Portaria n.º 738/73, de 25 de outubro

Portaria n.º 738/73

de 25 de Outubro

O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, visa claramente eliminar, nos serviços públicos, todos os documentos desnecessários, não apenas no sentido de libertar espaço - que uma documentação progressivamente acumulada acabaria por esgotar -, como, até, facilitar a própria busca dos documentos utilizados, na medida em que a mesma será efectuada entre menor número de unidades arquivísticas sem, contudo, deixar de garantir a preservação dos documentos de interesse administrativo e histórico, cuja manutenção se impõe por período determinado ou, até, a título permanente.

Na conciliação destes dois valores procurou-se atingir o ponto do equilíbrio e, designadamente, sob o aspecto histórico, foi o mesmo encarado, sobretudo, sob o ângulo do Ministério das Obras Públicas.

Por outro lado, o sistema de microfilmagem foi encarado com prudência, considerando que, por vezes, a economia de espaço poderá resultar bem cara, não só pelo custo das operações respectivas, como pelo volume de trabalho que postula.

Deste modo, encarou-se como principal alternativa da conservação do documento a sua inutilização, surgindo, subsidiariamente e como solução de compromisso, a microfilmagem, que se julga dever ser reservada, entre os documentos cujo original não interessa conservar, sobretudo para aqueles que apresentem grande volume ou formato ou os que se integrem em séries numerosas.

Nestes termos:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro das Obras Públicas, que, em execução do preceituado pelo Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, os serviços do Ministério observem, quanto à conservação da sua documentação arquivística, o regulamento anexo.

Ministério das Obras Públicas, 11 de Outubro de 1973. - O Ministro das Obras Públicas, Rui Alves da Silva Sanches.

REGULAMENTO DA CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO MINISTÉRIO DAS OBRAS PÚBLICAS

ARTIGO 1.º

(Documentação de conservação permanente)

1. Devem ser conservados por período indeterminado os originais dos documentos com interesse histórico ou administrativo fora do vulgar, designadamente os seguintes:

a) Estudos de planeamento preparatórios dos planos de fomento ou de acção a médio ou longo prazos dos serviços, planos aprovados e relatórios da execução respectiva, quando se refiram a grandes realizações;

b) Estatísticas fundamentais para o planeamento e gestão dos serviços do Ministério, quando não publicadas;

c) Documentos básicos relativos aos problemas e às condições que determinaram a criação ou alteração de serviços, tais como relatórios e pareceres, legislação específica e despachos fundamentais;

d) Documentos relativos às grandes linhas da política administrativa dos serviços, tais como:

Relatórios;

Versões sucessivas dos diplomas fundamentais e suas interpretações;

e) Documentos respeitantes às funções específicas dos serviços nos seus aspectos basilares, tais como:

Manuais de operações;

Relatórios sobre tarefas fundamentais realizadas;

Processos de realizações importantes;

f) Documentos relativos às funções não específicas e instrumentais dos serviços, tais como:

Relatórios e contas de gerência, quando não publicados;

Manuais de operações;

Processos genéricos, depois de aliviados de documentos de mero expediente;

Processos individuais de servidores, quanto aos documentos relativos a certidão de nascimento, habilitações literárias, méritos e deméritos, admissão, promoção, transferência, comissão de serviço e extinção do exercício, da função pública, nos casos em que, após a habilitação de herdeiros, o Ministro entenda, sob proposta do director-geral respectivo ou equiparado, em face do elevado mérito do servidor, que o processo deva ser conservado definitivamente;

Contas anuais e as respectivas peças justificativas fundamentais, quando não publicadas;

Títulos de aquisição e alienação de terrenos e edifícios;

Documentos definidores da organização arquivística dos serviços ao longo de toda a sua existência;

Instrumentos de pesquisa dos arquivos próprios, designadamente inventários, catálogos e índices ou, na sua falta, sucessivamente, fichas de assuntos constantes dos arquivos, fichas de registo de documentação por assuntos e por entidades, ou livros ou fichas de registo de entrada de correspondência e copiadores de correspondência expedida, depois de aliviados de documentos de mero expediente;

g) Documentos de grande interesse administrativo ou outros expressamente reconhecidos pelo Ministro ou pelos Secretários de Estado, sob proposta dos directores-gerais ou equiparados.

2. Quando os documentos de conservação permanente deixarem de ter interesse administrativo ou técnico para os serviços que os detêm ou neles sejam microfilmados, serão enviados à Secretaria-Geral, com destino ao Arquivo Histórico do Ministério.

3. O Arquivo Histórico do Ministério eliminará todos os documentos de mero expediente contidos em processos de conservação permanente.

