Instrução n.º 1/2021, de 25 de maio

Instrução n.º 1/2021

Instrução n.º 1/2021 - 2.ª Secção/SRA/SRM

Instrução para prestação de contas dos Serviços com funções de Caixa do Tesouro

Os procedimentos gerais de prestação de contas foram alterados pela Instrução n.º 1/2019-PG, passando a ser efetuados obrigatoriamente por via eletrónica para todas as entidades contabilísticas sujeitas à jurisdição do Tribunal de Contas e para qualquer regime jurídico ou sistema contabilístico. Neste quadro, importa assegurar a harmonização de procedimentos no âmbito da matéria tratada, até ao presente, pela Instrução n.º 1/99 - 2.ª Secção, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 38, de 15 de fevereiro, que aprovou a Organização e documentação das contas de responsabilidade dos Tesoureiros da Fazenda Pública, a qual carece de atualização quer quanto à documentação e informação a prestar, quer no que concerne ao modo de prestação de contas.

Face à intenção de prosseguir a desmaterialização do processo de prestação de contas, às especificidades dos Serviços com funções de Caixa do Tesouro e da legislação específica do regime tributário e aduaneiro, bem como à necessidade de adaptação e de desenvolvimento contínuos dos sistemas de informação da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), a atualização desta Instrução considera a evolução da estrutura orgânica desta entidade visando simplificar a estrutura de gestão central, reforçar os sistemas de informação e racionalizar a estrutura de serviços regionais e locais.

A necessidade de atualizar o modelo de prestação de contas dinamizou o desenvolvimento de mecanismos de coordenação e de cooperação entre a AT e a Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública - IGCP, E. P. E., a qual exerce funções relevantes para a complementaridade do modelo, na contabilização da Receita do Estado e das Operações Específicas do Tesouro, no registo dos Documentos Únicos de Cobrança no sistema local de cobranças, nos instrumentos de reporte diário, no acompanhamento da rede de cobranças do Estado e na sua validação.

A construção dos modelos na plataforma do Tribunal de Contas, assente em mecanismos e nos sistemas de informação implementados na AT, promove sinergias e reduz o risco de deficiências no registo e na contabilização dos fluxos financeiros destes serviços.

Considerando a lei orgânica da AT e a portaria que fixa a respetiva estrutura nuclear, esta Instrução abrange os serviços desconcentrados de âmbito regional (alfândegas) e local (secções de cobrança dos serviços de finanças, delegações aduaneiras e postos aduaneiros).

Assim, nos termos do artigo 6.º, alínea b), e do artigo 75.º, alínea g), da Lei de Organização e Processo do Tribunal de Contas (LOPTC), Lei n.º 98/97, de 26 de agosto, com as alterações subsequentes até à Lei n.º 27-A/2020, de 24 de julho, o Plenário da 2.ª Secção e o Juiz Conselheiro das Secções Regionais dos Açores e da Madeira do Tribunal de Contas, em sessão de 6 de maio de 2021, aprovam a seguinte Instrução:

I

Âmbito de aplicação

1 - A presente Instrução aplica-se a todos os Serviços da AT com funções de Caixa do Tesouro, enquanto responsáveis por dinheiros públicos ou outros ativos do setor público.

2 - A Instrução aplica-se a entidades localizadas no Continente e nas Regiões Autónomas.

II

Organização e documentação das contas a remeter

1 - A prestação de contas deve ser organizada e documentada com os seguintes modelos e documentos de suporte e de certificação, os quais são submetidos através do formulário disponível na plataforma eletrónica conforme modelos em anexo:

(ver documento original)

2 - Para além dos documentos referidos, o Tribunal de Contas pode obter dos organismos ou de terceiros quaisquer outros elementos necessários para a verificação das contas.

III

Forma de envio

1 - A prestação das contas das entidades sujeitas ao âmbito da presente Instrução é feita através da aplicação informática disponibilizada no sítio do Tribunal de Contas, em www.tcontas.pt.

2 - Não obstante a responsabilidade pela submissão das contas ser do Diretor-Geral da AT, e considerando a existência de despacho de delegação de competências nesta matéria, para efeitos de operacionalização da presente instrução, a Direção-Geral do Tribunal de Contas fornecerá, ao responsável do Serviço com funções de Caixa do Tesouro e ao respetivo Diretor de Finanças/da Alfândega uma credencial de acesso à aplicação informática referida no número anterior para preenchimento, carregamento e submissão dos documentos exigidos, com dois níveis de responsabilidade.

