Regulamento n.º 150/2017, de 29 de março

Regulamento n.º 150/2017

Nos termos da alínea o) do artigo 92.º da Lei n.º 62/2007, de 10 de setembro, que estabelece o Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior (RJIES) e alínea n) do n.º 1 do artigo 40.º, artigo 42.º e 75.º dos Estatutos do Instituto Politécnico da Guarda, publicados através do Despacho Normativo n.º 48/2008, no Diário da República, 2.ª série, n.º 171, de 4 de setembro, torna-se público que sob proposta do Administrador dos SAS, ouvido o Conselho de Gestão, foi aprovado por despacho de 22 de fevereiro de 2017 o Regulamento Interno dos Serviços de Ação Social do Instituto Politécnico da Guarda.

9 de março de 2017. - O Presidente do IPG, Prof. Doutor Constantino Mendes Rei.

ANEXO

Regulamento Interno dos Serviços de Ação Social do Instituto Politécnico da Guarda

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Natureza

Os Serviços de Ação Social do Instituto Politécnico da Guarda, abaixo designados por SASIPG, são uma unidade funcional do Instituto Politécnico da Guarda (IPG) dotada de autonomia administrativa e financeira.

Artigo 2.º

Missão

Os SASIPG têm por missão assegurar as funções da ação social escolar através da criação de condições de equidade social no acesso ao ensino superior e a prática de uma frequência bem sucedida, especialmente dos estudantes economicamente carenciados, mediante a concessão de apoios sociais e a prestação de serviços de qualidade.

Artigo 3.º

Visão

Os SASIPG adotam como visão: promover o acesso e a inclusão plena dos estudantes nas escolas superiores do IPG.

Artigo 4.º

Valores

Os SASIPG pautam a sua atuação pelos seguintes valores: equidade, igualdade de oportunidades, integridade e responsabilidade.

Artigo 5.º

Objetivos

1 - Os SASIPG têm por fim a execução da política de ação social superiormente definida, de modo a proporcionar aos estudantes melhores condições de estudo, através de apoios e serviços.

2 - No âmbito das suas atribuições, compete aos SASIPG, designadamente:

a) Atribuir bolsas de estudo;

b) Conceder empréstimos;

c) Promover a criação, manutenção e funcionamento das residências, refeitórios e bares;

d) Promover o estabelecimento de protocolos com os serviços locais e regionais do Ministério da Saúde, a fim de facilitar o acesso dos estudantes aos mesmos;

e) Promover a criação, manutenção e funcionamento de serviços de informação, de reprografia, de apoio bibliográfico e de material escolar;

f) Apoiar as atividades desportivas e culturais.

3 - Conceder a estudantes auxílios de emergência, apoio excecional, em numerário ou em espécie, para acorrer a situações não previstas e de emergência que se enquadrem nos objetivos da ação social no ensino superior.

4 - No desempenho das suas atribuições, os SAS manterão, através dos respetivos órgãos, permanente diálogo com as Associações de Estudantes.

Artigo 6.º

Âmbito de aplicação pessoal

1 - Beneficiam do sistema de ação social dos SASIPG e do regime de apoios específicos para estudantes portadores de deficiência, nas condições definidas pela lei, os estudantes matriculados e inscritos no IPG que sejam:

a) Cidadãos nacionais;

b) Cidadãos nacionais de Estados membros da União Europeia com direito de residência permanente em Portugal e seus familiares, nos termos da Lei n.º 37/2006, de 9 de agosto;

c) Cidadãos nacionais de países terceiros;

d) Titulares de autorização de residência permanente, nos termos do artigo 80.º da Lei n.º 23/2007, de 4 de julho;

e) Beneficiários do estatuto de residente de longa duração nos termos do artigo 125.º da Lei n.º 23/2007, de 4 de julho;

f) Provenientes de estados com os quais hajam sido celebrados acordos de cooperação prevendo a aplicação de tais benefícios;

g) Provenientes de Estados cuja lei, em igualdade de circunstâncias, conceda igual tratamento aos estudantes portugueses;

h) Apátridas;

i) Beneficiários do estatuto de refugiado político;

j) Outras situações que, entretanto, venham a ser abrangidas por via legal.

