Regulamento n.º 909/2023, de 16 de agosto

Regulamento n.º 909/2023

Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior

Os Estatutos da Universidade da Beira Interior (UBI) preveem, no n.º 4 do artigo 5.º, uma organização matricial de serviços, a fim de adequar as estruturas de apoio logístico, técnico e administrativo ao modelo de gestão configurado por aquele documento, conducente ao reforço da responsabilização, transparência e prestação pública de contas. Dada a atual conjuntura, o ponto de situação em termos de crescimento da instituição e após reflexão focada na melhoria da organização interna, nas novas exigências colocadas pela internacionalização e pelos projetos transversais, com destaque para a cooperação interinstitucional e planeamento estratégico, implica uma reformulação de competências dos serviços e, em alguns casos, a sua reorganização, por forma a garantir uma disposição de pessoas e de recursos alinhada com uma maior capacidade de concretização operacional e assegurar maior eficiência na prossecução da missão da Universidade da Beira Interior.

Neste enquadramento, em função das exigências da organização interna, e com fundamento na qualificação e valorização dos trabalhadores enquanto condições para aumentar os níveis de eficiência e de eficácia organizacionais, com identificação dos níveis de responsabilidade e hierarquia, estabelece-se a necessidade de introdução de novos cargos de direção intermédia.

Assim, atento o volume de alterações que se verificou ser necessário introduzir, entende-se ser mais crucial a revogação do Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior, aprovado pelo Despacho n.º 12501/2014, na 2.ª série do Diário da República, de 10 de outubro e alterado pelo Despacho n.º 7127/2015, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 124, de 29 de junho e pelo Despacho n.º 12373/2016, publicado no Diário da República, 2.º série n.º 197, de 13 de outubro, e elaborar-se um novo documento que responde a um conjunto de objetivos amplos e ambiciosos assentes nos princípios da boa administração e da economia, eficácia e eficiência dos recursos e sua utilização.

Nos termos da alínea o) do n.º 1 do artigo 25.º dos Estatutos da Universidade da Beira Interior, na versão aprovada pelo Despacho Normativo n.º 10/2021, publicado na 2.ª série do Diário da República, n.º 56, de 22 de março, conjugado com a alínea o) do n.º 1 do artigo 92.º do Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, após realização de consulta pública, em cumprimento do disposto no artigo 100.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, na sua redação em vigor, determino a aprovação do Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior e que, em conformidade, se observe o seguinte:

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objeto

1 - O presente regulamento estabelece a organização, atribuições e competências dos Serviços da Universidade da Beira Interior.

2 - Os Serviços são, em conformidade com a alínea g) do n.º 2 do artigo 5.º dos Estatutos, estruturas permanentes de apoio à gestão técnica, administrativa e financeira a desempenhar pelos órgãos de governo, faculdades, institutos de investigação, departamentos, unidades de investigação e centros.

Artigo 2.º

Princípios de atuação

1 - Os Serviços visam a realização dos interesses gerais da Universidade da Beira Interior, com objetividade e isenção atuando com subordinação ao Direito e à Lei e em concordância com os princípios de hierarquia, transparência, eficiência e eficácia.

2 - A organização dos Serviços da Universidade da Beira Interior obedece aos seguintes princípios:

a) Princípio da organização dos serviços por áreas, agregando funções e atividades que apresentam homogeneidade e conexão entre si, quanto à natureza da matéria e procedimentos de gestão, bem como à compatibilização com os recursos humanos existentes;

b) Princípio da eficiência da organização, que implica um esforço contínuo para assegurar a operacionalidade dos serviços e que não haja sobreposição ou duplicação de esforços entre diferentes áreas funcionais e uma adequada afetação dos recursos entre os vários serviços;

c) Princípio da solidariedade intrainstitucional, que visa a articulação simplificada dos circuitos de decisão, partilha de conhecimentos e colaboração dos serviços entre si;

d) Princípio da valorização dos recursos humanos, que visa aumentar a motivação e participação ativa dos trabalhadores, através, designadamente, da sua formação permanente, de mobilidade e adequados planos de evolução profissional baseados no mérito demonstrado;

e) Princípio da desburocratização, que visa a operacionalidade dos procedimentos administrativos mediante a redução e simplificação dos suportes de informação a fornecer à comunidade, através da intensificação da utilização de meios eletrónicos de comunicação;

f) Princípio da melhoria contínua da qualidade do serviço prestado, transparência e boa-fé, cooperação e responsabilização pelos resultados.

CAPÍTULO II

Direção dos serviços da Universidade da Beira Interior

Artigo 3.º

Direção

1 - O Reitor é o dirigente máximo dos Serviços da Universidade da Beira Interior.

2 - O Reitor é coadjuvado pelos Vice-Reitores e Pró-Reitores, que exercem as suas funções no âmbito dos respetivos pelouros.

Artigo 4.º

Administrador

1 - O Administrador reporta hierarquicamente ao Reitor e exerce as suas competências de acordo com o disposto nos Estatutos da Universidade, nomeadamente:

a) Assegura a gestão corrente da Universidade da Beira Interior;

b) Integra o Conselho de Gestão da Universidade e dá execução às suas deliberações;

c) Coordena os Serviços Administrativos e o Apoio Operacional;

d) Coordena tecnicamente a ação dos responsáveis administrativos das unidades de ensino e investigação, incluindo o secretariado das Faculdades, de forma a garantir a uniformidade de procedimentos e a articulação entre a administração e os serviços;

e) É o responsável pelo acesso à informação administrativa.

2 - O Administrador é livremente nomeado e exonerado pelo Reitor, nos termos da legislação em vigor.

3 - O Administrador é equiparado a cargo de direção superior de 2.º grau, executando as funções e as competências que lhe forem delegadas pelo Reitor, podendo ser equiparado a cargo de direção superior de 1.º grau, caso acumule as funções de Administrador dos Serviços de Ação Social.

4 - O Administrador no exercício das suas funções é apoiado por um Gabinete de Apoio à Administração.

Artigo 5.º

Dirigentes

1 - Os Serviços são organizados por áreas de atividade, em função da natureza técnica, científica ou outra e funcionam na dependência de dirigentes que, em função do nível hierárquico, competências e responsabilidades, são qualificados como cargos de direção intermédia de 1.º, 2.º ou 3.º graus, designados Diretor de Serviços, Chefe de Divisão e Coordenador, respetivamente.

2 - Os dirigentes exercem as suas funções em regime de comissão de serviço e em exclusividade de funções, nos termos legais.

3 - Os titulares de cargos de direção intermédia exercem as suas competências, bem como as que lhe sejam delegadas ou subdelegadas pelos seus superiores hierárquicos, no âmbito funcional em que se integram, conforme estipulado no Anexo I ao presente Regulamento, e desenvolvem a sua atividade de harmonia com os princípios enunciados na Lei n.º 2/2004, na sua redação atual, nos Estatutos da Universidade da Beira Interior, no presente regulamento e demais legislação em vigor.

CAPÍTULO III

Organização

Artigo 6.º

Estrutura orgânica

1 - Dependem do Reitor e da Equipa Reitoral os seguintes Gabinetes e Serviços:

a) Gabinete do Reitor;

b) Gabinete de Marketing, Imagem e Comunicação;

c) Gabinete de Apoio Jurídico;

d) Gabinete de Cibersegurança e Proteção de Dados;

e) Gabinete para a Transparência e Prevenção de Riscos de Corrupção;

f) Gabinete da Qualidade;

g) Gabinete de Responsabilidade Social;

h) Gabinete de Saúde, Apoio Psicológico e Necessidades Educativas e de Saúde Especiais;

i) Gabinete de Inovação Pedagógica;

j) Gabinete de Apoio à Investigação, Inovação e Desenvolvimento;

k) Gabinete de Internacionalização e Cooperação;

l) Gabinete de Empreendedorismo, Saídas Profissionais e Alumni;

m) Serviços Académicos;

n) Serviços Técnicos;

o) Serviços de Informática;

p) Serviços Administrativos.

Artigo 7.º

Gabinete do Reitor

1 - O Gabinete do Reitor integra o Secretariado de Apoio ao Reitor e Assessoria ao Reitor.

