Aviso n.º 2499/2002 (2.ª série) - AP, de 22 de março

Aviso n.º 2499/2002 (2.ª série) - AP. - Regulamento do Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal da Murtosa. - António Maria dos Santos Souza, presidente da Câmara Municipal da Murtosa:

Torna público que, por deliberação da mesma, datada de 18 de Dezembro de 2001, foi aprovado o Regulamento supra referido, elaborado que foi em conformidade com o que dispõe o artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro.

Assim se publica o referido Regulamento, que é publicado em anexo através de editais afixados nos lugares do estilo e na 2.ª série do Diário da República.

9 de Janeiro de 2002. - O Presidente da Câmara, Santos Sousa.

Cópia de parte da acta

Carlos Manuel Ferreira Afonso, chefe da Divisão Administrativa e Financeira da Câmara Municipal da Murtosa:

Certifico, para os devidos efeitos, que, da acta da reunião ordinária da Câmara Municipal da Murtosa de 18 de Dezembro de 2001, consta a seguinte deliberação:

Regulamento do Sistema de Controlo Interno da Câmara Municipal

Foi presente um projecto de Regulamento do Sistema de Controlo Interno elaborado em conformidade com o que dispõe o artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 541-A/99, de 22 de Fevereiro, na redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro, que se anexa à presente acta e se dá aqui por reproduzido para os efeitos legais, tendo em vista a sua entrada em vigor em 1 de Janeiro de 2002.

A Câmara Municipal, depois de proceder à sua análise deliberou, por unanimidade, aprovar o Regulamento do Sistema de Controlo Interno, e nos termos do disposto no n.º 2.9.9 do POCAL, remeter cópia à Inspecção-Geral de Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território.

Mais deliberou, também por unanimidade, remeter cópia à Assembleia Municipal da Murtosa para conhecimento, para os efeitos consignados na alínea c) do n.º 1 do artigo 53.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro.

Por ser verdade passa a presente certidão que assina e autentica com o selo branco em uso nesta Câmara Municipal.

Preâmbulo

I - O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, consubstancia a reforma da administração financeira e das contas públicas no sector da administração autárquica, tendo em vista o facto de se tornar indispensável o conhecimento integral e rigoroso da composição do património autárquico para que seja possível maximizar o seu contributo para o desenvolvimento das comunidades locais.

II - O principal objectivo do POCAL passa pela criação de condições para a integração da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos numa contabilidade pública moderna, que constitua um instrumento fundamental de apoio à gestão das autarquias locais.

III - De acordo com o referido diploma legal, tal objectivo permite em linhas gerais: o controlo financeiro e disponibilização de informação para os órgãos autárquicos; o estabelecimento de regras e procedimentos específicos para a execução orçamental e modificação dos documentos previsionais; uma execução orçamental que terá em consideração os princípios da mais racional utilização de dotações e da melhor gestão de tesouraria; uma melhor uniformização de critérios de previsão; a obtenção expedita dos elementos indispensáveis ao cálculo dos agregados relevantes da contabilidade nacional e a disponibilização de informação sobre a situação patrimonial de cada autarquia local.

IV - Com base na legislação, o sistema de controlo interno engloba o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo, bem como de todos os demais métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis autárquicos que contribuam para assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

V - Este sistema de controlo interno tem uma vertente administrativa e outra contabilística.

O controlo interno administrativo inclui o Plano Plurianual de Investimento, o Plano de Actividades Relevantes e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão e que conduzem à autorização das despesas pelo presidente da Câmara ou por quem detenha competências delegadas. Tal autorização é o ponto de partida para o controlo interno contabilístico sobre as despesas.

O controlo interno contabilístico, compreende o Plano Plurianual de Investimento, o Plano de Actividades Relevantes, os registos e os procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos activos e com a confiança que inspiram os registos contabilísticos de modo que, consequentemente, proporcionem uma razoável certeza de que:

a) As despesas são executadas de acordo com a autorização de quem tem competência para decidir contratar e escolher o procedimento nos termos do Decreto-Lei n.º 197/99, de 18 de Junho;

b) As transacções são registadas de modo a permitirem a preparação de demonstrações financeiras em conformidade com os princípios de contabilidade geralmente aceites e os princípios orçamentais e a manterem um controlo sobre os activos;

c) O acesso aos activos é apenas permitido nos termos da lei;

d) Os registos contabilísticos dos activos são periodicamente comparados com esses mesmos activos sendo tomadas acções apropriadas sempre que se encontrem quaisquer diferenças.

VI - A elaboração de tal documento carece de um estudo e desenvolvimento profundos, de forma a abarcar todos os aspectos que no mesmo devem ser tratados.

Porém, tornando-se necessário implementar, desde já, um conjunto de regras essenciais, apresenta-se agora um documento, apenas e só, o estritamente indispensável - Sistema de Controlo Interno - reservando, para tratamento futuro, as demais matérias que devem ser englobadas na estrutura orgânica, inter-relacionando os actos administrativos de vários serviços em sequências lógicas e eficazes.

Assim:

VII - Considerando o constante nesta introdução, e, em cumprimento do disposto nos n.os 2.9.3 e 2.9.4 do POCAL, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro, a Câmara Municipal da Murtosa deliberou em 18 de Dezembro de 2001, aprovar o presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno, nos termos da alínea a) do n.º 7 do artigo 64.º da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, e enviá-lo à Assembleia Municipal da Murtosa para conhecimento, para os efeitos da alínea c) do n.º 1 do artigo 53.º do mesmo diploma.

VIII - O presente Regulamento entrará em vigor a partir de 1 de Janeiro de 2002, cujas disposições estão consubstanciadas nos capítulos e nas normas seguintes:

CAPÍTULO I

Princípios gerais

Artigo 1.º

Objecto

1 - O presente Regulamento institui o sistema de controlo interno da Câmara Municipal da Murtosa e visa estabelecer um conjunto de regras definidoras de métodos e procedimentos de controlo que permitam assegurar o desenvolvimento das actividades relativas à evolução patrimonial, de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fiável.

2 - O presente Regulamento visa, também, assegurar o cumprimento das disposições legais e das normas internas aplicáveis às actividades municipais e a verificação da organização dos respectivos processos e documentos.

3 - Em conformidade com o POCAL, os métodos e procedimentos de controlo visam os seguintes objectivos:

a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita à elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, à elaboração das demonstrações financeiras e ao sistema contabilístico;

b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respectivos titulares;

c) A salvaguarda do património;

d) A aprovação e controlo de documentos;

e) A exactidão e integridade dos registos contabilísticos e, bem assim, a garantia da fiabilidade da informação produzida;

f) O incremento da eficiência das operações;

g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;

i) A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;

j) O registo oportuno das operações pela quantia correcta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.

4 - Na definição das funções de controlo e na nomeação dos respectivos responsáveis deve atender-se:

a) À identificação das responsabilidades funcionais;

b) Aos circuitos obrigatórios dos documentos e às verificações respectivas;

c) Ao cumprimento dos princípios da segregação das funções de acordo com as normas legais e os sãos princípios da gestão, nomeadamente para salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos correspondentes registos.

5 - Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos, todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem sempre identificar os eleitos, dirigentes, funcionários e agentes seus subscritores e a qualidade em que o fazem, de forma legível.

6 - Para além do disposto nos números anteriores, o presente Regulamento, também, tem por base todas as disposições da estrutura orgânica da Câmara Municipal da Murtosa, adaptando-se naturalmente aos respectivos reajustamentos em matéria de reorganização ou reestruturação orgânica, total ou parcial, dos serviços da autarquia.

Artigo 2.º

Âmbito e aplicação

1 - O presente Regulamento é aplicável a todos os serviços municipais da Câmara Municipal da Murtosa.

2 - O incumprimento das normas do presente Regulamento constituirá infracção disciplinar, nos termos do Decreto-Lei n.º 24/84, de 16 de Janeiro.

Artigo 3.º

Pressupostos legais da sua aplicação

A aplicação do presente Regulamento do sistema de controlo interno terá sempre em conta:

a) A verificação do cumprimento da Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro, que estabelece o quadro das competências, assim como o regime jurídico de funcionamento, dos órgãos das autarquias locais;

b) A verificação do cumprimento da Lei n.º 42/98, de 6 de Agosto (Lei das Finanças Locais), com as alterações da Lei n.º 94/2001, de 20 de Agosto;

c) A verificação do cumprimento do Código do Procedimento Administrativo, publicado pelo Decreto-Lei n.º 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei n.º 6/96, de 31 de Janeiro;

d) A verificação do cumprimento do POCAL - Plano Oficial da Contabilidade das Autarquias Locais, publicado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alterações do Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro;

e) A verificarão do cumprimento do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho, relativo ao Regime Jurídico da Realização das Despesas Públicas e da Contratação Pública relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços;

f) A verificação do cumprimento do Decreto-Lei n.º 59/99, de 2 de Março, com as alterações produzidas pela Lei n.º 163/99, de 14 de Setembro, relativo ao Regime Jurídico das Empreitadas de Obras Públicas quanto aos procedimentos inerentes aos concursos de empreitadas de obras públicas;

g) A verificação do cumprimento do Regulamento do Património Municipal, referente ao inventário dos bens móveis e imóveis do município;

h) A verificação do cumprimento do Regulamento Municipal de Taxas e Licenças;

i) A verificação do cumprimento das disposições do PDM - Plano Director Municipal da Murtosa, após publicação em Diário da República;

j) A verificação do funcionamento das normas de organização das unidades orgânicas da Câmara Municipal, constantes dos documentos de reestruturação dos serviços municipais;

k) A verificação do cumprimento dos restantes regulamentos municipais em vigor;

l) A verificação do cumprimento dos restantes diplomas legais aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 4.º

Evolução do sistema de controlo interno

O presente Regulamento do Sistema de Controlo Interno, terá a flexibilidade necessária de evolução futura, para se reajustar no tempo às eventuais alterações de natureza legal que entretanto venham a ser publicadas no Diário da República para aplicação às autarquias locais, quer através de leis emanadas da Assembleia da República, quer por meio de outros diplomas aprovados pela Administração Central, bem como de outras normas de enquadramento e funcionamento local, aprovadas pela Câmara Municipal ou pela Assembleia Municipal da Murtosa, no âmbito das respectivas competências e atribuições legais.

