Resolução n.º 112/2001 (2.ª série), de 5 de setembro

Resolução n.º 112/2001 (2.ª série). - Por resolução da secção permanente do senado, em sua reunião de 27 de Julho de 2001, foram aprovados os seguintes regulamentos orgânicos e quadros da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto:

CAPÍTULO I

Natureza e âmbito de aplicação

Artigo 1.º

A presente deliberação estabelece a regulamentação orgânica dos serviços da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto, bem como os respectivos quadros, competências e formas de recrutamento e provimento do pessoal não docente.

CAPÍTULO II

Dos serviços - Estrutura orgânica

Artigo 2.º

São serviços da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto:

a) A Secretaria;

b) A Tesouraria;

c) A Biblioteca;

d) O Gabinete de Relações Públicas e de Apoio ao Aluno.

SECÇÃO I

Secretaria

Artigo 3.º

1 - A Secretaria desenvolve as suas actividades nos domínios do expediente, dos assuntos académicos, dos recursos humanos e da administração económico-financeira e patrimonial e compreende a Direcção de Serviços Académicos e de Recursos Humanos, a Direcção de Serviços Financeiros e Patrimoniais e a Divisão de Infra-Estruturas e Manutenção.

2 - A Direcção de Serviços Académicos e de Recursos Humanos é dirigida por um director de serviços e compreende a Divisão de Alunos e de Recursos Humanos e a Secção de Expediente e Arquivo.

3 - A Direcção de Serviços Financeiros e Patrimoniais é dirigida por um director de serviços e compreende a Divisão de Contabilidade e Património e o Gabinete de Projectos.

Artigo 4.º

1 - A Divisão de Alunos e de Recursos Humanos é dirigida por um chefe de divisão e compreende os seguintes serviços:

a) Gabinete de Pós-Graduação;

b) Secção de Alunos;

c) Secção de Recursos Humanos.

2 - Ao Gabinete de Pós-Graduação compete:

a) Organizar as provas académicas (mestrado e doutoramento);

b) Organizar e preparar os processos relativos à atribuição de prémios escolares;

c) Organizar e preparar processos relativos aos cursos de mestrado e outros de pós-graduação, designadamente quanto a candidaturas e inscrições, frequência e aproveitamento final;

d) Organizar os processos de equivalência de habilitações;

e) Elaborar editais e avisos relativos a matrículas, inscrições e pagamento de propinas;

f) Proceder ao registo, em livros próprios, em fichas ou em suportes informáticos, de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos;

g) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos de pós-graduação;

h) Preparar e elaborar certidões de mestrado e cursos de especialização;

i) Preparar elementos relativos a esses alunos para responder a solicitações do Instituto Nacional de Estatística e dos órgãos competentes do Ministério da Educação e, ainda, os destinados a publicações da Universidade do Porto ou outras.

3 - À Secção de Alunos compete:

a) Prestar informações sobre as condições de ingresso e frequência na Faculdade;

b) Elaborar os editais e avisos relativos a matrículas, inscrições, transferências, reingressos, mudanças de curso, habilitações especiais e pagamento de propinas;

c) Executar os serviços respeitantes a matrículas, inscrições, transferências, reingressos e mudanças de curso;

d) Proceder ao registo, em livros próprios, em fichas ou em suportes informáticos, de todos os actos respeitantes à vida escolar dos alunos;

e) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos individuais dos alunos;

f) Preparar os curricula escolares dos alunos para efeitos de informação final;

g) Passar certidões de matrícula, inscrição, frequência e outras relativas a actos e factos que constem do arquivo e não sejam de natureza reservada;

h) Preparar elementos relativos a alunos para responder a solicitações do Instituto Nacional de Estatística e dos órgãos competentes do Ministério da Educação e ainda os destinados a publicações da Universidade do Porto ou outras.