2 - Beneficiam do sistema de apoios indiretos da ação social no ensino superior a que se referem as alíneas c) a g) do n.º 2 do artigo 4.º, do Decreto-Lei n.º 122/93, de 22 de abril, nas condições definidas pela Lei, todos os estudantes matriculados e inscritos no IPG.

Artigo 7.º

Autonomia administrativa e financeira

1 - Os SASIPG gozam de autonomia administrativa e financeira, dispondo da capacidade de praticar atos jurídicos, de tomar decisões com eficácia externa e de praticar atos definitivos, bem como de dispor de receitas próprias e de capacidade de as afetar a despesas aprovadas de acordo com orçamento próprio.

2 - A autonomia financeira dos SASIPG concretiza-se pela autonomia orçamental (poder de ter e gerir orçamento próprio), autonomia de tesouraria (poder de gerir os recursos monetários próprios) e autonomia creditícia (poder de contrair dívidas, com recurso a operações financeiras de crédito, nos termos da Lei).

3 - Os Serviços de Ação Social estão sujeitos à fiscalização exercida pelo fiscal único e as suas contas são consolidadas com as contas do Instituto.

4 - A gestão financeira dos SASIPG compete ao Conselho de Gestão do IPG.

5 - Os SASIPG dispõem de serviços administrativos próprios, sem prejuízo de poderem partilhar serviços do Instituto, na preocupação de racionalização de recursos humanos e financeiros.

6 - Os SASIPG regem-se por regulamento interno próprio, aprovado pelo Presidente do Instituto ouvido o Conselho de Gestão.

Artigo 8.º

Financiamento

Para além das dotações anualmente atribuídas no Orçamento do Estado, são também afetos à prossecução das atribuições dos SASIPG:

a) As receitas provenientes da prestação de serviços no âmbito da ação social;

b) Os rendimentos dos bens que possuírem a qualquer título;

c) Os subsídios, subvenções, comparticipações, doações, heranças e legados concedidos por quaisquer entidades;

d) As receitas provenientes do pagamento de propinas que o órgão competente do IPG afete à ação social;

e) O produto de taxas, emolumentos e multas;

f) Os saldos da conta de gerência de anos anteriores;

g) Quaisquer outras receitas que por Lei, por contrato ou a outro título lhe sejam atribuídas.

Artigo 9.º

Racionalização de recursos

1 - Cabe ao Conselho de Gestão definir o modelo de gestão que considere mais adequado à prossecução das atribuições dos SASIPG.

2 - Tendo em vista a racionalização dos recursos humanos, financeiros e materiais, no Reg_SAS_DR.docIPG serão privilegiados os seguintes princípios de gestão:

a) Disponibilização de instalações e serviços para a utilização e frequência por outras entidades, mediante adequada contrapartida financeira e sem prejuízo para a prossecução das suas atribuições;

b) Utilização de instalações e prestação de serviços em comum aos alunos das diversas instituições de ensino superior situadas em locais onde tais instalações existam, de forma a prosseguir a unidade de objetivos no domínio da ação social;

c) Contratação de estudantes matriculados no IPG para assegurar temporariamente atividades no âmbito da ação social.

3 - Tendo sempre em vista a racionalização dos serviços, sem prejuízo da prestação de serviços de qualidade, a gestão dos serviços de alimentação e de alojamento, pode ser concessionada a entidades externas, por deliberação do Conselho de Gestão do IPG, sob proposta do Administrador, depois de ouvido o Conselho de Ação Social.

CAPÍTULO II

Órgãos

Artigo 10.º

São órgãos dos SASIPG:

a) O Conselho de Ação Social;

b) O Administrador para a Ação Social.

SECÇÃO I

Conselho de ação social

Artigo 11.º

Definição

1 - O Conselho de Ação Social, abaixo designado por Conselho, é o órgão superior de gestão da ação social, cabendo-lhe definir e orientar o apoio a conceder aos estudantes.