CAPÍTULO II

Da organização, funções, competências e atribuições

SECÇÃO I

Dos serviços municipais

Artigo 5.º

Competências

1 - Compete ao presidente da Câmara Municipal a coordenação de todas as operações que envolvam a gestão financeira e patrimonial da autarquia, salvo os casos em que, por imperativo legal, deva expressamente intervir o órgão executivo.

2 - Por acto de delegação de competências, podem ser atribuídas aos vereadores competências específicas.

3 - Nos termos e limites definidos por diplomas próprios poderão ainda ser delegadas competências nos dirigentes municipais, em matéria de autorização de despesas.

4 - Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sendo em contrário considerada inexistente, com responsabilização pessoal, financeira do autor e passível de procedimento disciplinar.

5 - Compete às divisões municipais e demais serviços implementar o cumprimento das normas definidas no presente sistema e dos preceitos legais em vigor.

6 - As repartições administrativa e financeira procederão à recolha de sugestões, de propostas e contributos das respectivas secções e sectores decorrentes da aplicação das presentes normas, nas suas atribuições de acompanhamento e avaliação permanente do presente sistema.

7 - Os referidos contributos sustentarão a proposta de revisão e actualização que a Divisão Administrativa e Financeira remeterá à apreciação da presidência, pelo menos de dois em dois anos, que, se assim entender, submeterá a decisão do órgão executivo.

8 - Por actos que contrariem o preceituado neste sistema e os seus princípios gerais respondem, directamente, os dirigentes, por si e seus subordinados, sem prejuízo de posterior responsabilidade do autor do acto.

Artigo 6.º

Funções comuns

1 - A aplicação do sistema de controlo interno envolve todas as Divisões e Serviços constantes no organigrama, estando a gestão financeira e patrimonial do município directamente cometida à Divisão Administrativa e Financeira.

2 - Constituem funções comuns às diversas unidades orgânicas para além das publicadas na estrutura orgânica do município da Murtosa aprovada pela Câmara Municipal em 14 de Junho de 1996, e pela Assembleia Municipal a 27 de Junho de 1996:

a) Proceder à distribuição e mobilidade do pessoal afecto, em articulação com a Secção de Pessoal;

b) Promover a execução das deliberações da Câmara Municipal e dos despachos do presidente ou dos vereadores com competência delegada, referentes à sua área de intervenção e contribuir para melhorar a eficiência dos respectivos serviços;

c) Emitir informação de necessidade de realizar despesa relativa a aquisição de bens e serviços, em articulação com o Sector de Aprovisionamento;

d) Sempre que haja encargos para o município, devem os mesmos ser remetidos à Secção de Contabilidade, para verificação e confirmação expressa de cabimento orçamental da despesa, para posterior autorização superior da despesa;

e) Emitir requisição interna de material necessário para o funcionamento da sua actividade e envio posterior ao armazém;

f) Promover o arquivo dos documentos e processos, após a sua conclusão;

g) Zelar pelo bom estado de conservação do património que lhe tenha sido afecto em articulação com o sector de património;

h) Preparar, quando disso incumbidos, estudos e análises acerca de assuntos que careçam de deliberação de Câmara;

i) Zelar pela assiduidade do pessoal e participar as ausências à Secção de Pessoal, em conformidade com às normas legais vigentes;

j) Verificar o cumprimento dos procedimentos administrativos no âmbito do Código do Procedimento Administrativo aprovado pelo Decreto-Lei n.º 442/91, de 15 de Novembro, alterado e republicado pelo Decreto-Lei n.º 6/96, de 31 de Janeiro, ou de outros diplomas legais que vieram a ser posteriormente publicados e aplicáveis as autarquias locais;

k) Verificar o cumprimento dos regulamentos e normas de controlo interno, tendo em conta a organização dos serviços a que pertencem.

l) Promover e ou participar em reuniões de coordenação com as respectivas divisões e outras unidades orgânicas da divisão a que pertençam, sempre que se revelem necessárias;

m) Assegurar outras funções e tarefas que lhes sejam incumbidas superiormente e que se encontrem inseridas no âmbito das suas funções.

Artigo 7.º

Divisão Administrativa e Financeira

1 - Compete à Divisão Administrativa e Financeira:

a) Assegurar a execução de todas as tarefas que se insiram nos domínios da administração dos recursos financeiros e patrimoniais, de acordo com as disposições legais aplicáveis, normas internas estabelecidas e critérios de boa gestão;

b) Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos e coordenar a interligação entre os vários sistemas de informação;

c) Organizar e dar sequência aos processos que afectem a dimensão ou a natureza do património da autarquia, quando não existam sub-unidades orgânicas com essa finalidade;

d) Dinamizar e coordenar, com colaboração dos sectores operativos, as actividades conducentes à elaboração do orçamento, grandes opções do plano e plano plurianual de investimentos, procedendo aos trabalhos de coordenação e análise de elementos de informação, previsão e classificação de receitas e despesas;

e) Promover a execução orçamental relativa à respectiva unidade orgânica e, bem assim, assegurar a mesma tarefa no que concerne à unidade orgânica "01 - Administração Autárquica", de acordo com as orientações da presidência;

f) Coordenar as actividades e operações conducentes à elaboração dos mapas de execução do plano plurianual de investimentos e do orçamento e dos documentos de prestação de contas;

g) Preparar as modificações orçamentais, nos termos em que forem definidas;

h) Centralizar e coordenar a escrituração e as diversas operações relativas à contabilidade do município;

i) Promover a execução de, pelo menos, quatro conferências anuais e aleatórias aos valores à guarda do tesoureiro, para além das que se encontram definidas por lei ou regulamento;

j) Acompanhar o movimento de valores e comprovar, mensalmente, o saldo das diversas contas bancárias;

k) Assegurar a cobrança das licenças, taxas e impostos;

l) Assegurar o processamento das despesas;

m) Proceder à arrecadação das receitas e efectuar os pagamentos autorizados;

n) Gerir a tesouraria, propondo as medidas mais convenientes para a segurança e rentabilização dos valores entregues à sua guarda;

o) Promover os registos contabilísticos referentes aos actos que provoquem modificação quantitativa ou qualitativa do património;

p) Colocar e manter em funcionamento processo de compras idóneo, que assegure a defesa dos legítimos interesses do município e respeite os preceitos legais aplicáveis;

q) Efectuar conferências periódicas ao armazém e apresentar superiormente o relatório de ocorrências;

r) Executar as tarefas inerentes ao recebimento, classificação e registo, distribuição, expedição e arquivo de todo o expediente;

s) Assegurar a gestão e manutenção das instalações afectas;

t) Assegurar o serviço de fiscalização e contencioso, no sentido de promover o respeito pelos diplomas legais e regulamentos municipais em vigor;

u) Assegurar as funções de notário privativo e de responsável pelo serviço de execuções fiscais administrativas;

v) Emitir as certidões requeridas nos termos das leis, regulamentos e despachos;

w) Articular a actividade das diversas unidades orgânicas, definindo a circulação documental e assegurando o conhecimento permanente da situação de cada procedimento administrativo.

Artigo 8.º

Repartição Administrativa

1 - Compete à Repartição Administrativa coordenar os serviços que a integram, nomeadamente a Secção de Expediente Geral, Arquivo Taxas e Licenças, Secção de Pessoal e Património e Sector de Águas e Saneamento.

2 - Compete à Secção de Expediente Geral, Arquivo, Taxas e Licenças:

A) Do Sector de Expediente Geral:

a) Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, distribuição e expedição de correspondência e outros documentos, dentro dos prazos respectivos;

b) Apoiar os órgãos do município e organizar as actas das reuniões;

c) Promover a divulgação pelos serviços das normas internas e demais directivas de carácter genérico;

d) Superintender e assegurar o serviço de telefones, da portaria e da limpeza das instalações;

e) Superintender e assegurar o serviço de reprografia;

f) Promover a elaboração do recenseamento;

g) Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;

h) Executar os serviços relacionados com o notariado privativo;

i) Executar os serviços administrativos de carácter geral não específicos de outras secções ou sectores que não disponham de apoio administrativo próprio;

j) Assegurar os procedimentos processuais em matéria de contra-ordenações, coimas e execuções fiscais;

k) Atender o público e encaminhá-lo para os serviços adequados, quando for caso disso;

l) Escriturar e manter em ordem os livros próprios da Secção;

m) Passar atestados e certidões quando autorizado;

n) Organizar e executar tarefas relacionadas com os serviços de espectáculos;

o) Organizar o recenseamento militar e assegurar o expediente respeitante a assuntos militares;

p) Assegurar os procedimentos processuais relativos ao recenseamento eleitoral e dar apoio nos processos de preparação de actos eleitorais.

B) Do Sector de Arquivo:

a) Superintender no arquivo geral do município e propor a adopção de planos adequados de arquivo;

b) Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do município;

c) Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos.