2 - Compete ao Secretariado de Apoio ao Reitor:

a) Estabelecer contactos com as unidades orgânicas, subunidades orgânicas, centros e serviços da UBI e, de acordo com orientações superiores, com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das atividades do Gabinete;

b) Prestar apoio às reuniões do Reitor com entidades internas e externas;

c) Organizar e dar apoio aos atos sociais e protocolares da Universidade, coordenando eventos, conferências, visitas e cerimónias académicas promovidas pela reitoria;

d) Gerir a frota automóvel;

e) Desempenhar outras funções cometidas pelo Reitor.

3 - Compete à Assessoria ao Reitor:

a) Assegurar a prestação de serviços especializados de assessoria ao Reitor com informações e elaboração de pareceres e estudos sobre quaisquer assuntos no âmbito das suas atribuições;

b) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamento, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas;

c) Promover a tramitação dos processos de contratação, colaboração e cooperação de pessoal docente e funcionários, submetidos ao Reitor;

d) Prestar o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informações e à preparação de reuniões dos órgãos de gestão da Universidade e outras reuniões nas quais o Reitor participe;

e) Acompanhar a adequação dos processos e procedimentos face ao código de integridade e de conduta em vigor na UBI;

f) Apoiar os órgãos de governo da instituição na sua articulação com outras instituições de ensino, autarquias e organizações do país e da região, através da formalização e ordenação de convénios;

g) Desempenhar outras funções cometidas pelo Reitor.

4 - O Secretariado de Apoio ao Reitor é coordenado pelo Secretário do Gabinete do Reitor, a designar pelo Reitor.

5 - As funções de Secretário do Gabinete do Reitor podem ser exercidas por trabalhador integrado na carreira/categoria de Técnico Superior, podendo ser equiparado para os demais efeitos legais a cargo de direção intermédia de 2.º grau.

6 - A Assessoria ao Reitor pode incluir um Chefe de Gabinete, equiparado para os demais efeitos legais a cargo de direção intermédia de 1.º ou de 2.º grau, livremente nomeado e exonerado pelo Reitor, ao qual compete coordenar a Assessoria ao Reitor nas tarefas que nele são desenvolvidas.

7 - Para o exercício das competências previstas no n.º 3 poderão ainda ser nomeados assessores, que integram especialistas com formação em diversos domínios técnicos e/ou científicos, podendo ser equiparados para os demais efeitos legais a cargo de direção intermédia de 2.º grau e são livremente nomeados e exonerados pelo Reitor.

Artigo 8.º

Gabinete de Marketing, Imagem e Comunicação

1 - Ao Gabinete de Marketing, Imagem e Comunicação compete a execução da política interna e externa de comunicação, imagem e marketing da Universidade, da promoção das suas ofertas institucionais, bem como da promoção da relação da Universidade com a sociedade.

2 - O Gabinete de Marketing. Imagem e Comunicação divide-se em três setores:

a) Relações Públicas, Marketing e Eventos;

b) Imagem;

c) Imprensa e Comunicação.

3 - Ao Setor de Relações Públicas, Marketing e Eventos compete:

a) Organizar a participação da UBI em certames externos, nacionais e internacionais;

b) Divulgar a oferta formativa e social da UBI junto de estudantes nacionais e estrangeiros em certames e feiras de orientação escolar e profissional;

c) Enviar material informativo para estabelecimentos escolares e outras instituições;

d) Promover a articulação com outras entidades na preparação de feiras virtuais de orientação vocacional em formato presencial e online;

e) Participar em sessões de esclarecimento dinamizadas presencialmente e online;

f) Agendar, organizar e acompanhar visitas, acolhimento e encaminhamento de visitantes;

g) Preparar o merchandising da UBI solicitado no âmbito da realização de eventos;

h) Administrar a plataforma de gestão de eventos;

i) Validar compras, receção de produtos e elaboração de requisições e propostas de aquisição de bens e/ou serviços, diretamente relacionados com o Gabinete;

j) Gerir os stocks de merchandising da UBI;

k) Coordenar a reserva de anfiteatros e auditórios da Universidade que lhes estão afetos, bem como outros eventos e atos que lhe sejam cometidos superiormente.

4 - Ao Setor de Imagem compete:

a) Projetar a imagem gráfica da UBI e promover a sua utilização e uniformização;

b) Difundir uma imagem institucional atraente e motivadora da UBI perante os seus públicos, através de diversos suportes de divulgação e comunicação;

c) Implementar a estratégia de publicação/difusão de anúncios institucionais e outras iniciativas de interesse científico e cultural;

d) Efetuar o design e conceção de material gráfico produzido com fins de informação e divulgação da UBI (ex.: folhetos, cartazes, livros, stands, merchandising, sinalética, etc.);

e) Conceção da identidade gráfica da UBI;

f) Criar um manual de material ilustrativo para aplicação em diversas ações;

g) Produzir e gerir a imagem e o material gráfico para divulgação da UBI em certames.

5 - Ao Setor de Imprensa e Comunicação compete:

a) Divulgar as atividades desenvolvidas na UBI perante os públicos internos e externos, fazendo uso dos diversos meios de comunicação, através de dossiers/notas de imprensa, newsletters e outros meios;

b) Produzir, gerir, publicar e editar conteúdos no website da UBI e microsites;

c) Disponibilizar documentos institucionais no website da UBI e Área Reservada;

d) Gerir e produzir conteúdos diversos para os vários suportes de divulgação online da UBI;

e) Gerir as redes sociais da UBI;

f) Gerir as publicações pagas nas redes sociais;

g) Promover a interligação e a interação com os órgãos de comunicação social;

h) Responder a inquéritos e enviar e/ou atualizar informação relativa à oferta formativa da UBI;

i) Proceder à recolha de notícias publicadas nos órgãos de comunicação (clipping) e efetuar o respetivo tratamento estatístico anual;

j) Responder às solicitações de informação recebidas através dos vários canais, incluindo os pedidos de informação direcionados ao Gabinete de Acesso ao Ensino Superior (GAES);

k) Efetuar a recolha, edição e produção de conteúdos audiovisuais diversos para os vários suportes de divulgação da UBI, internos e externos, incluindo recursos online;

l) Executar trabalhos com recurso a software de imagem, vídeo e áudio.

6 - Ao Gabinete de Marketing, Imagem e Comunicação compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

7 - O Gabinete de Marketing, Imagem e Comunicação pode ser coordenado por um dirigente intermédio de 2.º ou de 3.º grau.

8 - Os Setores podem ser coordenados por dirigentes intermédios de 3.º grau ou técnicos superiores.

Artigo 9.º

Gabinete de Apoio Jurídico

1 - O Gabinete de Apoio Jurídico exerce as suas competências no domínio jurídico e disciplinar de apoio à Equipa Reitoral e Administração, colaborando com os órgãos da UBI e entidades autorizados pelo Reitor, competindo-lhe designadamente:

a) Prestar apoio jurídico, nomeadamente através da elaboração de estudos, informações e pareceres de interesse para a Reitoria e para a Instituição;

b) Instruir ou apoiar a organização de processos do foro disciplinar, inquéritos e averiguações;

c) Colaborar na preparação de instrumentos jurídicos nos quais a universidade seja parte, designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua compatibilização com a lei geral;

d) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamentos, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas;

e) Coordenar as respostas a reclamações;

f) Prestar assessoria jurídica no que se refere a procedimentos ao abrigo do Código dos Contratos Públicos (CCP);

g) Assegurar a divulgação diária, seletiva, dos diplomas publicados com interesse para as atividades da Universidade, bem como a recolha, tratamento e divulgação de legislação, jurisprudência e doutrina relevante para a prossecução das atribuições da UBI;

h) Elaborar e manter uma base de dados de natureza jurídica para apoio ao cabal exercício das competências do Apoio e Assessoria Jurídica e dos membros da Comunidade Académica, cujas funções específicas justifiquem o respetivo acesso.

2 - Ao Gabinete de Apoio Jurídico compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

3 - O Gabinete de Apoio Jurídico pode ser coordenado por um dirigente intermédio de 2.º ou de 3.º grau.

Artigo 10.º

Gabinete de Cibersegurança e Proteção de Dados

1 - O Gabinete de Cibersegurança e Proteção de Dados integra o encarregado da proteção de dados e o responsável pela Cibersegurança.

2 - A estrutura organizativa da UBI integra o Encarregado de Proteção de Dados, nos termos do disposto no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016.

