Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro

Portaria n.º 1003/99

de 10 de Novembro

Para fazer face à acumulação da documentação judicial, foi publicada, nos termos do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, a Portaria n.º 330/91, de 11 de Abril, que procurava proporcionar um quadro satisfatório de soluções, seja regulando o ciclo vital da documentação judicial, seja procurando estabilizar o seu crescimento através da avaliação e selecção e da utilização do microfilme.

No entanto, verifica-se que o recurso à miniaturização da documentação, através da produção de cópias em microfilme, não tem tido a expressão que se desejava. Esta situação deve-se, essencialmente, às restrições colocadas à microfilmagem seguida de eliminação dos originais pelo Regulamento de Conservação e Eliminação de Documentos em Arquivo nos Tribunais Judiciais, em anexo à referida portaria. De facto, ao consagrar no n.º 1 do artigo 2.º que «são mantidos em arquivo os originais dos documentos de interesse histórico, jurídico ou administrativo de conservação permanente» e ao reiterar, de algum modo, esta afirmação no n.º 1 do artigo 6.º, o Regulamento obriga, na prática, à manutenção, quase na íntegra, do arquivo em papel, em particular nos tribunais cíveis, onde a maioria das espécies processuais é de conservação permanente. O mesmo se passa com um conjunto significativo, em termos de dimensão, de espécies processuais de tribunais de outra natureza.

Este facto, associado aos dilatados prazos de retenção administrativa de todas as espécies processuais consideradas de conservação permanente e a quantidade de acções judiciais, implica a necessidade de revisão do Regulamento em causa, no sentido de alargar a possibilidade de produção de cópias de substituição em microfilme a todas as espécies processuais, independentemente do seu destino final, desde que efectuada na observância das normas técnicas da Internacional Standard Organisation, por forma a garantir a sua preservação, segurança, autenticidade, legalidade, durabilidade e consulta.

A alteração de autorização de produção de microfilmes, com a consequente eliminação dos originais, não põe em causa a preservação do valor secundário dos documentos, relativo à função informativa ou de testemunho patrimonial. Tem ainda em linha de conta o facto de os processos judiciais não constituírem, do ponto de vista do suporte, objecto de interesse para fins científicos, culturais ou de outra natureza.

O presente diploma contempla, à face do anterior, outros aditamentos no sentido de conformar o regulamento de conservação arquivística com o modelo consagrado pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo. Estes aditamentos, em particular os que respeitam às formalidades das remessas para arquivo intermédio e para arquivo definitivo e às eliminações de documentos, referem-se, afinal, a práticas regulares do programa de gestão de documentos em curso nos tribunais.

Também no que se refere às tabelas de avaliação, foram introduzidas algumas alterações, visando adequar as decisões ali consignadas à produção e às necessidades da gestão documental. A prazo, este processo de revisão, agora apenas encetado, deverá concretizar-se na publicação de novas tabelas de avaliação profundamente remodeladas.

Assim, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cultura, o seguinte:

1.º Os tribunais judiciais observarão, no que se refere à conservação e eliminação da documentação, as normas que constam do regulamento em anexo.

2.º É revogada a Portaria n.º 330/91, de 11 de Abril.

Pelo Ministro da Justiça, José Manuel de Matos Fernandes, Secretário de Estado Adjunto do Ministro da Justiça, em 13 de Outubro de 1999. - Pelo Ministro da Cultura, Catarina Marques de Almeida Vaz Pinto, Secretária de Estado da Cultura, em 14 de Outubro de 1999.

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DOS TRIBUNAIS JUDICIAIS

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelos tribunais judiciais.

Artigo 2.º

Avaliação

1 - A avaliação é a operação que consiste na atribuição aos documentos de prazos de conservação para fins administrativos e na determinação do seu destino final - a conservação permanente ou a eliminação - com base no valor da informação veiculada por estes.

2 - Os prazos de conservação são os que constam das tabelas de selecção em anexo.

3 - Os referidos prazos de conservação são contados:

a) No caso dos processos judiciais constantes das tabelas II, III, IV, V, VI e VII, a partir da data em que forem considerados findos para efeitos de arquivo, nos termos do n.º 1 do artigo 126.º da Lei n.º 3/99, de 13 de Janeiro;

b) No caso da documentação das secretarias constante da tabela I, a partir da data em que for mandada arquivar.

Artigo 3.º

Selecção

1 - A selecção é a operação que decorre da avaliação e que consiste em separar os documentos ou os processos a conservar permanentemente dos que deverão ser eliminados, de acordo com as orientações estabelecidas nas tabelas de selecção.

2 - A operação referida no número anterior é da responsabilidade dos secretários de justiça.

Artigo 4.º

Tabelas de selecção

1 - As tabelas de selecção consignam e sintetizam as disposições relativas à avaliação documental.

2 - As tabelas referidas no número anterior serão revistas no prazo de um ano contado a partir da data de publicação da presente portaria.

3 - Para efeitos do disposto no número anterior, deve a Direcção-Geral dos Serviços Judiciários (DGSJ) obter o parecer favorável do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional.

