Portaria n.º 570/76, de 20 de setembro

Portaria n.º 570/76

de 20 de Setembro

O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, estabeleceu as normas legais permissivas da microfilmagem de documentos e consequente inutilização dos originais, visando, assim, resolver sérias dificuldades que alguns serviços vêm experimentando, no sector de arquivologia, com os processos usuais.

Está neste caso o Tribunal de Contas, que vê, de ano para ano, agravada a situação pela crescente dificuldade de busca e consulta e, sobretudo, pelo agravamento de perigo de sobrecarga das estruturas dos arquivos, já oficialmente reconhecida.

Nestes termos, de harmonia com o disposto no n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro das Finanças:

1.º Fica a Direcção-Geral do Tribunal de Contas autorizada a microfilmar a documentação relativa a processos de contas e de visto, que deva manter-se em arquivo, bem como a proceder à inutilização dos respectivos originais, nos termos previstos no Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, e na presente portaria.

2.º Nos processos de contas, cujos acórdãos sejam de quitação simples, serão microfilmados:

a) Capa do processo;

b) Relatório do contador-verificador e os documentos nele referenciados;

c) Conta de gerência;

d) Acórdão e documentos nele referenciados.

3.º Nos processos de visto normais serão microfilmados:

a) Diploma de provimento;

b) Declarações das alíneas a) e b) do artigo 4.º do Decreto n.º 26341, de 7 de Fevereiro de 1936, com a nova redacção dada pelo Decreto n.º 26826, de 25 de Julho de 1936.

4.º Os processos de contas e de visto com incidentes serão totalmente microfilmados.

5.º Por despacho do presidente do Tribunal de Contas poderão, ainda, ser microfilmados e inutilizados outros documentos.

6.º Os prazos mínimos de conservação em arquivo são de trinta anos para os processos de contas e de cinco para os processos de visto e outra documentação.

7.º Não é autorizada a inutilização de documentos com interesse histórico, artístico ou administrativo, com valor documental, por serem únicos ou por outros motivos atendíveis.

8.º O bibliotecário-arquivista será o responsável pelas operações de microfilmagem e segurança da inutilização.

9.º A documentação será inutilizada, por corte ou incineração, de molde a impedir completamente a sua leitura.

Ministério das Finanças, 6 de Setembro de 1976. - O Ministro das Finanças Henrique Medina Carreira.