Portaria n.º 1039/2005, de 12 de outubro

Portaria n.º 1039/2005

de 12 de Outubro

No decurso da sua actividade, a Inspecção-Geral das Actividades Culturais tem vindo a acumular um crescente acervo documental que justifica a avaliação, selecção, preservação e valorização do património arquivístico, bem como a definição de prazos de conservação.

Considera-se, por isso, necessário criar condições objectivas para uma gestão mais eficaz, com inerentes vantagens funcionais para esta instituição.

O presente diploma visa instituir um conjunto de normas que regulem o ciclo de vida da documentação de arquivo, controlando, desta forma, o seu crescimento, assegurando a conservação de documentos com interesse histórico ou eliminando documentos sem valor probatório ou informativo.

Nestes termos e ao abrigo do disposto da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pela Ministra da Cultura, ouvido o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Inspecção-Geral das Actividades Culturais, no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, que consta em anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima, em 20 de Setembro de 2005.

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA INSPECÇÃO-GERAL DAS ACTIVIDADES CULTURAIS

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Inspecção-Geral das Actividades Culturais, adiante designada por IGAC.

Artigo 2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da IGAC tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa dos documentos.

2 - Os prazos mínimos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva são os fixados na tabela de selecção constante do anexo I do presente Regulamento e são da responsabilidade da IGAC.

3 - Os prazos de conservação contam-se a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos, salvo se outra menção constar da tabela de selecção.

4 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da IGAC.

Artigo 3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo é efectuada pela IGAC, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos de reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do artigo 10.º do presente Regulamento.

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção de documentos consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental referida no artigo 2.º do presente Regulamento.

2 - A tabela de selecção de documentos deve ser submetida a revisões periódicas com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto do número anterior, deve a IGAC obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzida taxa de utilização deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção de documentos, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a IGAC vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Cumpridos os prazos de conservação, os documentos que, de acordo com a tabela de selecção, sejam de conservação permanente devem ser remetidos para arquivo definitivo.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidade de remessas

1 - As remessas referidas nos artigos 5.º e 6.º deste Regulamento devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de uma guia de remessa, que servirá de auto de entrega, a título de prova;

b) A guia de remessa destina-se à identificação e controlo da documentação remetida e é obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa é efectuada em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após elaboração do respectivo inventário.

2 - O modelo da guia de remessa é o constante do anexo II do presente Regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não foi reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o decurso dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não se encontrem mencionados na tabela de selecção carece de parecer favorável do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

4 - Sem prejuízo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de selecção, a IGAC pode conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entender.

Artigo 9.º

Formalidades de eliminação

1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço, pelo responsável da gestão patrimonial, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto é efectuado em triplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, o duplicado no serviço de arquivo e o triplicado remetido ao IAN/TT.

2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo III ao presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos é permitida desde que seja garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta nos termos legais.

2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º do presente Regulamento só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e a comunicabilidade dos arquivos da IGAC atendem a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Fiscalização

As disposições do presente Regulamento podem ser objecto de fiscalização de acordo com a legislação em vigor.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver tabela no documento original)

ANEXO II

(ver modelo no documento original)

ANEXO III

(ver modelo no documento original)