Portaria n.º 439/78, de 4 de agosto

Portaria n.º 439/78

de 4 de Agosto

Considerando que, decorrido determinado lapso de tempo, a conservação de certos documentos é inútil;

Considerando que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, permite a microfilmagem de documentos em arquivo nos serviços públicos personalizados e subsequente inutilização de originais;

Considerando ainda a conveniência em descongestionar arquivos estáticos e tendo em conta a proposta da Comissão Instaladora do Serviço de Luta Antituberculosa, elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei;

Nestes termos:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Saúde, o seguinte:

1 - O Serviço de Luta Antituberculosa conservará os seus documentos em arquivo durante os prazos mínimos estabelecidos na relação anexa, que faz parte integrante desta portaria.

2 - Toda a restante documentação poderá ser inutilizada por determinação do órgão dirigente decorridos cinco anos a partir da data em que finde o interesse administrativo, técnico ou outro relativo ao documento.

3 - O Serviço de Luta Antituberculosa é autorizado a proceder à microfilmagem dos documentos que devam manter-se em arquivo e à consequente inutilização dos originais.

4 - As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que devem ficar guardadas em locais diferentes.

5 - Os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico, ou outro motivo atendível, não serão inutilizados, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para arquivos adequados.

6 - A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagens.

7 - Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento, mencionando o primeiro o início do filme e o segundo a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

8 - Nos casos em que, por razões justificadas, houver necessidade de qualquer ligação intermédia de filmes, deverá proceder-se a autenticações com selo branco ou de perfuração especial e a assinatura do responsável.

9 - Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem, bem como pela segurança da inutilização dos documentos, de modo a impedir a sua leitura ou utilização, o chefe do serviço onde funcionar o respectivo centro.

10 - Será elaborado um livro de registo de filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo dirigente imediatamente superior ao mencionado no anterior.

11 - As fotocópias obtidas a partir da microfilmagem têm a força probatória dos originais desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço, ou seu substituto, e com o selo branco.

12 - A inutilização de documentos será feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se um auto de destruição de documentos, a anexar à declaração referida no n.º 7.

13 - As dúvidas surgidas na aplicação da presente portaria, incluindo as que respeitem à manutenção em arquivo de documentos com interesse técnico ou histórico, bem como à definição da natureza deste interesse, serão submetidas a despacho ministerial.

Secretaria de Estado da Saúde, 27 de Junho de 1978. - O Secretário de Estado da Saúde, Mário Luís Mendes.

Prazo de conservação de documentos

I - Assuntos administrativos: ... Anos

Ajudas de custo - processos ... 10

Avisos de pagamento ... 3

Anos económicos findos ... 10

Aquisições processos ... Indefinido

Autos de venda (SEI) ... Indefinido

Balancetes diários ... 5

Boletim de falta ... 2

Boletim de saída ... 2

Contas de gerência ... Indefinido

Contratos de fornecimento ... Indefinido

Copiadores ... 55

Correspondência entrada - registo ... 20

Comunicações - livros ... 1

Duodécimos - antecipação ... 10

Estimativas ... 50

Folhas de vencimentos e salários ... Indefinido

Facturas - cópias (SEI) ... 10

Fichas de existência em armazém (SEI) ... 10

Fichas de existência catalogadas (SEI) ... 10

Guias de receita ... 10

Guias de remessa ... 10

Habilitação de herdeiros - processos ... 30

Livros de ponto ... 5

Mapa de faltas ... Indefinido

Mapa estatístico ... 10

Notas de encomenda ... 10

Orçamentos - projectos ... 20

Protocolo de correspondência ... 5

Processos sobre viaturas ... Indefinido

Processos sobre raios X ... Indefinido

Relógio de ponto - fichas ... 5

Requisições pagas ... 10

II - Assuntos clínicos:

Doentes:

Papeletas clínicas ... cinco anos após cura clínica.

Radiografias ... cinco anos após cura clínica.

Não inscritos:

Papeletas e radiografias ... 1

Processos de candidatos a função pública ... 3

Secretaria de Estado da Saúde, 27 de Junho de 1978. - O Secretário de Estado da Saúde, Mário Luís Mendes.