Portaria n.º 414/2005, de 13 de abril

Portaria n.º 414/2005

de 13 de Abril

O aumento crescente do volume de documentos recebidos e produzidos pelos vários serviços da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros no exercício das suas actividades obriga a que se tomem um conjunto de medidas tendentes à adequada gestão dos espaços de arquivo, sem, contudo, descurar a conservação da documentação administrativa pertinente e a salvaguarda da documentação com interesse histórico.

Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros de Estado e da Presidência e da Cultura, que seja aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

Em 11 de Março de 2005.

O Ministro de Estado e da Presidência, Nuno Albuquerque Morais Sarmento. - Pela Ministra da Cultura, José Manuel Amaral Lopes, Secretário de Estado dos Bens Culturais.

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA-GERAL DA PRESIDÊNCIA DO CONSELHO DE MINISTROS

1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, adiante designada por SGPCM.

2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da SGPCM tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da SGPCM a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I da presente portaria.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SGPCM.

3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SGPCM de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados, em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 10.º

4.º

Tabela de selecção de documentos

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a SGPCM obter o parecer favorável do IAN/TT enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SGPCM vier a determinar.

6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II ao presente Regulamento.

8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

9.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável pelo arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

2 - O modelo consta do anexo III ao presente Regulamento.

10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.

2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:

Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;

Local e data da execução da transferência;

Assinaturas e carimbo.

3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

4 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da SGPCM atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

12.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção sobre o disposto na presente portaria.

13.º

Entrada em vigor

Este Regulamento entra em vigor após a sua publicação.

(ver modelos no documento original)