C) Do Sector de Taxas e Licenças:

a) Liquidar taxas, licenças e demais rendimentos do município e passar e registar as respectivas licenças e guias de receita;

b) Conferir os mapas de cobrança das taxas de mercados e feiras e passar e registar as respectivas guias de receita;

c) Expedição de avisos e editais para pagamento de licenças, taxas e outros rendimentos, não especialmente cometidos a outras secções;

d) Passar guias de cobrança de rendas de propriedades e outros prédios municipais;

e) Fiscalizar o cumprimento das posturas e regulamentos respeitantes à cobrança de impostos e rendimentos municipais, dirigindo o trabalho dos agentes de fiscalização;

f) Orientar o trabalho dos agentes do controlo metrológico, conferir os talões de cobrança e passar as respectivas guias de receita;

g) Emitir licenças de publicidade, ocupação da via pública, instalação de bombas de carburante e, de um modo geral, todas as licenças que envolvam uso especial do domínio público;

h) Emitir licenças de uso e porte de arma de caça e recreio, de porta aberta e de canídeos;

i) Organizar o registo de ciclomotores, proceder aos exames de condução e emitir as respectivas licenças;

j) Organizar os processos para a concessão de carta de caçador;

k) Executar o expediente referente a licenças de uso e porte de arma de defesa, de simples detenção de arma e transferência de armas;

l) Emitir cartões de vendedores ambulantes feirantes e organizar os respectivos processos;

m) Manter actualizados os registos relativos a inumação, exumação, transladação e perpetuidade de sepultura e organizar processos de aquisição de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo actualizado o respectivo registo;

n) Emitir guias de débito respeitantes aos rendimentos não cobrados dentro dos prazos estabelecidos;

o) Organizar e arquivar os processos respeitantes ao licenciamento de estabelecimentos comerciais, hoteleiros e outros da competência do município;

p) Emitir alvarás sanitários.

3 - Compete à Secção de Pessoal e Património:

A) Do Sector do Pessoal:

a) Organizar os procedimentos administrativos relativos ao recrutamento, provimento, transferência, promoção e cessação de funções do pessoal;

b) Lavrar contratos de pessoal de acordo com a legislação em vigor;

c) Instruir todos os processos referentes a prestações sociais dos funcionários, nomeadamente os relativos a abonos de família, ADSE, Montepio e Caixa Geral de Aposentações;

d) Elaborar as listas de antiguidades;

e) Comunicar ao serviço processador de vencimentos e remunerações complementares as alterações verificadas;

f) Assegurar e manter organizado o cadastro de pessoal, bem como o registo e controlo de assiduidade;

g) Promover a abertura e anotação dos livros de ponto;

h) Participar na gestão dos serviços sociais dos funcionários da Câmara, se tal for solicitado;

i) Processar os vencimentos e outros abonos do pessoal e elaborar os mapas e relações dos respectivos descontos;

j) Promover a classificação de serviço dos funcionários;

k) Proceder ao registo e controlo de assiduidade;

l) Organizar e manter actualizado o seguro pessoal, bem como desenvolver os procedimentos administrativos decorrentes de acidentes de trabalho;

m) Manter actualizado o quadro de pessoal;

n) Assegurar o expediente relativo a faltas e licenças para férias, licenças por doença e outros tipos de licença;

o) Emitir cartões de identificação do pessoal e manter actualizado o seu registo;

p) Executar outros trabalhos, mapas, estatísticas ou informações sobre serviços próprios da secção;

q) Assegurar o acolhimento e o atendimento do pessoal em matéria de recursos humanos;

r) Recolher e tratar a legislação sobre recursos humanos e manter informados os dirigentes e os trabalhadores;

s) Preparar estatísticas e responder a inquéritos solicitados pelos organismos oficiais;

t) Prestar apoio aos júris dos concursos e dar andamento aos respectivos processos;

u) Organizar e enviar para o Tribunal de Contas os processos de pessoal;

v) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, deliberação ou decisão.

B) Do Sector de Património:

a) Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens do município, incluindo baldios, prédios urbanos e outros imóveis;

b) Proceder ao registo de todos os bens, designadamente obras de arte, mobiliário e equipamentos existentes nos serviços ou cedidos pela Câmara Municipal a outros organismos do Estado;

c) Promover a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens próprios imobiliários do município e obtenção de certidões;

d) Executar todo o expediente relacionado com a alimentação de bens móveis e imóveis;

e) Propor acções no sentido da utilização de meios informáticos no registo e gestão do património;

f) Executar todo o expediente relacionado com a alienação de bens imóveis e móveis;

g) Proceder à identificação, codificação, registo e controlo de movimentação de todos os bens patrimoniais do município;

h) Controlar os seguros e apresentar as propostas para a sua reformulação;

i) Assegurar a gestão e controlo do património, incluindo a coordenação do processamento das folhas de carga, entrega de um exemplar das mesmas ao serviço ou sector a quem os bens estão afectos, para afixação, bem como a implementação de controlos sistemáticos entre as folhas de carga, as fichas e os mapas de inventário;

j) Desenvolver e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e alienação de bens móveis e imóveis da Câmara Municipal da Murtosa, atentas as regras estabelecidas pelo POCAL e demais legislação aplicável;

k) Proceder à inventariação do bem no Programa de Gestão de Património;

l) Proceder à classificação do bem inventariado de acordo com código de classificação estipulado em regulamento;

m) Emitir e colar a etiqueta identificativa no bem;

n) Emissão dos documentos, abaixo indicados:

1) Ficha de identificação do bem;

2) Folhas de carga;

3) Mapas de inventário (mapas síntese dos bens inventariados);

4) Conta patrimonial;

o) Coordenar o processo de alienação dos bens que sejam classificados de dispensáveis, atendendo aos aspectos legais que envolvem a alienação dos bens do Estado;

p) Verificando-se furtos, roubos ou incêndios, o Serviço de Património deverá elaborar um relatório onde constem os bens, número de inventário e os respectivos valores. O Serviço de Património, segundo instruções superiores, deverá proceder à participado às autoridades competentes;

q) Proceder ao tratamento contabilístico de:

1) Abates;

2) Valorizações;

3) Desvalorizações;

4) Amortizações;

5) Reavaliações;

r) Proceder a conferências físicas - coordenar as verificações periódicas e parciais, de acordo com as necessidades do serviço e em cumprimento do plano anual de acompanhamento e controlo que deve propor ao órgão executivo;

s) Proceder à conferência contabilística dos dados do património com a contabilidade, efectuando as respectivas rectificações;

t) Elaborar mapas finais de fecho de ano;

u) Controlar o imobilizado em curso;

v) Manter actualizado o cadastro e inventário dos imóveis e veículos do município;

w) Actualizar os ficheiros que contêm os bens a incluir na apólice de seguros patrimoniais, para posterior envio à seguradora;

x) Organizar todo o processo de seguros e registo de propriedade dos veículos;

y) Manter actualizado os seguros dos bens móveis e imóveis que a lei obriga a segurar, entre outros;

z) Zelar pelo fornecimento de material necessário à elaboração do processo de inventariação;

aa) Colaborar e cooperar com todos os serviços municipais, recolher e analisar os contributos que visem um melhor desempenho do serviço;

bb) Concretizar as orientações superiormente definidas.

4 - Compete ao Sector de Águas e Saneamento:

a) Elaborar os contratos de fornecimento de água e organizar os respectivos processos;

b) Elaborar e manter actualizado o ficheiro de consumidores;

c) Recepcionar os pedidos de execução dos ramais de águas e esgotos e elaborar a respectiva facturação em conformidade com a informação do chefe da Divisão de Águas e Saneamento, Serviços Urbanos e Ambiente;

d) Atender os pedidos de ligação e corte de água e encaminhá-los para o serviço operacional competente;

e) Testar e enviar os dados necessários ao processamento automático dos recibos de água;

f) Assegurar o atendimento dos munícipes, dar andamento às suas reclamações e requerimentos que digam respeito ao serviço desenvolvido nesta área;

g) Coordenar a execução de tarefas inerentes à leitura e cobrança dos consumos de água;

h) Fazer a recepção dos recibos de água não cobrados e elaborar a respectiva relação de débito à tesouraria;

i) Lançar a taxa de saneamento;

j) Proceder à anulação dos recibos processados indevidamente;

k) Coordenar as actividades de leitura e cobrança geral e especial, de fiscalização e cortes por ausência de pagamento dos recibos;

l) Remeter à Divisão de Águas e Saneamento, Serviços Urbanos e Ambiente, as informações necessárias à intervenção para correcção de anomalias detectadas na operação de leitura;

m) Executar tudo o mais que lhe for superiormente determinado.

Artigo 9.º

Repartição Financeira

1 - Compete à Repartição Financeira coordenar os serviços que a integram, nomeadamente a Secção de Contabilidade e Aprovisionamento e Tesouraria.

Artigo 10.º

Secção de Contabilidade e Aprovisionamento

1 - Compete ao Sector de Aprovisionamento:

a) Centralizar e uniformizar a aquisição de bens e serviços necessários ao desenvolvimento das actividades da autarquia;

b) Proceder com eficiência e economia de meios, devendo privilegiar-se a celebração de contratos de fornecimento contínuos para a aquisição de bens de consumo permanente;

c) Receber informações internas, de propostas de aquisição, com o respectivo parecer favorável do responsável da unidade orgânica para elaboração de requisição de compra com indicação do valor estimado da despesa inerente e posterior envio para o Serviço de Contabilidade para verificação de cabimento;

d) Após a recepção da informação de cabimento e respectiva autorização superior de despesa, desencadear o procedimento adequado, de acordo com a natureza e valor previsíveis no Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho, quando são recebidas as solicitações;

e) Promover à consulta, recepção, análise e relatório das propostas apresentadas pelos fornecedores e prestadores de serviços (elaboração de mapa comparativo de preços propostos);

f) Submeter a despacho superior os relatórios contendo intenções de adjudicação e proceder à subsequente audiência dos interessados;

g) Comunicar os actos de adjudicação a todos os interessados;

h) Proceder à emissão de requisição externa que submete a compromisso junto da Secção de Contabilidade;

i) Expedir as requisições externas ou notas de encomenda (anexo II) para os seus destinatários (entidades fornecedoras) e enviar cópia para o armazém ou para o serviço onde os bens serão entregues;

j) Receber cópia da guia de remessa, enviada pelo respectivo serviço requisitante, e aquando da recepção da factura enviá-la, conjuntamente com a cópia da guia de remessa e requisição externa, à Secção de Contabilidade, providenciando fotocópias destes documentos que ficaram anexos aos respectivos processos de despesa existentes no Sector de Aprovisionamento;

k) Verificar a existência de facturas recepcionadas com mais de uma via, caso este facto venha a ocorrer deverá ser aposto na cópia, de forma clara e evidente, o carimbo de "Duplicado";

l) Manter actualizado a base de dados de materiais e fornecedores;

m) Colaborar na elaboração do plano plurianual de actividades e orçamento, coligindo todos os elementos necessários para esse fim e proceder à apresentação dos mesmos;

n) Manter com o Sector de Armazém uma articulada troca de informações sobre a situação dos processos de aquisição, recepção de materiais e eventuais necessidades de renovação de stocks;

o) Controlar os prazos de entrega dos bens, avisando os fornecedores em caso de atraso na entrega dos bens e serviços;

p) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara Municipal.