4 - À Secção de Recursos Humanos compete:

a) Organizar e movimentar os processos relativos a recrutamento, selecção, provimento e formação, bem como a promoção, recondução, transferência, exoneração, rescisão de contratos, demissão e aposentação de pessoal;

b) Proceder à inscrição do pessoal da Faculdade na segurança social;

c) Organizar e movimentar os processos relativos a bolseiros e a equiparados a bolseiros;

d) Instruir os processos relativos a acumulações, faltas, licenças e acidentes em serviço;

e) Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares;

f) Elaborar os mapas de faltas e licenças do pessoal e as listas de antiguidade;

g) Organizar e manter actualizado um banco de dados relativo ao cadastro do pessoal;

h) Passar certidões e declarações de tempo de serviço do pessoal exigidas por lei;

i) Elaborar o mapa das alterações mensais e enviá-lo para a Reitoria para efeitos de vencimentos;

j) Conferir a folha de vencimentos mensal em função das alterações introduzidas;

k) Assegurar em geral todas as demais tarefas respeitantes ao pessoal.

Artigo 5.º

À Secção de Expediente e Arquivo compete:

a) Assegurar o expediente geral;

b) Assegurar o registo e a distribuição pelos serviços da correspondência e outros documentos da Faculdade;

c) Assegurar a gestão do arquivo, mantendo os processos devidamente organizados e actualizados;

d) Auxiliar na construção de políticas que tornem a circulação documental mais racional e eficiente;

e) Promover a recuperação de documentos degradados, procedendo à sua reprodução e evitando assim o seu extravio;

f) Facilitar a consulta de toda a informação necessária aos vários serviços;

g) Organizar e assegurar a manutenção do arquivo geral.

Artigo 6.º

1 - Adstrito à Direcção de Serviços Académicos e de Recursos Humanos funciona o Gabinete de Relações Públicas e de Apoio ao Aluno, orientado pelo funcionário de categoria mais elevada nele colocado.

2 - Compete ao Gabinete de Relações Públicas e de Apoio ao Aluno:

a) Distribuir a informação escrita relativa a cursos da Faculdade, relatórios de actividades, catálogos de exposições e programas de realizações;

b) Organizar, em colaboração com os órgãos competentes da Faculdade, iniciativas destinadas a divulgar a índole dos cursos, actividades de investigação ou de desenvolvimento e os serviços à comunidade;

c) Colaborar na procura, por parte dos alunos, de alojamento, ocupação temporária ou em tempo parcial, estágios ou empregos;

d) Divulgar informações que possam facilitar a aquisição de instrumentos de trabalho e o acesso a actividades culturais;

e) Manter contactos com os diplomados pela Faculdade, informando-os da evolução da sua escola e auscultando as suas necessidades de aperfeiçoamento ou reciclagem.

Artigo 7.º

1 - A Divisão de Contabilidade e Património é dirigida por um chefe de divisão e compreende as seguintes secções:

a) Secção de Contabilidade;

b) Secção de Conta;

c) Secção de Economato e Património.

2 - À Secção de Contabilidade compete:

a) Executar a escrituração respeitante à contabilidade da Faculdade;

b) Informar os processos no que respeita à legalidade e ao cabimento de verba;

c) Elaborar as guias e as relações para entrega ao Estado ou a outras entidades das importâncias de retenções na fonte de impostos, do IVA e de quaisquer outras que lhes pertençam e lhes sejam devidas;

d) Elaborar as requisições de fundos;

e) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter à apreciação e aprovação do conselho administrativo;

f) Emitir as facturas decorrentes das prestações de serviço à comunidade;

g) Elaborar todos os mapas e listagens relacionados com a facturação;

h) Organizar o processo relativo ao IVA e preencher a declaração periódica;

i) Apurar a receita própria inscrita em contas de ordem e elaborar a respectiva guia, para a Tesouraria proceder à entrega da receita ao Tesouro dentro dos prazos legais;

j) Distribuir a receita própria pelos diferentes centros de custo da Faculdade;

k) Manter actualizados os centros de custo com a receita gerada e a despesa efectuada;

l) Colaborar no fecho da conta de gerência;

3 - À Secção de Conta compete:

a) Elaborar o projecto de orçamento;

b) Coordenar os processos de gestão orçamental;

c) Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de transferências de verbas;

d) Conferir a folha de cofre proveniente da Tesouraria e arquivar os documentos de acordo com as orientações do Tribunal de Contas;

e) Fazer a reconciliação bancária;

f) Elaborar todos os mapas de prestação de contas da Faculdade;

g) Elaborar, mensalmente, os balancetes financeiros para o conselho administrativo;

h) Organizar a conta de gerência a submeter a julgamento do Tribunal de Contas;