3 - O encarregado de proteção de dados é designado pelo Reitor, podendo ser um membro da equipa reitoral, um docente, um funcionário ou um especialista.

3 - O responsável pela Cibersegurança pode coincidir com o encarregado de proteção de dados, e pode ser um membro da equipa reitoral, um docente, um funcionário ou um especialista.

4 - O Gabinete de Cibersegurança e Proteção de Dados pode ainda integrar um secretariado de apoio.

Artigo 11.º

Gabinete para a Transparência e Prevenção de Riscos de Corrupção

1 - O Gabinete para a Transparência e Prevenção de Riscos de Corrupção é o responsável por monitorizar a aplicação do Manual de Controlo Interno e por coordenar a implementação de recomendações bem como implementar e monitorizar a aplicação do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas e Código de Conduta.

2 - O Gabinete para a Transparência e Prevenção de Riscos de Corrupção é coordenado pelo Responsável pelo Cumprimento do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas e Código de Conduta.

3 - A estrutura organizativa da UBI integra o Responsável pelo Cumprimento do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas e Código de Conduta, conforme o disposto no Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro.

4 - O responsável pela implementação, execução, controlo, cumprimento e revisão do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PPR) e Código de Conduta é designado pelo Reitor, podendo ser um membro da equipa reitoral, um docente, um funcionário ou um especialista.

5 - O responsável pelo cumprimento do PPR e Código de Conduta exerce as suas funções de modo independente, permanente e com autonomia decisória, devendo ser assegurado que dispõe da informação interna e dos meios humanos e técnicos necessários ao bom desempenho da sua função.

6 - O Gabinete para a Transparência e Prevenção de Riscos de Corrupção pode ainda integrar um secretariado de apoio.

Artigo 12.º

Gabinete da Qualidade

1 - O Gabinete da Qualidade exerce as suas competências no domínio da Avaliação Institucional e Acreditação dos Ciclos de Estudo, da Qualidade do Ensino e da Gestão do Sistema Interno de Garantia da Qualidade, em alinhamento com o planeamento estratégico.

2 - Ao Gabinete da Qualidade compete:

a) Assegurar o desenvolvimento, gestão e aplicação dos sistemas de autoavaliação e avaliação institucional na Universidade e promover outros estudos, seja por iniciativa própria ou que lhe sejam superiormente solicitados, no âmbito das suas atribuições e competências;

b) Acompanhar os programas de avaliação da Universidade a realizar pela Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior, European University Association e outras entidades externas;

c) Promover e coordenar a organização dos processos de criação, alteração e avaliação de ciclos de estudos, relatórios de follow-up, assegurar a sua submissão e registo junto das entidades competentes, Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior e Direção-Geral de Ensino Superior, e proceder, se aplicável, à publicação no Diário da República dos respetivos planos de estudos;

d) Colaborar na recolha, análise e interpretação dos indicadores de qualidade do processo de ensino-aprendizagem;

e) Assegurar a implementação e o funcionamento do Sistema Interno de Garantia da Qualidade (SIGQ) na Universidade e definir padrões de alerta relativamente às dimensões de análise fundamentais;

f) Colaborar com os Diretores e Comissões de Curso no sentido de identificar problemas e partilhar estratégias para os resolver;

g) Atualizar base de dados de estruturas curriculares de ciclos de estudos;

h) Assegurar a gestão e a melhoria do SIGQ e planear e coordenar as auditorias internas, acompanhar as auditorias externas, promovendo, com independência técnica, a organização e funcionamento dos serviços, no âmbito do mesmo;

i) Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação dos clientes e outras partes interessadas, dinamizar a aplicação de inquéritos a estudantes e docentes, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos resultados.

j) Fazer a gestão do sistema de Elogios, Sugestões e Reclamações da UBI (Livro Amarelo Eletrónico - LAE), em estreita colaboração com o Gabinete de Apoio Jurídico e a Administração.

3 - Ao Gabinete da Qualidade compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

4 - O Gabinete da Qualidade pode ser coordenado por um dirigente intermédio de 2.º ou de 3.º grau.

Artigo 13.º

Gabinete de Responsabilidade Social

1 - O Gabinete de Responsabilidade Social exerce as suas competências no domínio social, em alinhamento com o planeamento estratégico e com os Objetivos para o Desenvolvimento Sustentável (ODS). Visa contribuir para a promoção da igualdade, da diversidade, da solidariedade e da justiça sociais dentro e fora da academia, sempre que justificável, em estreita articulação e colaboração com outras entidades parceiras da sociedade.

2 - Ao Gabinete de Responsabilidade Social compete:

a) Identificar e mobilizar apoios que permitam dar resposta a necessidades sociais diversas, tais como alimentação, transporte, alojamento, propinas, materiais didáticos, entre outras, de estudantes que se encontram em situação de comprovada carência económica ou com necessidades especiais, contribuindo para combater o abandono e insucesso escolares;

b) Contribuir para a inserção social dos estudantes, em particular, dos que se encontrem em situações de maior vulnerabilidade social;

c) Promover e coordenar o programa de Voluntariado da UBI;

d) Coordenar projetos e programas de cariz social;

e) Divulgar os apoios sociais existentes;

f) Gerir e promover a divulgação e dinamização da Loja Solidária da UBI;

g) Organizar a informação e produzir um relatório relativo à implementação dos ODS na UBI;

h) Promover o desenvolvimento sustentável da Universidade no domínio da área social.

3 - Ao Gabinete de Responsabilidade Social compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

4 - O Gabinete de Responsabilidade Social integra os campos da Responsabilidade Social e da Sustentabilidade Social.

5 - O Gabinete de Responsabilidade Social pode ser coordenado por um dirigente intermédio de 2.º ou de 3.º grau.

Artigo 14.º

Gabinete de Saúde, Apoio Psicológico e Necessidades Educativas e de Saúde Especiais

1 - O Gabinete de Saúde, Apoio Psicológico e Necessidades Educativas e de Saúde Especiais exerce as suas atribuições no apoio e suporte à promoção da saúde física e psicológica, bem como no apoio à identificação e gestão de situações de pessoas com necessidades educativas e de saúde especiais.

2 - O Gabinete de Saúde, Apoio Psicológico e Necessidades Educativas e de Saúde Especiais divide-se em três setores:

a) Apoio médico;

b) Apoio psicológico;

c) Apoio a pessoas com necessidades educativas e de saúde especiais.

3 - Ao Setor de Apoio Médico compete:

a) Disponibilizar aos estudantes e restante comunidade académica serviços de apoio médico e desportivo, através de serviços prestados no Centro de Apoio Médico e Desportivo da UBI;

b) Gerir as marcações no âmbito da Medicina no Trabalho e da Medicina Preventiva e Curativa;

c) Gerir as marcações efetuadas no âmbito de outros serviços de saúde prestados no Centro de Apoio Médico da UBI;

d) Divulgar e dinamizar os serviços disponíveis para a comunidade da UBI no que diz respeito ao apoio e aconselhamento médicos.

4 - Ao Setor de Apoio Psicológico compete:

a) Disponibilizar aos estudantes e restante comunidade académica consultas de apoio psicológico;

b) Promover a intervenção e/ou identificação de situações de crise;

c) Gerir as marcações e o acompanhamento de utentes no âmbito do apoio psicológico;

d) Gerir as marcações efetuadas no âmbito de outros serviços de apoio psicológico prestados pela UBI;

e) Avaliar, acompanhar e promover a inclusão de alunos com necessidades educativas específicas;

f) Divulgar e dinamizar os serviços disponíveis para a comunidade da UBI no que diz respeito ao apoio, acompanhamento e aconselhamento psicológico.

g) Promover o apoio psicopedagógico a alunos com dificuldades de estudo ou de aprendizagem;

h) Dinamizar ações de terapias de grupo e ações de orientação vocacional;

i) Promover workshops/palestras para a promoção da Saúde e Bem-Estar físico e psicológico;

j) Acolher, sempre que possível, alunos para realização de estágios curriculares ou recém-licenciados para realização de estágios profissionalizantes.

5 - Ao Setor de Apoio a Pessoas com Necessidades Educativas e de Saúde Especiais compete:

a) Efetuar a receção de estudantes com necessidades educativas e de saúde específicas;

b) Organizar e analisar pedidos de estudantes que requeiram o estatuto de estudante com necessidades educativas específicas com vista à obtenção do referido estatuto;

c) Esclarecer e prestar apoio aos estudantes com necessidades educativas e de saúde específicas e aos seus docentes;

d) Fornecer informações acerca dos tipos de apoios e serviços disponíveis na UBI para estudantes com necessidades educativas e de saúde específicas;

e) Articular os apoios necessários com outros serviços internos e/ou externos.