2 - Ao Sector de Contabilidade compete:

a) Colaborar na elaboração do plano plurianual de actividades e orçamento, coligindo todos os elementos necessários para esse fim e proceder à apresentação dos mesmos;

b) Acompanhar a execução dos documentos referidos na alínea a), introduzindo as modificações que se imponham ou sejam recomendadas;

c) Promover os registos inerentes à execução orçamental, do plano plurianual de investimentos e do plano de actividades municipal;

d) Receber do Sector de Aprovisionamento, informações de necessidade de realização de despesa para cabimento e classificação económica de despesa, para posterior autorização por parte de quem é competente;

e) Proceder à cabimentação e ao compromisso de verbas disponíveis em matéria de realização de despesas;

f) Proceder ao débito de documentos ao tesoureiro, para a cobrança de receitas virtuais;

g) Garantir que os registos contabilísticos se façam atempadamente;

h) Receber as requisições externas para respectivo compromisso de dotação orçamental;

i) Receber facturas encontrando-se em anexo as respectivas requisições externas e guias de remessa, devidamente conferidas;

j) Após a recepção de facturas, providencia o seu envio ao Sector de Património para conferência dos bens a inserir no inventário de património municipal, senda colocado na respectiva factura o carimbo "Visto pelo Património a .../.../..." e assinatura do responsável;

k) Após conferência do património, a Secção de Contabilidade procede ao registo das facturas movimentando as devidas contas;

l) Submeter a autorização superior os pagamentos a efectuar e emitir ordens de pagamento;

m) Entregar regularmente as receitas cobradas para outras entidades;

n) Coligir os elementos necessários e elaborar guias de pagamento das obrigações fiscais e demais operações de tesouraria;

o) Proceder à conferência diária dos balancetes da tesouraria e dos documentos de despesa remetidos pela mesma;

p) Escriturar os livros e demais documentos e fichas de contabilização de receitas e despesas de acordo com as normas legais;

q) Manter actualizadas as contas correntes dos empreiteiros e fornecedores/clientes, contribuintes e utentes;

r) Conferir as guias de receita emitidas pelos vários serviços e sua escrituração/registo;

s) Promover a verificação permanente do movimento de fundos da tesouraria e de documentos de receita e despesa;

t) Processar a liquidação e controlo das receitas provenientes de outras entidades, designadamente os fundos transferidos do Orçamento de Estado (FGM e FCM), impostos locais e contribuição autárquica;

u) Processar e controlar a liquidação da venda de bens e serviços e da utilização de equipamentos municipais, que não sejam liquidados por outros serviços;

v) Processar e liquidar juros e outros empréstimos;

w) Emitir cheques ou ordens de transferência para pagamentos devidamente autorizados (simultâneo à emissão da ordem de pagamento);

x) Elaborar os documentos de prestação de contas, nomeadamente o balanço, a demonstração de resultados, mapas de execução orçamental, anexos às demonstrações financeiras, fluxos de caixa e o relatório de gestão, coligindo todos os elementos necessários para esse fim, observando o preceituado nos n.os 2 e 3 do capítulo 2 do Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, e submetê-los à aprovação do órgão executivo;

y) Enviar ao Tribunal de Contas os documentos de prestação de contas, devidamente aprovados, bem como cópias destes e dos documentos previsionais a outras entidades;

z) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara Municipal.

Artigo 11.º

Tesouraria

Compete à Tesouraria o prosseguimento das seguintes atribuições:

a) Promover a arrecadação de receitas virtuais e eventuais e pagamento de despesas, nos termos legais e regulamentares e no respeito das instruções do serviço;

b) Entregar aos contribuintes, com o respectivo recibo, os documentos de cobrança;

c) Liquidar juros devidos e juros moratórios relativos à arrecadação de receitas;

d) Proceder à guarda de valores monetários (dinheiro, depósitos bancários, garantias, cauções ...);

e) Proceder ao depósito, em instituições bancárias, de valores monetários excedentes em tesouraria;

f) Controlar as contas bancárias do município;

g) Movimentar, em conjunto com o presidente da Câmara, ou vereador com competência delegada para o efeito, os fundos depositados em instituições bancárias;

h) Manter devidamente escriturados os documentos de tesouraria, cumpridas as disposições legais e regulamentares sobre a matéria;

i) Elaborar os diários de tesouraria e resumos diários remetendo-os à contabilidade com os respectivos documentos de receita e despesa;

j) Elaborar balancetes diários e mensais de tesouraria e balanços mensais de tesouraria;

k) Efectuar os pagamentos de ordens de pagamento, depois de cumpridas as condições necessárias à sua efectivação nos termos legais;

l) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por despacho do presidente da Câmara.

Artigo 12.º

Sector de Armazém

1 - O armazém é o local de entrada, conferência, registo, gestão e encaminhamento a destino final de material de expediente e de matérias-primas e subsidiárias destinadas a obras e trabalhos promovidos directamente pela autarquia.

2 - Quando haja necessidade de adquirir directamente no mercado quaisquer bens para aplicação imediata em obras por motivo de ruptura de stocks, estes devem transitar, obrigatoriamente, pelo armazém.

3 - As saídas de armazém serão efectuadas mediante requisição interna ao armazém (anexo III), devidamente autorizadas pelo responsável da unidade orgânica competente e verificadas pelo responsável de armazém.

4 - Compete ao Sector de Armazém, no contexto do seu relacionamento com fornecedores e outros serviços da autarquia:

a) Promover uma eficiente gestão de stocks, evitando-se ruptura de stocks;

b) Emitir informações internas de necessidade de constituição e ou renovação de stocks;

c) Receber cópias de requisições externas e notas de encomenda relativo a bens armazenáveis, emitidas pelo Sector de Aprovisionamento, que guarda em ficheiro de fornecedores;

d) Receber encomendas, confrontando as respectivas guias de remessa com requisições externas ou nota de encomenda em seu poder;

e) Conferir as condições de recepção dos bens (quantidade e qualidade), com conferência se necessário junto do serviço requisitante (serviço emissor da requisição interna), e dar e emitir notas de recepção;

f) Proceder ao movimento de entradas em armazém através de guias de remessa e dar saída dos bens armazenados através de pedidos de requisição, movimentando as fichas de stocks;

g) Enviar ao Sector de Aprovisionamento cópia da guia de remessa devidamente conferida;

h) Manter arquivadas cópias de guias de remessa de bens e matérias-primas recebidas, por natureza e espécie;

i) Fornecer os bens que lhe forem requisitados, depois de verificados os requisitos previstos no n.º 3, registando as respectivas saídas na ficha de stocks e arquivando as requisições internas;

j) Todos os registos nas fichas de stocks são efectuados segundo o método do custo médio ponderado;

k) Manter à sua guarda determinados bens de consumo interno, destinados ao funcionamento dos serviços administrativos, nomeadamente material de secretaria e de limpeza de instalações;

l) Gerir os armazéns, registando as entradas e saídas na aplicação informática de modo a controlar os stocks e actualizar o inventário de existências.

5 - Periodicamente, com carácter semestral, serão efectuadas inventariações ao armazém e outras operações de controlo que se mostrem necessárias, a cargo da Secção de Contabilidade e sob a supervisão do dirigente responsável pelos serviços financeiros.

6 - Para efeitos de inventariação será adoptado o sistema de inventário permanente.

7 - No caso de serem detectadas eventuais irregularidades deve proceder-se, com a maior celeridade possível, à sua correcção e apuramento de responsabilidades financeiras e disciplinares.

Artigo 13.º

Secção de Obras Particulares, Loteamentos e Fiscalização

1 - Compete à Secção de Obras Particulares, Loteamentos e Fiscalização:

A) Do Sector de Obras Particulares e Loteamentos:

a) Assegurar o fornecimento aos munícipes e aos restantes serviços municipais de plantas topográficas, para instrução dos diferentes processos;

b) Executar as medidas relativas à aplicação das taxas de urbanização e outras previstas na Tabela de Taxas e Licenças da Câmara Municipal;

c) Organizar todos os processos de obras particulares e loteamentos e obter os necessários pareceres técnico-legais junto do Sector de Planeamento Urbanístico, Estudos e Projectos, Toponímia, Trânsito, Sinalização e Empreitadas;

d) Organizar e manter actualizado o arquivo dos processos de obras particulares e loteamentos;

e) Exercer o controlo toponímico e atribuir números de polícia;

f) Informar todas as certidões no âmbito das acções desenvolvidas no sector;

g) Manter actualizada a correspondência com os requerentes dos processos apresentados;

h) Proceder às vistorias necessárias à obtenção de licenças para constituição do regime de propriedade horizontal, e para renovação de licenças de utilização impostas pelo Regime de Arrendamento Urbano, e elaborar os respectivos autos;

i) Emitir alvarás de loteamento e licenças de construção e de utilização dos edifícios;

j) Manter actualizado o registo e estatística do número de edifícios, alojamentos, estabelecimentos comerciais e de serviços e instalações industriais construídas e demolidas;

k) Elaborar e remeter à repartição de finanças e ao Instituto Nacional de Estatística todos os documentos legalmente exigidos;

l) Obter dos diversos departamentos da administração central os pareceres necessários para decisão dos respectivos processos;

m) Elaborar autos de posse administrativa;

n) Exercer quaisquer outras actividades resultantes da lei, regulamento, decisão ou deliberação.

