Portaria n.º 454/96, de 9 de setembro

Portaria n.º 454/96

de 9 de Setembro

O crescente aumento da documentação arquivada no Serviço Nacional de Bombeiros justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos, em ordem à adequada gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com interesse histórico.

Nestes termos:

Ao abrigo das disposições conjugadas da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, ouvidos os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo:

Manda o Governo, pelos Ministros da Administração Interna e da Cultura, que seja aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística do Serviço Nacional de Bombeiros, em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

Ministérios da Administração Interna e da Cultura.

Assinada em 7 de Agosto de 1996.

Pelo Ministro da Administração Interna, Armando António Martins Vara, Secretário de Estado da Administração Interna. - O Ministro da Cultura, Manuel Maria Ferreira Carrilho.

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO SERVIÇO NACIONAL DE BOMBEIROS

I

Âmbito de aplicação

Este Regulamento é aplicável aos documentos produzidos e recebidos pelos serviços centrais do Serviço Nacional de Bombeiros, a seguir designado por SNB.

II

Avaliação de documentos

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo dos serviços centrais do SNB tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa dos documentos.

2 - É da responsabilidade do SNB a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos documentos.

3 - Os prazos de conservação administrativa dos documentos contam-se a partir da data de encerramento das unidades arquivísticas identificadas na tabela de selecção anexa ao presente Regulamento, de que faz parte integrante.

III

Selecção de documentos

1 - A selecção tem por fim separar os documentos de arquivo a conservar permanentemente dos que deverão ser eliminados.

2 - A selecção dos conjuntos documentais a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção anexa.

3 - Os documentos aos quais for reconhecido valor de conservação permanente devem ser conservados em arquivo no suporte original.

IV

Tabela de selecção de documentos

1 - A tabela de selecção de documentos anexa a este Regulamento consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental referida no n.º II.

2 - A tabela a que se refere o número anterior será submetida a revisões periódicas, de modo a adequá-la às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º II, deve o SNB obter o parecer favorável dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante abreviadamente designados por AN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

V

Remessa de documentos para arquivo definitivo

1 - A documentação considerada de conservação permanente de acordo com a tabela de selecção anexa deve ser remetida para arquivo definitivo, findos os prazos de conservação administrativa.

2 - As remessas referidas no número anterior deverão ser feitas de forma a não porem em causa a integridade dos conjuntos documentais.

3 - As remessas de conjuntos documentais complementares deverão ser sempre realizadas conjuntamente, pelo que apenas se poderão efectuar quando cumprido o maior prazo de conservação administrativa a que se reportarem.

VI

Formalidades das remessas

1 - As remessas referidas no n.º V devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Ser acompanhadas por um auto de entrega, que delas fará prova;

b) Ter em anexo ao auto de entrega uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo.

2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores serão normalizados de acordo com directrizes definidas pelos AN/TT.

VII

Eliminação de documentos

1 - Compete ao SNB a destruição física dos documentos que não foram objecto de conservação permanente, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativa fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação da documentação referida no número anterior deve processar-se de acordo com critérios rigorosos, de forma a ser garantida a confidencialidade da informação.

3 - É vedada a eliminação de documentos de arquivo que não estejam previstos na tabela de selecção.

VIII

Formalidades da eliminação

1 - Da eliminação dos documentos será lavrado um auto, que constitui prova do abate patrimonial.

2 - A acompanhar o auto de eliminação referido no número anterior serão feitas relações de eliminação, obrigatoriamente rubricadas e autenticadas pelo responsável dos serviços de arquivo, que identifiquem as unidades arquivísticas objecto de destruição ou eliminação.

3 - As relações de eliminação deverão ser organizadas por série ou subsérie documental e, para cada uma delas, identificar a proveniência, a designação, a dimensão, o âmbito cronológico a que se reportam e o número e o tipo de unidades arquivísticas que as constituem.

IX

Substituição de suporte

1 - É autorizada a microfilmagem de documentos de acordo com critérios de segurança, autenticidade e legalidade.

2 - A microfilmagem referida no número anterior deverá observar as seguintes formalidades:

a) A microfilmagem deve ser feita em duplicado, devendo os filmes ser conservados em locais distintos;

b) As microformas não poderão sofrer cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que permitam pôr em causa a sua integridade e reproduzirão termos de abertura e encerramento, autenticados com a assinatura do responsável que para o efeito vier a ser designado, sob selo branco ou perfuração especial.

3 - As cópias obtidas a partir do microfilme autenticado têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

X

Fiscalização

Compete aos AN/TT a verificação da adequada aplicação do disposto no presente Regulamento.

ANEXO

Tabela de selecção de documentos

(ver documento original)