Aviso n.º 12615/2023, de 3 de julho

Aviso n.º 12615/2023

Regulamento de Desbaste e Abate do Centro de Documentação e Biblioteca da Escola Superior de Enfermagem de Lisboa

Preâmbulo

O presente regulamento foi objeto de consulta pública pelo prazo de 30 dias úteis, ao abrigo do artigo 99.º e seguintes do código do procedimento administrativo, Decreto-Lei n.º 4/2015, de 1 de julho de 2015.

A política de eliminação é, à semelhança da política de aquisição, fundamental no desenvolvimento das coleções do Centro de Documentação e Biblioteca (CDB) da Escola Superior de Enfermagem de Lisboa (ESEL).

Este regulamento pretende estabelecer critérios claros e transparentes que orientarão qualquer tomada de decisão que se relacione com o desbaste e abate na coleção desta Instituição de Ensino Superior, respeitando os critérios de preservação de obras históricas ou com potencial histórico, garantindo a aplicação de políticas de desenvolvimento da coleção consistentes com a missão e os valores da ESEL.

A coleção da biblioteca é um recurso dinâmico que requer uma entrada constante de novos materiais e a saída de documentos em mau estado, desatualizados ou sem procura, de forma a garantir que continua a ser relevante para a comunidade e que mantém a qualidade que uma Biblioteca de Ensino Superior precisa.

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Âmbito

O presente regulamento tem por finalidade estabelecer as normas e princípios gerais do procedimento de desbaste e abate do acervo do Centro de Documentação e Biblioteca (CDB) da Escola Superior de Enfermagem de Lisboa (ESEL) de acordo com os Estatutos da ESEL.

Artigo 2.º

Conceitos

Entende-se por:

1 - Desbaste - o procedimento técnico de avaliação e seleção crítica de documentos, com base em critérios materiais e intelectuais, que permite retirar temporária ou definitivamente parte da coleção ativa da biblioteca, para semiativo. Os documentos que cumpram os requisitos para eliminação definitiva deverão ser considerados diretamente para abate, sem que para tal tenham de passar por esta fase.

2 - Abate - o procedimento técnico de avaliação e seleção crítica de documentos, com base em critérios materiais e intelectuais, com vista à retirada da coleção ativa ou semiativa e respetiva eliminação definitiva.

CAPÍTULO II

Critérios

Artigo 3.º

Critérios gerais para desbaste

Definem-se como critérios gerais de desbaste e envio para semiativo os seguintes:

1 - As primeiras edições, com valor histórico, independentemente do uso, e sempre que existam edições mais atuais;

2 - Edições anteriores cujo número de exemplares mais atual se mostre insuficiente e cuja atualização não esteja prejudicada e, como tal, ainda sejam consultadas;

3 - Documentos com valor histórico, independentemente do estado de conservação, que não possam ser substituídos por se encontrarem fora do circuito comercial;

4 - Documentos com elevado número de exemplares cuja consulta seja residual, mantendo-se na coleção geral apenas o número de exemplares que se considere suficiente;

5 - Livros não consultados nos últimos 5 anos;

6 - Fascículos de periódicos com data de edição superior a três anos;

7 - CDs e DVs sem utilização nos últimos 3 anos.

Artigo 4.º

Critérios gerais para abate de livros, periódicos e recursos eletrónicos

Definem-se como critério gerais para abate anual:

1 - Documentos danificados sem possibilidade ou interesse de recuperação;

2 - Documentos desatualizados e sem valor histórico;

3 - Documentos inadequados às temáticas da biblioteca e que foram incorporados sem uma seleção prévia;

4 - Documentos duplicados, obras com número excessivo de exemplares em relação à procura;

5 - Obras em línguas inacessíveis;

6 - Suportes ilegíveis nos equipamentos tecnológicos atuais, sem possibilidade ou interesse de conversão.

Artigo 5.º

Critérios específicos para o abate de livros

Definem-se, ainda, os seguintes critérios específicos para o abate de livros:

1 - Livros não utilizados nos últimos 10 anos e sem valor histórico;

2 - Edições antigas de um mesmo livro, desde que existam exemplares suficientes da edição mais atual, devendo ser conservadas duas edições em semiativo.