B) Do Sector de Fiscalização:

a) Fiscalizar o cumprimento das posturas e regulamentos municipais, assim como de toda a legislação vigente no âmbito municipal;

b) Elaborar autos de notícia sobre as infracções detectadas no exercício da actividade fiscalizadora ou mediante participação das autoridades ou de denúncia particular e que sejam da competência do município;

c) Acompanhar a execução, com a consequente fiscalização, das obras e loteamentos particulares, verificando o cumprimento dos alinhamentos, a conformidade com os projectos aprovados, denunciando as irregularidades detectadas;

d) Colaborar com os serviços de contra-ordenações, através da prestação de informações, execução de notificações ou outras acções que sejam determinadas superiormente;

e) Fiscalizar todos os trabalhos executados na via pública;

f) Informar, vistoriar e acompanhar todos os processos referentes a obras intimadas, reclamações, petições, obras clandestinas e outras conexas;

g) Assegurar periodicamente ao responsável do sector as informações escritas sobre a actuação da fiscalização;

h) Elaborar autos de embargo relacionados com a detecção de obras ilegais;

i) Realizar autos, relatórios e notificações que lhe sejam cometidas no âmbito das suas funções;

j) Divulgar e esclarecer os munícipes das normas vigentes no município;

k) Colaborar com outros serviços da Câmara ou outras entidades competentes na execução de medidas que visem o cumprimento das normas legais, das posturas e regulamentos municipais e conservação de todo o património municipal;

l) Recolher para inventariação os elementos relativos aos bens móveis e imóveis património do município, de acordo com indicações dos superiores hierárquicos, sendo observada uma estreita ligação com o Sector de Património da Divisão Administrativa e Financeira;

m) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, regulamento, deliberação ou decisão.

SECÇÃO II

Dos documentos oficiais e respectiva organização

Artigo 14.º

Definição de documentos oficiais

São considerados documentos oficiais do município todos aqueles que pela sua natureza representem actos administrativos fundamentais necessários à prova dos factos mais relevantes, tendo em conta o seu enquadramento legal e as correspondentes disposições aplicáveis às autarquias locais.

Artigo 15.º

Composição dos documentos oficiais

1 - São considerados documentos oficiais:

a) Os regulamentos municipais;

b) As deliberações da Câmara Municipal;

c) As actas das reuniões da Câmara Municipal;

d) Os despachos do presidente de Câmara ou dos vereadores com competência delegada;

e) As ordens de serviço;

f) As comunicações internas do presidente de Câmara ou dos vereadores com competência delegada;

g) As certidões emitidas para o exterior;

h) As escrituras diversas lavradas pelo notário privativo do município;

i) Os contratos diversos lavrados pelo oficial público do município;

j) Os livros de abertura e encerramento do registo das escrituras diversas;

k) Os livros de abertura e encerramento do registo dos contratos diversos;

l) As folhas de registo dos fundos de maneio;

m) Os protocolos celebrados entre a Câmara Municipal e outras entidades públicas ou privadas;

n) As procurações da responsabilidade do presidente da Câmara Municipal;

o) O orçamento municipal e as grandes opções do plano;

p) O relatório de contas do município;

q) O quadro de pessoal do município;

r) As ordens de pagamento;

s) As guias de receita;

t) As requisições externas;

u) Requisições internas para o Serviço de Armazém;

v) Informações internas de necessidade de realizar despesa;

w) Os programas de concurso e caderno de encargos;

x) Os ofícios enviados para o exterior;

y) As facturas emitidas e enviadas a diversas entidades externas;

z) Os telefax enviados para o exterior;

aa) Os alvarás de loteamento;

bb) As licenças de utilização, de habitabilidade e de construção;

cc) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas;

dd) Os autos de recepção provisória e definitiva das obras;

ee) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL;

ff) As actas dos júris dos concursos de admissão de pessoal;

gg) As actas dos júris dos concursos de fornecimentos de bens, locação e aquisição de serviços;

hh) As actas das comissões de abertura e da apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas;

ii) A correspondência recebida;

jj) Outros documentos municipais não previstos nas alíneas anteriores, mas que venham a ser considerados oficiais tendo em conta a sua natureza específica e enquadramento legal.

Artigo 16.º

Organização dos documentos oficiais

A organização e arquivo dos documentos oficiais referidos no artigo anterior obedecerá às seguintes regras gerais:

a) Os originais dos documentos referidos nas alíneas a), b), c), d), e), f), m) e n), são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados na SEGATL em dossiers adequados;

b) Dos documentos referidos na alínea m) serão arquivadas cópias no gabinete do chefe da Divisão Administrativa e Financeira;

c) Os originais dos documentos referidos na alínea g) são numerados sequencialmente em cada ano civil, devendo as respectivas cópias serem arquivadas na secção que os emitir;

d) Os livros referidos na alínea j) são arquivados no gabinete do chefe da Divisão Administrativa e Financeira, sendo enviadas cópias de documentos ao Sector de Património;

e) Os documentos referidos nas alíneas i) e os livros mencionados na alínea k) são numerados sequencialmente, organizados e arquivados no gabinete do oficial público do município, sendo uma cópia dos documentos referidos na alínea i) anexados ao processo que lhe deu origem;

f) As folhas de maneio referidas na alínea l) são numeradas sequencialmente, sendo o enviado ao Sector de Contabilidade, ficando uma cópia arquivada em dossier adequado à guarda do responsável pelo fundo;

g) Os originais dos documentos mencionados nas alíneas o) e p) são organizados e preparados pela Divisão Administrativa e Financeira e arquivados na Secção de Contabilidade;

h) Os originais e duplicados dos documentos mencionados nas alíneas r) e s) são numerados em cada exercício económico, coincidentes com o ano civil, sendo as ordens de pagamento arquivadas na Secção de Contabilidade sendo, no caso das guias de receita, arquivada uma cópia na Secção de Contabilidade e outra das cópias em cada serviço emissor de receita;

i) Os originais e duplicados das requisições externas referidas na alínea t), são numeradas sequencialmente em cada ano económico, sendo o original enviado ao respectivo fornecedor, ficando os duplicados no Sector de Aprovisionamento para arquivo no respectivo processo de despesa;

j) O original do quadro de pessoal mencionado na alínea q) é organizado pela Divisão Administrativa e Financeira e arquivado na Secção de Pessoal;

k) Os originais e duplicados das requisições referidas na alínea u) são numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo os originais arquivados no Sector de Armazém e os duplicados em cada serviço requisitante;

l) As informações internas de necessidade de realizar despesas referidas na alínea v) são emitidas por cada serviço carente, sendo numeradas sequencialmente em cada ano económico e com referência expressa do código do serviço requisitante, sendo os originais arquivados no Sector de Aprovisionamento e cópia no serviço requisitante emissor;

m) Os originais dos programas de concurso e caderno de encargos mencionados na alínea w) referentes a empreitadas e concessão de obras públicas são organizados pelo apoio administrativo de obras segundo orientações fornecidas pelas unidades orgânicas responsáveis pela promoção dos mesmos. No caso de se tratar de concursos relativos a aquisição de bens e serviços, os originais daqueles documentos são organizados pelo Sector de Aprovisionamento segundo orientações fornecidas pelas unidades orgânicas responsáveis pela promoção dos mesmos;

n) Os originais e cópias dos ofícios enviados para o exterior, referidos nas alíneas x) e z), devem ser numerados com o carimbo de saída da SEGATL, sendo uma cópia arquivada na SEGATL e as restantes cópias nos serviços de apoio administrativo da divisão emissora do ofício;

o) As facturas com destino a entidades exteriores, mencionadas na alínea y), são emitidas pela Secção de Contabilidade, numeradas sequencialmente em cada ano económico, sendo o original e duplicado enviados para o destinatário e uma cópia deve ser arquivada na Secção de Contabilidade;

p) Os alvarás de loteamento referidos na alínea aa) emitidos pela Secção de Obras Particulares, Loteamentos e Fiscalização, são numeradas sequencialmente em cada ano económico, sendo o original destinado ao loteador e os restantes destinados aos arquivos dos serviços: Secção de Obras, Loteamentos e Fiscalização e Sector de Património;

q) As licenças de utilização, de habitação e de construção mencionadas na alínea bb), são emitidas pela Secção de Obras, Loteamentos e Fiscalização, sendo o original destinado ao requerente e as cópias arquivadas nos processos respectivos;

r) Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas e os autos de recepção provisórios e definitivos referidos nas alíneas cc) e dd) são emitidos pelas unidades orgânicas responsáveis pela promoção das mesmas em duplicado, sendo o original destinado ao empreiteiro e o outro exemplar para o arquivo no respectivo processo de empreitada;

s) Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL mencionados na alínea ee) são emitidos pela Divisão Administrativa e Financeira (Secção de Contabilidade), conforme a respectiva organização adoptada nos termos legais, sendo arquivados de acordo com o sistema contabilístico municipal;

t) As actas dos júris dos concursos de admissão de pessoal mencionadas na alínea ff) são arquivadas no respectivo processo de concurso na Secção de Pessoal;

u) As actas dos júris dos concursos de fornecimentos de bens, locação e aquisição de serviços, mencionadas na alínea gg), são arquivadas nos processos respectivos no Sector de Aprovisionamento;

v) As actas das comissões de abertura e de apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas mencionadas na alínea hh) são arquivadas nos processos respectivos na unidade orgânica responsável pela promoção das mesmas;

w) A correspondência recebida mencionada na alínea ii) devem ser numerados com o carimbo de entrada da SEGATL, sendo registada no livro (ou aplicação informática) de entradas de correspondência, sendo remetida para despacho superior;

x) Outros documentos municipais não previstos, mencionados na alínea jj), mas que pela sua natureza, venham a ser considerados oficiais, devem ser organizados e arquivados pela respectiva unidade orgânica incumbida da sua emissão.

