Regulamento n.º 1433/2026

Regulamento n.º 1433/2026, de 22 de outubro

Emitente:

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Publicação:Diário da República n.º 205/2026, Série II de 2026-10-22

Data de Publicação:

SUMÁRIO

Regulamento de Organização e Funcionamento do Arquivo da Comunidade Intermunicipal do Baixo Alentejo.

TEXTO

Regulamento n.º 1433/2026

Regulamento de Organização e Funcionamento do Arquivo da Comunidade Intermunicipal do Baixo Alentejo

Preâmbulo

Considerando a importância crescente da informação e do acesso à mesma na sociedade em que vivemos, torna-se essencial assegurar o tratamento adequado dos documentos produzidos e recebidos pela CIMBAL - Comunidade Intermunicipal do Baixo Alentejo.

Neste contexto, pretende-se regulamentar os procedimentos administrativos e técnicos de recolha, tratamento, conservação, eliminação e utilização dos documentos que integram o Arquivo da CIMBAL.

Assim, nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 106.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, e do artigo 15.º da Lei n.º 77/2015, de 29 de julho, propõe-se ao Conselho Intermunicipal da CIMBAL a aprovação do seguinte Regulamento.

Leis Habilitantes

O presente regulamento é elaborado ao abrigo das seguintes disposições legais:

Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro;

Lei n.º 77/2015, de 29 de julho;

Decreto-Lei n.º 447/1988, de 10 de dezembro;

Decreto-Lei n.º 121/1992, de 2 de julho;

Decreto-Lei n.º 16/1993, de 23 de janeiro;

Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril;

Lei n.º 65/1993, de 26 de agosto, com alterações pelas Leis n.º 8/1995, n.º 94/1999 e n.º 46/2007;

Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril;

Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (RGPD);

Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto;

Lei n.º 31/2019, de 3 de maio.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.º

Objeto e Âmbito

O presente regulamento define as normas de organização e funcionamento do Serviço de Arquivo da CIMBAL, abrangendo:

Gestão das fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo;

Tratamento técnico dos documentos;

Condições de remessa, eliminação, conservação e acesso.

Artigo 2.º

Princípios Gerais

O Serviço de Arquivo assegura:

a) A aplicação da legislação vigente sobre gestão da informação;

b) A preservação e segurança dos documentos;

c) A gestão eficiente e racional da informação;

d) O cumprimento dos prazos legais de conservação e eliminação; e

e) O direito de acesso à informação em conformidade com a lei.

CAPÍTULO II

ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO

Artigo 3.º

Estrutura e Fases

1 - O Arquivo integra a estrutura administrativa da CIMBAL.

2 - Divide-se nas seguintes fases:

a) Corrente - uso diário e administrativo;

b) Intermédia - uso ocasional após encerramento administrativo;

c) Definitiva ou Histórica - conservação permanente.

3 - O Arquivo é coordenado por um responsável designado que assegura a aplicação deste regulamento.

Artigo 4.º

Atribuições do Serviço de Arquivo

Compete ao Serviço de Arquivo:

a) Receber, organizar e conservar a documentação;

b) Apoiar os serviços na gestão documental;

c) Elaborar e manter instrumentos de descrição e pesquisa;

d) Avaliar documentos e propor eliminação ou conservação;

e) Cumprir os prazos legais de conservação;

f) Zelar pela segurança e integridade física e digital; e

g) Facilitar o acesso interno e externo, nos termos da lei da lei.

CAPÍTULO III

REMESSA DE DOCUMENTOS

Artigo 5.º

Procedimentos de Remessa

1 - Toda a documentação, finda a sua fase ativa, deve ser remetida ao Arquivo para gestão intermédia ou definitiva pelo respetivo serviço possuidor.

2 - A remessa deve ser previamente agendada com o Arquivo.

3 - Deve ser acompanhada por Guia de Remessa ou lista, com:

a) Serviço de origem;

b) Identificação das séries/documentos;

c) Datas extremas;

d) Quantidade e tipo de unidades de instalação.

4 - Os serviços produtores devem:

a) Eliminar duplicados;

b) Garantir acondicionamento adequado;

c) Assegurar integridade dos conjuntos documentais.

CAPÍTULO IV

TRATAMENTO ARQUIVÍSTICO

Artigo 6.º

Tratamento e Organização

1 - O Arquivo organiza e descreve a documentação recebida.

2 - Mantém registos de entrada e saída.

