Portaria n.º 33/99, de 20 de janeiro

Portaria n.º 33/99

de 20 de Janeiro

O Decreto-Lei n.º 143/96, de 26 de Agosto, que aprovou a Lei Orgânica da Secretaria-Geral do Ministério da Educação, introduziu alterações na estrutura deste serviço central, criando a Divisão de Arquivo com o objectivo de recuperar e disponibilizar a memória da instituição, a fim de permitir a investigação sobre a história da educação em Portugal.

No decurso da sua actividade, a Secretaria-Geral tem assistido a um crescimento contínuo e indiscriminado da documentação de arquivo, gerador de desnecessários custos e ineficiências, que se impõe eliminar.

Considerando as vantagens funcionais e económicas que para a Secretaria-Geral representará a possibilidade de eliminar documentos sem qualquer interesse e com os prazos de conservação já prescritos;

Considerando a necessidade de assegurar a conservação dos documentos de interesse histórico, científico, cultural ou outro atendível;

Considerando, ainda, a necessidade de regulamentar a conservação, microfilmagem e destruição da documentação da Secretaria-Geral do Ministério da Educação:

Nestes termos, e ao abrigo das disposições conjugadas da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Educação e da Cultura, que seja aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral do Ministério da Educação, no que se refere a avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, que consta em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

Ministérios da Educação e da Cultura.

Assinada em 14 de Dezembro de 1998.

Pelo Ministro da Educação, Guilherme d'Oliveira Martins, Secretário de Estado da Administração Educativa. - O Ministro da Cultura, Manuel Maria Ferreira Carrilho.

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DO MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Secretaria-Geral do Ministério da Educação, adiante designada por SG.

2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da SG tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da SG a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexa à presente portaria.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SG.

3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SG, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 10.º

4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a SG obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SG vier a determinar.

6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhados de um auto de entrega, a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa, destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam em anexo à referida portaria (anexos n.os 1 e 2).

8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa no IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade dos meios e custos.

9.º

Formalidades da eliminação

1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

2 - O modelo consta em anexo à presente portaria (anexo n.º 3).

10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.

2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:

Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;

Local e data de execução da transferência;

Assinaturas e carimbo.

3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

4 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da SG atenderá a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

12.º

Fiscalização

Compete aos IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto na presente portaria.

13.º

Entrada em vigor

Esta portaria entra em vigor no dia imediato à sua publicação.

ANEXO N.º 1

Auto de entrega

Aos ... dias do mês de ... de ..., no ...(ver nota 1), perante ...(ver nota 2) e ...(ver nota 3), dando cumprimento ... (ver nota 4), procedeu-se à ...(ver nota 5) da documentação proveniente de ...(ver nota 6), conforme o constante na guia de remessa anexa, que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.

O identificado conjunto documental ficará sob custódia de ... (ver nota 7) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.

Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes das duas entidades.

..., ... de ... de ...

O Representante de ...(ver nota 8) ...(ver nota 9).

O Representante de ... (ver nota 10) ... (ver nota 11).

(nota 1) Designação da entidade destinatária.

(nota 2) Nome e cargo do responsável da entidade remetente.

(nota 3) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária.

(nota 4) Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.

(nota 5) Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.

(nota 6) Designação da entidade remetente.

(nota 7) Designação da entidade destinatária.

(nota 8) Designação da entidade remetente.

(nota 9) Assinatura do responsável da entidade remetente.

(nota 10) Designação da entidade destinatária.

(nota 11) Assinatura do responsável da entidade destinatária.

ANEXO N.º 2

(ver modelo no documento original)

ANEXO N.º 3

Auto de eliminação

Aos ... dias do mês de ... de ..., no(a) ..., em ..., na presença dos abaixo assinados, procedeu-se à venda/inutilização por ..., de acordo com o(s) artigo(s) ... da Portaria n.º .../... e disposições da tabela de selecção, dos documentos a seguir identificados:

(ver modelo no documento original)

O Responsável pelo Arquivo, ...

O Responsável do Organismo, ...

Manual para gestão de documentos

Tabela de secção

(ver tabela no documento original)