Artigo 17.º

Documentos contabilísticos e sua organização

1 - No sistema contabilístico utilizar-se-ão os documentos e livros de escrituração cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicitação se encontram definidos no POCAL aprovado pelo Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro.

2 - São documentos obrigatórios os seguintes:

a) Os de registo do inventário do património, através de fichas, que dizem respeito aos bens enumerados no ponto 2.8.2.2 do POCAL;

b) Os de suporte de registo das operações relativas às receitas e despesas, aos custos e proveitos, bem como aos pagamentos e recebimentos, que constam no 2.8.2.3 do POCAL;

c) Os documentos referidos na alínea anterior são objecto de registo contabilístico no Diário, no Razão, na folha de caixa e no resumo diário de tesouraria;

d) A partir do registo no Diário e no Razão são ainda elaborados os balancetes e o balanço;

e) As fichas referidas na alínea a) são agregadas nos livros de inventário do imobilizado, de títulos e de existências;

f) Para além dos documentos e livros referidos nas alíneas anteriores, podem ser utilizados e considerados quaisquer outros tidos por convenientes.

SECÇÃO III

Da organização, tramitação e circulação, manuseamento, arrumação e arquivo de processos

Artigo 18.º

Organização de processos

1 - Os processos administrativos e os dossiers técnicos da Câmara Municipal devem ser devidamente organizados por áreas funcionais, por temas e assuntos específicos, sendo constituídos por pastas ou dossiers adequados, em cujas capas se deve mencionar pelo menos os seguintes elementos:

a) Câmara Municipal de Murtosa;

b) Designação da divisão/serviço;

c) Número atribuído ao processo, seguido de menção do ano a que diz respeito;

d) Designação do tema ou assunto;

e) Designação da entidade requerente se for caso disso;

f) Data do inicio da formação do processo;

2 - Os processos administrativos e técnicos da Câmara Municipal devem ser organizados do início para o seu término, sendo todas as folhas do respectivo processo rubricadas (pelo funcionário) e numeradas sequencialmente.

3 - Cabe a cada serviço municipal organizar os respectivos processos, adaptando estas normas, de acordo com a natureza dos mesmos.

4 - Tendo em conta a natureza dos processos, os assuntos e respectivos documentos que o constituem, poderão eventualmente ser criadas divisórias ou separadores dentro das respectivas pastas e dossiers.

Artigo 19.º

Tramitação e circulação de processos

1 - Conforme a natureza dos processos, estes poderão circular pelos serviços que necessitem de os consultar por motivos de interesse municipal, obedecendo ao sistema de controlo na base de protocolo interno entre serviços, devendo ser criada também uma ficha para cada processo, onde são registados os respectivos movimentos de circulação interna.

2 - Os protocolos de circulação devem ser assinados com letra legível pelo funcionário que faz a respectiva entrega e pelo funcionário que faz a recepção do processo ou dossier, seguido da data de entrega e de recepção.

3 - Cabe aos responsáveis de cada serviço municipal acompanhar a tramitação e circulação dos respectivos processos, de forma a garantir a sua segurança, evitando o seu eventual extravio.

Artigo 20.º

Manuseamento, arrumação e arquivo de processos

1 - Até à sua conclusão, os processos devem ser arrumados em lugar adequado, em prateleiras ou estantes. Quando passam da fase de arquivo activo para arquivo inactivo poderão eventualmente ser enviados para o arquivo municipal, devendo sempre os serviços respectivos aconselhar-se com a Secção de Expediente Geral, Arquivo, Taxas e Licenças sobre o destino que devem dar aos processos.

2 - Existem processos que pela sua natureza, após a sua conclusão, são considerados na fase de arquivo permanente, nunca podendo ser destruídos, de acordo com as disposições em matéria de arquivo público municipal.

SECÇÃO IV

Da gestão de recursos humanos

Artigo 21.º

Função e competência

1 - A gestão administrativa dos recursos humanos encontra-se, directamente, cometida à Divisão Administrativa e Financeira, em articulação com as restantes divisões e serviços municipais em geral, e, em particular com a repartição administrativa, de acordo com as funções e competências que lhe forem atribuídas no âmbito da estrutura organizativa dos serviços municipais.

2 - A gestão administrativa dos recursos humanos, em sentido lato, engloba a execução do orçamento do pessoal do município, sujeito eventualmente a alterações ou revisões das rubricas orçamentais, e o necessário reajustamento do quadro de pessoal do município, em cumprimento das deliberações e decisões tomadas pelo órgão executivo, tendo em conta a sua programação ao longo de cada exercício económico.

3 - A gestão dos recursos humanos, obedece às disposições legais em vigor, aplicáveis, designadamente:

a) O Decreto-Lei n.º 204/98, de 11 de Julho;

b) O Decreto-Lei n.º 404-A/98, de 18 de Dezembro;

c) O Decreto-Lei n.º 412-A/98, de 30 de Dezembro;

d) O Decreto-Lei n.º 100/99, de 31 de Março;

e) A Lei n.º 49/99, de 22 de Junho;

f) O Decreto-Lei n.º 514/99, de 24 de Novembro;

g) Restante legislação em vigor relativa a recursos humanos da administração local;

h) Outra legislação que venha a ser publicada para aplicação na gestão de pessoal das autarquias locais.

Artigo 22.º

Normas de funcionamento de processos da gestão de recursos humanos

1 - A Secção de Pessoal deve constituir para cada trabalhador um processo de concurso onde deverão ser arquivados todos os documentos que levaram à sua admissão e um processo individual com todos os seus dados pessoais entre outros documentos.

2 - O processo do concurso deve incluir:

a) Todo o expediente inerente ao concurso;

b) Relatório do júri de selecção;

c) Fotocópia do Diário da República onde foi publicado o anúncio;

d) Despacho de nomeação assinado pelo presidente de Câmara.

3 - O processo individual deve incluir:

a) Cadastro (resumo do processo individual), o qual deve estar permanentemente actualizado;

b) Ficha clínica;

c) Certificados de frequência de cursos de formação profissional;

d) Contrato de trabalho, contrato administrativo de provimento ou termo de posse;

e) Fichas de avaliação de serviço.

4 - O cadastro referido na alínea a) do número anterior deverá incluir, entre outras, as seguintes informações:

a) Nome do trabalhador;

b) Morada e telefone;

c) Data de nascimento;

d) Número da conta bancária;

e) Fotografia;

f) Filiação;

g) Naturalidade;

h) Estado civil;

i) Agregado familiar a seu cargo;

j) Categoria profissional;

k) Vencimento e sua evolução;

l) Data de admissão;

m) Número do bilhete de identidade;

n) Número de contribuinte;

o) Número de beneficiário da segurança social ou Caixa Geral de Aposentações;

p) Folha de assiduidade;

q) Informação de frequência de cursos de formação profissional;

r) Informação de contrato de trabalho, contrato administrativo de provimento ou termo de posse;

s) Informação de avaliação de serviço.

5 - A admissão de pessoal é feita através de concurso externo, concurso interno e oferta pública de emprego.

6 - Antes da abertura de qualquer concurso de admissão ou oferta pública de emprego deve ser elaborado um despacho assinado pelo presidente da Câmara. O despacho deve posteriormente ser enviado à Secção de Contabilidade, para registo da informação de cabimentação e assinatura do chefe da Secção de Contabilidade.

7 - O controlo das horas normais trabalhadas, é feito através de livros e folhas de ponto.

8 - As horas extraordinárias devem ser previamente autorizadas pelo chefe de divisão respectivo e pelo presidente da Câmara. Posteriormente deve ser preenchido o impresso próprio relativo às horas extraordinárias trabalhadas e assinado pelo chefe de divisão respectivo e pelo presidente da Câmara.

9 - A cessação das relações de trabalho, quer aconteça por iniciativa do trabalhador ou da autarquia, deverá respeitar todas as normas legais em vigor e ficar devidamente registada no processo individual do trabalhador.

10 - A definição das férias deve ser feita pelo trabalhador até final de Abril do ano em questão tendo em consideração a conveniência do serviço, através do preenchimento de mapa enviado pelo Sector de Pessoal, ficando sujeito a confirmação do chefe de divisão e aprovação do presidente de Câmara ou de quem tenha competência delegada para tal.

11 - As ajudas de custo e deslocações por parte dos trabalhadores, devem ser formalizadas através de impresso próprio sendo devidamente justificadas (deve ser mencionado o serviço que lhe deu origem) e aprovadas pelo chefe de divisão e pelo presidente da Câmara e posteriormente enviadas para a Secção de Pessoal, que as confere, devendo ser pagas, de acordo com a legislação em vigor.

12 - A Secção de Pessoal só poderá introduzir alterações nas folhas de vencimento na posse de documentos devidamente autorizados e assinados.

13 - As folhas de vencimento, quer processadas informaticamente, quer processadas manualmente, devem ser devidamente conferidas pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, que procede à sua verificação com os documentos que suportam os valores a pagar.