4 - À Secção de Economato e Património compete:

a) Assegurar o apetrechamento dos serviços, organizando e promovendo os processos de aquisição, nos termos das disposições legais vigentes;

b) Controlar e garantir as existências mínimas do material de uso corrente indispensável ao regular funcionamento dos serviços;

c) Organizar os processos de locação e de aquisição de imóveis e de eventual alienação de bens móveis ou imóveis;

d) Zelar pela conservação e adequada gestão do equipamento dos serviços centrais e organizar os respectivos processos de manutenção, conservação ou reparação;

e) Organizar os processos de aquisição de viaturas, nos termos das disposições legais vigentes;

f) Centralizar todos os elementos relativos a viaturas e preencher os mapas a enviar à Direcção-Geral do Património;

g) Garantir e manter actualizada a base de dados com todos os contratos celebrados pela Faculdade;

h) Garantir e manter actualizada a base de dados de fornecedores;

i) Manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis dos serviços.

Artigo 8.º

Ao Gabinete de Projectos compete:

a) Dar apoio técnico de natureza administrativo-financeira na elaboração de propostas de candidatura no que respeita a projectos de investigação de financiamento nacional e às intervenções dos diferentes fundos estruturais, nomeadamente FSE, PRAXIS/FEDER, INTERREG/FEDER e União Europeia; planear o programa anual e plurianual de receitas e despesas;

b) Assegurar a organização administrativa e financeira dos projectos, acompanhando a respectiva execução;

c) Proceder às acções e aos registos necessários em termos de classificação e cabimento das despesas;

d) Organizar e promover os pedidos de pagamento de saldos;

e) Elaborar informações e pareceres de carácter económico e financeiro no âmbito dos projectos;

f) Elaborar todos os mapas e listagens de natureza financeira no âmbito dos projectos;

g) Organizar e manter actualizada uma base de dados com informações sobre programas nacionais e internacionais, através do estabelecimento de contactos com outras entidades;

Artigo 9.º

1 - Adstrita à Direcção de Serviços Financeiros e Patrimoniais funciona uma Tesouraria, orientada por um tesoureiro, à qual compete:

a) Dar entrada na Tesouraria a todas as receitas por que é responsável o conselho administrativo;

b) Efectuar os pagamentos aprovados ou autorizados pelo conselho administrativo e ainda os respeitantes aos benefícios sociais;

c) Devolver diariamente aos serviços competentes a documentação respeitante aos pagamentos efectuados;

d) Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;

e) Transferir para os cofres do Estado, dentro dos prazos legais, as respectivas receitas, em conformidade com as guias ou relações organizadas pelos serviços;

f) Manter rigorosamente actualizados os registos da Tesouraria, de modo a ser possível verificar em qualquer momento a exactidão dos fundos em cofre e em depósito;

g) Propor a melhor aplicação de fundos, nomeadamente no que se refere ao capital de base associado aos prémios escolares, atentos a legislação em vigor e os regulamentos específicos;

h) Guardar e gerir os montantes do fundo de maneio dos serviços centrais;

i) Manter um registo e um rigoroso controlo sobre as operações de Tesouraria que eventualmente ocorram.

2 - Por despacho do presidente do conselho directivo, será designado o funcionário que, sob proposta do tesoureiro e parecer favorável do director de serviços, deverá substituí-lo nas suas faltas e impedimentos.

Artigo 10.º

1 - A Divisão de Infra-Estruturas e Manutenção é dirigida por um chefe de divisão.

2 - Compete à Divisão de Infra-Estruturas e Manutenção:

a) Zelar pela manutenção das instalações e dos equipamentos comuns da Faculdade;

b) Zelar pelo cumprimento das determinações relativas a segurança das instalações, pessoal e equipamento;

c) Promover a execução de obras de conservação/reparação ou de simples arranjo das instalações;

d) Promover os concursos de adjudicação de obras, de acordo com a legislação em vigor;

e) Acompanhar, coordenar e fiscalizar a execução das obras;

f) Proceder à elaboração dos autos de recepção provisória e definitiva das obras adjudicadas;

g) Emitir pareceres, em parceria com a Secção de Economato e Património, sobre a aquisição ou alienação de bens imóveis;

h) Organizar e assegurar serviços de apoio, designadamente comunicações, parques de estacionamento, segurança e limpeza;

i) Organizar e assegurar um serviço de manutenção preventiva e correctiva para os edifícios da Faculdade;

j) Propor e implementar as medidas necessárias ao cumprimento da legislação em vigor sobre higiene e segurança no trabalho;

k) Propor e manter operacional um plano de emergência para situações de catástrofe em cada um dos edifícios da Faculdade.