6 - Ao Gabinete de Saúde, Apoio Psicológico e Necessidades Educativas e de Saúde Especiais compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

7 - O Gabinete de Saúde, Apoio Psicológico e Necessidades Educativas e de Saúde Especiais pode ser coordenado por um dirigente intermédio de 2.º ou de 3.º grau. 8 - Os Setores podem ser coordenados por dirigentes intermédios de 3.º grau ou técnicos superiores.

Artigo 15.º

Gabinete de Inovação Pedagógica

1 - O Gabinete de Inovação Pedagógica tem por missão a melhoria dos processos de ensino e aprendizagem, apoiar a exploração e aplicação de novos métodos pedagógicos e contribuir para a excelência educativa da Universidade.

2 - Ao Gabinete de Inovação Pedagógica compete:

a) Acompanhar a evolução, promover e disseminar práticas de ensino e aprendizagem inovadoras;

b) Estimular a melhoria do ensino e da aprendizagem;

c) Apoiar o desenvolvimento profissional dos docentes e a sua formação orientada para o ensino;

d) Dinamizar, apoiar ou conceber projetos de exploração de novos métodos pedagógicos no contexto específico de unidades curriculares ou das Unidades Orgânicas;

e) Elaborar e coordenar programas de formação dos docentes da UBI;

f) Participar em parcerias e redes (multi)disciplinares centradas nas atividades docentes.

g) Promover e estimular a produção e adequação de conteúdos de elevada qualidade para o suporte digital;

h) Dinamizar contextos de formação e aprendizagem, potenciadores do desenvolvimento de uma formação integral dos estudantes.

3 - Ao Gabinete de Inovação Pedagógica compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

4 - O Gabinete de Inovação Pedagógica pode ser coordenado por um dirigente intermédio de 2.º ou de 3.º grau.

Artigo 16.º

Gabinete de Apoio à Investigação, Inovação e Desenvolvimento

1 - O Gabinete de Apoio à Investigação, Inovação e Desenvolvimento exerce as suas atribuições no suporte à atividade de investigação e gestão administrativa e financeira de projetos de Investigação e Desenvolvimento (I&D), bem como às atividades de desenvolvimento científico e tecnológico da Universidade, de transferência de conhecimento e sua valorização económica e, ainda, de gestão e valorização da propriedade intelectual.

2 - O Gabinete de Apoio à Investigação, Inovação e Desenvolvimento divide-se em três setores:

a) Apoio à Investigação e Projetos;

b) Gestão de Incentivos à Investigação e Projetos;

c) Transferência de Tecnologia, Inovação e Propriedade Intelectual.

3 - Ao Setor de Apoio à Investigação e Projetos compete:

a) Apoiar e fornecer apoio técnico e de interface aos investigadores e à coordenação das Unidades de I&D, no que diz respeito ao desenvolvimento das suas atividades, assim como à disseminação e comunicação de ciência;

b) Identificar, sistematizar e difundir a informação relativa a oportunidades de financiamento, de âmbito regional, nacional e internacional, considerando entidades financiadoras públicas ou privadas;

c) Fornecer apoio técnico aos investigadores e às unidades de investigação na elaboração e formalização de candidaturas a projetos;

d) Apoiar tecnicamente a elaboração de candidaturas a projetos institucionais, nos quais a UBI seja entidade promotora ou parceira;

e) Desenvolver projetos e políticas de atração e retenção do talento e reconhecimento do mérito, contribuindo para a valorização dos recursos humanos dedicados à I&D.

4 - Ao Setor de Gestão de Incentivos à Investigação e Projetos compete:

a) Divulgar informação relativa a normas de gestão de projetos (co)financiados, considerando as entidades financiadoras públicas ou privadas, de âmbito regional, nacional ou internacional;

b) Fornecer apoio técnico aos investigadores e às unidades de investigação na gestão de projetos (co)financiados;

c) Garantir a gestão administrativa, económica e financeira de projetos e atividades de I&D nos quais a UBI seja entidade promotora ou parceira.

5 - Ao Setor de Transferência de Tecnologia, Inovação e Propriedade Intelectual compete:

a) Fomentar a ligação da Universidade à sociedade, promovendo a criação de redes nacionais e internacionais e a transferência de conhecimento e tecnologia;

b) Assegurar o licenciamento da propriedade industrial e promover a comercialização dos resultados de I&D.

6 - Ao Gabinete de Apoio à Investigação, Inovação e Desenvolvimento compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

7 - O Gabinete de Apoio à Investigação, Inovação e Desenvolvimento pode ser coordenado por um dirigente intermédio de 2.º ou 3.º grau.

8 - Os Setores podem ser coordenados por dirigentes intermédios de 3.º grau ou técnicos superiores.

Artigo 17.º

Gabinete de Internacionalização e Cooperação

1 - O Gabinete de Internacionalização e Cooperação exerce as suas competências no domínio da internacionalização e da cooperação institucional tendo como principal missão promover e reforçar a internacionalização do ensino e a mobilidade académica.

2 - O Gabinete de Internacionalização e Cooperação divide-se em dois setores:

a) Apoio à Internacionalização;

b) Apoio à Cooperação.

3 - Ao Setor de Apoio à Internacionalização compete:

a) Desenvolver as ações necessárias à mobilidade de estudantes, docentes e funcionários, nelas se incluindo: os acordos de intercâmbio com instituições; a relação com os coordenadores de mobilidade dos departamentos; e, a preparação da documentação de suporte à mobilidade;

b) Promover, apoiar e acompanhar a mobilidade de estudantes, docentes e funcionários, nacionais e estrangeiros.

4 - Ao Setor de Apoio à Cooperação compete:

a) Apoiar as ações de cooperação da Universidade;

b) Desenvolver as ações necessárias à candidatura e implementação de ações e projetos de cooperação institucional, nelas se incluindo a candidatura e a implementação de atividades e projetos de geometria variável, da tipologia de cooperação institucional.

c) Estabelecer contactos e desempenhar o papel de interlocutor junto dos vários organismos nacionais e estrangeiros do seu âmbito de ação;

d) Recolher e tratar informação sobre programas/iniciativas de cooperação e mobilidade académica, respetivas linhas de financiamento e procedimentos de candidatura.

5 - Ao Gabinete de Internacionalização e Cooperação compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

6 - O Gabinete de Internacionalização e Cooperação pode ser coordenado por um dirigente intermédio de 2.º ou de 3.º grau.

7 - Os Setores podem ser coordenados por dirigentes intermédios de 3.º grau ou técnicos superiores.

Artigo 18.º

Gabinete de Empreendedorismo, Saídas Profissionais e Alumni

1 - O Gabinete de Empreendedorismo, Saídas Profissionais e Alumni tem como missão apoiar e acelerar o processo de transição de estudantes e recém-graduados da UBI para o mercado de trabalho, a sensibilização e capacitação da comunidade académica para a temática do empreendedorismo como alternativa viável de carreira profissional, a gestão e o fortalecimento das relações com os Alumni, bem como o acompanhamento do seu percurso profissional, no sentido de contribuir para a consolidação do prestígio da UBI.

2 - Ao Gabinete de Empreendedorismo, Saídas Profissionais e Alumni compete:

a) Desenvolver ações de fomento da capacidade empreendedora dos alunos, nas vertentes de projetos, workshops, oficinas de empreendedorismo, concursos de ideias, consultórios individualizados, entre outros;

b) Disponibilização de documentação de apoio ao empreendedorismo e ao empreendedor (manuais de empreendedorismo, modelos de negócio, etc.);

c) Promover contactos e protocolos de cooperação com empresas e outras organizações que possibilitem a realização de estágios aos estudantes e graduados da UBI;

d) Manter atualizada uma base de dados de ofertas de estágios, disponível online;

e) Produzir os dados relativos à inserção e evolução profissional dos diplomados da UBI;

f) Apoiar o desenvolvimento de ações formativas que aumentem a empregabilidade dos alunos (ex.: liderança e gestão de equipas);

g) Gerir e atualizar uma plataforma colaborativa, para efeitos de registo de contactos, dados e testemunhos dos Alumni;

h) Estabelecer e manter relações de comunicação e fidelização com os Alumni;

i) Dinamizar a rede de fundadores e parceiros;

j) Providenciar a comunicação de iniciativas e benefícios para os Alumni, a nível nacional e internacional.

