Portaria n.º 294/75, de 5 de maio

Portaria n.º 294/75

de 5 de Maio

Pelo Decreto-Lei n.º 47182, de 6 de Setembro de 1966, foram estabelecidos os princípios gerais a que deveria obedecer o sistema de microfilmagem dos documentos originais das instituições de previdência social, tendo sido, posteriormente, aprovadas, por despacho de 29 de Janeiro de 1969, as normas processuais a observar para o efeito.

Entretanto, o Decreto-Lei n.º 29/72 de 24 de Janeiro, veio generalizar a faculdade de recurso à microfilmagem e fixar normas tendentes à uniformização do sistema, revogando os preceitos especiais que providenciavam sobre a matéria.

Neste último diploma prevê-se a fixação em portaria dos prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse das instituições da previdência. Prevê-se ainda que, também por portaria, sejam reguladas as formalidades a observar nas operações de microfilmagem, com vista a garantir a sua regularidade e a autenticidade dos microfilmes e as condições de contrôle que devem ser adoptadas na inutilização dos documentos.

Por portaria de 13 de Março de 1975, foi já dado cumprimento ao mencionado Decreto-Lei n.º 29/72 na parte relativa à fixação de prazos para conservação de documentos em arquivo nas instituições de previdência, regulamentando-se agora o sistema de microfilmagem nas mesmas instituições.

Muito embora a regulamentação estabelecida pela presente portaria continue a basear-se no sistema aprovado pelo despacho de 29 de Janeiro de 1969, aproveita-se a oportunidade para, sem prejuízo das necessárias garantias de autenticidade das reproduções microfilmadas, introduzir as alterações de processo e de texto que se afiguram convenientes para uma maior simplificação, como a experiência, aliás, vinha aconselhando.

Nestes termos:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Segurança Social, ao abrigo do disposto no n.º 2 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

I

1. As instituições de previdência dependentes do Ministério dos Assuntos Sociais poderão, nos termos do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, adoptar o sistema de microfilmagem dos documentos que devam ser conservados em arquivo e destruir os respectivos originais.

2. Em nenhum caso, porém, se poderão inutilizar os documentos que, pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devam ser conservados em original.

II

1. Quando o movimento de serviço o justifique, poderão as instituições referidas na base anterior adquirir e instalar equipamentos para microfilmagem, observadas as normas sobre aquisições de material.

2. Sempre que a dimensão dos organismos não justifique a instalação privativa dos referidos equipamentos, deverão ser estabelecidos acordos entre si ou com as instituições que estejam equipadas para o efeito, em ordem à efectivação do serviço de microfilmagem, revelação e fixação, mediante o pagamento das correspondentes despesas.

III

As instituições designarão um empregado com categoria não inferior a primeiro-escriturário ou equivalente, o qual ficará responsável pela regularidade das operações de microfilmagem.

IV

1. A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagem.

2. O início e o termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia, por colagem, deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e a assinatura do empregado responsável referido na base anterior.

3. A microfilmagem dos documentos deverá executar-se tendo em vista o agrupamento por bobina dos documentos da mesma espécie e, dentro desta, em obediência à ordem cronológica ou numérica.

V

1. A conservação dos filmes deverá ser efectuada nas condições técnicas aconselháveis em bobinas devidamente referenciadas.

2. Deverá ser elaborado um livro de registo dos filmes conservados, contendo o número de ordem da bobina, a natureza e as referências dos documentos fixados.

3. O livro de registo possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo presidente da direcção da instituição ou outro membro da direcção por ele designado.

VI

1. A inutilização dos documentos originais deverá fazer-se sempre na presença do empregado responsável referido na base III, lavrando-se o respectivo auto, que será assinado por todos os intervenientes no acto da inutilização e visado em reunião da direcção.

2. Do auto deverá constar a indicação dos documentos originais destruídos, identificados por espécies e por anos de emissão ou recepção. No referido auto devem, ainda, ser registadas as referências das bobinas que contêm a reprodução dos documentos destruídos.

3. A documentação corrente será destruída por perfurações não inferiores a 15 mm de diâmetro ou ainda por corte ou rasgamento total, ao meio, pelo menos em quatro partes.

4. A documentação de responsabilidade ou confidencial será destruída de modo a impedir completamente a sua leitura.

VII

1. A reprodução documental dos elementos conservados em microfilme só poderá ser realizada a pedido das entidades ou serviços interessados, mediante requisição fundamentada dirigida aos serviços técnicos especializados, depois de visada pelo responsável do departamento interessado.

2. As fotocópias obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que contenham a assinatura do empregado responsável referido na base III e assinatura do presidente da direcção da instituição ou de outro membro da direcção por ele designado, devidamente autenticadas com selo branco.

VIII

As instituições que pela sua dimensão não justifiquem a instalação privativa do equipamento técnico de microfilmagem e tenham celebrado acordos nos termos do n.º 2 da base II deverão cumprir, na parte que lhes respeite, as disposições constantes das presentes bases.

IX

A presente portaria entra imediatamente em vigor.

Ministério dos Assuntos Sociais, 18 de Abril de 1975. - O Secretário de Estado da Segurança Social, Vasco Navarro da Graça Moura.