SECÇÃO II

Biblioteca

Artigo 11.º

1 - A Biblioteca é dirigida por um chefe de divisão.

2 - Compete à Biblioteca:

a) Cooperar com serviços e instituições afins tendo em vista a troca de informações e a partilha de recursos disponíveis;

b) Organizar catálogos de monografias e publicações periódicas existentes na escola e promover a sua integração nas redes e sistemas de informações sectoriais;

c) Desenvolver actividades de informação documental na escola;

d) Proceder ao estudo e avaliação das necessidades dos utilizadores.

CAPÍTULO III

Dos quadros e do pessoal

Artigo 12.º

1 - O quadro do pessoal dirigente, técnico superior, de informática, técnico, técnico-profissional, administrativo, operário e auxiliar da Faculdade é o constante do mapa anexo à presente deliberação.

2 - Por deliberação do conselho directivo, precedida de parecer do conselho científico no caso de pessoal técnico superior e técnico adstrito a actividades científicas, serão definidas as quotas do pessoal referido no número anterior a afectar a cada departamento e estabelecimento dependente.

3 - A afectação do pessoal às unidades orgânicas será efectuada, a requerimento do funcionário ou por conveniência do serviço, por despacho do presidente do conselho directivo, ouvidos os presidentes ou directores do ou dos departamentos ou estabelecimentos envolvidos.

Artigo 13.º

Ao recrutamento e provimento nos lugares previstos no artigo anterior é aplicável a lei geral ou especial sobre carreiras, salvo o disposto nas seguintes alíneas:

a) Os lugares de director de serviços e de chefe de divisão serão providos por despacho do reitor, sob proposta do presidente do conselho directivo da Faculdade e nos ternos do disposto no Estatuto do Pessoal Dirigente da Função Pública;

b) Os lugares de auxiliar de manutenção serão providos de acordo com as normas aplicáveis à carreira de auxiliar administrativo, prevista no Decreto-Lei n.º 404-A/98, de 18 de Dezembro.

CAPÍTULO IV

Disposições finais e transitórias

Artigo 14.º

1 - O pessoal actualmente provido em lugares dos quadros aprovados pela resolução n.º 23/96/PL, do senado da Universidade do Porto, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 204, de 3 de Setembro de 1996, transita para os lugares do quadro anexo à presente deliberação, para a mesma carreira e categoria ou para a carreira e categoria em que foram integrados na sequência da reestruturação de carreiras definida pelo Decreto-Lei n.º 404-A/98, de 18 de Dezembro.

2 - Os concursos de pessoal que estejam a decorrer à data da entrada em vigor da presente resolução mantêm a respectiva validade.

3 - Os titulares da categoria de chefe de repartição são reclassificados em técnicos superiores de 1.ª classe, nos termos do artigo 18.º do Decreto-Lei n.º 404-A/98, de 18 de Dezembro, com a redacção dada pela Lei n.º 44/99, de 11 de Junho.

4 - O pessoal dirigente provido à data da entrada em vigor da presente resolução cuja direcção de serviços não sofreu alteração de nível transita para o serviço que lhe sucedeu, designadamente:

O director de Serviços Académicos e de Pessoal, para a Direcção de Serviços Académicos e de Recursos Humanos;

O director de Serviços Económico-Financeiros e Patrimoniais, para a Direcção de Serviços Financeiros e Patrimoniais.

A referida transição não altera a duração da comissão de serviço dos respectivos dirigentes, mantendo-se a contagem do respectivo prazo desde o início da comissão de serviço nos cargos correspondentes às anteriores unidades orgânicas.

Artigo 15.º

A presente deliberação entra em vigor a partir do dia 1 do mês seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

(ver documento original)

6 de Agosto de 2001. - O Reitor, J. Novais Barbosa.