2 - O Conselho é constituído:

a) Pelo presidente do IPG, que preside, com voto de qualidade;

b) Pelo administrador para a ação social;

c) Por dois representantes da Associação Académica da Guarda, um dos quais bolseiro, por ela designados.

3 - No caso da Associação Académica não indicar os seus representantes, poderão os mesmos ser nomeados por despacho do Presidente do Instituto.

Artigo 12.º

Competência

1 - Compete ao Conselho de Ação Social:

a) Aprovar a forma de aplicação nos SASIPG da política de ação social escolar;

b) Fixar e fiscalizar o cumprimento das normas de acompanhamento que garantam a funcionalidade dos SASIPG;

c) Dar parecer sobre o relatório de atividades, bem como sobre o projeto de orçamento para o ano económico seguinte, e sobre os planos de desenvolvimento a médio prazo para a ação social;

d) Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços prestados e definir os critérios e os meios para a sua avaliação.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, o Conselho pode promover outros esquemas de apoio social considerados adequados.

SECÇÃO II

Administrador

Artigo 13.º

Administrador

1 - O Administrador dos SASIPG é livremente escolhido pelo Presidente de entre pessoas com saber e experiência na área da gestão.

2 - O estatuto do Administrador dos SASIPG é equiparado ao estatuto do Administrador do IPG para todos os efeitos legais, isto é, a cargo de direção superior de 2.º grau, salvo se o Administrador do IPG tiver outra equiparação ou a lei dispuser de forma diferente.

3 - A duração máxima do exercício de funções como dirigente deste serviço não pode exceder 10 anos.

Artigo 14.º

Competências

1 - Compete ao Administrador dos SASIPG a gestão corrente dos Serviços.

2 - Compete também ao Administrador dos SASIPG a elaboração da proposta de orçamento e do plano de atividades, a apresentação do relatório de atividades e contas ao Presidente do Instituto e a elaboração da proposta de regulamento interno.

3 - Compete, em especial, ao administrador para a ação social:

a) Instalar, garantir a funcionalidade e assegurar a gestão corrente dos SASIPG;

b) Superintender e gerir os recursos humanos e financeiros afetos aos SASIPG;

c) Propor os instrumentos de gestão previsional e elaborar os documentos de prestação de contas previstos na lei;

d) Propor ao Conselho de Gestão os projetos de orçamento para o ano económico seguinte e os planos de desenvolvimento a médio prazo;

e) Promover o tratamento das informações e declarações prestadas pelos estudantes candidatos a benefícios sociais.

4 - O Presidente e o Conselho de Gestão do Instituto poderão delegar no Administrador dos SASIPG as competências que considerem adequadas ao melhor funcionamento dos Serviços.

CAPÍTULO III

Serviços

Artigo 15.º

Serviços

Os SASIPG compreendem os seguintes serviços:

a) Os Serviços Administrativos e Financeiros;

b) Os Serviços de Apoio aos Alunos.

SUBSECÇÃO I

Serviços Administrativos e Financeiros

Artigo 16.º

Âmbito

1 - Os Serviços Administrativos e Financeiros são dirigidos diretamente pelo Administrador dos SASIPG e compreendem os seguintes setores:

a) Secretariado, Expediente e Arquivo;

b) Recursos Humanos;

c) Contabilidade;

d) Tesouraria.

e) Aprovisionamento e Património;

2 - Cada setor poderá ser coordenado por um funcionário nomeado por despacho do Administrador, sem prejuízo de, sempre que possível, poderem ser integrados nos serviços comuns do Instituto.

Artigo 17.º

Setor de Secretariado, Expediente e Arquivo

Ao setor de Secretariado, Expediente e Arquivo compete:

a) Secretariar o Administrador dos SASIPG;

b) Assegurar a receção, abertura, registo, expedição, distribuição e arquivo de toda a correspondência;

c) Apresentar a despacho do administrador todo o expediente entrado diariamente nos Serviços;

d) Efetuar e gerir a agenda do Administrador dos SASIPG;

e) Organizar e manter atualizado o registo de todos os contactos telefónicos e moradas necessárias;

f) Organizar e manter atualizado o arquivo da demais documentação;

g) Promover a divulgação interna das normas e diretivas de caráter genérico;

h) Elaborar o plano e relatório de atividades anuais dos SASIPG.

