Portaria n.º 722/91, de 24 de julho

Portaria n.º 722/91

de 24 de Julho

Considerando que o artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, determinou a reformulação das portarias publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro;

Considerando que o Decreto-Lei n.º 152/88, de 29 de Abril, estabeleceu a intervenção obrigatória do Instituto Português de Arquivos em tudo quanto diga respeito à política arquivística nacional;

Considerando a necessidade de proceder à reformulação da Portaria n.º 965/80, de 11 de Novembro, que autorizou o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras a microfilmar a documentação e a proceder à inutilização dos respectivos originais, garantindo, assim, a adequada preservação da informação, a economia de espaços, bem como a optimização dos arquivos:

Nestes termos, e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º e no artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelo Ministro da Administração Interna e pelo Secretário de Estado da Cultura, aprovar o seguinte:

Regulamento de Conservação Arquivística do Serviço de Estrangeiros e Fronteiras

1.º

Âmbito de aplicação

Este Regulamento é aplicável a todos os arquivos dos serviços centrais, regionais e postos de fronteira do Serviço de Estrangeiros e Fonteiras.

2.º

Acessibilidade aos arquivos

O acesso aos arquivos do Serviço de Estrangeiros e Fronteiras só pode ser efectuado por pessoal devidamente autorizado pelo director do Serviço de Estrangeiros e Fronteiras.

3.º

Microfilmagem de documentos

1 - O Serviço de Estrangeiros e Fonteiras poderá recorrer à microfilmagem dos documentos, sob a responsabilidade do funcionário a designar pelo director do Serviço de Estrangeiros e Fronteiras, como forma de conservação da respectiva informação.

2 - A microfilmagem de documentos é feita em duplicado no Serviço de Estrangeiros e Fronteiras.

3 - As microformas não podem sofrer cortes ou emendas e devem conter obrigatoriamente a reprodução de quadros e termos de abertura, de autenticação e de encerramento, legíveis sem necessidade de recurso a instrumento óptico de leitura [ISO 4087-1979 (F) 9].

4 - No termo de autenticação é exarada a declaração de que as imagens constantes da microforma são reproduções totais e exactas dos documentos originais, devidamente autenticada pela assinatura da entidade referida no n.º 1 do artigo 3.º

5 - As microformas em arquivo devem ser registadas em livro próprio, com termos de abertura e encerramento e folhas rubricadas pelos responsáveis dos centros de microfilmagem.

6 - Igualmente deverão constar do livro de registo das microformas as emendas e alterações que eventualmente as mesmas contenham, conforme o preceituado no n.º 4.

7 - No centro do arquivo de cada serviço será feito o registo dos duplicados, nos precisos termos dos números anteriores.

8 - A reprodução de documentos numerados em microforma só poderá ser realizada a pedido dos serviços interessados e mediante requisição visada pelo responsável do serviço ou por quem este designar.

9 - As cópias ou fotocópias obtidas a partir das microformas nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, têm a força probatória dos originais, desde que devidamente autenticadas com o selo branco em uso nos serviços.

4.º

Selecção de documentos

1 - Dos processos ou colecções pertencentes a séries ou sub-séries a eliminar retirar-se-á uma amostra de 5% com vista à sua conservação permanente.

5.º

Eliminação de documentos.

1 - A eliminação dos originais dos documentos microfilmados e sem interesse de conservação permanente, se efectuada antes de decorridos os prazos constantes do mapa anexo, é da competência do responsável do serviço a que digam respeito os documentos.

2 - A eliminação de documentos faz-se por inutilização, seguida de venda, incineração ou maceração.

3 - A opção por outro processo depende de critérios de confidencialidade e racionalidade.

4 - A eliminação de documentos é acompanhada de um auto de eliminação, do qual faz parte uma relação de unidades arquivísticas objecto de destruição ou alienação identificadas quanto à sua proveniência, segundo modelo aprovado pelo Instituto Português de Arquivos.

5 - O auto de eliminação constitui prova jurídica do abate patrimonial.

6.º

Incorporação em arquivo definitivo

1 - A documentação cujo valor informativo e probatório justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de avaliação e selecção em anexo, deverá ser remetida para o Arquivo Nacional da Torre do Tombo após prescrição dos prazos de conservação administrativa.

2 - Constituem também documentação a remeter para arquivo definitivo as microformas do copiador geral da correspondência expedida e dos livros de registo geral da correspondência entrada, logo que o director do Serviço de Estrangeiros e Fronteiras o determine.

3 - O envio da documentação para o Arquivo Nacional da Torre do Tombo é feito mediante auto de entrega e guia de remessa, segundo modelo aprovado pelo Instituto Português de Arquivos no prazo de seis meses após a sua notificação.

4 - O acesso do público aos documentos enviados ao Arquivo Nacional da Torre do Tombo só poderá ter lugar decorridos 50 anos após o termo da entrega.

7.º

Revisão

A presente portaria será revista após a informatização do sistema de informação do Serviço de Estrangeiros e Fronteiras.

Presidência do Conselho de Ministros e Ministério da Administração Interna.

Assinada em 28 de Maio de 1991.

Pelo Ministro da Administração Interna, José Manuel Branquinho de Oliveira Lobo, Secretário de Estado Adjunto do Ministro da Administração Interna. - Pelo Secretário de Estado da Cultura, Maria Natália Brito da Silva Correia Guedes, Subsecretária de Estado da Cultura.

Serviço de Estrangeiros e Fronteiras

(ver documento original)

Direcção Regional

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