3 - Assegura a conservação física e digital.

4 - Elabora instrumentos de pesquisa para facilitar o acesso.

CAPÍTULO V

AVALIAÇÃO E ELIMINAÇÃO

Artigo 7.º

Avaliação Documental

1 - A avaliação determina o valor dos documentos para conservação ou eliminação.

2 - Deve cumprir as Tabelas de Seleção e prazos legais.

Artigo 8.º

Procedimentos de Eliminação

1 - A eliminação só ocorre após cumprimento dos prazos legais.

2 - Deve ser elaborado um Auto ou Lista de Eliminação, com:

a) Identificação dos documentos;

b) Data e forma de eliminação;

c) Assinatura do responsável do Arquivo e do dirigente competente.

3 - Documentos com valor histórico ou patrimonial são conservados permanentemente.

CAPÍTULO VI

CONSERVAÇÃO

Artigo 9.º

Medidas de Conservação

1 - O Arquivo deve garantir:

a) Acondicionamento adequado;

b) Controlo ambiental;

c) Identificação de documentos danificados e proposta de restauro;

d) Cópias de segurança digital quando necessário.

2 - Os trabalhos de restauro devem ser realizados por técnicos especializados.

CAPÍTULO VII

ACESSO À DOCUMENTAÇÃO

Artigo 10.º

Utilizadores Internos

1 - Os utilizadores internos podem requisitar documentos mediante pedido formal (físico ou digital).

2 - Prazo de empréstimo: 30 dias, renovável.

3 - Registo obrigatório de todos os empréstimos.

Artigo 11.º

Utilizadores Externos

1 - Consulta presencial mediante Pedido Prévio Fundamentado da Consulta.

2 - Obrigatório apresentar documento de identificação.

3 - Respeito por restrições legais (proteção de dados, sigilo, confidencialidade).

4 - Consulta limitada para documentos em mau estado.

5 - Sempre que existam cópias, estas devem ser preferencialmente disponibilizadas.

CAPÍTULO VIII

REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS

Artigo 12.º

Condições de Reprodução

1 - Sujeita a autorização e verificação do estado de conservação.

2 - Pedidos devem ser formais (internos ou externos).

3 - Utilizadores externos estão sujeitos ao pagamento de taxas definidas em preçário aprovado.

CAPÍTULO IX

DIREITOS E DEVERES DOS UTILIZADORES

Artigo 13.º

Direitos

a) Consultar documentos, nos termos legais;

b) Obter apoio técnico no acesso e uso;

c) Reproduzir documentos, conforme regulamento; e

d) Solicitar pesquisas especializadas.

Artigo 14.º

Deveres

a) Respeitar a integridade e ordem dos documentos;

b) Manusear com cuidado;

c) Comunicar anomalias;

d) Devolver no prazo estabelecido; e

e) Referenciar corretamente os documentos em publicações.

Artigo 15.º

Preservação e Conservação Preventiva

O Arquivo aplica, preferencialmente, as regras básicas para a consulta e manuseamento de documentação propostas pelo Órgão Coordenador do Sistema Nacional de Arquivo, a saber:

a) Não se apoie sobre os documentos;

b) Não coloque objetos sobre os documentos;

c) Não escreva nos documentos;

d) Não use os documentos como base para escrever;

e) Não use esferográficas e/ou canetas enquanto realiza consultas;

f) Não dobre os cantos das páginas ou as páginas dos documentos;

g) Não arremesse os documentos nem os coloque no chão;

h) Não force a abertura de documentos, cortando fitas que não consegue desatar ou forçando fechos, não enrole fólios nem deixe os livros ao alto na mesa assentes sobre a base;

i) Não use dedos humedecidos nem borrachas de apagar nos documentos;

j) Não acompanhe com o dedo a leitura dos documentos;

k) Não tussa sobre os documentos que está a examinar de perto;

l) Não tente separar páginas que se encontrem coladas;

m) Não retire os documentos da sua ordem;

n) Mantenha pelo mínimo de tempo possível os documentos em seu poder, depois de terminada a consulta;

o) Retire ou coloque os documentos nas unidades de instalação (caixas, capilhas, etc.) de forma a não os danificar;

p) Obrigatório o uso de luvas de algodão no manuseio dos documentos;

q) Proibido comer e beber na sala de leitura do Arquivo;

r) Proibido falar em voz alta ou falar ao telemóvel na sala de leitura do Arquivo;

s) Em caso de dúvidas ou dificuldades peça auxílio ao responsável da sala;

t) Não sair com os documentos da sala de leitura;

u) O utilizador que não acate as advertências feitas pelo responsável da sala, no âmbito das presentes normas, será convidado a abandonar as instalações do Arquivo.

