Portaria n.º 437/72, de 7 de agosto

Portaria n.º 437/72

de 7 de Agosto

Ao abrigo do disposto no artigo 18.º do Decreto-Lei n.º 42840, de 10 de Fevereiro de 1960, com a redacção que lhe foi dada pelo Decreto-Lei n.º 538/71, de 4 de Dezembro;

Tendo em conta o disposto no Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Marinha, aprovar e pôr em execução o seguinte:

Regulamento do Arquivo Geral da Marinha

Artigo 1.º O Arquivo Geral da Marinha (A. G. M.), criado pelo Decreto-Lei n.º 42840, de 10 de Fevereiro de 1960, alterado pelo Decreto-Lei n.º 538/71, de 4 de Dezembro, é um organismo que funciona na dependência directa do Ministro da Marinha, destinado a:

a) Guardar e conservar todos os arquivos das unidades e serviços do Ministério da Marinha ali depositados;

b) Colaborar na difusão da história da Marinha portuguesa, publicar trabalhos de reconhecido mérito sobre o assunto, incluindo índices e inventários, quer da documentação do Arquivo, quer da referente à Marinha existente noutros arquivos.

Art. 2.º O Arquivo Geral da Marinha compreende:

a) Director;

b) Subdirector;

c) Arquivo Central;

d) Arquivo Histórico;

e) Biblioteca;

f) Gabinete de Microfilmagem;

g) Secretaria;

h) Oficina de Encadernação.

Art. 3.º - 1. Ao director do Arquivo Geral da Marinha compete, de uma maneira geral:

a) Dirigir e fiscalizar todas as actividades do Arquivo;

b) Corresponder-se directamente com as unidades e serviços do Ministério da Marinha, bem como com outros organismos e entidades, designadamente bibliotecas e arquivos nacionais ou estrangeiros;

c) Informar, conceder licenças e exercer competência disciplinar, em relação ao pessoal do Arquivo, nos termos da legislação em vigor;

d) Elaborar o relatório anual.

2. O director é um oficial general ou superior da reserva da Armada.

Art. 4.º - 1. Ao subdirector compete, de uma maneira geral:

a) Auxiliar o director no desempenho das suas funções, de acordo com a orientação que nesse sentido lhe for dada;

b) Orientar e fiscalizar o funcionamento do Gabinete de Microfilmagem, da Secretaria e da Oficina de Encadernação;

c) Desempenhar as atribuições que nas unidades competem aos oficiais imediatos.

2. O subdirector é um oficial superior da Armada.

Art. 5.º - 1. Ao Arquivo Central compete guardar e conservar toda a documentação imediatamente necessária às unidades e serviços do Ministério da Marinha que estes ali depositem, dispondo-a de modo a satisfazer ràpidamente as suas requisições e a facilitar a futura passagem ao Arquivo Histórico dos documentos que interessa conservar e a promover a inutilização, passado o período de interesse administrativo, dos que não tiverem importância histórica.

2. O Arquivo Central é chefiado por um oficial da Armada ou por um funcionário civil do quadro do pessoal civil do Ministério da Marinha (Q. P. C. M. M.).

Art. 6.º Como regra geral em relação a cada unidade ou serviço do Ministério da Marinha, a entrega de documentação no A. G. M. efectua-se:

a) De cinco em cinco anos; ou

b) Quando a unidade for abatida ou quando o serviço extinto ou profundamente reorganizado.

Art. 7.º - 1. Na entrega ao A. G. M. da documentação das unidades e serviços do Ministério da Marinha devem ser seguidas as normas seguintes:

a) A documentação deve ser ordenada por assuntos e datas e encadernada ou arrumada em pastas-arquivos;

b) Desde que o número de documentos o justifique, cada volume ou pasta-arquivo deve corresponder a um ano;

c) Apenas serão entregues documentos considerados como desnecessários e com mais de cinco anos;

d) A documentação é acompanhada por guia de remessa em triplicado, sendo os livros, álbuns, fotografias e desenhos identificados unitàriamente.

2. No continente, as unidades e serviços devem prèviamente acordar com a direcção do Arquivo a data mais conveniente para a entrega da documentação.

3. Fora do continente, as unidades e serviços devem informar o Arquivo, por mensagem, da remessa da documentação.

Art. 8.º - 1. Decorridos dez anos sobre a data da incorporação dos documentos no Arquivo Central, estes poderão ser:

a) Inutilizados, desde que se verifique que não possuem interesse histórico ou administrativo;

b) Transferidos para o Arquivo Histórico, desde que tenham valor histórico e não ofereçam interesse administrativo;

c) Microfilmados;

d) Mantidos em arquivo, enquanto não for julgado possível ou conveniente adoptar qualquer dos procedimentos referidos nas alíneas anteriores.

2. Os originais dos documentos microfilmados são inutilizados, a menos que a sua conservação se imponha por interesse histórico ou outro motivo atendível, devendo, quando assim suceder, ser transferidos para o Arquivo Histórico.

3. A inutilização de documentos é da responsabilidade:

a) Do director do Arquivo Central, no que respeita completa eliminação de documentos classificados;

b) Do director do Arquivo Histórico, no que se refere ao reconhecimento de falta de interesse histórico.

