Despacho n.º 10732/2017, de 11 de dezembro

Despacho n.º 10732/2017

O Decreto-Lei n.º 4/2012, de 16 de janeiro, definiu a natureza, missão, atribuições e o modelo de organização interna da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, abreviadamente designada por SGPCM, tendo a Portaria n.º 79/2012, de 27 de março, fixado a estrutura nuclear e respetivas competências, bem como o limite máximo de unidades orgânicas flexíveis e a dotação máxima de chefes de equipa multidisciplinar.

Neste contexto, pelo Despacho n.º 8282/2012, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 118, de 20 de junho de 2012, foi criada a Divisão de Arquivos e definidas as respetivas competências.

O atual processo de reestruturação dos sistemas de informação da SGPCM, num contexto de modernização administrativa e de desmaterialização e melhoria contínua de processos, veio, no entretanto, colocar exigências tecnológicas acrescidas no que se refere à interoperabilidade técnica dos seus sistemas de informação e processos arquivísticos: interoperabilidade para a Gestão Documental, promovendo-a no contexto da Administração Pública, mediante a utilização de regras comuns para a classificação de documentos (MEF - Macroestrutura Funcional), aplicação de uma estrutura meta informação comum na identificação dos documentos (MIP - Meta informação para a Interoperabilidade) e utilização da plataforma de interoperabilidade da Administração Pública (iAP).

Construímos assim um modelo que visa otimizar a componente informática já existente na SGPCM, agrupando a gestão da documentação e informação técnicas com a coordenação dos sistemas de informação e comunicação, assegurando maior eficácia e eficiência.

Assim, nos termos das disposições conjugadas da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro, alterada e republicada pelas Leis n.º 51/2005, de 30 de agosto, n.º 64-A/2008, de 31 de dezembro, n.º 3-B/2010, de 28 de abril, e republicada pela Lei n.º 64/2011, de 22 de dezembro, e do n.º 5 do artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro com a redação atual dada pelo Decreto-Lei n.º 116/2011, de 5 de dezembro, tendo ainda presente o estabelecido no artigo 7.º da Portaria n.º 79/2012, de 27 de março, na redação atual introduzida pelo artigo 2.º da Portaria n.º 323/2013, de 31 de outubro, determino:

1 - A extinção da unidade orgânica flexível Divisão de Arquivos, criada pelo artigo 2.º do Despacho n.º 8282/2012, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 118, de 20 de junho;

2 - A criação da Divisão de Arquivos e Sistemas de Informação, abreviadamente designada por DASI, unidade orgânica flexível que funciona na dependência do Secretário-Geral, ou em quem este venha a delegar, com as seguintes competências:

a) No âmbito da gestão da documentação e informação técnicas:

i) Dar resposta aos pedidos de informação relacionados com a documentação de utilização não corrente à guarda da SGPCM;

ii) Inventariar e descrever documentação não corrente da Secretaria-Geral, dos Gabinetes e das entidades no âmbito da PCM;

iii) Assegurar a gestão do arquivo corrente, intermédio e definitivo da SGPCM;

iv) Garantir a preservação e a conservação da documentação com valor probatório e ou histórico;

v) Criar instrumentos de gestão integrada dos arquivos, tais como manuais, guias, plano de classificação, tabela de avaliação e seleção de documentos, interoperabilidade semântica e Plano de Preservação Digital;

vi) Promover boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos da PCM e proceder à recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores;

vii) Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas em matéria documental e de informação jurídica e técnica.

b) No âmbito da coordenação dos sistemas de informação e comunicação:

i) Definir os requisitos a que devem obedecer os sistemas de comunicações e informáticos da SGPCM;

ii) Racionalizar os recursos e as infraestruturas tecnológicas existentes, assegurando a seleção, aquisição, instalação e funcionamento dos sistemas informáticos, bem como a gestão do seu ciclo de vida;

iii) Assegurar a administração, manutenção e atualização da rede informática, incluindo o software de base e as bases de dados, e garantir a sua segurança física, a da informação residente, bem como a sua ligação a outras redes;

iv) Efetuar e acompanhar o desenvolvimento de requisitos de novas aplicações ou alterações;

v) Gestão e acompanhamento de projetos a implementar na área de tecnologias da informação e comunicação;

vi) Análise funcional dos processos envolvendo a área de tecnologias da informação e comunicação e correspondente produção de normas para a sua implementação.

vii) Organizar e gerir a distribuição, implantação e instalação dos recursos informáticos, em conformidade com as necessidades dos serviços, apoiando os utilizadores e assegurando a correta utilização dos equipamentos;

viii) Assegurar a gestão de contratos com os prestadores externos e o cumprimento dos níveis de serviço contratualizados;

ix) Manter atualizado o cadastro dos equipamentos informáticos e do software, em articulação com a Direção de Serviços de Património e Aquisições.

3 - Face à criação desta nova unidade orgânica flexível torna-se necessário nomear, de imediato, o respetivo dirigente a fim de ser assegurado o normal e desejável funcionamento dos serviços.

4 - Assim, ao abrigo do disposto nos números 1 e 2 do artigo 27.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de Janeiro, na sua redação atual, designo, em regime de substituição, para o cargo de Chefe de Divisão de Arquivos e Sistemas de Informação da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, a licenciada Célia dos Santos Nunes, técnica superior do mapa de pessoal da Reitoria da Universidade de Lisboa - Serviços Centrais.

5 - A designada tem o perfil pretendido para prosseguir as atribuições e objetivos do serviço e é dotada da necessária competência e aptidão para o exercício do cargo, conforme resulta da nota curricular anexa ao presente despacho.

6 - O presente despacho entra em vigor no dia 1 de dezembro de 2017.

13 de novembro de 2017. - O Secretário-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, David João Varela Xavier.

ANEXO

Nota curricular

Licenciatura em Informática de Gestão pela Universidade Autónoma de Lisboa.

Exerceu funções de Coordenadora do Núcleo de Gestão de Sistemas de Informação, da Área de Aplicações e Sistemas de Informação, do Departamento de Informática na Reitoria da Universidade de Lisboa - Serviços Centrais, desde 1 de março de 2016 até à presente data;

Exerceu funções de Dirigente Intermédio de 3.º Grau em Regime de Substituição, do Núcleo de Gestão de Sistemas de Informação da Área de Aplicações e Sistemas de Informação do Departamento de Informática dos Serviços Centrais da Universidade de Lisboa, desde 13 de novembro de 2013 até 29 de fevereiro 2016;

Exerceu funções de Coordenador no Núcleo de Planeamento e Análise de processos, da Área de Sistemas de Informação dos Serviços Tecnológicos da Universidade de Lisboa;

Exerceu funções de coordenação dos Grupos de Apoio Técnico às aplicações Financeira, Recursos Humanos e Académica;

Desempenhou funções de consultadoria em várias entidades privadas;

Exerceu funções de conceção, desenvolvimento e implementação de soluções informáticas para seguros;

Prestou serviços no departamento de Informática na Companhia de Seguros Império.

Estagiária na TAP, Transportes Aéreos Portugueses no Serviço de Engenharia de Sistemas da Direção de Informática e Telecomunicações;

Tem participado em vários cursos de formação de que se destacam diferentes "Certificados", em que obteve aprovação.

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