3 - Ao Gabinete de Empreendedorismo, Saídas Profissionais e Alumni compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

4 - O Gabinete de Empreendedorismo, Saídas Profissionais e Alumni pode ser coordenado por um dirigente intermédio de 2.º ou 3.º grau.

Artigo 19.º

Serviços Académicos

1 - Os Serviços Académicos têm a seu cargo a gestão administrativa dos processos de académicos e desenvolvem a sua ação nos domínios pedagógico administrativos, da vida escolar dos estudantes, da concessão de graus e títulos académicos, prestando um suporte de qualidade em todas as matérias conexas.

2 - Os Serviços Académicos organizam-se em quatro áreas:

a) Atendimento e Matrículas;

b) Certificação e Registos;

c) Processos Académicos e Pós-Graduações;

d) Concursos de Docentes, Atos Académicos e Reconhecimentos.

3 - À área de Atendimento e Matrículas compete:

a) Garantir um atendimento personalizado;

b) Receber e encaminhar para os serviços adequados toda a documentação e ou requerimentos apresentados por candidatos e ou estudantes que exijam despacho superior;

c) Informar e prestar esclarecimentos sobre os processos do domínio académico, designadamente os relativos a matrículas, inscrições, transição de ano, candidaturas de reingresso, mudança de curso, transferência e concursos especiais, equivalências, regimes especiais de frequência, prémios escolares, diplomas, cartas de curso e suplementos ao diploma;

d) Organizar as matrículas e inscrições em todos os ciclos de estudo conferentes de grau e nas pós-graduações e nos cursos não conferentes de grau;

e) Garantir a permanente atualização da informação divulgada no balcão virtual dos serviços;

f) Assegurar a parametrização anual do sistema informático no domínio da gestão de propinas, taxas e emolumentos e de gestão de candidaturas de toda a oferta formativa da UBI;

g) Assegurar o processo de candidatura aos ciclos de estudo conferentes de grau e pós-graduações da universidade;

h) Rececionar, validar e arquivar as listas de seriação dos candidatos aos ciclos de estudo conferentes de grau e pós-graduações da UBI.

4 - À área de Certificação e Registos compete:

a) Monitorizar e validar as matrículas e inscrições em ciclos de estudo conferentes de grau e pós-graduações;

b) Assegurar a parametrização do sistema informático para a realização das matrículas/inscrições e apoiar a matrícula/inscrição dos estudantes;

c) Organizar e manter atualizado o arquivo dos processos individuais dos estudantes, em suporte físico e digital;

d) Validar e arquivar as pautas de avaliação;

e) Organizar o processo relativo à atribuição das bolsas de mérito e prémios;

f) Gerir percursos escolares de estudantes para a conclusão dos cursos e ciclos de estudo;

g) Proceder ao registo de todos os atos respeitantes ao processo escolar individual dos estudantes, incluindo as creditações atribuídas;

h) Emitir diplomas, certidões, declarações e cartas de curso, cartas doutorais, cartas de agregação e atos que constem dos processos e não sejam de natureza reservada;

i) Proceder à inserção das atividades extracurriculares realizadas pelos estudantes no suplemento ao diploma.

5 - À área de Processos Académicos e Pós-Graduações compete:

a) Rececionar o processo académico das unidades curriculares;

b) Assegurar a parametrização anual do sistema informático para a gestão de candidaturas de 2.º e 3.º ciclos, estudantes internacionais e cursos não conferentes de grau;

c) Assegurar o apoio técnico especializado nas candidaturas ao 2.º e 3.º ciclo, estudantes internacionais e pós-graduações;

d) Rececionar, validar e arquivar as listas de seriação dos candidatos ao 2.º e 3.º ciclo, estudantes internacionais e pós-graduações;

e) Proceder ao encaminhamento das provas requeridas;

f) Preparar os dados estatísticos necessários ao apoio à gestão, bem como prestar toda a informação solicitada.

6 - À área de Concursos Docentes, Atos Académicos e Reconhecimentos compete:

a) Assegurar os procedimentos administrativos relativos à realização de provas académicas de doutoramento e agregação e respetivos secretariados;

b) Apoiar tecnicamente, coordenar e proceder à tramitação administrativa dos processos respeitantes a concursos de pessoal docente e investigador;

c) Coordenar e proceder à tramitação administrativa dos processos respeitantes a equivalências, reconhecimento de habilitações e registo de graus académicos;

d) Assegurar os procedimentos administrativos relativos à concessão de graus e títulos académicos honoríficos;

e) Realizar todo o expediente relativo às inerentes publicações oficiais em conformidade com as suas atribuições.

7 - Aos Serviços Académicos compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

8 - Os Serviços Académicos podem ser coordenados por um dirigente intermédio de 1.º ou 2.º grau.

9 - As áreas podem ser coordenadas por dirigentes intermédios de 3.º grau ou técnicos superiores.

Artigo 20.º

Serviços Técnicos

1 - Os Serviços Técnicos exercem as suas competências nos domínios da gestão e manutenção do edificado, espaços exteriores e equipamentos e da gestão da segurança e do ambiente.

2 - Os Serviços Técnicos organizam-se em três áreas:

a) Infraestruturas e Construções;

b) Manutenção e Sustentabilidade;

c) Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho.

3 - À área de Infraestruturas e Construções compete:

a) Promover a elaboração dos planos de desenvolvimento das instalações e seu equipamento, de acordo com as orientações traçadas pelos órgãos competentes para o efeito e em respeito pela legislação vigente na matéria;

b) Lançar, acompanhar, coordenar e fiscalizar o desenvolvimento de projetos e obras de remodelação, reabilitação ou requalificação das instalações e equipamentos existentes;

c) Desenvolver propostas de pequenos projetos de arquitetura, mantendo o arquivo dos projetos atualizado;

d) Assegurar e promover as ações relativas aos procedimentos de responsabilidade técnica quanto à manutenção e exploração das canalizações de águas e esgotos, carpintarias, construção civil, espaços exteriores (incluindo jardinagem) e espaços interiores (limpeza), bem como proceder à inspeção e verificação periódica das instalações, nos termos legais aplicáveis.

4 - À área de Manutenção e Sustentabilidade compete:

a) Planear, gerir e acompanhar os projetos de especialidade elétrica (incluindo instalações de produção e armazenamento de energia elétrica), telecomunicações e sistemas de aquecimento, ventilação e Ar Condicionado (AVAC);

b) Assegurar a verificação dos consumos de eletricidade, gás e água e, no contexto da sustentabilidade, elaborar os relatórios de eficiência energética em conformidade com a legislação vigente, propondo medidas de melhoria e garantindo a sua implementação;

c) Assegurar e promover as ações relativas aos procedimentos de responsabilidade técnica quanto à manutenção dos sistemas de AVAC, postos de transformação e infraestruturas elétricas e de telecomunicações, geradoras de emergência e sistemas de elevação.

5 - À área de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho compete:

a) Implementar procedimentos no âmbito das disposições sobre saúde, higiene e segurança das instalações e equipamentos de uso geral, incluindo controlo de intrusão, acessos, circulação e estacionamento;

b) Zelar pela segurança dos bens, edifícios, pessoas e espaços, através da preparação, coordenação e desenvolvimento de ações de planificação de segurança e vigilância, e conceber, estruturar e propor medidas de prevenção e proteção;

c) Organizar e assegurar os serviços de apoio de segurança e vigilância, higiene e limpeza, desinfestações e recolha de resíduos;

d) Coordenar a elaboração do plano de emergência das instalações e criar condições para a sua operacionalização.

6 - Aos Serviços Técnicos compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

7 - Os Serviços Técnicos podem ser coordenados por um dirigente intermédio de 1.º ou de 2.º grau.

8 - As áreas podem ser coordenadas por dirigentes intermédios de 3.º grau ou técnicos superiores.