3 - Serão também atribuídas credenciais de consulta à plataforma eletrónica de prestação de contas, abrangendo quer o processo de carregamento da informação quer as contas submetidas pelos Serviços com funções de Caixa do Tesouro, à unidade orgânica da AT que assegura e coordena a contabilização das receitas tributárias e aduaneiras (Direção de Serviços de Contabilidade e Controlo) e à entidade responsável pela emissão do documento de quitação (IGCP).

4 - A prestação de contas é efetuada nos prazos legais estabelecidos no artigo 52.º da LOPTC.

IV

Responsabilidade pela prestação de contas

1 - As contas são prestadas por anos económicos e elaboradas pelos responsáveis pelo período de relato ou, se estes tiverem cessado funções, por aqueles que lhes sucederem, sem prejuízo do dever de recíproca colaboração.

2 - As contas serão elaboradas pelo responsável do Serviço com funções de Caixa do Tesouro que deve preencher os modelos, de acordo com os registos contabilísticos, e anexar os documentos de suporte e de certificação, utilizando para o efeito a credencial de utilizador.

3 - Nos termos do n.º 2 do ponto 3 desta Instrução, o envio dos documentos de prestação de contas é da responsabilidade:

a) Do Diretor de Finanças, no caso das Secções de Cobrança;

b) Do Diretor da Alfândega, no caso das Alfândegas, Delegações e Postos Aduaneiros, que, para o efeito, dispõem de credenciais específicas para submissão da conta.

4 - As credenciais de acesso à plataforma eletrónica de prestação de contas são facultadas aos responsáveis mencionados no ponto anterior que, sobre as mesmas, devem guardar a necessária confidencialidade. A utilização de tais credenciais para efeitos de prestação de contas ao Tribunal de Contas por pessoa diferente dos responsáveis indicados constitui responsabilidade destes.

V

Notas Técnicas

1 - Os modelos 1 a 5, indicados no ponto II da presente Instrução, são formulários a preencher, pelo responsável do Serviço com funções de Caixas do Tesouro, na plataforma eletrónica de prestação de contas.

2 - O modelo 2 - Conta de Responsabilidade apresenta os registos relativos aos Documentos e aos Fluxos de Caixa (controlo de entradas e saídas de fundos da Receita do Estado e de Operações Específicas do Tesouro), bem como os montantes do fundo de maneio.

3 - No saldo inicial, nas saídas e no saldo final do modelo 2, devem ser evidenciadas outras componentes dos mesmos, cuja identificação/caraterização deve ser explicitada no quadro relativo a observações disponível no modelo. As linhas relativas a "Outras componentes do saldo" devem incluir as regularizações realizadas sejam positivas ou negativas.

4 - No crédito do modelo 2:

a) A linha relativa a "Valores depositados em conta bancária" inclui os montantes relativos a cheques estrangeiros, tal como no modelo 4 (quadro relativo a saídas de fundos);

b) Consta uma linha «Variação entre "Cheques devolvidos" e "Depósitos anulados"» para evidenciar a diferença entre os montantes dos cheques devolvidos (débito) e depósitos anulados (crédito), que deve ser inserida com sinal, positivo ou negativo, na coluna relativa aos depósitos anulados.

5 - O modelo 3 - Registo de Documentos, modelo 4 - Fluxos de caixa - Entradas e Saídas e modelo 5 - Valores depositados na conta bancária e/ou entregues no IGCP apresentam a discriminação dos movimentos dos registos contabilísticos inscritos no modelo 2 - Conta de Responsabilidade.

6 - Nos modelos 3 e 4, o preenchimento dos campos com a descrição dos artigos e com a designação dos fluxos de entrada (correspondente ao dos Documentos Únicos de Cobrança) será efetuado através da seleção dos itens disponíveis nas correspondentes tabelas indexadas aos formulários disponíveis na plataforma.

7 - No modelo 4, no quadro das entradas, a coluna relativa a "estornos" deve ser preenchida com valores positivos e negativos, de acordo com o impacto que têm no valor inicial das Receitas de Estado e das Operações Específicas do Tesouro.

8 - No modelo 4, no quadro relativo às saídas - outras saídas/regulatizações de fundos, devem ser identificadas, caso existam, as situações de alcance (desaparecimento de dinheiros ou outros valores públicos) e as que resultem de desvio de dinheiro ou de valores públicos, nos termos do artigo 59.º da LOPTC, sendo, deste modo, comunicadas ao Tribunal de Contas, para efeitos de apuramento de eventuais responsabilidades financeiras, sem prejuízo das orientações e das diligências da AT, sobre as quais também deve ser dado conhecimento ao Tribunal. Devem ainda, nestas situações, integrar o processo de prestação de contas todos os documentos comprovativos dos procedimentos adotados e comunicações efetuadas, bem como, de eventuais resultados dos mesmos.