4. Sempre que o director do Arquivo Histórico tenha dúvidas sobre o interesse histórico dos documentos deverá consultar o director do A. G. M., o qual, quando o julgar conveniente, poderá ouvir o Centro de Estudos da Marinha.

5. Para a destruição da documentação poderá o director do A. G. M. requisitar a colaboração do pessoal da unidade ou serviço a que a mesma respeita.

Art. 9.º - 1. Ao Arquivo Histórico compete guardar, conservar e valorizar toda a documentação sem imediato interesse administrativo que possa ser utilizável como fonte de estudos históricos, sendo constituído:

a) Por todos os documentos manuscritos que interessem à história da Marinha existentes nos arquivos ou museus dependentes do Ministério da Marinha;

b) Por documentos de natureza idêntica obtidos por oferta ou compra ou de que se tenham obtido cópias;

c) Pelos documentos provenientes do Arquivo Central;

d) Pela cartografia portuguesa (mapas e cartas, plantas, roteiros e guias) no seu ramo marítimo;

e) Pelos livros e publicações de carácter histórico naval.

2. No que se refere aos documentos de que trata a alínea e) do número anterior apenas devem ser mantidos no Arquivo os que não interessem à Biblioteca Central da Marinha ou à Biblioteca do A. G. M.

3. O Arquivo Histórico é dirigido por um oficial da Armada ou por um bibliotecário-arquivista do Q. P. C. M. M.

Art. 10.º Como regra geral, e tendo em conta o disposto no artigo 8.º, a transferência dos documentos do Arquivo Central para o Arquivo Histórico efectua-se:

a) Quando se trate de originais de documentos microfilmados a que for reconhecido interesse histórico, após a microfilmagem;

b) Quando se trate de documentos que não foram microfilmados e a que for reconhecido valor histórico, logo que deixem de oferecer interesse administrativo.

Art. 11.º - 1. A Biblioteca é constituída por obras de que o Arquivo necessite para o desempenho das suas funções e pelas que respeitem legislação naval portuguesa.

2. Na Biblioteca serão conservadas, devidamente, as gravuras pertencentes à extinta Imprensa da Armada.

3. Compete à Biblioteca distribuir as publicações da Armada que forem designadas por despacho do Ministro da Marinha.

4. A Biblioteca é dirigida por um oficial da Armada ou funcionário civil do Q. P. C. M. M., na directa dependência do director do Arquivo Histórico.

Art. 12.º - 1. No âmbito do Arquivo Histórico e da Biblioteca funciona uma sala de leitura pública, sob a fiscalização de um oficial da Armada ou funcionário civil do Q. P. C. M. M.

2. O horário de funcionamento da sala de leitura é estabelecido por despacho do Ministro da Marinha, mediante proposta do director do A. G. M.

3. As condições a que se devem subordinar os indivíduos que desejem utilizar a sala de leitura, tendo em conta a necessidade de preservar devidamente os documentos, são estabelecidas por despacho do Ministro da Marinha, mediante proposta do director do A. G. M.

4. Os documentos com classificação superior a reservado não podem ser consultados enquanto mantiverem tal classificação.

Art. 13.º - 1. O Gabinete de Microfilmagem destina-se a executar os trabalhos de microfilmagem a que se refere o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, e este Regulamento, os quais serão realizados nas condições neles estabelecidas.

2. O Gabinete é utilizado, para os fins atrás referidos, não só pelos serviços do A. G. M., mas também por todas as unidades e serviços do Ministério da Marinha, aos quais fica vedada a aquisição e utilização de material de microfilmagem para os mesmos fins.

3. A responsabilidade das operações de microfilmagem pertence ao subdirector do Arquivo.

Art. 14.º O Gabinete de Microfilmagem também disporá de instalações de fotocópia e de fotografia adequadas aos trabalhos necessários ao A. G. M.

Art. 15.º - 1. À Secretaria compete:

a) Executar o serviço de correspondência, expediente e arquivo;

b) Inventariar o material do Arquivo e manter actualizadas as respectivas contas;

c) Preparar, para assinatura do director do A. G. M., as certidões e fotocópias a que se referem os artigos seguintes;

d) Exercer as funções próprias das secretarias das unidades da Armada em relação ao pessoal que presta serviço no A. G. M.

2. A Secretaria é chefiada por um oficial da Armada ou por um funcionário civil do Q. P. C. M. M.

Art. 16.º - 1. O A. G. M. pode passar certidões extraídas dos livros ou dos documentos existentes, com observância dos preceitos legais que se referem ao imposto do selo.

2. As certidões são autenticadas com a assinatura do director do A. G. M. e o selo em branco.

Art. 17.º As fotocópias obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura do director do A. G. M. e o selo em branco.

Art. 18.º À Oficina de Encadernação compete executar os trabalhos de encadernação necessários à conveniente arrumação e conservação dos documentos existentes no Arquivo, quando tais trabalhos não possam ser executados no Instituto Hidrográfico.

Art. 19.º As lotações de pessoal militar e civil do Arquivo Geral da Marinha são fixadas, respectivamente, por portaria e por despacho do Ministro da Marinha, mediante proposta do director.

Ministério da Marinha, 20 de Julho de 1972. - O Ministro da Marinha, Manuel Pereira Crespo.