Portaria n.º 61/86, de 21 de fevereiro

Portaria n.º 61/86

de 21 de Fevereiro

Considerando que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem de documentos em arquivo em vários serviços públicos e subsequente inutilização de originais;

Considerando que o espaço ocupado por milhares de processos arquivados na Direcção-Geral de Pessoal, do Ministério da Educação e Cultura, é de sobremaneira exagerado para as instalações onde se encontram;

Considerando que a sua recuperação, em caso de necessidade, é possível através de microfilme:

Ao abrigo do disposto no Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Educação e Cultura, o seguinte:

1.º A Direcção-Geral de Pessoal fica autorizada a microfilmar a documentação que deve manter em arquivo e a destruir os respectivos originais.

a) Não é autorizada a inutilização dos documentos que tenham valor histórico, artístico ou que, por serem únicos, tenham grande interesse documental.

b) A documentação referida na alínea anterior será transferida para os arquivos eruditos.

c) Os prazos de conservação em arquivo dos documentos na posse da Direcção-Geral de Pessoal são, consoante a natureza dos mesmos, os que a seguir se indicam.

(ver documento original)

2.º O chefe de repartição administrativa da Direcção-Geral de Pessoal é responsável pelas operações de microfilmagem, e bem assim pela segurança e inutilização dos documentos, de modo a impedir a sua leitura ou utilização.

a) A inutilização dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição.

b) A inutilização dos documentos originais deverá fazer-se sempre na presença do funcionário responsável referido no n.º 2.º, lavrando-se o respectivo auto, que será assinado por todos os intervenientes no acto da utilização e visado por aquele.

3.º Será elaborado um livro de registo dos microfilmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo chefe de repartição administrativa.

4.º A reprodução documental dos elementos conservados em microfilme só poderá ser realizada a pedido das entidades ou serviços interessados, mediante requisição visada pelo responsável do departamento interessado.

5.º As fotocópias têm a mesma força probatória dos originais, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microfilmagens e desde que sejam autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e o selo branco.

Ministério da Educação e Cultura.

Assinada em 5 de Fevereiro de 1986.

O Ministro da Educação e Cultura, João de Deus Rogado Salvador Pinheiro.