Portaria n.º 376/81, de 7 de maio

Portaria n.º 376/81

de 7 de Maio

Verificando-se o grande volume de arquivo da Direcção-Geral das Indústrias Transformadoras Ligeiras, prevendo-se que a curto prazo se levantem problemas de espaço para o seu armazenamento;

Considerando as vantagens do sistema de microfilmagem aplicado ao arquivo de documentação pela consequente destruição dos originais, o que é facultado pelo Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro;

Nestes termos:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria e Energia, em execução do preceituado no Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

1.º São considerados prazos mínimos de conservação dos documentos em arquivo da Direcção-Geral das Indústrias Transformadoras e Ligeiras (DGITL):

a) Documentos de contabilidade - 10 anos;

b) Documentos de administração de pessoal - ilimitado;

c) Concursos de pessoal - um ano após o termo de validade do mesmo;

d) Processos de administração industrial - um ano após a entrada em arquivo;

e) Restante documentação - um ano.

2.º - 1 - É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e a subsequente inutilização dos originais, não sendo, porém, inutilizados os documentos que pelo seu interesse histórico ou outro atendível devam ser conservados.

2 - A avaliação do interesse da conservação dos documentos será feita por uma comissão constituída pelo director-geral, pelo chefe de divisão de Informação e pelo chefe da Repartição Administrativa.

3.º A microfilmagem dos documentos será executada sob a responsabilidade do chefe da Repartição Administrativa ou seu legal substituto, nas suas faltas e impedimentos.

4.º Os filmes deverão reproduzir termos de abertura e encerramento assinados pelo responsável pela microfilmagem. O primeiro mencionará o início do microfilme e do segundo constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

5.º O início e termo de cada filme e ainda qualquer parte intermédia, por colagem, deverão ser autenticados com perfuração especial.

6.º Os filmes conservados serão registados em livro, que possuirá termo de abertura e encerramento, cujas páginas serão rubricadas pelo chefe da Repartição Administrativa. O registo dos filmes deverá fazer referência expressa a eventuais colagens, cortes e emendas.

7.º As fotocópias obtidas a partir de microfilmes têm a mesma força probatória dos originais desde que tenham a assinatura do chefe da Repartição Administrativa, devidamente autenticada com selo branco.

8.º Decorridos os prazos mínimos de conservação dos documentos fixados no n.º 1.º da presente portaria, os documentos poderão ser inutilizados.

9.º A inutilização dos documentos será feita por meio mecânico, em tiras com largura de resíduo não superior a 15 mm, ou ainda por rasgamento, pelo menos em oito partes, por modo a impossibilitar a sua reconstituição.

10.º As dúvidas surgidas na aplicação da presente portaria serão resolvidas por despacho do Ministro da Indústria e Energia.

11.º A presente portaria entra imediatamente em vigor.

Ministério da Indústria e Energia, 24 de Abril de 1981. - O Ministro da Indústria e Energia, Ricardo Manuel Simões Bayão Horta.