9 - No modelo 5 - Valores depositados na conta bancária e/ou entregues no IGCP serão registados, em quadros distintos, os valores depositados diariamente na conta bancária do serviço e, caso ocorram, as entregas de cheques e moeda estrangeiros efetuadas diretamente no IGCP.

10 - O modelo 6 - Termo de Transição é submetido sempre que se registe mudança do responsável pelo período de responsabilidade.

11 - A entidade (IGCP) que, nos termos do n.º 1 do artigo 43.º do Decreto-Lei n.º 191/99, de 5 de junho, dá quitação aos responsáveis pela movimentação de fundos de tesouraria do Estado relativa aos depósitos efetuados na conta do Tesouro, cujos valores constam na prestação de contas (modelo 2), deve emitir e remeter aos Serviços com funções de Caixa do Tesouro o respetivo Documento de Quitação, no qual deve constar a seguinte informação:

a) O saldo da conta do Tesouro no início do período de responsabilidade, os valores a débito e crédito, agrupados mensalmente e o saldo final;

b) O montante de cheques devolvidos;

c) Nas situações em que tal for detetado, o montante de eventuais alcances;

d) A justificação para eventuais divergências entre o saldo para o período seguinte registado nos Fluxos de Caixa do modelo 2 e o constante do Documento de Quitação, incluindo as resultantes de depósitos em trânsito e de entregas de cheques estrangeiros em euros.

12 - O ficheiro com este Documento de Quitação, em formato de documento portátil (pdf) com assinatura digital qualificada, deve ser inserido na plataforma eletrónica de prestação de contas pelo respetivo Serviço com funções de Caixa do Tesouro.

VI

Disposições Finais e Transitórias

1 - Todas as unidades orgânicas desconcentradas de âmbito regional e local da AT, designadamente Serviços de Finanças, Alfândegas, Delegações e Postos Aduaneiros, transitam para o âmbito de aplicação da presente Instrução.

2 - Havendo substituição do responsável durante o ano, as contas são prestadas em relação a cada período de responsabilidade, no prazo de 45 dias a contar da data de substituição.

3 - Nas situações em que houver substituição do responsável durante o ano de 2021, as respetivas contas partidas serão prestadas ao TC nos mesmos moldes que no ano de 2020.

4 - As responsabilidades referidas nos pontos III e IV desta Instrução permanecem nos funcionários que, à data da entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 237/2004, de 18 de dezembro, se encontravam a exercer funções de gerência nas Tesourarias de Finanças, ainda que em regime de substituição, e que se mantêm no exercício de funções de chefia das Secções de Tesouraria, atualmente Secções de Cobrança, enquanto durar o regime transitório instituído pelo seu artigo 5.º

5 - Sempre que existam alterações à informação de base das tabelas de apoio à prestação de contas, a AT comunicará ao Tribunal de Contas a sua devida atualização.

VII

Norma revogatória

É revogada a Instrução n.º 1/99 - 2.ª Secção, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 38, de 15 de fevereiro de 1999, que aprovou a Organização e documentação das contas de responsabilidade dos Tesoureiros da Fazenda Pública, bem como as respetivas Retificações: n.º 757/99, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 70, de 24 de março de 1999, n.º 2597/99, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 268, de 17 de novembro de 1999, n.º 1666/2000, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 135, de 12 de junho de 2000, e n.º 1988/2000, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 167, de 21 de julho de 2000.

VIII

Entrada em vigor

A presente Instrução é aplicável à prestação de contas dos Serviços com funções de Caixa do Tesouro a partir do período de responsabilidade correspondente ao ano de 2021, inclusive.

IX

Publicação

Publique-se na 2.ª série do Diário da República, nos termos da alínea d), do n.º 2, do artigo 9.º da LOPTC.

6 de maio de 2021. - O Presidente, José F. F. Tavares.

Anexo à Instrução n.º 1/2021 - 2.ª Secção/SRA/SRM

Modelo 1 - Identificação Nominal do responsável do serviço com funções de caixa do tesouro

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Modelo 2 - Conta de responsabilidade - registo de documentos e fluxos de caixa

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Modelo 3 - Registo de documentos

(ver documento original)

Modelo 4 - Fluxos de caixa - entradas e saídas

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Modelo 5 - Valores depositados na conta bancária e/ou entregues no IGCP

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Modelo 6 - Termo de transição

(ver documento original)

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