Portaria n.º 330/91, de 11 de abril

Portaria n.º 330/91

de 11 de Abril

O Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, veio permitir que por portaria conjunta do Secretário de Estado da Cultura e do Ministro competente fossem reformuladas as portarias publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, que revoga.

O Decreto-Lei n.º 376/87, de 11 de Dezembro, veio permitir a inutilização ou microfilmagens dos processos e inquéritos findos, bem como dos demais livros e papéis em arquivo nos tribunais judiciais.

Dando execução ao Decreto-Lei n.º 385/82, de 16 de Setembro, foi publicada a Portaria n.º 660/84, de 31 de Agosto, possibilitando, como 1.ª fase de uma acção a desenvolver com o fim de contribuir para a resolução dos graves problemas que muitos tribunais vinham sentindo no sector da arquivística, a inutilização sem microfilmagem prévia de algumas espécies de documentos.

Com a presente portaria pretende-se, cumprindo o disposto no Decreto-Lei n.º 447/88, orientar a avaliação, selecção e eliminação de documentação que deixa de ter interesse jurídico e administrativo, assegurando, por outro lado, que o interesse histórico dos documentos e outro material de arquivo seja devidamente apreciado, de acordo com critérios uniformes e tecnicamente correctos, evitando acumulações indiscriminadas de grandes massas documentais, que são hoje um dos maiores problemas com que os tribunais se debatem ao nível dos arquivos e que implica não só uma concentração excessiva de documentação, como aumenta os factores de risco e má funcionalidade.

Nestes termos e ao abrigo do disposto no artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, e do artigo 23.º, n.º 1, do Decreto-Lei n.º 376/87, de 11 de Dezembro:

Manda o Governo, pelo Secretário de Estado da Cultura e pelos Ministros da Justiça e da Educação, aprovar o seguinte:

Único

Os tribunais judiciais observarão, no que se refere à conservação e eliminação da sua documentação, as normas que constam do regulamento em anexo.

Presidência do Conselho de Ministros e Ministérios da Justiça e da Educação.

Assinada em 25 de Março de 1991.

O Secretário de Estado da Cultura, Pedro Miguel Santana Lopes. - O Ministro da Justiça, Álvaro José Brilhante Laborinho Lúcio. - O Ministro da Educação, Roberto Artur da Luz Carneiro.

Regulamento de Conservação e Eliminação de Documentos em Arquivo nos Tribunais Judiciais

Artigo 1.º

Prazos de conservação de documentos

Sem prejuízo do disposto no n.º 1 do artigo seguinte, os processos e inquéritos, bem como os demais livros e papéis mantidos em arquivos dos tribunais judiciais, deverão ser conservados de acordo com os prazos fixados nas tabelas em anexo, contados a partir da data em que forem mandados arquivar.

Artigo 2.º

Documentação de conservação permanente

1 - São mantidos em arquivo os originais dos documentos de interesse histórico, jurídico ou administrativo, de conservação permanente, de acordo com as tabelas em anexo.

2 - Os originais dos documentos referidos no número anterior deverão ser remetidos, após selecção, ao Arquivo Nacional da Torre do Tombo ou arquivos distritais dependentes do Instituto Português de Arquivos e do Ministério da Educação.

Artigo 3.º

Eliminação, selecção e relação dos documentos a inutilizar

1 - Considera-se eliminação de documentos a operação pela qual se destrói ou aliena, após prescrição dos prazos estipulados, a documentação destituída de valor, segundo as tabelas de avaliação e selecção.

2 - Compete aos secretários judiciais proceder à selecção e relação dos documentos, processos e inquéritos susceptíveis de inutilização por decurso dos prazos de conservação fixados, os quais devem ser homologados pelo presidente do tribunal e pelo representante do Ministério Público.

3 - A inutilização de processos e documentos não se pode efectuar sem que antes tenham o visto em correlação do magistrado competente e sem que se tenha enviado o boletim do registo criminal ao Centro de Identificação Civil e Criminal, no caso de inquéritos e processos crime. Tal procedimento deve ser ordenado quando não tenha sido observado.

