Despacho n.º 3818/2019, de 5 de abril

Despacho n.º 3818/2019

A Portaria n.º 78/2019, de 14 de março, aprovou a nova estrutura nuclear da Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA), reforçando assim, num novo ciclo de desenvolvimento estratégico das políticas de gestão de recursos humanos, os três domínios de intervenção da sua missão: formação, recrutamento e inovação.

Mantendo a referida Portaria o limite máximo de unidades orgânicas flexíveis, importa, no desenvolvimento da nova estrutura orgânica nuclear, adequar a estrutura orgânica flexível. Assim, considerando o disposto no artigo 7.º da Portaria n.º 78/2019, de 14 de março e o consagrado na alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro, conjugado com o artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, ambos na sua atual redação, determino o seguinte:

1 - Na Direção de Serviços de Formação e Qualificação (DSFQ), são criadas as seguintes unidades orgânicas flexíveis:

a) Divisão de Apoio à Gestão da Formação (DAGF);

b) Divisão de Qualificação e Avaliação da Formação (DQAF).

1.1 - Compete à Divisão de Apoio à Gestão da Formação:

a) Planear a atividade prestadora de serviços de formação, em consonância com a política para a formação e desenvolvimento profissional dos trabalhadores da Administração Pública;

b) Desenhar e executar ações de formação, com percursos formativos e outras iniciativas de aprendizagem, em áreas estratégicas de formação profissional;

c) Conceber e executar programas de formação, com percursos formativos e outras iniciativas de aprendizagem, para necessidades transversais e específicas dos órgãos e serviços;

d) Propor o Programa de Formação do INA, procedendo à sua divulgação em articulação com a DCRP;

e) Definir, em resposta a solicitações dos órgãos e serviços da Administração Pública, ações de formação à medida, alinhadas com as respetivas necessidades de formação;

f) Avaliar a formação prestada pelo INA, enquanto entidade formadora;

g) Reportar a atividade formativa do INA.

1.2 - Compete à Divisão de Qualificação e Avaliação da Formação:

a) Elaborar uma proposta de plano de ação anual, no âmbito do Programa Qualifica AP;

b) Contribuir para a avaliação anual do Programa Qualifica AP, em articulação com a Agência Nacional para a Qualificação e o Ensino Profissional, I. P.;

c) Analisar criticamente as propostas de criação de centros especializados para a qualificação dos trabalhadores - Centros Qualifica AP - nas diversas áreas governativas, sustentando a tomada de decisão;

d) Assegurar a atividade inerente ao Centro Qualifica AP - INA;

e) Propor áreas estratégicas e medidas de política para a formação e desenvolvimento profissional dos trabalhadores da Administração Pública;

f) Desenhar, propor, difundir e promover a implementação de metodologias e instrumentos de planeamento, execução e avaliação da formação pelos órgãos e serviços da Administração Pública;

g) Propor um sistema de indicadores estruturante da elaboração, pelos órgãos e serviços da Administração Pública, dos relatórios de gestão da formação;

h) Elaborar o Relatório de Gestão da Formação na Administração Pública, caracterizando e monitorizando os processos de gestão da formação adotados pelos órgãos e serviços da Administração Pública, as ações desenvolvidas e os resultados obtidos, e propondo estratégias e ações de melhoria contínua;

i) Promover a avaliação do impacto da formação nos órgãos e serviços da Administração Pública;

j) Monitorizar a oferta formativa das entidades formadoras nas áreas estratégicas de formação profissional;

k) Apoiar a certificação de ações de formação no âmbito de sistemas de certificação profissional;

l) Dinamizar uma rede de órgãos e serviços da Administração Pública, no domínio da formação profissional;

m) Prestar apoio técnico e administrativo ao regular funcionamento dos órgãos consultivos e de coordenação do sistema de formação profissional na Administração Pública.

2 - Na Direção de Serviços de Recrutamento e Mobilidade (DSRM), são criadas as seguintes unidades orgânicas flexíveis:

a) Divisão de Gestão Previsional e de Competências (DGPC);

b) Divisão de Recrutamento e Gestão da Mobilidade (DRGM).

