Portaria n.º 856/85, de 13 de novembro

Portaria n.º 856/85

de 13 de Novembro

Tem o Ministério do Equipamento Social vindo a publicar, nos termos do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, legislação que define, no que toca às empresas tuteladas pela Secretaria de Estado dos Transportes, os prazos mínimos para a conservação dos documentos em arquivo e regulamenta a utilização dos sistemas de microfilmagem.

No sistema uniformizado que se veio criando apenas não está ainda integrada a TRANSTEJO - Transportes Tejo, E. P.

Assim, por proposta do conselho de gerência desta empresa:

Manda o Governo da República Portuguesa, ao abrigo do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:

1.º Na TRANSTEJO - Transportes Tejo, E. P., documentos referidos na legislação comercial, incluídos ou não em processos, serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos nela previstos, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção que vincule o Estado Português.

2.º O conselho de gerência da empresa determinará, em regulamento interno, o período mínimo de conservação dos documentos não contemplados no número anterior.

3.º Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo, nomeadamente:

a) Todos os documentos relacionados com contratos de aquisição de material circulante;

b) Documentação relacionada com contratos de empreitada celebrados pela empresa;

c) Títulos de aquisição de terrenos e edifícios;

d) Processos individuais e processos disciplinares do pessoal.

4.º Os documentos contemplados no número anterior deverão ser conservados na sua forma original e transferidos para arquivo adequado.

5.º É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais.

6.º Fica igualmente autorizada a microfilmagem efectuada directamente a partir de suporte magnético e da informação obtida pelo tratamento automático de dados.

7.º As operações de microfilmagem deverão ser executadas com equipamento adequado e o maior rigor técnico, de modo a garantirem a reprodução fiel dos documentos sobre que recaiam.

8.º Deverão ser adoptadas as microfilmagens mais adequadas a cada espécie documental, assegurando-se a maior funcionalidade do sistema e a máxima redução dos seus custos.

9.º As diversas espécies documentais serão microfilmadas no número de bobinas que o conselho de gerência julgar conveniente.

10.º Quando existir mais de uma bobina, estas serão guardadas em locais diferentes.

11.º Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir os termos de abertura e de encerramento.

12.º O termo de abertura mencionará o início do microfilme e do termo de encerramento constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

13.º O início e termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia por colagem deverão ser autenticados com o selo branco ou perfuração especial e assinatura do responsável.

14.º Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem, assim como pela segurança e destruição dos documentos que forem seu objecto, o dirigente do serviço onde funcionar o respectivo centro ou quem o substitua na sua ausência ou impedimento.

15.º A conservação dos filmes será feita em bobinas devidamente referenciadas, as quais serão guardadas em ficheiros próprios, em que se deverão assegurar as condições exigíveis de localização, conservação e segurança.

16.º Será elaborado um livro de registos dos filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas numeradas e rubricadas.

17.º A inutilização dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se um auto de destruição de documentos, que será anexado à declaração referida no n.º 12.º

18.º As fotocópias obtidas a partir de microfilmagem regularmente arquivada têm, nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, a mesma força probatória dos originais, desde que as respectivas ampliações sejam autenticadas com o selo branco da empresa sobre a assinatura do responsável pelo serviço de microfilmagens ou do seu substituto.

Ministério do Equipamento Social.

Assinada em 23 de Outubro de 1985.

O Ministro do Equipamento Social, Carlos Montez Melancia.