Portaria n.º 45/85, de 22 de janeiro

Portaria n.º 45/85

de 22 de Janeiro

Tendo o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, vindo permitir a microfilmagem de documentos em arquivo nas empresas públicas e subsequente inutilização dos originais, foi publicada para a TAP - Transportes Aéreos Portugueses, E. P., para esse efeito, a Portaria n.º 585/77, de 16 de Setembro.

Tal portaria implica para a empresa, por um lado, a obrigatoriedade de conservação em arquivo de milhares de documentos e, por outro, impõe a microfilmagem em 2 bobinas quando a documentação seja substituída por filmes.

Considerando que a TAP, dadas as características muito específicas da sua actividade e a sua dispersão geográfica, é obrigada a emitir e a movimentar documentos em quantidades muito elevadas;

Considerando que a ser toda essa documentação obrigatoriamente mantida em arquivo durante os prazos estipulados naquela portaria, tal viria implicar uma ainda muito maior área de ocupação com custos significativos;

Considerando que o que importa é que sejam conservados apenas os documentos que, segundo a lei, são de arquivo obrigatório e, a mais destes, aqueles outros de real interesse;

Considerando, finalmente, que a exigência da microfilmagem em 2 bobinas acarretaria para a empresa elevadíssimos custos:

Por proposta do conselho de gerência da TAP, E. P.:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo o Ministro do Equipamento Social, ao abrigo do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

1.º Na TAP, E. P., os documentos referidos na legislação comercial, incluídos ou não em processos, serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos nela previstos, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção que vincule o Estado Português.

2.º O conselho de gerência da empresa determinará, em regulamento interno, o período mínimo de conservação dos documentos não contemplados no número anterior.

3.º Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo, nomeadamente:

a) Todos os documentos relacionados com contratos de aquisição de aviões;

b) Documentação relacionada com contratos de empreitada celebrados pela empresa;

c) Títulos de aquisição de terrenos e edifícios;

d) Processos individuais e processos disciplinares do pessoal.

4.º Os documentos contemplados no número anterior deverão ser conservados na sua forma original e transferidos para arquivo adequado.

5.º É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e consequente inutilização dos originais.

6.º Fica igualmente autorizada a microfilmagem efectuada directamente a partir de suporte magnético e da informação obtida pelo tratamento automático de dados.

7.º As operações de microfilmagem deverão ser executadas com equipamento adequado e o maior rigor técnico, de modo a garantir a reprodução fiel dos documentos sobre que recaiam.

8.º Deverão ser adoptadas as microfilmagens mais adequadas a cada espécie documental, assegurando-se a maior funcionalidade do sistema e a máxima redução dos seus custos.

9.º As diversas espécies documentais serão microfilmadas no número de bobinas que for entendido por conveniente pelo conselho de gerência da empresa.

10.º Quando existir mais de uma bobina, estas serão guardadas em locais diferentes.

11.º Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir os termos de abertura e encerramento.

12.º O termo de abertura mencionará o início do microfilme e do termo de encerramento constará a declaração de que as filmagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

13.º O início e termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia por colagem deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e assinatura do responsável.

14.º Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem, assim como pela segurança e destruição dos documentos que forem seu objecto, o dirigente do serviço onde funcionar o respectivo centro ou quem o substitua na sua ausência ou impedimento.

15.º A conservação dos filmes será feita em bobinas devidamente referenciadas, as quais serão guardadas em ficheiros próprios, em que se deverão assegurar as condições exigíveis de localização, conservação e segurança.

16.º Será elaborado um livro de registos dos filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas.

17.º A inutilização dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se um auto de destruição de documentos, que será anexado à declaração referida no n.º 12.º

18.º As fotocópias obtidas a partir de microfilmagens regularmente arquivadas têm, nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, a mesma força probatória dos originais desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas com o selo branco da empresa sobre assinatura do responsável pelo serviço ou do seu substituto.

19.º Em tudo o que não estiver regulado neste diploma aplica-se, subsidiariamente, o disposto no regulamento aprovado pela Portaria n.º 597/75, de 9 de Outubro.

20.º Fica revogada a Portaria n.º 585/77, de 16 de Setembro.

Ministério do Equipamento Social.

Assinada em 11 de Janeiro de 1985.

O Ministro do Equipamento Social, João Rosado Correia.