Artigo 18.º

Setor de Contabilidade

Ao setor de Contabilidade compete:

a) Executar a escrituração respeitante à contabilidade de todos os serviços, assegurando os registos e procedimentos contabilísticos na forma e nos prazos ditados pela Lei;

b) Elaborar e processar as requisições de fundos respeitantes ao Orçamento de Estado;

c) Elaborar as relações de documentos de receita e despesa, a submeter à apreciação e aprovação do Conselho de Gestão;

d) Informar os processos da legalidade e cabimento de verba, bem como os relativos à arrecadação de receitas e às aplicações financeiras;

e) Elaborar as requisições oficiais, faturas e recibos de vendas de bens e serviços prestados pelos SASIPG;

f) Cumprir as obrigações fiscais;

g) Controlar a despesa e execução orçamental, comprovar o saldo das diversas contas e preparar os processos de execução do orçamento;

h) Assegurar a execução da contabilidade analítica, divulgando e informando os respetivos centros de custo, bem como das verbas a eles afetas pelo plano de atividades.

i) Elaborar os projetos de orçamentos, privativo ordinário e suplementares, e as fichas de programas e projetos relativos a investimentos do plano;

j) Preparar a elaboração dos documentos previsionais, bem como as alterações que se mostrarem necessárias, designadamente através da realização de estudos e previsões financeiras;

k) Organizar as contas de gerência e preparar o respetivo relatório;

l) Preparar e acompanhar os processos de fiscalização de qualquer entidade com poderes para o efeito;

m) Preparar todos os processos para prestação de informação aos organismos oficiais;

n) Apoiar tecnicamente a elaboração das propostas financeiras de candidatura a projetos de investigação e desenvolvimento;

o) Organizar financeiramente os projetos e acompanhar a respetiva execução, em termos do orçamento contratado para o respetivo período de vigência;

p) Preparar os relatórios de execução financeira dos projetos nos moldes exigidos pelas entidades financiadoras e os respetivos pedidos de financiamento;

Artigo 19.º

Setor de Recursos Humanos

Ao Setor de Recursos Humanos compete:

a) A recolha e registo de todas as informações destinadas à permanente atualização do processo individual do pessoal;

b) Instruir e gerir os processos administrativos e os dados de pessoal inerentes à constituição, à modificação, à suspensão e à extinção de relações de emprego;

c) Instruir e gerir todos os processos administrativos decorrentes do vínculo laboral, incluindo os relativos a mobilidade do pessoal, acumulações, colaborações externas e dispensas de serviço, assim como os processos administrativos relativos às provas de progressão ou promoção nas carreiras;

d) Instruir os processos relativos a férias, faltas, acidentes de serviço, licenças, acumulações, equiparações a bolseiro, dispensas de serviço, benefícios sociais e outros;

e) Controlar a assiduidade do pessoal;

f) Elaborar a informação de antiguidade do pessoal;

g) Processar os vencimentos e outros abonos devidos ao pessoal, e produzir a informação necessária de suporte contabilístico, de pagamento dos vencimentos, e de descontos e encargos;

h) Passar declarações relativas ao tempo de serviço, vencimentos e descontos e outras situações referentes ao exercício de funções do pessoal;

i) Processar o pagamento de ajudas de custo, horas extraordinárias, comparticipações da ADSE e outros abonos;

j) Elaborar o Balanço Social e demais mapas estatísticos referentes a pessoal;

k) Organizar e movimentar os processos relativos ao pessoal no que concerne ao recrutamento, seleção e provimento, bem como promoção, progressão, mobilidade, exoneração e rescisão de contratos do pessoal;

l) Participar na gestão dos processos de avaliação de desempenho;

m) Fornecer dados de gestão de recursos humanos com vista à preparação de relatórios, planos de atividades e desenvolvimento e processos de autoavaliação;

n) Diagnosticar e propor a formação profissional do pessoal;

o) Organizar estágios profissionais, de acordo com a Lei vigente.