14 - A ordem de pagamento relativa a cada folha de vencimento é emitida pela Secção de Contabilidade, devendo ser assinada pela pessoa que a emite, pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada.

15 - As folhas de vencimento processadas informaticamente, são pagas por transferência bancária através de ofício acompanhado de mapa e disquete (outro tipo de suporte informático) com a relação de trabalhadores e respectivos dados bancários enviados à entidade bancária escolhida para este tipo de pagamento.

16 - As folhas de vencimento processadas manualmente, são pagas em dinheiro pela tesouraria.

17 - Mensalmente, deve ser entregue a cada trabalhador um recibo relativo ao vencimento, com a descrição de todos os dados referentes ao mês em causa.

18 - Anualmente será elaborado um balanço social das actividades com base na legislação em vigor.

CAPÍTULO III

Dos princípios e regras

SECÇÃO I

Da elaborarão do orçamento e das grandes opções do plano

Artigo 23.º

Princípios orçamentais

Na elaboração e execução do orçamento das autarquias locais devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais:

a) Princípio da independência - a elaboração, aprovação e execução do orçamento das autarquias locais é independente do Orçamento do Estado;

b) Princípio da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil;

c) Princípio da unidade - o orçamento das autarquias locais é único;

d) Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas;

e) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem pelo menos ser iguais às despesas correntes;

f) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nelas previstas;

g) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

h) Princípio da não compensação - todas as despesas e receitas são inscritas pela sua importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

Artigo 24.º

Regras previsionais

A elaboração do orçamento das autarquias locais deve obedecer às seguintes regras previsionais:

a) As importâncias relativas aos impostos, taxas e tarifas a inscrever no orçamento, que possuam registos históricos relativos aos últimos 24 meses, não podem ser superiores à média aritmética simples das cobranças efectuadas nos últimos 24 meses que precedem o mês da sua elaboração;

b) As importâncias relativas às transferências correntes e de capital só podem ser consideradas no orçamento em conformidade com a efectiva atribuição pela entidade competente;

c) Sem prejuízo do disposto na alínea anterior, as importâncias relativas às transferências financeiras, a título de repartição dos recursos públicos do Orçamento de Estado, a considerar no orçamento aprovado, devem ser as constantes do Orçamento de Estado em vigor até à publicação do Orçamento de Estado para o ano a que ele respeita;

d) As importâncias relativas aos empréstimos só podem ser consideradas no orçamento depois da sua contratação, independentemente da eficácia do respectivo contrato;

e) As importâncias previstas para as despesas com pessoal devem ter em conta apenas o pessoal que ocupe lugares de quadro, requisitado e em comissão de serviço ou contratos a termo certo, bem como aquele cujos contratos ou abertura de concurso para ingresso ou acesso estejam devidamente aprovados no momento da elaboração do orçamento;

f) No orçamento inicial, as importâncias a considerar nas rubricas "Remunerações de pessoal" devem corresponder à tabela de vencimentos em vigor.

Artigo 25.º

Documentos previsionais

1 - A elaboração, aprovação e execução dos documentos previsionais toma relevância especial, sendo o seu âmbito abrangente a todas as unidades orgânicas da Câmara Municipal, em matéria de documentos previsionais, cuja caracterização e forma resume-se no seguinte:

a) As grandes opções do plano;

b) O orçamento.

Artigo 26.º

As grandes opções do plano

Compreende as linhas de desenvolvimento estratégico da Câmara Municipal, incluindo o Plano Plurianual de Investimentos e as actividades mais relevantes da gestão autárquica.

Artigo 27.º

Plano Plurianual de Investimentos

1 - O Plano Plurianual de Investimentos inclui todos os projectos e acções a realizar no âmbito dos objectivos estabelecidos pela autarquia, explicitando a previsão da respectiva despesa.

2 - A sua caracterização baseia-se nas seguintes especificações:

a) Terá um horizonte móvel de quatro anos, devendo ser reajustado todos os anos;

b) Prevê a elaboração do mapa de execução anual do plano plurianual de investimentos para apoiar o acompanhamento da sua execução;

c) Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o Plano Plurianual de Investimentos em vigor;

d) Só podem ser realizados projectos e ou acções até ao montante de dotação inscrita para esse ano no orçamento respectivo.

Artigo 28.º

Orçamento municipal

O orçamento municipal prevê todas as despesas e receitas da autarquia, cuja caracterização pode ser descrita da seguinte forma:

a) Na sua elaboração deve ter-se em atenção os princípios orçamentais e as regras previsionais em articulação com o Plano Plurianual de Investimentos;

b) É constituído por dois tipos de mapas: mapa resumo das receitas e das despesas e mapa das receitas e despesas, desagregado segundo classificação económica e orgânica;

c) Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor do ano anterior;

d) Há lugar a revisões do orçamento quando houver aumento global da despesa orçada para ocorrer a despesas não previstas, salvo quando se trata de receitas legalmente consignadas, empréstimos contratados e aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após aprovação do orçamento inicial;

e) Há lugar a alterações orçamentais ao longo de cada exercício económico, para ocorrer a despesas insuficientemente dotadas.

Artigo 29.º

Revisões do orçamento

As revisões do orçamento são modificações orçamentais em que podem ser utilizadas as seguintes contrapartidas, para além das referidas na alínea d) do artigo anterior:

a) Saldo apurado que transita do ano anterior;

b) O excesso de cobrança em relação à totalidade das receitas previstas no orçamento;

c) Outras receitas que a autarquia esteja autorizada a arrecadar.

Artigo 30.º

Alterações do orçamento

1 - As alterações do orçamento são modificações orçamentais em que podem incluir reforços de dotações de despesas resultantes da diminuição ou anulação de outras dotações.

2 - As alterações do orçamento podem ainda incluir reforços ou inscrições de dotações de despesa por contrapartida do produto de contratação de empréstimos ou de receitas legalmente consignadas, ou por aplicação de nova tabela de vencimentos publicada após a aprovação do orçamento inicial.

Artigo 31.º

Execução e controlo dos documentos previsionais

1 - Na execução dos documentos previsionais devem ser tidos sempre em conta os princípios da utilização racional das dotações aprovadas e da gestão eficiente da tesouraria.

2 - Para apoio ao acompanhamento da execução do Plano Plurianual de Investimentos procede-se à elaboração do mapa de execução anual do Plano Plurianual de Investimentos.

3 - Para apoio e acompanhamento da execução orçamental procede-se à elaboração dos seguintes mapas, de acordo com o estipulado no POCAL:

a) Controlo orçamental - despesa;

b) Controlo orçamental - receitas;

c) Fluxos de caixa.

4 - O mapa de execução anual do Plano Plurianual de Investimentos apresenta a execução do respectivo documento previsional num dado ano, destacando o nível de execução financeira anual e global.

5 - Os mapas de execução orçamental das despesas e das receitas articulam-se com o de fluxos de caixa e permitem acompanhar de forma sintética todo o processo de realização das despesas e de arrecadação de receitas.

Artigo 32.º

Princípios e regras de execução do orçamento

Na execução do orçamento das autarquias devem ser respeitados os seguintes princípios e regras:

a) As receitas só podem ser liquidadas e arrecadadas se tiverem sido objecto de inscrição orçamental adequada;

b) A cobrança de receitas pode, no entanto, ser efectuada para além dos valores inscritos no orçamento;

c) As receitas liquidadas e não cobradas até 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas no orçamento do ano em que a cobrança se efectuar;

d) As despesas só podem ser cativadas, assumidas, autorizadas e pagas se, para além de serem legais, estiverem inscritas no orçamento e com dotação igual ou superior ao cabimento e ao compromisso, respectivamente;

e) As dotações orçamentais da despesa constituem o limite máximo a utilizar na sua realização;

f) As despesas a realizar com a compensação em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas até à concorrência das importâncias arrecadadas;

g) As ordens de pagamento de despesa caducam em 31 de Dezembro do ano a que respeitam, devendo o pagamento dos encargos regularmente assumidos e não pagos até essa data ser processado por conta das verbas adequadas do orçamento que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento;

h) O credor pode requerer o pagamento dos encargos referidos na alínea g) no prazo improrrogável de três anos a contar de 31 de Dezembro do ano a que respeita o crédito;

i) Os serviços, no prazo improrrogável definido na alínea anterior, devem tomar a iniciativa de satisfazer os encargos, assumidos e não pagos, sempre que não seja imputável ao credor a razão do não pagamento.

Artigo 33.º

Atraso na aprovação dos documentos previsionais

1 - Em caso de atraso na aprovação do orçamento, manter-se-á em execução o orçamento em vigor no ano anterior, com as modificações que, entretanto, lhe tenham sido introduzidas até 31 de Dezembro.

2 - Na situação referida no número anterior, mantém-se também em execução o Plano Plurianual de Investimentos em vigor no ano económico findo, com as respectivas modificações e as adaptações decorrentes da sua execução nesse ano, sem prejuízo dos limites das correspondentes dotações orçamentais.

3 - Durante o período transitório, os documentos previsionais podem ser objecto de modificações nos termos definidos pelo POCAL.

4 - Os documentos previsionais que venham a ser aprovados pelo órgão deliberativo, já no decurso do ano financeiro a que respeitam, integrarão a parte dos documentos previsionais que tenha sido executada até à sua entrada em vigor.

SECÇÃO II

Da contabilidade patrimonial

Artigo 34.º

Princípios contabilísticos

Na aplicação dos princípios contabilísticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da entidade:

a) Princípio da entidade contabilística - constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o presente Plano (POCAL). Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

b) Princípio da continuidade - considera-se que a entidade opera continuadamente, com duração ilimitada;

c) Princípio da consistência - considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às demonstrações;

d) Princípio da especialização (ou do acréscimo) - os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;

e) Princípio do custo histórico - os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de produção;

f) Princípio da prudência - significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as estimativas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g) Princípio da materialidade - as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões dos órgãos das autarquias locais e dos interessados em geral;

h) Princípio da não compensação - os elementos das rubricas do activo e do passivo (balanço), dos custos e perdas e de proveitos e ganhos (demonstração de resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados.