Artigo 21.º

Serviços de Informática

1 - Os Serviços de Informática exercem as suas competências nos domínios da informática, dos sistemas de informação e das comunicações. Estes serviços apoiam a definição das políticas e estratégias no campo das suas áreas de atuação, ou executam as políticas, estratégias e projetos no domínio digital que lhes forem cometidas pela gestão. Ajudam também a desenhar e executar, quando aplicável, e em articulação com o Gabinete de Cibersegurança e Proteção de Dados e o Responsável pela Proteção de Dados, a estratégia, procedimentos e boas práticas em matérias de segurança informática.

2 - Os Serviços de Informática organizam-se em quatro áreas:

a) Microinformática e Suporte;

b) Redes e Comunicações;

c) Sistemas;

d) Desenvolvimento.

3 - À área de Microinformática e Suporte compete:

a) Assegurar a gestão e assistência técnica de todos os equipamentos, aplicações e recursos informáticos geridos pelos Serviços de Informática;

b) Assegurar o estabelecimento e monitorização de acordos de nível de serviço com os utilizadores, garantindo o atendimento e apoio técnico associado à instalação de novas aplicações, gestão de incidentes, problemas e pedidos de alterações através do Serviço de Helpdesk;

c) Escalar/hierarquizar os incidentes e pedidos que não possam ser solucionados pelo Helpdesk dentro dos prazos acordados;

d) Manter atualizada a documentação técnica e funcional;

e) Manter registo atualizado de todo o software e hardware existente e sob responsabilidade destes serviços;

f) Coordenar todos os protocolos institucionais e licenciamentos de software e hardware sob a responsabilidade destes serviços;

g) Assegurar a gestão do equipamento informático, definindo políticas de aquisição, inventariação, abate e transferências internas;

h) Monitorizar de forma regular e preventiva a segurança informática existente;

i) Garantir a formação necessária à utilização pela comunidade académica dos sistemas de informação;

j) Monitorizar e gerir a qualidade das atividades desenvolvidas bem como da satisfação dos utilizadores;

k) Apoiar, no âmbito das respetivas competências, a concretização de projetos de investigação e cooperação promovidos pela Universidade.

4 - À área de Redes e Comunicações compete:

a) Assegurar, manter e zelar pelo bom funcionamento da infraestrutura tecnológica instalada sob responsabilidade da área;

b) Garantir a operacionalidade, compatibilidade, consistência, atualidade, fiabilidade e manutenção das conectividades internas e externas;

c) Monitorizar permanentemente as vulnerabilidades de segurança informática descobertas sob a responsabilidade da área, avaliando o seu impacto na Universidade e sugerindo, atempadamente, soluções apropriadas;

d) Monitorizar de forma regular e preventiva a segurança informática da rede de dados da Universidade;

e) Manter atualizado o registo de todo o software e hardware existente e sob responsabilidade da área;

f) Propor e supervisionar tecnicamente os processos de aquisição da responsabilidade da Área;

g) Apoiar, no âmbito das respetivas competências, a concretização de projetos de investigação e cooperação promovidos pela Universidade;

h) Monitorizar e gerir a qualidade das atividades desenvolvidas;

i) Apoiar, no âmbito das respetivas competências, a concretização de projetos de investigação e cooperação promovidos pela Universidade.

5 - À área de Sistemas compete:

a) Garantir a elevada disponibilidade das aplicações instaladas pelos Serviços de Informática na Universidade;

b) Administrar, explorar, monitorizar e atualizar, garantindo níveis elevados de segurança, desempenho e disponibilidade, o hardware e software instalado no centro de dados da universidade;

c) Promover a atualização e evolução gradual das infraestruturas tecnológicas físicas e lógicas de acordo com os recursos financeiros disponibilizados;

d) Garantir a realização e conservação de cópias de segurança do sistema de informação de acordo com os procedimentos e normas estabelecidos;

e) Propor e supervisionar tecnicamente os processos de aquisição da responsabilidade da Área;

f) Elaborar instruções e normas de procedimento relativas à utilização de equipamentos e serviços sob a responsabilidade da Área;

g) Monitorizar de forma regular e preventiva a segurança informática existente;

h) Apoiar, no âmbito das respetivas competências, a concretização de projetos de investigação e cooperação promovidos pela Universidade.

6 - À área de Desenvolvimento compete:

a) Planear, conceber, desenvolver e manter aplicações, em resposta a necessidades transversais identificadas na estrutura da Universidade, cuja concretização esteja a cargo destes serviços;

b) Assegurar o desenvolvimento e testes das aplicações de acordo com as normas técnicas internas e as melhores práticas do mercado de sistemas/tecnologias de informação;

c) Garantir a administração de bases de dados transversais à universidade;

d) Manter atualizadas e assegurar a evolução das arquiteturas internas de tecnologias de informação;

e) Assegurar a gestão de projetos de reformulação e reengenharia de processos nos sistemas de informação;

f) Executar as ações necessárias para uma eficaz gestão de alterações de acessos e dados ao nível dos sistemas de informação;

g) Garantir a integração dos sistemas de informação desenvolvidos pelos Serviços de Informática com as aplicações adquiridas a entidades externas;

h) Garantir a manutenção, ou desenvolvimento de novas funcionalidades, de aplicações adquiridas a entidades externas, sempre que seja exequível;

i) Criar e gerir conteúdos de texto, áudio e vídeo para sítios web e/ou outro tipo de media online;

j) Monitorizar e gerir a qualidade das atividades desenvolvidas;

l) Apoiar, no âmbito das respetivas competências, a concretização de projetos de investigação e cooperação promovidos pela Universidade.

7 - Aos Serviços de Informática compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

8 - Os Serviços de Informática podem ser coordenados por um dirigente intermédio de 1.º ou de 2.º grau.

9 - As áreas podem ser coordenadas por dirigentes intermédios de 2.º ou 3.º grau.

Artigo 22.º

Serviços Administrativos

1 - Os Serviços Administrativos são serviços estruturantes e transversais das atividades da Universidade e são coordenados pelo Administrador, nos termos do previsto na alínea c) do n.º 1 do artigo 4.º do presente regulamento, podendo este ser coadjuvado por um Diretor de Serviços, para os demais efeitos equiparado a cargo de direção intermédia de 1.º grau.

2 - Os Serviços Administrativos compreendem os seguintes Gabinetes e Divisões:

a) Gabinete de Apoio à Administração;

b) Gabinete de Gestão Documental e de Processos;

c) Gabinete de Gestão Financeira e Controlo Interno;

d) Divisão de Recursos Humanos;

e) Divisão de Recursos Financeiros;

f) Divisão de Aprovisionamento e Património.

3 - Os Serviços Administrativos integram ainda o Apoio Operacional, que podem ser coordenados por um encarregado operacional ou coordenador técnico e aos quais compete dar o apoio operacional às estruturas orgânicas e órgãos de gestão, nomeadamente para na realização de eventos e tarefas de manutenção e conservação de instalações.

Artigo 23.º

Gabinete de Apoio à Administração

1 - Ao Gabinete de Apoio à Administração compete coadjuvar nas funções que estão cometidas ao Administrador e à Administração, designadamente:

a) Assegurar o apoio ao Administrador com informações e elaboração de pareceres e estudos sobre quaisquer assuntos no âmbito das suas atribuições;

b) Participar na preparação das reuniões dos conselhos de gestão, bem como o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informações e à preparação de reuniões dos órgãos de gestão da Universidade e outras reuniões nas quais o Administrador participe;

c) Organizar e coordenar a agenda do Administrador;

d) Proceder à divulgação de informações e documentos que lhe seja cometido pelo Administrador;

e) Apoiar a realização de eventos promovidos ou participados pela Administração;

f) Exercer outras atividades que lhe sejam cometidas pelo Administrador ou o Reitor.

2 - O Gabinete da Apoio à Administração integra um Secretariado que assegura todo o apoio técnico e operacional necessário ao exercício das competências previstas no n.º 1.

3 - O Secretariado desempenha ainda outras funções que lhe sejam cometidas pelo Administrador.

4 - O Secretariado é coordenado pelo Secretário do Gabinete de Apoio à Administração, cujas funções são exercidas por trabalhador integrado na categoria de Técnico Superior, Coordenador Técnico ou Assistente Técnico.

Artigo 24.º

Gabinete de Gestão Documental e de Processos

1 - O Gabinete de Gestão Documental e de Processos exerce as suas competências no âmbito da organização e tramitação do expediente e correspondência da Universidade e gestão da documentação, dos processos e do arquivo.