CAPÍTULO X

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 16.º

Revisão e Casos Omissos

1 - O regulamento pode ser revisto por deliberação do Conselho Intermunicipal.

2 - Os casos omissos são resolvidos em conformidade com a legislação em vigor e despacho do dirigente máximo da CIMBAL.

Artigo 17.º

Entrada em Vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

12 de outubro de 2026. - O Presidente do Conselho Intermunicipal da CIMBAL, António José Rosa de Brito.

ANEXOS

ANEXO I

Conceitos

Acervo documental - A totalidade dos documentos sob custódia de um serviço de arquivo ou outra entidade.

Acondicionamento - Colocação dos documentos em unidades de instalação (p. ex. caixas, maços, livros, pastas, etc.) adequadas à sua conservação e preservação.

Avaliação - A atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, com base num conjunto de princípios e critérios.

Auto de entrega - Ato, revestido das formalidades prescritas por lei, que culmina o processo de transmissão, a qualquer título, de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega material.

Auto de Eliminação - Documento com a relação dos documentos de arquivo e/ou das unidades a eliminar.

Classificação - Componente intelectual da organização, que consiste na elaboração e/ou aplicação de um quadro ou de um plano de classificação.

Comunicabilidade - Possibilidade de consulta de documentos de arquivo, de acordo com as disposições legais e/ou regulamentares. Mediante a análise e classificação do documento podem ser definidos níveis de acesso para diferentes tipos de utilizadores.

Conservação - Função primordial do serviço de arquivo que tem por objetivo assegurar a manutenção das características essenciais dos documentos de modo a garantir a sua eficácia através do tempo. Exerce-se mediante recurso à avaliação, recolha, custódia, preservação, acondicionamento, conservação física, restauro e tratamento arquivístico.

Descrição documental - Operação que consiste na representação exata de uma unidade arquivística, e/ou de instalação, e das partes.

Descrição documental - Operação que consiste na representação exata de uma unidade arquivística, e/ou de instalação, e das partes que a compõem, através da recolha, análise, organização e registo de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a documentação de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que o produziu.

Difusão - Função do serviço de arquivo que visa promover o conhecimento do seu acervo documental.

Doação - Aquisição, a título gratuito, de documentos de arquivo e/ou arquivos privados, por vezes acompanhada de certas obrigações, tendo o organismo beneficiário a faculdade de a recusar. A doação implica mudança de propriedade.

Eliminação - O destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;

Fundo - Conjunto orgânico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por um organismo no exercício da sua atividade. É a mais ampla unidade arquivística.

Gestão de documentos - Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação dos arquivos.

Guia de remessa - Relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição documental, nomeadamente nos arquivos intermédios.

Incorporação - Aquisição gratuita e a título definitivo de documentos pelo Arquivo que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar.

Inventário - Instrumento de descrição documental que descreve um fundo até ao nível da série, aferindo e enumerando as respetivas unidades de instalação, apresentando o quadro de classificação que presidiu à sua organização e devendo ser complementado por índices.

Código aberto (do inglês Open Source) - Software disponibilizado, juntamente com o código fonte, de forma a permitir que seja modificado e melhorado por qualquer pessoa.

Prazo de conservação - Período de tempo, fixado pela entidade produtora, de acordo com imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra, durante o qual a documentação permanece sob responsabilidade do serviço produtor, no serviço de arquivo.

Preservação - Processos e operações necessárias para assegurar a sobrevivência de documentos autênticos através do tempo.

Processo de negócio - A sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função.

Seleção (de documentos) - Operação decorrente da avaliação e que consiste em separar os documentos de arquivo de conservação permanente daqueles que poderão ser objeto de eliminação.

Transferência - Mudança de documentos, ou acervos documentais de um depósito de arquivo para outro, com ou sem alteração de custódia.

Valor arquivístico - Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para efeitos de conservação permanente num serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou da relevância do seu valor informativo.

Valor informativo - Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para a administração produtora, assim como para os utilizadores. São especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento dessa administração e/ou forneçam dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos.

ANEXO II

Guia de remessa de documentos