Portaria n.º 503/86, de 9 de setembro

Portaria n.º 503/86

de 9 de Setembro

Considerando as dificuldades sentidas pelas autarquias locais na manutenção integral de todos os documentos em arquivo;

Considerando que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, determina que serão fixados por portaria do ministro competente os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos;

Considerando que o mesmo diploma permite a microfilmagem e consequente destruição dos documentos antes de decorridos os respectivos prazos de conservação;

Considerando que existe documentação que, em virtude do seu valor administrativo ou histórico, deverá ser conservada perpetuamente, não podendo, pois, ser destruída, mesmo que microfilmada:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro do Plano e da Administração do Território, o seguinte:

1.º Deverão ser conservados pelos prazos mínimos assinalados os documentos existentes nas autarquias locais e serviços municipalizados constantes do mapa anexo, o qual faz parte integrante da presente portaria.

2.º A conservação dos livros ou fichas de registos, a título definitivo, tem o objectivo específico de auxiliar a recuperação da informação.

Esses livros ou fichas que não forem considerados de interesse poderão ser eliminados, mediante parecer vinculativo do arquivo distrital competente, depois de elaborado um auto de inutilização, nos termos previstos no n.º 9.º

3.º Toda a documentação existente não constante do mapa referido no n.º 1.º poderá ser destruída, mediante parecer vinculativo do respectivo arquivo distrital.

4.º A documentação considerada de interesse administrativo ou histórico, bem como os respectivos registos auxiliares, deverá ser conservada na forma original e na totalidade, independentemente da sua microfilmagem.

5.º Será considerada a conservação por amostragem do seguinte tipo de documentos:

1) Daqueles que se revistam de interesse para a investigação e ou sejam representativos de cada uma das actividades da autarquia ou dos serviços municipalizados;

2) Daqueles que a Administração julgar de preservar por períodos superiores a vinte anos.

6.º A conservação perpétua por amostragem é feita pela selecção da documentação produzida num ano, relativamente a um período de dez anos, devendo procurar seleccionar-se a do ano mais significativo.

7.º O período de dez anos referido no número anterior poderá ser alargado, mediante parecer vinculativo do respectivo arquivo distrital.

8.º Os prazos de conservação indicados no mapa anexo contam-se sempre a partir da data do último documento constante do processo ou do último acto praticado.

9.º A eliminação da documentação será feita de modo que seja impossível a sua reconstituição, lavrando-se auto de inutilização assinado pelo responsável pelo arquivo, com visto do director do arquivo distrital.

10.º A documentação de conservação temporária poderá ser destruída logo após a sua microfilmagem, ouvido o departamento competente do Instituto Português do Património Cultural.

11.º Exceptua-se do disposto no número anterior a documentação sujeita às verificações periódicas das inspecções de tutela, cuja inutilização só deverá ser feita depois de inspeccionada ou decorridos que sejam cinco anos.

12.º Sempre que se verifique a realização de uma inspecção administrativa, deverá a Inspecção-Geral da Administração do Território verificar o cumprimento, por parte da respectiva autarquia, do disposto na presente portaria.

13.º A resolução de dúvidas surgidas na aplicação do presente diploma pertencerá ao Ministério do Plano e da Administração do Território, em colaboração com a Secretaria de Estado da Cultura.

14.º Esta portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

Ministério do Plano e da Administração do Território.

Assinada em 7 de Agosto de 1986.

O Ministro do Plano e da Administração do Território, Luís Francisco Valente de Oliveira.

Mapa anexo à Portaria n.º 503/86

Prazos mínimos de conservação de espécies documentais

(ver documento original)