsável do Arquivo.

Artigo 29.º

Revisão

O presente Regulamento poderá ser revisto sempre que seja necessário e se revele pertinente para um correcto e eficiente funcionamento do Serviço de Arquivo.

Artigo 30.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entrará em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

3 de Julho de 2008. - O Presidente da Câmara, Aristides Lourenço Sécio.

ANEXO I

Auto de Entrega

Aos... dias do mês de... de...; no... (1), perante... (2) e... (3) dando cumprimento... (4),... procedeu-se à... (5) da documentação proveniente de... (6), conforme o constante na guia de remessa anexa, que rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental ficará sob custódia de... (1) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e a sua comunicação.

Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes das duas entidades.

Data: .../.../...

O Representante do... (6)... (7)

O Representante do... (6)... (8)

(1) Designação do Arquivo da autarquia local.

(2) Nome e cargo do responsável do serviço produtor.

(3) Nome e cargo do responsável do arquivo da autarquia local.

(4) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.

(5) Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação compra, etc.

(6) Designação do serviço produtor

(7) Assinatura do responsável do serviço produtor.

(8) Nome e cargo do responsável do arquivo da autarquia local.

ANEXO II

Guia de Remessa

N.º de ordem:

Data(s)

Proveniência/Subproveniência:... (1)

Série/Subsérie documental:...

Rubrica classificativa:... Datas extremas: de... a...

Número/Tipo unidades de instalação:...

Metragem:...

Cota

Observações

Cadaval,... de... de...

O responsável pelo serviço emissor:

O responsável pelo arquivo:

(autenticação com selo branco)

(1)Serviço produtor da documentação

ANEXO III

Auto de Eliminação

Aos... dias do mês de... do ano de... perante os abaixo assinados, procedeu-se à eliminação dos seguintes documentos:... de acordo com o(s) artigo(s) da Portaria n.º de.../... de ... e dando cumprimento ao disposto (determinações legais e Regulamento do Serviço de Arquivo Municipal, com a devida fundamentação), na lista em anexo que, rubricada e autenticada pelos responsáveis, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental, cuja eliminação se encontra regulamentada no capítulo IV do presente Regulamento, perfaz um total de ... metros lineares e ... (peso).

Cadaval, ... de ... de ...

O Presidente da Câmara Municipal: ...

O responsável pelo órgão produtor da documentação: ...

O Técnico Superior ou Responsável pelo Arquivo: ...

(autenticação com selo branco)

ANEXO IV

Requisição interna da Documentação

Serviço/Divisão...

Requisição de documentação n.º...

Serviço... requisita ao Serviço de Arquivo o documento ..., com o n.º..., datado de ..., e com a cota... Destina-se o referido processo a ..., estado de Conservação...

O responsável (categoria):...

Assinatura:...

Entregue a:... Data...

Recebido

Cadaval,.../.../...

Assinatura,...

Voltou ao Arquivo

Em .../.../...

O Técnico,...

Esta requisição é válida por 30 dias.