Portaria n.º 1092/82, de 19 de novembro

Portaria n.º 1092/82

de 19 de Novembro

Para a gestão moderna das organizações exige-se uma capacidade de resposta rápida, apoiada numa informação segura, a problemas que lhes são postos.

Daí a importância do arquivo, não como mero depósito de documentos mas como centro activo de informações.

Importa, pois, resolver os problemas de rapidez de consulta, e mesmo de espaço, que afectam a maioria dos arquivos do Ministério do Trabalho e que resultam, fundamentalmente, do grande volume de documentação existente.

O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, determina que serão fixados por portaria os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse dos serviços públicos. O mesmo diploma permite a microfilmagem e consequente destruição dos documentos, antes de decorridos os respectivos prazos de conservação.

Assim, o Ministério do Trabalho, quer pelas necessidades existentes, quer pelo acolhimento legal já estabelecido nesta matéria, procura encontrar, através da racionalização do processo de arquivo, soluções para uma melhor operacionalidade dos serviços.

Nestes termos e ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro do Trabalho, o seguinte:

Regulamento da Conservação Arquivística do Ministério do Trabalho

1.º

(Âmbito de aplicação)

Esta portaria é aplicável a todos os serviços do Ministério do Trabalho e aos organismos autónomos dependentes do Ministério do Trabalho.

2.º

(Prazos de conservação de documentos)

1 - Os prazos mínimos de conservação de documentos são os que constam do mapa anexo e que faz parte integrante da presente portaria, ressalvado, contudo, o que estiver fixado por legislação especial.

2 - Os documentos de conservação permanente deverão, decorrido o prazo de 30 anos, ser apreciados pela Comissão Técnica de Apoio Consultivo aos Arquivos, a que se refere o § 1 do n.º 9.º da presente portaria, que avaliará os que, pela sua natureza, deverão ser conservados, designadamente os considerados de valor histórico.

3.º

(Destruição de documentos)

A destruição de documentos, nos termos da legislação aplicável, será feita por um processo mecânico ou manual e de modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se um auto de destruição de documentos, devidamente especificado, que deverá ser autenticado pela assinatura do responsável do serviço sob selo branco.

4.º

(Formas de conservação de documentos)

1 - Os serviços do Ministério do Trabalho poderão recorrer à microfilmagem como forma de conservação de documentos.

2 - A inutilização dos originais dos documentos, conservados em microfilme, antes de decorridos os prazos constantes do mapa anexo é da competência do responsável pelo respectivo serviço.

5.º

(Documentos de interesse histórico)

1 - Os documentos considerados de interesse histórico ou singular deverão ser conservados na forma original, independentemente da respectiva microfilmagem.

2 - Em caso de dúvida no respeitante aos documentos mencionados no número anterior deverá ser consultado o Instituto Português do Património Cultural (IPPC), criado pelo Decreto Regulamentar n.º 34/80, de 2 de Agosto.

6.º

(Microfilmagem)

1 - A microfilmagem de documentos, bem como a garantia da inutilização destes, compete aos serviços onde funcionarem os centros de microfilmagem.

2 - As microformas não poderão sofrer cortes ou emendas, salvo em casos devidamente justificados, e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento autenticados pela assinatura dos responsáveis dos centros de microfilmagem sob selo branco ou de perfuração especial.

3 - A microfilmagem de documentos será feita em duplicado, devendo a microforma original ser conservada no arquivo central e o duplicado no centro de arquivo do respectivo serviço.

7.º

(Livro de registos)

1 - As microformas em arquivo deverão ser registadas em livro próprio com termos de abertura e encerramento e folhas rubricadas pelos responsáveis dos centros de microfilmagem.

2 - No termo de abertura será mencionada a natureza dos documentos microfilmados e no termo de encerramento será exarada a declaração de que as imagens constantes da microforma são reproduções totais e exactas dos documentos originais.

3 - Igualmente deverão constar do livro de registos das microformas as emendas e ou alterações que eventualmente as mesmas contenham, conforme o preceituado no número anterior.

4 - No centro de arquivo de cada serviço será feito o registo dos duplicados, nos precisos termos dos números anteriores.

8.º

(Reprodução de documentos)

1 - A reprodução de documentos conservados em microforma só poderá ser realizada a pedido dos serviços interessados e mediante requisição visada pelo responsável ou por quem este designar.

2 - De acordo com o disposto no artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, as fotocópias obtidas a partir das microformas têm a força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações contenham a assinatura do responsável pelo serviço e sejam devidamente autenticadas com o selo branco.

9.º

(Resolução de dúvidas)

1 - É criada uma comissão técnica de apoio consultivo aos arquivos do Ministério do Trabalho, cujas atribuições, composição e funcionamento serão fixados por despacho ministerial.

2 - As dúvidas surgidas na aplicação da presente portaria serão presentes à comissão referida no parágrafo anterior sobre cujo parecer, nos casos que o justifiquem, será exarado despacho ministerial.

10.º

(Alterações ao anexo)

Quaisquer alterações ou inserções de espécies documentais e respectivos prazos de conservação ao anexo da presente portaria serão feitas por despacho ministerial mediante parecer da comissão a que se refere o número anterior.

11.º

(Disposições transitórias)

Num período de 3 anos não poderão ser utilizadas as espécies documentais cujos prazos de conservação tenham decorrido, sem que para o efeito tenha sido emitido parecer pela comissão a que se refere o n.º 9.º

12.º

(Entrada em vigor)

Esta portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

Ministério do Trabalho, 4 de Novembro de 1982. - O Ministro do Trabalho, Luís Alberto Ferrero Morales.

(ANEXO)

Prazos mínimos de conservação de espécies documentais

(ver documento original)