Portaria n.º 226/2005, de 24 de fevereiro

Portaria n.º 226/2005

de 24 de Fevereiro

Ao longo dos seus 11 anos de actividade, o Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento tem assistido a um crescimento exponencial da documentação de arquivo que justifica a avaliação, selecção, preservação e valorização do património arquivístico através de um sistema de gestão desse património que permita a determinação de prazos de conservação arquivística e a eliminação de documentos sem valor arquivístico, com inerentes vantagens funcionais e económicas para os vários serviços do Instituto, e assegurar a conservação de documentos com interesse administrativo, histórico, cultural e científico.

Para o efeito, pretende-se proporcionar um quadro satisfatório de soluções, quer regulando o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação e selecção, quer autorizando a transferência da informação para um suporte que veicule critérios de segurança, autenticidade e legalidade.

O presente diploma visa, assim, fixar algumas regras mínimas de funcionamento e coordenação entre os vários serviços do Instituto, de forma a uniformizar critérios e metodologias de tratamento técnico no que respeita à avaliação, selecção e conservação de documentos.

Nestes termos, e ao abrigo da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Saúde e da Cultura, o seguinte:

Artigo único

É aprovado o regulamento arquivístico para o Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento, no que se refere à avaliação, selecção, transferência para arquivo definitivo, substituição de suporte e eliminação da documentação, que consta em anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.

Em 27 de Janeiro de 2005.

O Ministro da Saúde, Luís Filipe da Conceição Pereira. - A Ministra da Cultura, Maria João Espírito Santo Bustorff Silva.

ANEXO I

Regulamento de conservação arquivística do Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento, adiante designado por INFARMED.

Artigo 2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo do INFARMED tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.

2 - A atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa é competência do INFARMED.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção constante do anexo II.

4 - Os prazos de conservação contam-se a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

5 - Incumbe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT) determinar o destino final dos documentos, sob proposta do INFARMED.

Artigo 3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo é efectuada pelo INFARMED em conformidade com o estabelecido na tabela de selecção.

2 - Os documentos de reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 5 do artigo 10.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser revista sempre que se justifique, visando a sua adequação às alterações da produção documental.

3 - A revisão prevista no número anterior carece do parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante pedido devidamente fundamentado.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzida taxa de utilização deverá ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio de acordo com o estipulado na tabela de selecção.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio são efectuadas com periodicidade a determinar pelo INFARMED.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, são remetidos para arquivo definitivo após o decurso dos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 - Cada remessa de documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º é acompanhada de um auto de entrega, que inclui em anexo uma guia de remessa em triplicado.

2 - A guia de remessa destina-se à identificação e controlo da documentação remetida e é obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo.

3 - O original da guia de remessa fica no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem.

4 - O triplicado é transitoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

5 - Os modelos referidos nos números anteriores são os que constam do anexo III da presente portaria.

Artigo 8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos cuja conservação permanente não se justifique, por não lhes ser reconhecido valor arquivístico, deve ser efectuada imediatamente após o decurso dos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos não mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação atenderá a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 - Cada eliminação de documentos mencionados no artigo 8.º é acompanhada de um auto de eliminação, que fará prova do seu abate patrimonial, cujo modelo consta do anexo IV do presente regulamento.

2 - O auto de eliminação é assinado pelo dirigente do serviço de origem, bem como pelo responsável pelo arquivo.

3 - O referido auto é elaborado em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique expressamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não deve apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.

3 - Dos termos de abertura e encerramento constam obrigatoriamente os seguinte elementos:

a) Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;

b) Local e data de execução da transferência;

c) Assinaturas e carimbo.

4 - O INFARMED deverá elaborar e manter um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

5 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

6 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm força probatória de original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo do INFARMED atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT fiscalizar a execução do disposto no presente regulamento.

ANEXO II

Tabela de selecção

(ver tabela no documento original)

ANEXO III

Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento

Auto de entrega

(ver modelo no documento original)

Guia de remessa

(ver modelo no documento original)

ANEXO IV

Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento

Auto de eliminação

(ver modelo no documento original)