Portaria n.º 390/72, de 15 de julho

Portaria n.º 390/72

de 15 de Julho

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado das Comunicações e Transportes, que, ao abrigo das disposições do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, a empresa pública Correios e Telecomunicações de Portugal e a empresa pública Telefones de Lisboa e Porto, na parte aplicável, observem no tratamento da sua documentação os prazos e formalidades a seguir indicados:

1.º Salvo o disposto nos n.os 2.º e 3.º, a duração mínima de conservação em arquivo dos documentos incluídos ou não em processos e os temas sobre que versam os mesmos documentos serão os seguintes:

Três meses:

Exploração telegráfica e telefónica.

Um ano:

Assuntos administrativos, financeiros ou contabilísticos;

Conservação de bens móveis e imóveis;

Exploração postal.

Dois anos:

Irregularidades e reclamações.

Três anos:

Concursos do pessoal (após a validade dos mesmos).

Cinco anos:

Aquisição e alienação de bens móveis e imóveis;

Contas de responsabilidade, conta do fundo de maneio, contas correntes e do movimento de armazém;

Contratos e apostilas (após a sua validade);

Execução de obras e consertos de material;

Desastres no trabalho (após a sua validade);

Livros ou fichas de entrada ou saída de correspondência;

Montagem e apeamento de instalações;

Processos disciplinares, de inquérito, de sindicância ou de natureza idêntica.

Vinte anos:

Habilitação de herdeiros;

Responsabilidade civil (pendentes de cobrança).

Permanentes:

Cadastro dos bens dos CTT e dos TLP e do domínio público a seu cargo;

Estudos e criação de serviços;

Desastres no trabalho que tenham originado pensões enquanto estas prevalecerem;

Processos doutrinários e de regulamentação;

Processos individuais dos empregados.

2.º Quando os prazos de reclamação concedidos aos utentes ou estabelecidos em tratados, convenções ou acordos forem superiores aos fixados no número anterior, a conservação em arquivo dos documentos respectivos respeitará esses prazos.

3.º Os documentos que sejam regulados por lei especial respeitarão os prazos que aí lhes estiverem fixados.

4.º À excepção daqueles a que seja aplicável o disposto no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, todos os documentos antes mencionados podem ser inutilizados antes dos prazos acima referidos, desde que prèviamente sejam microfilmados.

5.º Serão responsáveis pela regularidade das operações de microfilmagem os dirigentes dos serviços onde funcionarem os respectivos centros, devendo observar-se nestas operações as seguintes formalidades:

a) A autenticidade dos microfilmes será garantida através de um boletim de contrôle que antecipará cada processo ou grupo de documentos, visado pelo responsável;

b) A inutilização dos documentos será feita por corte ou rasgamento manual, ou usando dispositivos apropriados, após rigorosa conferência dos respectivos microfilmes.

Ministério das Comunicações, 3 de Julho de 1972. - O Secretário de Estado das Comunicações e Transportes, João Maria Leitão de Oliveira Martins.