Portaria n.º 73/78, de 4 de fevereiro

Portaria n.º 73/78

de 4 de Fevereiro

Considerando que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem dos documentos em arquivo nas empresas públicas e subsequente inutilização de originais;

Considerando a proposta do conselho de administração da empresa pública Setenave - Estaleiros Navais de Setúbal, elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria e Tecnologia, o seguinte:

Artigo 1.º

(Prazos de conservação de documentos)

1 - A empresa pública Setenave conservará os seus documentos em arquivo durante os prazos mínimos estabelecidos na legislação comercial.

2 - O conselho de administração da Setenave determinará, em regulamentação interna, a duração mínima de conservação dos documentos não contemplados no número anterior.

Artigo 2.º

(Microfilmagem de documentos)

1 - A empresa pública Setenave é autorizada a proceder à microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e à consequente inutilização dos originais.

2 - As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que deverão ficar guardadas em locais diferentes.

Artigo 3.º

(Documentos que não podem inutilizar-se)

Os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico, ou outro motivo atendível, não serão inutilizados, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para arquivos adequados.

Artigo 4.º

(Microfilmes)

1 - A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagem.

2 - Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento, mencionando o primeiro o início do filme e o segundo a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

3 - Nos casos em que, por razões justificadas, houve necesidade de qualquer ligação intermédia de filmes, deverá proceder-se a autenticações com selo branco ou de perfuração especial e a assinatura do responsável.

Artigo 5.º

(Pessoal responsável pela microfilmagem)

Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem, bem como pela segurança da inutilização dos documentos de modo a impedir a sua leitura ou utilização, o gestor do serviço onde funcionar o respectivo centro.

Artigo 6.º

(Registo de filmes conservados)

Será elaborado um livro de registo de filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo gestor imediatamente superior ao mencionado no artigo 5.º

Artigo 7.º

(Força probatória das fotocópias)

As fotocópias obtidas a partir da microfilmagem têm a força probatória dos originais desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço, ou seu substituto, e com o selo branco.

Artigo 8.º

(Inutilização de documentos)

A inutilização dos documentos será feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se um auto de destruição de documentos a anexar à declaração referida no n.º 2 do artigo 4.º

Artigo 9.º

(Resolução de dúvidas)

As dúvidas surgidas na aplicação da presente portaria, inclusive as que respeitem à manutenção em arquivo de documentos com interesse técnico ou histórico, bem como à definição da natureza deste interesse, serão submetidas a despacho do Ministro da Tutela.

Ministério da Indústria e Tecnologia, 24 de Janeiro de 1978. - Pelo Ministro da Indústria e Tecnologia, Fernando Santos Martins, Secretário de Estado da Indústria Ligeira.