Artigo 20.º

Setor de Aprovisionamento e Património

Ao Setor de Aprovisionamento e Património compete:

a) Elaborar e manter permanentemente atualizado um registo dos bens que integram o domínio privado do Instituto e dos bens do domínio público afeto ao Instituto, incluindo o registo de abate, transferência e doação de bens;

b) Proceder à conferência das faturas de aquisição e etiquetagem dos bens inventariáveis;

c) Manter igualmente atualizadas as informações sobre quaisquer ónus, encargos ou responsabilidades que recaiam sobre bens do Instituto;

d) Instruir os processos de desafetação de bens do domínio público;

e) Organizar os processos de aquisição de material de uso corrente necessário ao normal funcionamento dos serviços e promover a adequada gestão dos respetivos stocks;

f) Organizar os processos de aquisições e a celebração dos contratos para aquisição de bens e serviços, nos termos das disposições legais vigentes;

g) Assegurar um correto armazenamento dos bens, materiais e equipamentos aprovisionados, garantindo a gestão dos armazéns;

h) Promover a receção do equipamento e outros materiais requisitados e entregá-los nos serviços que os solicitaram;

i) Manter em armazém a existência mínima que assegure o regular funcionamento dos vários setores;

j) Proceder ao registo de entrada e saída de géneros;

k) Efetuar registos contabilísticos do movimento do armazém;

l) Conferir a documentação e remetê-la ao setor competente;

m) Elaborar com a periodicidade superiormente decidida, inventário de existências;

n) Distribuir pelos vários setores os géneros e materiais requisitados;

o) Verificar periodicamente os prazos de validade dos géneros alimentícios e controlar a respetiva qualidade;

p) Assegurar a gestão dos serviços de economato administrativo, tendo em vista a racionalização das aquisições, o controlo das existências e a redução dos custos;

q) Elaborar e entregar o plano e relatório de atividades do setor.

Artigo 21.º

Tesouraria

À Tesouraria compete:

a) Arrecadar as receitas próprias do SASIPG e emitir e assinar os respetivos recibos;

b) Depositar, periodicamente, em instituição bancária, as receitas recebidas;

c) Elaborar, diariamente, a folha de caixa e enviá-la, com os documentos de suporte, ao setor de contabilidade;

d) Proceder à conferência, com o setor de contabilidade, do saldo de caixa;

e) Responsabilizar-se pela guarda e segurança dos valores em cofre;

f) Gerir o fundo de maneio.

SUBSECÇÃO II

Serviços de Apoio aos Alunos

Artigo 22.º

Âmbito

1 - Os Serviços de Apoio aos Alunos compreendem os seguintes setores:

a) Bolsas de estudo;

b) Alojamento;

c) Alimentação;

d) Apoios diversos.

2 - Os Serviços de Apoio aos Alunos podem ser dirigidos por um Diretor de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, recrutado nos termos da legislação em vigor.

3 - Cada setor poderá ser coordenado por um funcionário nomeado por despacho do administrador.

Artigo 23.º

Setor de Bolsas de Estudo

Ao setor de Bolsas de Estudo compete:

a) Realizar o atendimento aos estudantes e a receção de candidaturas;

b) Organizar e gerir os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;

c) Desenvolver as diligências com vista ao esclarecimento da situação socioeconómica do agregado familiar do estudante;

d) Gerir a informação e histórico de candidaturas;

e) Propor e realizar inquéritos para estudo das condições socioeconómicas dos estudantes;

f) Reunir e tratar os elementos necessários à elaboração do orçamento e relatório anuais;

g) Enviar aos serviços competentes os elementos necessários ao pagamento dos apoios financeiros.