2 - O Gabinete de Gestão Documental e de Processos organiza-se em dois setores:

a) Expediente;

b) Gestão Documental e Arquivo.

3 - Ao Setor de Expediente compete:

a) Assegurar os registos de entrada, saída e encaminhamento da correspondência da Universidade;

b) Assegurar a distribuição interna e externa da correspondência e do correio da Universidade.

4 - Ao Setor de Gestão Documental e Arquivo compete:

a) Coordenar, organizar, definir e acompanhar os circuitos de gestão documental e de processos;

b) Definir e controlar os prazos de conservação administrativa da documentação;

c) Assegurar a gestão de processos de eliminação e/ou de conservação da documentação;

d) Coordenar a organização do arquivo administrativo e contabilístico;

e) Organizar e coordenar a implementação e atualização do manual de procedimentos;

f) Elaborar informações sobre assuntos da sua área de atuação.

5 - Ao Gabinete de Gestão Documental e de Processos compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

6 - O Gabinete de Gestão Documental e de Processos pode ser coordenado por um dirigente intermédio de 2.º ou 3.º grau.

7 - Os Setores podem ser coordenados por dirigentes intermédios de 3.º grau ou técnicos superiores.

Artigo 25.º

Gabinete de Gestão Financeira e Controlo Interno

1 - O Gabinete de Gestão Financeira e Controlo Interno exerce as suas atribuições nos domínios da organização e da qualidade dos serviços na perspetiva da desburocratização, simplificação e eliminação de formalismos.

2 - Ao Gabinete de Gestão Financeira e Controlo Interno compete designadamente:

a) Proceder a atividades de controlo interno, de modo a avaliar a organização, funcionamento, fiabilidade e qualidade dos sistemas de controlo interno;

b) Garantir a conformidade legal, estatutária e regulamentar, e assegurar o cumprimento, das políticas e decisões da UBI;

c) Providenciar informações regulares sobre a contingência de atividades da UBI;

d) Analisar os resultados das auditorias externas, nomeadamente as de cariz financeiro;

e) Conceber, desenvolver e aplicar o Manual de Controlo Interno e assegurar o reporte da informação relacionada aos diversos órgãos de gestão, nomeadamente ao Gabinete para a Transparência e Prevenção de Riscos de Corrupção;

f) Preparar dados estatísticos e informação no domínio do controlo de gestão bem como indicadores e relatórios de análise, de forma a permitir o controlo e a avaliação do processo de gestão;

g) Desenvolver um sistema de gestão de risco para a UBI;

h) Promover o metódico e eficiente seguimento das atividades, a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a preparação de informação financeira;

i) Assegurar que os processos permitem uma avaliação dos perfis de risco das atividades desenvolvidas nas diferentes unidades/subunidades orgânicas, centros e serviços da UBI;

j) Elaborar análises económico-financeiras;

k) Controlar o sistema contabilístico que identificar analiticamente os custos e proveitos associados às unidades/subunidades orgânicas, centros, serviços e projetos da UBI;

l) Assegurar o controlo das operações no ciclo autorização/aprovação/execução e registo, de acordo com os critérios estabelecidos;

m) Apoiar a otimização dos sistemas contabilísticos;

n) Controlar os elementos contabilísticos para a elaboração de balanços e demonstração de resultados para encerramento de contas;

o) Apoiar em outros processos de avaliação e mitigação dos riscos.

3 - Ao Gabinete Gestão Financeira e Controlo Interno compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

4 - O Gabinete Gestão Financeira e Controlo Interno pode ser coordenado por um dirigente intermédio de 2.º ou 3.º grau.

Artigo 26.º

Divisão de Recursos Humanos

1 - A Divisão de Recursos Humanos exerce as suas competências no domínio das políticas internas de gestão de recursos humanos, promovendo e assegurando a eficácia das ações inerentes, designadamente as adequadas à integração, desenvolvimento e reforço de competências dos trabalhadores, bem como de aplicação de medidas de gestão das carreiras e de valorização dos recursos humanos.

2 - A Divisão de Recursos Humanos organiza-se em dois setores:

a) Pessoal;

b) Vencimentos.

3 - Ao Setor de Pessoal compete:

a) Organizar e promover a instrução e tramitação administrativa dos processos relativos a recrutamento, seleção de funcionários, provimento e contratação, bem como à promoção, progressão, mobilidade, exoneração, cessação de contratos, e aposentação do pessoal de toda a universidade;

b) Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos, designadamente através da manutenção atualizada do processamento de abonos e descontos, trabalho extraordinário, deslocações em serviço, gestão dos processos individuais, entre outros;

c) Instruir os processos relativos a acumulação de funções, faltas e licenças;

d) Gerir os mapas de pessoal;

e) Instruir os processos relativos à avaliação do desempenho de funcionários;

f) Elaborar os contratos do pessoal e termos de posse dos dirigentes;

g) Organizar e manter atualizado o cadastro do pessoal;

h) Emitir as certidões legalmente exigíveis ou requeridas, declarações e notas de tempo de serviço do pessoal;

i) Proceder à inscrição nos sistemas de segurança social do pessoal a prestar serviço na Universidade;

j) Elaborar o mapa de pessoal e o balanço social, bem como outros elementos destinados a publicações da Universidade;

k) Realizar estudos de descrição, análise e especificação de funções de funcionários, com vista à definição dos perfis correspondentes aos postos de trabalho;

l) Propor e implementar, em articulação com o Centro de Formação e Interação UBI Tecido Empresarial e o Gabinete de Inovação Pedagógica, a política de formação, desenvolvimento de competências e gestão do conhecimento, com vista a garantir a valorização profissional dos trabalhadores.

4 - Ao Setor de Vencimentos compete:

a) Processar os vencimentos e outros abonos do pessoal;

b) Elaborar guias e relações para entrega ao Estado e outras entidades das importâncias e descontos que lhes são devidos;

c) Inserir nas plataformas das diversas entidades informação sobre pessoal docente e funcionários;

d) Colaborar na elaboração do projeto de orçamento, no balanço social e ainda na prestação de informação às várias unidades e subunidades orgânicas;

e) Assegurar a prestação de informação através da declaração anual e da declaração de rendimentos.

5 - À Divisão de Recursos Humanos compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

6 - A Divisão de Recursos Humanos pode ser coordenada por um dirigente intermédio de 2.º grau.

7 - Os Setores podem ser coordenados por dirigentes intermédios de 3.º grau ou técnicos superiores.

Artigo 27.º

Divisão de Recursos Financeiros

1 - A Divisão de Recursos Financeiros exerce as suas competências nos domínios da gestão financeira, numa perspetiva de gestão patrimonial e orçamental, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política definida.

2 - A Divisão de Recursos Financeiros organiza-se em três setores:

a) Contabilidade Geral;

b) Tesouraria;

c) Gestão Orçamental.

3 - Ao Setor de Contabilidade Geral compete:

a) Proceder aos registos contabilísticos das receitas e despesas nas vertentes orçamental, patrimonial e analítica;

b) Elaborar a informação e peças contabilísticas periódicas de apoio ao Conselho de Gestão e Administração;

c) Análise da evolução dos encargos em consumos com vista à sustentabilidade social, ambiental e financeira;

d) Preparar processos de autorização de pagamento para aprovação do Conselho de Gestão;

e) Registo e controlo de atividades inerentes às prestações de serviços ao exterior;

f) Emitir a faturação de serviços e bens ao exterior;

g) Controlar as contas correntes de devedores e credores;

h) Processar as declarações de entrega do IVA e garantir o cumprimento das demais obrigações fiscais;

i) Registar os processos de reembolso da ADSE e outro expediente afeto à Contabilidade;

j) Elaborar reconciliações bancárias das várias contas;

k) Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento de verbas;

l) Organizar a conta de gerência e submetê-la à apreciação do Conselho de Gestão;

m) Manter atualizado o arquivo do serviço.

4 - Ao Setor de Tesouraria compete:

a) Proceder à arrecadação e registo de receitas e ao pagamento de despesas, devidamente autorizadas, nos termos legais;

b) Assegurar a coerência entre os valores existentes e os valores registados diariamente;

c) Garantir o controlo dos movimentos realizados em contas bancárias;

d) Elaborar mensalmente o resumo das receitas arrecadadas das várias fontes de financiamento para informação ao Conselho de Gestão.