4 - A inutilização de documentos, livros, processos e inquéritos deve ser feita por sistema que impossibilite a sua reconstituição, lavrando-se em livro próprio auto de inutilização de documentos.

5 - A eliminação faz-se por inutilização seguida de venda, incineração ou maceração de papel.

6 - A eliminação deve ser feita periodicamente, de acordo com os prazos fixados nas tabelas de avaliação e selecção, independentemente de os documentos terem sido vistos pelas inspecções.

Artigo 4.º

Interesse jurídico

Podem opor-se à inutilização de documentos, processos e inquéritos, cuja conservação refutem de essencial, o presidente do tribunal e o representante do Ministério Público, em virtude do seu interesse jurídico, desde que devidamente justificado.

Artigo 5.º

Transferência de documentos para arquivo intermédio

1 - Arquivo intermédio é a infra-estrutura arquivística destinada a gerir, por princípios de eficácia, economia e racionalidade, os conjuntos documentais correspondentes a uma ou mais proveniências orgânicas que, tendo perdido valor corrente, não tenham ainda prescrito os prazos de conservação das tabelas anexas.

2 - Devem ser remetidos para o arquivo intermédio os documentos, processos e inquéritos que aguardam o decorrer dos prazos estipulados para a sua inutilização e se considerem findos nos termos do artigo 24.º, n.º 1, do Decreto-Lei n.º 376/87, de 11 de Dezembro, com a redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 167/89, de 23 de Maio.

3 - A remessa dos documentos, processos e inquéritos deverá ser acompanhada de uma guia que funciona como prova jurídica relativamente ao património arquivístico remetido, bem como informações técnicas que visem permitir o controlo e recuperação dos documentos arquivados.

Artigo 6.º

Microfilmagem de documentação

1 - Salvo o disposto no n.º 1 do artigo 2.º, os documentos cujos prazos de conservação constam das tabelas em anexo à presente portaria poderão ser inutilizados antes de decorridos esses prazos, conquanto sejam microfilmados.

2 - A microfilmagem dos documentos a que se refere o número anterior será autorizada mediante despacho do director-geral dos Serviços Judiciários, quando a considerar económica e funcionalmente justificada.

Artigo 7.º

Autenticação do microfilme

1 - As cópias obtidas através de microfilmagem, desde que autenticadas, têm a força probatória do original.

2 - Os filmes não podem sofrer cortes ou emendas e devem reproduzir termos de abertura e encerramento autenticadas pela assinatura do responsável sob selo branco ou de perfuração.

Artigo 8.º

Tipologia dos microfilmes

Para efeitos do presente diploma são os microfilmes classificados com a seguinte tipologia:

a) Microfilme de substituição - microfilme de documentos originais com interesse administrativo eliminados por razões de aproveitamento de espaço;

b) Microfilme para uso administrativo - microfilme de documentos originais utilizados para criação e ou uso de arquivos, nomeadamente como auxiliar de referência;

c) Microfilme de complemento - microfilme através do qual se complementam e ou completam unidades arquivísticas a partir de documentos originais conservados noutro local;

d) Microfilme de segurança - microfilme efectuado para preservar e salvaguardar documentos.

Artigo 9.º

Norma revogatória

É revogada a Portaria n.º 660/84, de 31 de Agosto.

ANEXO

Tabelas de avaliação de documentos dos tribunais

TABELA I

Documentação geral das secretarias

(ver documento original)

TABELA II

Documentação dos tribunais criminais

(ver documento original)

TABELA III

Documentação dos tribunais cíveis

(ver documento original)

TABELA IV

Documentação dos tribunais de execução de penas

(ver documento original)

TABELA V

Documentação dos tribunais de família

(ver documento original)

TABELA VI

Documentação dos tribunais de menores

(ver documento original)

TABELA VII

Documentação dos tribunais do trabalho

(ver documento original)