2.1 - Compete à Divisão de Gestão Previsional e de Competências:

a) Contribuir para a elaboração de estudos de avaliação do emprego público em Portugal, em colaboração com a DGAEP, visando um planeamento atempado do recrutamento nos órgãos e serviços da Administração Pública;

b) Apoiar os órgãos e serviços na elaboração e implementação de instrumentos de gestão de competências que sustentem processos de recrutamento, mobilidade, qualificação e gestão do talento;

c) Propor, implementar e avaliar instrumentos ajustados aos fins a atender na operacionalização das políticas de recrutamento interno e externo na Administração Pública, designadamente o desenho dos métodos de seleção e recomendação de boas práticas na sua aplicação;

d) Assegurar a aplicação dos métodos e instrumentos de avaliação psicológica, no âmbito dos procedimentos de recrutamento;

e) Definir referenciais e perfis de competências, em articulação com a DSFQ, que contribuam para a operacionalização das políticas de recrutamento, qualificação e valorização profissional;

f) Prestar assessoria técnica aos órgãos e serviços da Administração Pública, no âmbito da gestão de competências;

g) Desenhar e implementar, em articulação com a DSFQ, programas de capacitação nas áreas de atuação da DSRM;

h) Assegurar a produção e divulgação de informação sobre boas práticas na gestão previsional e de competências na Administração Pública.

2.2 - Compete à Divisão de Recrutamento e Gestão da Mobilidade:

a) Assegurar a operacionalização e execução do procedimento de recrutamento centralizado na Administração Pública, em articulação com a DGPC;

b) Prestar apoio técnico e operacional aos órgãos e serviços da Administração Pública, no âmbito do recrutamento;

c) Prestar serviços de assessoria técnica e realizar ações de recrutamento e seleção específicas, em resposta a solicitações de órgãos e serviços da Administração Pública;

d) Acompanhar e monitorizar a mobilidade na Administração Pública;

e) Desenvolver as atividades associadas à operacionalização da valorização profissional, promovendo a integração dos trabalhadores em novo posto de trabalho;

f) Assegurar a gestão da Bolsa de Emprego Público (BEP);

g) Assegurar as atividades decorrentes da gestão e coordenação do Programa de Estágios Profissionais na Administração Central de Estado (PEPAC);

h) Prestar apoio técnico e operacional à Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública, sempre que solicitado e nos termos definidos no seu Regulamento Interno;

i) Reportar informação relevante para a monitorização, gestão e inovação dos sistemas objeto da atividade da Divisão, designadamente os de recrutamento, mobilidade e valorização profissional;

j) Assegurar a produção e divulgação de informação sobre boas práticas nos processos de recrutamento, gestão da mobilidade e valorização profissional.

3 - Na Direção de Serviços de Cooperação, Conhecimento e Comunicação (DSCCC), são criadas as seguintes unidades orgânicas flexíveis:

a) Divisão de Comunicação e Relações Públicas (DCRP);

b) Divisão de Promoção do Conhecimento na Administração Pública (Centro de Conhecimento AP).

3.1 - Compete à Divisão de Comunicação e Relações Públicas:

a) Definir e operacionalizar a estratégia de comunicação, nos diversos canais e suportes comunicacionais;

b) Elaborar os planos de comunicação externa e interna do INA;

c) Promover e apoiar a elaboração de planos de comunicação dos projetos nas várias unidades orgânicas do INA;

d) Assegurar a atualização da informação disponibilizada ao público externo e interno do INA, gerindo o sítio institucional do INA, a presença nas redes sociais e a Intranet, em articulação com as demais unidades orgânicas;

e) Promover a imagem institucional do INA e gerir o portefólio das marcas que lhe estão associadas;

f) Planear, coordenar e executar as ações necessárias à realização de conferências, seminários, sessões oficiais, e demais eventos decorrentes da atividade do INA;

g) Apoiar as unidades orgânicas do INA no desenho, conceção gráfica e execução de instrumentos de divulgação e promoção do conhecimento, no âmbito da respetiva atividade;

h) Assegurar o registo audiovisual das iniciativas promovidas pelo INA para utilização e divulgação nos diferentes suportes de comunicação;

i) Criar e manter atualizadas bases de dados facilitadoras de uma comunicação eficaz, em articulação com a DSTI;

j) Reportar informação que sustente uma avaliação da qualidade das ações comunicacionais do INA;

k) Organizar e assegurar a receção e atendimento público no INA, encaminhando para as unidades orgânicas competentes os pedidos e sugestões recebidos;

l) Assegurar as relações públicas do INA.

3.2 - Compete à Divisão de Promoção do Conhecimento para a Administração Pública:

a) Gerir a Biblioteca do INA enquanto espaço de criação, promoção e fruição do conhecimento;

b) Assegurar a gestão dos recursos documentais da Biblioteca do INA, mantendo atualizado o acervo bibliográfico e as bases bibliográfica, de sumários e arquivo digital;

c) Produzir e difundir informação e conhecimento sobre a Administração Pública;

d) Participar em redes de informação em áreas de interesse para o INA e para a Administração Pública e estabelecer parcerias com instituições nacionais e estrangeiras nas áreas da documentação, informação e editorial;

e) Assegurar a gestão, funcionamento e desenvolvimento da INA Editora e respetiva loja online;

f) Planear e promover a edição de publicações, em suporte papel ou digital, com interesse para o INA e para a Administração Pública.

