Portaria n.º 808/84, de 15 de outubro

Portaria n.º 808/84

de 15 de Outubro

A microfilmagem de documentos em arquivo nalguns serviços públicos empresariais e a subsequente inutilização dos correspondentes originais são hoje um imperativo de economia e comodidade de consulta, desde que, em contrapartida, se garanta a regularidade das respectivas operações e a autenticidade dos microfilmes.

Considerando a proposta do conselho de gerência da ANA, E. P., e a competência conferida pelo Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro:

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro do Equipamento Social, ao abrigo do artigo 1.º do referido diploma, o seguinte:

1.º Na ANA, E. P., os documentos referidos na legislação comercial, incluídos ou não em processos, serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos nela previstos, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção que vincule o Estado Português.

2.º O conselho de gerência da empresa determinará, em regulamento interno, o período mínimo de conservação dos documentos não contemplados no número anterior.

3.º Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo, nomeadamente:

a) Documentação relacionada com contratos de empreitada celebrados pela empresa;

b) Títulos de aquisição de terrenos e edifícios;

c) Processos individuais e processos disciplinares do pessoal.

4.º Os documentos contemplados no número anterior deverão ser conservados na sua forma original e transferidos para arquivo adequado.

5.º É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e consequente inutilização dos originais.

6.º Fica igualmente autorizada a microfilmagem efectuada directamente a partir de suporte magnético e da informação obtida pelo tratamento automático de dados.

7.º As operações de microfilmagem deverão ser executadas com equipamento adequado e o maior rigor técnico, de modo a garantirem a reprodução fiel dos documentos sobre que recaiam.

8.º Deverão ser adoptadas as microfilmagens mais adequadas a cada espécie documental, assegurando-se a maior funcionalidade do sistema e a máxima redução dos seus custos.

9.º As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que ficarão guardadas em locais diferentes.

10.º Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir os termos de abertura e encerramento.

11.º O termo de abertura mencionará o início do microfilme e do termo de encerramento constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

12.º O início e termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia por colagem deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e assinatura do responsável.

13.º Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem, assim como pela segurança e destruição dos documentos que forem seu objecto, o dirigente do serviço onde funcionar o respectivo centro ou quem o substiua na sua ausência ou impedimento.

14.º A conservação dos filmes será feita em bobinas, devidamente referenciadas, as quais serão guardadas em ficheiros próprios, em que se deverão assegurar as condições exigíveis de localização, conservação e segurança.

15.º Será elaborado um livro de registos dos filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas.

16.º A inutilização dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se um auto de destruição de documentos, que será anexado à declaração referida no n.º 11.º

17.º As fotocópias obtidas a partir de microfilmagens regularmente arquivadas têm, nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, a mesma força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas com o selo branco da empresa sobre assinatura de um vogal do conselho de gerência.

Ministério do Equipamento Social.

Assinada em 27 de Setembro de 1984.

O Ministro do Equipamento Social, João Rosado Correia.