ARTIGO 2.º

(Documentos que podem ser inutilizados após certo prazo)

1. Podem ser inutilizados os documentos seguintes, quando não abrangidos no artigo anterior, após os prazos que se indicam:

a) Cinquenta e seis anos, a partir da data respectiva, as folhas de vencimentos;

b) Vinte anos, a partir do ano em que os assuntos respectivos obtiveram resolução final ou, quando não sujeitos a resolução final, a partir do ano de realização da actividade respectiva, os documentos de interesse administrativo ou técnico findo, tais como:

Informações ou estudos;

Processos de contencioso;

Livros ou fichas de registo de entrada de correspondência;

c) Dez anos, a partir da liquidação, os documentos referentes a aquisições ou a fornecimentos de bens e serviços por entidades estranhas ao Ministério;

d) Cinco anos, a partir do ano em que findou o interesse administrativo ou técnico, os demais documentos, integrados ou não em copiadores ou processos, tais como:

Reclamações acerca de assuntos de natureza corrente;

Processos de inquérito e sindicância;

e) Três anos:

Pautas de classificação de concursos de admissão e promoção de pessoal;

Fichas de registo de entrada e saída de correspondência, por entidade (após a última inscrição);

f) Um ano:

Processos de habilitação de herdeiros (após a resolução final);

Processos de concursos de servidores (após a resolução final, com exclusão das pautas de classificação);

Contratos de assistência a equipamento (após o prazo respectivo);

Protocolos de entrega de correspondência (após o último registo);

Registo de folhas e das respectivas autorizações de pagamento (a partir da última inscrição);

Folhas de ajudas de custo e subsídios de viagem e marcha;

Cadastro de bens (após o abatimento do último bem inscrito);

Livros de ponto (após a publicação da lista de antiguidades definitiva, correspondente ao último ano nele incluído);

Processos individuais dos servidores, não abrangidos pela alínea f) do artigo 1.º (a contar da resolução da habilitação respectiva ou, não a havendo, a partir da data da aposentação ou da demissão).

2. Podem ser inutilizados, após os prazos respectivos, os documentos cuja manutenção em arquivo seja fixada por lei especial.

ARTIGO 3.º

(Documentos que podem ser inutilizados com prévia microfilmagem)

1. Os documentos referidos no artigo precedente poderão ser inutilizados antes dos prazos indicados, contanto que sejam microfilmados.

2. Deve ser dada prioridade à microfilmagem de documentos volumosos ou de grande formato e a grandes séries documentais, tais como:

a) Processos de obras de construção, adaptação ou remodelação das instalações dos serviços;

b) Folhas de vencimentos.

3. Os microfilmes dos documentos, acompanhados dos elementos respeitantes ao arranjo, descrição e indexação das peças arquivísticas reproduzidas, quando deixem de ter interesse administrativo ou técnico para os serviços, serão enviados à Secretaria-Geral, com destino ao Arquivo Histórico do Ministério, cabendo a este decidir se deve ou não conservar os microfilmes.

4. A microfilmagem dos documentos implica as operações seguintes:

a) Selecção da documentação;

b) Preparação dos originais a microfilmar;

c) Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;

d) Microfilmagem propriamente dita;

e) Conferência do microfilme com o original, no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;

f) identificação das microcópias;

g) Descrição e armazenamento das microcópias.

5. A autenticidade das microcópias, quer no que respeita a cada uma em si própria, quer em relação ao conjunto de documentos de cada unidade arquivística, é garantida por:

a) Um termo de abertura e outro de encerramento, com visto do responsável pelo serviço e aposição do selo branco, que serão microfilmados, respectivamente, no início e no fim do filme correspondente;

b) Uma lista de verificação das microcópias de cada unidade arquivística, donde conste o número e conteúdo, a exactidão com o original e se existem ou não cortes ou emendas no filme, garantida por declaração assinada pelo conferente responsável pela autenticidade.

6. Serão responsáveis pelas operações de microfilmagem os chefes (ou encarregados) dos respectivos serviços, como tais designados pelos dirigentes de cada departamento do Ministério.

7. A microfilmagem será realizada quando económica e funcionalmente se justifique.

ARTIGO 4.º

(Documentos de inutilização imediata)

Podem ser inutilizados, logo após o seu conhecimento ou depois do expediente que originam, os documentos de interesse efémero e diminuto, tais como:

a) Recortes de publicações periódicas de informação geral, quando não dêem origem a actuação administrativa;

b) Cartas, postais, ofícios, comunicações e notas de simples conhecimento;

c) Pedidos de informação e respectivas respostas, quando não requeiram qualquer acção ou decisão de natureza excepcional, nem nenhuma elaboração especial de dados;

d) Correspondência referente a convites para reuniões e assembleias;

e) Requerimentos de certidões e expediente subsequente;

f) Ofícios isolados de mero expediente;

g) Boletins, comunicados e notas de actividades públicas e privadas recebidos para simples conhecimento ocasional;

h) Recordatórias a que foi dado cumprimento.

ARTIGO 5.º

(Inutilização de documentos)

A inutilização de documentos será feita por meio de máquinas de destruição de papel, com largura de resíduo não superior a 6 mm.

ARTIGO 6.º

(Resolução de dúvidas)

As dúvidas que surjam na aplicação da presente portaria, inclusive as que respeitem à manutenção em arquivo de documentos sem interesse administrativo ou técnico, serão postas à Secretaria-Geral do Ministério, a fim de serem submetidas, com o seu parecer, a despacho ministerial.

ARTIGO 7.º

(Selecção de documentos a conservar)

A selecção da documentação, tendo em vista expurgar os processos de documentos sem interesse administrativo que serão inutilizados, será feita por técnicos auxiliares de documentação da Secretaria-Geral ou dos serviços respectivos, mas sob a orientação da Divisão de Documentação da Secretaria-Geral.

O Ministro das Obras Públicas, Rui Alves da Silva Sanches.