Artigo 5.º

Substituição de suporte

1 - É facultada a substituição de documentos originais de todas as séries de conservação permanente previstas nas tabelas do anexo I por cópias em microfilme, mediante autorização expressa do IAN/TT, sob proposta do director-geral dos Serviços Judiciários, sempre que este a considere económica e funcionalmente justificada.

2 - A substituição de documentos originais por cópias em microfilme é feita na observância das normas técnicas da International Standard Organisation (ISO), por forma a garantir a autenticidade, segurança, preservação, durabilidade e consulta das cópias produzidas.

3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração) com o valor do original, um duplicado da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de utilização administrativa; das séries que tenham como destino final a eliminação, é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de utilização administrativa.

4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade, e reproduzem os respectivos termos de abertura e encerramento, autenticados pela assinatura do secretário de justiça, sob selo branco ou de perfuração.

5 - Em caso de recurso a prestação de serviços para microfilmagem dos documentos, a administração da entidade prestadora do serviço assina, igualmente, os termos de abertura e de encerramento mencionados no número anterior.

6 - Dos termos de abertura e encerramento constam, ainda, a descrição dos documentos reproduzidos, a identificação do operador, o local e a data de execução da transferência, bem como toda a informação técnica necessária ao controlo de qualidade.

7 - Deve ser elaborado um registo de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

8 - A matriz e o duplicado em sais de prata das séries de conservação permanente são entregues e ficam à guarda do IAN/TT, logo que efectuado o controlo da sua qualidade.

9 - O IAN/TT reserva-se o direito de realizar, por amostragem, testes aos filmes referidos no número anterior.

10 - Sempre que o tribunal necessite de um novo duplicado de consulta dos filmes entregues ao IAN/TT, este será executado por uma entidade devidamente credenciada, cabendo ao tribunal suportar os respectivos encargos.

11 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 6.º

Remessa para arquivo intermédio

1 - Os documentos e processos findos devem ser remetidos para arquivo intermédio após a fiscalização do Ministério Público e a correição, consoante os casos, do juiz ou do magistrado do Ministério Público, aí permanecendo, até à conclusão dos prazos de conservação administrativa, sem prejuízo do que dispõe o presente diploma sobre substituição e eliminação de documentos originais.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o secretário de justiça determinar.

Artigo 7.º

Remessa para arquivo definitivo

1 - Cumpridos os prazos de conservação administrativa e observado o disposto no artigo 5.º, são remetidos para arquivo definitivo os originais ou os duplicados de consulta dos documentos e processos que, de acordo com as tabelas de selecção, se considerem de conservação permanente.

2 - O arquivo definitivo a que se refere o número anterior é o arquivo distrital referente ao distrito administrativo em que se localiza o tribunal ou o IAN/TT.

3 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 8.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas previstas nos artigos 6.º e 7.º são acompanhadas por um auto de entrega, a título de prova, que contém em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação enviada.

2 - Os documentos referidos no número anterior são obrigatoriamente rubricados e autenticados pelas partes envolvidas no processo.

3 - As guias de remessa são feitas em duplicado ou em triplicado, tendo cada exemplar os destinos previstos nos números seguintes.

4 - Um exemplar das guias de remessa é arquivado no serviço destinatário e o outro é devolvido ao serviço produtor dos documentos, uma vez apostos pelo arquivo os elementos complementares, em particular as referências topográficas, que permitam a posterior recuperação dos documentos e processos.

5 - As remessas para o arquivo definitivo podem ser acompanhadas de um triplicado da guia de remessa, que é provisoriamente utilizado como instrumento de descrição documental no arquivo definitivo.

6 - O modelo de auto de entrega, bem como os elementos informativos referentes às guias de remessa, constam do anexo II ao presente Regulamento.

Artigo 9.º

Eliminação

1 - A eliminação dos originais dos documentos é efectuada:

a) Após a sua reprodução em microforma, nos termos das disposições do presente diploma;

b) Independentemente da sua reprodução em microforma, após o decurso dos prazos de conservação administrativa fixados nas tabelas de selecção, quando o destino final aí previsto seja a eliminação.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados nas tabelas de selecção é obrigatoriamente precedida de parecer favorável do IAN/TT.

3 - A eliminação dos documentos não pode ser efectuada sem que estes tenham o visto em correição do magistrado competente.

4 - A decisão sobre o modo de eliminar os documentos, devendo ter em conta critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos, cabe ao secretário de justiça.

5 - A eliminação deve ser feita periodicamente, independentemente de os documentos terem sido vistos pelas inspecções aos serviços.

6 - Os microfilmes das séries que tenham como destino final a eliminação podem ser igualmente eliminados, após o decurso dos prazos de conservação administrativa previstos nas tabelas em anexo.

Artigo 10.º

Auto de eliminação

1 - A eliminação de documentos é acompanhada de auto de eliminação, o qual:

a) Contém em anexo uma relação, da responsabilidade do secretário de justiça, com os documentos e processos objecto de eliminação;

b) É assinado pelo secretário de justiça e homologado pelo presidente do tribunal ou pelo magistrado do Ministério Público, consoante a proveniência dos documentos;

c) É feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o arquivo distrital ou nacional.