4 - Na Direção de Serviços de Gestão de Recursos Internos (DSRI), são criadas as seguintes unidades orgânicas flexíveis:

a) Divisão de Gestão Financeira e Administrativa (DGFA);

b) Divisão de Gestão dos Sistemas e Tecnologias de Informação (DGSTI).

4.1 - Compete à Divisão de Gestão Financeira e Administrativa:

a) Assegurar a elaboração dos instrumentos de gestão, designadamente de planeamento, controlo e reporte da atividade do INA, promovendo a utilização de indicadores de gestão que proporcionem uma monitorização do desempenho;

b) Acompanhar as unidades orgânicas do INA na harmonização dos procedimentos de gestão;

c) Elaborar, tendo em consideração o plano de atividades, a proposta de orçamento;

d) Assegurar a gestão orçamental, garantindo a realização de todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com as disposições legais aplicáveis e com os princípios de boa gestão;

e) Propor as alterações orçamentais que se revelem necessárias e controlar a respetiva execução;

f) Elaborar a conta de gerência, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;

g) Verificar os requisitos da despesa, bem como processar e liquidar as despesas autorizadas;

h) Organizar e manter uma contabilidade de gestão que permita o adequado controlo de custos;

i) Assegurar a arrecadação de receitas do INA e sua contabilização;

j) Elaborar os pedidos de libertação de crédito;

k) Promover a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio;

l) Assegurar a gestão e conservação do património e das instalações, mantendo atualizado o inventário;

m) Assegurar a organização e gestão do expediente;

n) Gerir os serviços da reprografia;

o) Assegurar a gestão do arquivo corrente, intermédio e definitivo do INA;

p) Garantir a preservação e a conservação da documentação com valor probatório e ou histórico;

q) Promover boas práticas de gestão documental no INA;

r) Assegurar a realização de outras atividades que, no âmbito das atribuições e competências do INA, lhe forem cometidas superiormente.

4.2 - Compete à Divisão de Gestão dos Sistemas e Tecnologias de Informação:

a) Definir os requisitos a que devem obedecer os sistemas de informação e infraestrutura tecnológica do INA, propondo o desenvolvimento e a implementação de soluções informáticas de apoio ao seu funcionamento;

b) Racionalizar os recursos e as infraestruturas tecnológicas existentes, assegurando a seleção, aquisição, instalação e funcionamento dos sistemas informáticos, bem como a gestão do seu ciclo de vida;

c) Assegurar a administração, manutenção e atualização da rede informática, incluindo o software de base e as bases de dados, e garantir a sua segurança física;

d) Zelar pela segurança, conservação e integridade da informação nos SI/TI do INA;

e) Fornecer apoio técnico às atividades do INA no domínio dos sistemas e das tecnologias de informação;

f) Assegurar a recolha e a qualidade da informação necessária à produção de estatísticas, indicadores e outra informação de gestão;

g) Gerir a plataforma de e-learning do INA, desenvolvendo interfaces que permitam um acesso simples, célere e transparente;

h) Apoiar os programas de formação do INA nas vertentes de e-learning e b-learning, bem como fornecer o apoio tecnológico e audiovisual;

i) Assegurar a otimização das infraestruturas de comunicações, garantindo o seu bom desempenho, em conformidade com os padrões de qualidade definidos;

j) Gerir a infraestrutura tecnológica das páginas internet e intranet do INA, o data center, o parque informático e audiovisual do INA, bem como a infraestrutura das redes de dados e voz.

5 - As unidades orgânicas flexíveis são dirigidas por chefes de divisão, cargos de direção intermédia de 2.º grau.

6 - São revogados os seguintes Despachos:

a) Despacho n.º 8005/2012, de 30 de maio, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 12 de junho de 2012;

b) Despacho n.º 8537/2016, de 2 de junho, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 1 de julho de 2016;

c) Despacho n.º 5956/2017, de 8 de junho, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 6 de julho;

d) Despacho n.º 1673/2018, de 29 de dezembro de 2017, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 19 de fevereiro.

7 - O presente despacho produz efeitos à data da entrada em vigor da Portaria n.º 78/2019, de 14 de março.

15 de março de 2019. - A Diretora-Geral, Elisabete Reis de Carvalho.

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