Artigo 6.º

Critérios específicos para o abate de periódicos

O abate de periódicos para além de obedecer aos critérios referidos no artigo 4.º deve ainda avaliar:

1 - A disponibilidade dos títulos em formato digital e em livre acesso;

2 - A disponibilidade dos periódicos nacionais em formato impresso, não específicos da área de enfermagem, adquiridos por oferta e que estejam disponíveis em formato digital em livre acesso;

3 - Números avulsos bem como coleções muito incompletas, salvo casos de excecional interesse, serão também indicados para abate.

Artigo 7.º

Critérios específicos para abate de recursos eletrónicos, CDs e DVDs

1 - O abate dos recursos eletrónicos, CDs, DVDs e vídeos, obedece aos critérios gerais do abate, enunciados no artigo 4.º;

2 - Recursos eletrónicos não utilizados nos últimos 5 anos e sem valor histórico.

CAPÍTULO III

Procedimentos técnicos

Artigo 8.º

Procedimentos

A coleção alvo de desbaste e ou abate deve ser avaliada a partir dos critérios enumerados nos artigos 3, 4, 5, 6, 7 e 8, recorrendo-se para isso:

1 - À análise de dados estatísticos fornecidos pelo software de gestão bibliográfica e ao conhecimento que as/os técnicas/os têm das necessidades das/os utilizadoras/es e do desenvolvimento do acervo de acordo com a atualização editorial;

2 - À elaboração de mapas para propostas de envio para semiativo e para propostas para abate que contemplem os seguintes itens:

a) Periodicidade da operação;

b) Definição das áreas temáticas;

c) Dados bibliográficos (autoria, título e data da publicação), valor e data de aquisição e justificação;

d) Destino: envio para semiativo ou abate

3 - À indicação dos procedimentos a seguir quanto ao registo bibliográfico no catálogo e à identificação no próprio documento.

Artigo 9.º

Instrução do Processo para desbaste

A instrução do processo para desbaste a que se refere o presente regulamento é da responsabilidade do CDB a quem compete a preservação, enriquecimento e o tratamento técnico do património bibliográfico e documental da ESEL devendo ser constituído com:

1 - A informação dos serviços e respetivos pareceres dos/as dirigentes do CDB;

2 - O mapa nos termos do artigo 8.

Artigo 10.º

Comissão técnica para abate

1 - A competência para a validação dos recursos a abater cabe à comissão técnica nomeada pelo/a Presidente da ESEL ouvido o Conselho Técnico-Científico (CTC) da ESEL;

2 - A comissão é composta por 4 elementos propostos pelo CTC e 1 elemento do CDB

3 - Cabe à comissão técnica lavrar ata da decisão e da sua fundamentação.

Artigo 11.º

Instrução do processo para abate

A operacionalização do processo para abate a que se refere o presente regulamento é da responsabilidade do CDB a quem compete a preservação, enriquecimento e o tratamento técnico do património bibliográfico e documental da ESEL devendo ser constituído com:

1 - A informação dos serviços e respetivos pareceres dos/as dirigentes do CDB;

2 - O mapa nos termos do artigo 8;

3 - A ata da comissão técnica;

4 - A proposta da minuta de auto de abate.

Artigo 12.º

Processo de abate

1 - A informação é remetida para o/a Presidente da ESEL que tem a competência estatutária para decidir o abate nos termos do presente regimento;

2 - Após a decisão final os documentos são retirados das estantes;

3 - Os registos de existência dos documentos são eliminados da base de dados;

4 - Os exemplares alienados serão tratados e destinados conforme deliberação do/a Presidente.

CAPÍTULO IV

Disposições finais

Artigo 13.º

Alterações

A alteração ao presente regulamento é da competência do/a Presidente da ESEL, respeitando os Estatutos da ESEL bem como a demais legislação em vigor.

Artigo 14.º

Omissões

Naquilo em que o presente regulamento for omisso, vigoram os princípios e regras gerais do Direito, e, se aplicável, com as necessárias adaptações, o disposto no Código do Procedimento Administrativo.

Artigo 15.º

Entrada em Vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte após a sua publicação.

29 de maio de 2023. - O Presidente da Escola Superior de Enfermagem de Lisboa, João Carlos Barreiros dos Santos.

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