2 - O auto de eliminação faz prova do abate patrimonial.

3 - Os modelos do auto de eliminação, bem como os elementos informativos referentes à relação de eliminação, constam do anexo III ao presente Regulamento.

4 - O disposto nos números anteriores é aplicável, com as necessárias adaptações, à eliminação dos suportes prevista no n.º 6 do artigo anterior.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade dos arquivos dos tribunais atende a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral e especialmente com os n.os 1, 2 e 3 do artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro.

Artigo 12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT fiscalizar a execução da presente portaria.

ANEXO I

(ver tabelas I a VII no documento original)

ANEXO II

Formalidades das remessas

1 - Auto de entrega

Aos ... dias do mês de ... de ..., no ... (ver nota 1), perante os abaixo assinados ... (ver nota 2), e ... (ver nota 3), dando cumprimento ... (ver nota 4), procedeu-se ... (ver nota 5) da documentação proveniente de ... (ver nota 6), conforme o constante na guia de remessa anexa, composta por ... volume(s), com folhas/páginas numeradas de ... a ..., que, rubricada e autenticada por aqueles representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental ficará sob custódia do ... (ver nota 7) e o seu tratamento e comunicação sujeitos à legislação geral sobre a matéria e aos regulamentos internos.

Da entrega lavra-se o presente auto, que é feito em duplicado e vai ser assinado pelos responsáveis dos serviços.

..., ... de ... de ...

... (ver nota 8) ... (ver nota 9)

... (ver nota 10) ... (ver nota 11)

(nota 1) Designação da entidade destinatária.

(nota 2) Nome e cargo do responsável da entidade remetente.

(nota 3) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária.

(nota 4) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.

(nota 5) Natureza do acto.

(nota 6) Designação da entidade remetente.

(nota 7) Designação da entidade destinatária.

(nota 8) Designação da entidade remetente.

(nota 9) Assinatura do responsável da entidade remetente.

(nota 10) Designação da entidade destinatária.

(nota 11) Assinatura do responsável da entidade destinatária.

2 - Guia de remessa

A elaboração da guia de remessa referida no n.º 1 do artigo 8.º deverá contemplar os seguintes elementos informativos:

a) Entidade remetente;

b) Número da remessa;

c) Data da remessa;

d) Responsável pela remessa;

e) Entidade destinatária;

f) Número da recepção;

g) Data da recepção;

h) Responsável pela recepção;

i) O número total e tipo de unidades de instalação a remeter;

j) Dimensão, total da remessa;

l) Fundo ou núcleo documental a remeter (exemplo: Tribunal de ...);

m) Designação da subunidade orgânico-funcional (exemplo: juízo ou vara e secção);

n) Série documental;

o) Número de referência das tabelas de selecção;

p) Datas extremas;

q) Suporte (referência obrigatória no caso de se estar em presença de outro suporte que não o papel);

r) Número e tipo de unidades de instalação referentes à série;

s) Dimensão da série;

t) Referência a cada unidade de instalação, com indicação do número atribuído a cada uma para efeitos de controlo da remessa, e descrição do seu conteúdo, atentas as necessidades de informação da entidade produtora e da entidade destinatária;

u) Referências do arquivo.

ANEXO III

Formalidades das eliminações

1 - Auto de eliminação

Homologação.

..., ... de ... de ...

O Juiz Presidente, ... (...).

Auto de eliminação

Aos ... dias do mês de ... de ..., no ..., na presença do abaixo assinado e nos termos da Portaria n.º ..., procedeu-se à eliminação, por ... (ver nota 1), da documentação identificada na relação anexa ao presente auto.

O Secretário de Justiça, ... (...).

(nota 1) Menção ao processo utilizado.

1 - a) Auto de eliminação

Homologação.

..., ... de ... de ...

O Magistrado do Ministério Público, ... (...).

Auto de eliminação

Aos ... dias do mês de ... de ..., no ..., na presença do abaixo assinado e nos termos da Portaria n.º ..., procedeu-se à eliminação, por ... (ver nota 1), da documentação identificada na relação anexa ao presente auto.

O Secretário de Justiça, ... (...).

(nota 1) Menção ao processo utilizado.

2 - Relação de eliminação

A elaboração da relação de eliminação referida na alínea a) do n.º 1 do artigo 10.º deverá contemplar os seguintes elementos informativos:

a) Entidade produtora com menção do núcleo documental (exlemplo: Tribunal de ...) e da subunidade orgânico-funcional (exemplo: juízo ou vara e secção);

b) Série documental (no caso dos processos judiciais, o tipo do processo);

c) Número de referência da série na tabela de selecção;

d) Datas extremas;

e) Suporte (referência obrigatória no caso de se estar em presença de outro suporte que não o papel);

f) Número e tipo de unidades de instalação (exemplo: pastas, livros, capas) ou, caso dos processos judiciais, número de unidades arquivísticas;

g) Dimensão;

h) Identificação, concreta e individual, dos processos judiciais a eliminar através do seu número.