Artigo 24.º

Setor de Alojamento

Ao Setor de Alojamento compete:

a) Assegurar o normal funcionamento das residências;

b) Assegurar o cumprimento dos regulamentos;

c) Organizar os processos de candidatura ao alojamento e submetê-los a decisão;

d) Organizar e manter atualizado um sistema de controlo de utilização das residências e lavandarias;

e) Vistoriar as instalações, aquando da entrada e saída dos utilizadores;

f) Zelar pela manutenção e conservação do equipamento e das instalações;

g) Proceder à elaboração dos elementos necessários à cobrança pontual das receitas do alojamento;

h) Reunir e tratar os elementos necessários à elaboração do orçamento e do relatório anuais;

i) Executar as tarefas de lavagem e tratamento das roupas das residências;

j) Proceder à manutenção e desinfeção das máquinas da lavandaria;

k) Controlar o serviço de self-service na lavandaria;

l) Elaborar e entregar o plano e relatório de atividades do setor;

Artigo 25.º

Setor de Alimentação

Ao Setor de Alimentação compete:

a) Assegurar o normal funcionamento das cantinas e bares;

b) Propor superiormente as normas a que deve obedecer a utilização e funcionamento dos refeitórios e bares;

c) Zelar pela manutenção, conservação e higiene dos equipamentos e das instalações;

d) Manter atualizado um sistema de utilização e de consumos;

e) Entregar na área competente as receitas cobradas;

f) Propor superiormente os preços de venda dos produtos e serviços;

g) Recolher e facultar os dados estatísticos específicos;

h) Propor e colaborar em estudos sobre os hábitos alimentares dos estudantes;

i) Monitorizar a satisfação dos utentes;

j) Assegurar a gestão de serviços especiais;

k) Reunir e tratar os elementos necessários à elaboração do orçamento e do relatório anuais.

Artigo 26.º

Setor de Apoios Diversos

Ao Setor de Apoios Diversos compete:

a) Estudar e propor medidas que facilitem o acesso de estudantes a serviços de saúde;

b) Colaborar, organizar e propor os apoios às atividades desportivas e culturais promovidas pelas Associações de Estudantes do IPG e pelo Gabinete de Formação, Cultura e Desporto;

c) Desenvolver e executar todas as ações que não sejam da competência dos outros setores dos SASIPG.

d) Colaborar, organizar e propor ações de acompanhamento a estudantes carenciados, incluindo aqueles que não beneficiem de bolsas de estudo.

CAPÍTULO IV

Recursos Humanos

Artigo 27.º

Mapa de Pessoal

1 - Os SASIPG dispõem de mapa de pessoal e de serviços administrativos próprios, sem prejuízo de poderem partilhar serviços com o IPG com o objetivo de racionalização dos recursos humanos e financeiros.

2 - O mapa de pessoal é elaborado anualmente em conjunto com a proposta de orçamento, sendo submetido a aprovação do Conselho Geral pelo Presidente, sob proposta do Administrador.

Artigo 28.º

Colaboração de alunos

1 - Os SASIPG proporcionarão, sempre que possível, estágios curriculares e estágios profissionais a estudantes dos cursos superiores, desde que, pela natureza das suas formações, possam ser envolvidos em atividades do âmbito da ação social.

2 - A colaboração de estudantes nos serviços dos SAS (cantinas, residências, ou outros) rege-se pelas regras próprias previstas no Programa de Ocupação de Estudantes a Tempo Parcial.

CAPÍTULO V

Disposições Finais

Artigo 29.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas e omissões resultantes da aplicação do presente regulamento serão resolvidas por despacho do Presidente do IPG, ouvido o Conselho de Gestão.

Artigo 30.º

Revisão, alteração e vigência

O presente regulamento será objeto de revisão após alteração legal ou estatutária que o implique e sempre que os órgãos próprios dos SASIPG o entendam por conveniente.

Artigo 31.º

Norma revogatória

Com a entrada em vigor deste regulamento é revogado o anterior, publicado através do Despacho n.º 10627/2009, no Diário da República n.º 79, 2.ª série, página 16625, de 23 de abril.

Artigo 32.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República.

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