5 - Ao Setor de Gestão Orçamental compete:

a) Proceder ao registo da informação orçamental no que se refere ao cabimento e assunção de compromissos;

b) Elaborar projetos de orçamentos e relatórios legalmente previstos e proceder às necessárias alterações;

c) Acompanhar a execução financeira do orçamento das várias unidades e subunidades orgânicas;

d) Solicitar a transferências de fundos;

e) Controlar a gestão orçamental com reporte às entidades tutelares com a periodicidade exigida legalmente;

f) Elaborar relatórios financeiros.

6 - À Divisão de Recursos Financeiros compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

7 - A Divisão de Recursos Financeiros pode ser coordenada por um dirigente intermédio de 2.º grau.

8 - Os Setores podem ser coordenados por dirigentes intermédios de 3.º grau ou técnicos superiores.

Artigo 28.º

Divisão de Aprovisionamento e Património

1 - A Divisão de Aprovisionamento e Património exerce as suas competências nos domínios do aprovisionamento e gestão de stocks e do património, estabelecendo objetivos de atuação a partir da política definida e organiza-se em dois setores:

2 - A Divisão de Aprovisionamento e Património organiza-se em dois setores:

a) Aprovisionamento e Gestão de Stocks;

b) Gestão do Património.

3 - Ao Setor de Aprovisionamento e Gestão de Stocks compete:

a) Promover a tramitação e acompanhar todos os procedimentos de contratação pública, designadamente de aquisição de bens e serviços e de empreitadas, assegurando a conformidade legal dos procedimentos;

b) Assegurar a publicitação de contratos públicos no respetivo portal;

c) Controlar a vigência dos contratos de prestação de serviços, assegurando o prazo necessário para a sua renovação ou cancelamento;

d) Organizar os processos de aquisição de material de uso corrente necessário ao normal funcionamento da instituição;

e) Manter atualizado o registo dos contratos plurianuais nos termos da legislação vigente.

f) A organização administrativa e física dos stocks de material de uso corrente necessário ao normal funcionamento da instituição;

g) Planear as necessidades de stocks;

h) Gerir e controlar stocks, designadamente o desenvolvimento das ações de gestão administrativa, económica e física dos stocks;

i) Garantir o controlo e a avaliação dos bens e a prestação de serviços;

j) Promover a racionalidade das encomendas de forma a minimizar as existências e os custos de posse de stocks.

3 - Ao Setor de Gestão do Património compete:

a) Organizar o cadastro e manter atualizado o registo e inventário de todos os bens do património móvel e imóvel da UBI, nos termos da legislação aplicável;

b) Promover os processos de abate ou alienação de bens, assegurando o cumprimento dos requisitos legais;

c) Manter atualizado o inventário do património.

4 - À Divisão de Aprovisionamento e Património compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

5 - A Divisão de Aprovisionamento e Património pode ser coordenada por um dirigente intermédio de 2.º grau.

6 - Os Setores podem ser coordenados por dirigentes intermédios de 3.º grau ou técnicos superiores.

Artigo 29.º

Apoio Operacional

1 - Ao Apoio Operacional compete dar o apoio operacional às estruturas orgânicas e órgãos de gestão, nomeadamente para a realização de eventos e tarefas de manutenção e conservação de instalações.

2 - O Apoio Operacional é coordenado nos termos do previsto na alínea c) do n.º 1 do artigo 3.º do presente regulamento e pode ser dirigido por um encarregado operacional ou coordenador técnico.

Artigo 30.º

Secretariados de Faculdades e Departamentos

1 - As Faculdades e os Departamentos dispõem de serviços administrativos de apoio à sua atividade, denominados Secretariados.

2 - Os Secretariados das Faculdades são dirigidos por um Secretário, cargo de direção intermédia de 2.º grau, na dependência hierárquica do Presidente da Faculdade.

3 - Ao Secretário da Faculdade compete:

a) Orientar e coordenar a atividade do secretariado, de acordo com as diretivas do Presidente da Faculdade;

b) Dirigir os funcionários que lhe estejam afetos;

c) Garantir a conformidade legal em todos os procedimentos associados à realização de despesas e assegurar a articulação com o Administrador e a Administração;

d) Assistir tecnicamente os órgãos da Faculdade;

e) Elaborar e promover estudos, pareceres e informações relativos à Faculdade;

f) Recolher, sistematizar, tratar e divulgar a informação e legislação com interesse para a atividade da Faculdade;

g) Informar e submeter a despacho do Presidente da Faculdade todos os assuntos relativos a questões de natureza técnica;

h) Exercer as demais atribuições que lhe forem cometidas por despacho do Reitor, ou que lhe sejam delegadas pelo Presidente da Faculdade;

i) Fazer a gestão global de projetos de I&D, em articulação com o Gabinete de Apoio à Investigação, Inovação e Desenvolvimento, se aplicável, prestações de serviços e outros centros de custos.

4 - Aos Secretariados dos Departamentos compete:

a) Assegurar o apoio técnico ao Secretário da Faculdade e ao Presidente do Departamento, com prestação de informações e elaboração de documentos e estudos sobre quaisquer assuntos no âmbito das suas atribuições;

b) Auxiliar na preparação de reuniões departamentais, bem como o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informações;

c) Proceder à divulgação de informações e documentos que lhe seja cometido pelo Presidente da Faculdade, o Presidente do Departamento e/ou pelo Secretário da Faculdade;

d) Apoiar a realização de eventos promovidos ou participados pela Faculdade e/ou Departamento;

e) Exercer outras atividades que lhe sejam cometidas superiormente.

5 - Aos Secretariados das Faculdades e Secretariados dos Departamentos compete ainda executar outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas superiormente.

Artigo 31.º

Reestruturação de Gabinetes e Divisões

1 - São reestruturados os seguintes Gabinetes e Divisões:

a) O Gabinete de Apoio ao Reitor é reestruturado, dando origem ao Gabinete do Reitor;

b) O Gabinete de Relações Públicas é reestruturado, dando origem ao Gabinete de Marketing, Imagem e Comunicação;

c) A Assessoria Jurídica é reestruturada, dando origem ao Gabinete de Apoio Jurídico;

d) O Gabinete de Inovação e Desenvolvimento é reestruturado, dando origem ao Gabinete de Apoio à Investigação, Inovação e Desenvolvimento;

e) O Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais e o Gabinete Alumni são reestruturados, dando origem ao Gabinete de Internacionalização e Cooperação e ao Gabinete Empreendedorismo, Saídas Profissionais e Alumni;

f) A Divisão Financeira é reestruturada, dando origem à Divisão de Recursos Financeiros;

g) A Divisão de Economato e Património é reestruturada, dando origem à Divisão de Aprovisionamento e Património.

CAPÍTULO IV

Disposições Finais

Artigo 32.º

Norma revogatória

Com a entrada em vigor do presente regulamento, é revogado o Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior, aprovado pelo Despacho n.º 12501/2014, publicado no Diário da República, 2.º série, n.º 196, de 10 de outubro e alterado pelo Despacho n.º 7127/2015, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 124, de 29 de junho e pelo Despacho n.º 12373/2016, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 197, de 13 de outubro.

Artigo 33.º

Integração de lacunas e legislação subsidiariamente aplicável

1 - As dúvidas e as omissões suscitadas pela aplicação do presente regulamento são resolvidas por despacho do Reitor.

2 - Aplicar-se-á subsidiariamente o Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, bem como o Código do Procedimento Administrativo e demais legislação em vigor sobre matérias não reguladas especificamente pelo presente regulamento.

Artigo 34.º

Organograma dos Serviços da Universidade da Beira Interior O Organograma dos Serviços da Universidade da Beira Interior é o constante no Anexo II ao presente Regulamento.

Artigo 35.º

Entrada em vigor e Produção de efeitos

1 - Sem prejuízo do disposto no número seguinte, o presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

2 - A entrada em vigor do presente regulamento não prejudica as comissões de serviço do pessoal dirigente dos serviços existentes àquela data, nem a contagem dos respetivos prazos, bem como as coordenações técnicas vigentes.

ANEXO I

(a que se refere o artigo 5.º, n.º 3)

(ver documento original)

ANEXO II

(a que se refere o artigo 34.º, n.º 1)

(ver documento original)

28 de julho de 2023. - O Reitor, Mário Lino Barata Raposo.

316678925