CAPÍTULO IV

Métodos e procedimentos de controlo

SECÇÃO I

Da gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial

Artigo 35.º

Gestão financeira e orçamental

1 - A gestão financeira em sentido lato engloba a execução do orçamento municipal, os movimentos da contabilidade geral ou patrimonial e a tesouraria, de acordo com as deliberações e decisões tomadas pelo órgão executivo, tendo em conta a sua programação ao longo de cada exercício económico.

2 - A gestão financeira, orçamental, contabilística e patrimonial obedece às disposições legais do POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, sendo sustentada pelo sistema contabilístico municipal.

Artigo 36.º

Organização do sistema contabilístico municipal

1 - A organização contabilística e patrimonial do município e respectivo funcionamento, rege-se pelos procedimentos definidos no POCAL e pelas normas previstas no presente Regulamento.

2 - O sistema contabilístico municipal funciona com base nos seguintes subsistemas de informação contabilística:

a) Contabilidade orçamental;

b) Contabilidade geral ou patrimonial;

c) Contabilidade de custos;

d) Gestão de materiais (stocks).

3 - O sistema contabilístico municipal assenta fundamentalmente nos seguintes grupos componentes:

a) O inventário, que corresponde a todos os bens, direitos e obrigações constitutivos do seu património;

b) Os documentos e registos, que assentam na utilização de documentos e livros de escrituração, cujo conteúdo mínimo obrigatório e respectiva explicitação se encontram definidos no POCAL;

c) A contabilidade de custos, que assenta no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços, nos termos do POCAL.

4 - Os documentos principais de prestação de contas da Câmara Municipal da Murtosa são os seguintes:

a) O balanço;

b) A demonstração de resultados;

c) Os mapas de execução orçamental;

d) Os anexos às demonstrações financeiras;

e) O relatório de gestão.

5 - No desempenho das suas competências os responsáveis dos serviços procurarão aplicar sempre que possível o princípio da segregação de funções, tendo em conta a salvaguarda do sistema de controlo interno.

SECÇÃO II

Receitas

Artigo 37.º

Receitas eventuais e virtuais

1 - As receitas e as entradas de fundos por operações de tesouraria podem ser cobrados eventual ou virtualmente.

2 - As receitas orçamentais e as entradas de fundos por operações de tesouraria são cobradas virtualmente se os respectivos documentos de cobrança forem previamente debitados ao tesoureiro por exigência da lei ou resolução de entidade com competência para o efeito.

Artigo 38.º

Arrecadação de receitas

1 - Incumbe a todos os serviços municipais a emissão de guias de receita (anexo IV) cuja cobrança é destinada aos cofres municipais, bem como as referentes a quaisquer outros fundos destinados a outras entidades, em que sejam intervenientes os seus serviços municipais.

2 - Os serviços emissores de guias de receita (liquidadores de receita) são, nomeadamente, os seguintes:

a) Secção de Expediente Geral, Arquivo, Taxas e Licenças, quando se trate de:

Fotocópias e certidões;

Publicidade;

Ocupação de via pública;

Mercados e feiras;

Ciclomotores;

Licenças de caça;

Carta de caçadores e suas renovações;

Espectáculos;

Multas e coimas;

Taxas de prestações de serviços;

Uso e porte de arma;

Receitas virtuais (impostos);

Execuções fiscais;

Programas de concurso e cadernos de encargos;

Transportes escolares:

Utilização dos autocarros;

Cemitérios;

Outras receitas municipais a cargo da secção [...].

b) Secção de Pessoal e Património, quando se trate de:

Indemnizações de seguros de pessoal;

Outras receitas municipais a cargo da secção [...].

c) Secção de Contabilidade e Aprovisionamento, quando se trate de:

Impostos directos e indirectos;

Juros de depósitos, obrigações ou empréstimos;

Rendas de títulos e dividendos de acções;

Transferências correntes e de capital;

Empréstimos (amortização de capital);

Reposições não abatidas nos pagamentos;

Deduções nos pagamentos;

Cauções, retenções e descontos nas empreitadas e fornecimentos;

Facturação de obras coercivas;

Renda e venda de habitações;

Comparticipações financeiras de programas de apoio;

Utilização de equipamentos municipais;

Outras receitas municipais a cargo da secção;

Outros fundos de operações de tesouraria a cargo da secção [...].

d) Secção de Obras Particulares, Loteamentos e Fiscalização quando se trate de:

Licenças e alvarás para obras de construção, reparação e outras;

Licenças de utilização;

Loteamentos e taxas urbanísticas;

Ocupação da via pública por motivo de obras;

Vistorias;

Inscrições de técnicos;

Informações prévias;

Certidões e fotocópias;

Fornecimento de plantas topográficas;

Outras receitas municipais a cargo da secção [...]

e) Sector de Águas e Saneamento

Trabalhos por conta de particulares;

Certidões e fotocópias;

Fornecimento de plantas topográficas;

Fornecimento de água;

Ligação de água e saneamento;

Esgotos;

Limpeza de fossas;

Conservação dos ramais domiciliários de águas e de saneamento;

Outras receitas municipais a cargo do serviço [...]

f) Serviços de acção social e cultural, quando se trate de:

Fotocópias;

Publicações;

Venda de bilhetes de espectáculos;

Outras receitas municipais a cargo do serviço [...]

Artigo 39.º

Processo de cobrança de receitas eventuais

1 - O processo de cobrança das receitas eventuais envolve as operações a seguir discriminadas e conforme o circuito descrito no fluxograma (anexo IV):

a) Emissão de guia de receita, pelos respectivos serviços emissores de receita;

b) Recepção e conferência dos elementos constantes da guia de receita;

c) Cobrança;

d) Impressão de guia de receita "recebida", em duplicado;

e) Autenticação da cobrança;

f) Entrega ou envio do original da guia à respectiva entidade;

g) Registo do duplicado da guia no resumo diário de tesouraria e na folha de caixa;

h) Envio de duplicado da guia de receita à Secção de Contabilidade;

i) Recepção e conferência dos documentos referidos na alínea h);

j) Impressão, conferência e arquivo dos mapas auxiliares diário de receita, por parte de cada serviço emissor de receita;

k) Conferência dos movimentos registados automaticamente na folha de caixa, no resumo diário de tesouraria e nos mapas de diário de receita dos diversos serviços emissores de receita;

l) Impressão e assinatura da folha de caixa e do resumo diário de tesouraria;

m) Conferência dos registos na respectiva conta corrente de receita e no diário de receita;

n) Lançamento contabilístico a nível patrimonial (contabilidade geral);

o) Arquivo dos duplicados dos documentos referidos na alínea h), da folha de caixa, do resumo diário de tesouraria, diário de receita e mapas de diário de receita das diversas unidades orgânicas.

2 - A execução das operações definidas no número anterior será da responsabilidade dos serviços a seguir discriminados:

a) Secção de contabilidade, em relação às operações referidas nas alíneas i) e k) a o);

b) Tesouraria, em relação à execução das operações referidas nas alíneas b) a h);

c) Serviço emissor de guias de receitas relativamente às operações referidas nas alíneas a) e j).

Artigo 40.º

Processo de cobrança de receitas virtuais

1 - O processo de cobrança das receitas virtuais envolve, para além das referidas no artigo 40.º, as seguintes operações:

a) Débito ao responsável pela tesouraria das guias de receita ou outros documentos com idêntica finalidade;

b) Registo nas respectivas contas correntes e no diário da receita dos documentos referidos na alínea anterior;

c) Impressão de recibo comprovativo do débito (guia de débito) efectuado ao responsável da tesouraria;

d) Registo dos documentos referidos na alínea a) nas respectivas contascorrentes de documentos, a efectuar antes e depois da cobrança;

e) Aviso às entidades devedoras para pagamento voluntário, nos casos e formas estabelecidos.

2 - Sempre que o pagamento das receitas virtuais não ocorra nos prazos de cobrança estabelecidos, as entidades devedoras ficam sujeitas às sanções previstas; depois de expirarem os prazos de pagamento voluntário, é feita a respectiva cobrança através de processo executivo.

3 - A execução das operações definidas no n.º 1 será da responsabilidade dos serviços a seguir discriminados:

a) Serviço emissor de guias de receitas relativamente às operações referidas na alínea a).

b) Secção de Contabilidade, em relação às operações referidas nas alíneas b);

c) Tesouraria, em relação à execução das operações referidas nas alíneas c) a e).

Artigo 41.º

Anulação de receitas virtuais

1 - A anulação de receitas virtuais pode resultar da verificação de erros em documentos de cobrança virtual ou de resoluções proferidas em processo executivo de reclamação ou de impugnação.

2 - A decisão de anulação de receitas virtuais é feita por despacho do presidente de Câmara Municipal ou da Câmara Municipal.

2 - O processo de anulação de receitas virtuais envolve as operações a seguir discriminadas:

a) Emissão da guia de anulação de receita virtual, com as cópias consideradas necessárias;

b) Envio da guia de anulação para a tesouraria;

c) Autenticação da anulação da receita;

d) Registo da anulação do Diário de tesouraria e nas respectivas contas correntes de documentos;

e) Envio dos originais e duplicados do Diário de tesouraria e seu resumo, acompanhados do duplicado da guia de anulação da receita, ao serviço de contabilidade;

f) Recepção e conferência dos documentos referidos na alínea e);

g) Registo da guia de anulação da receita virtual nas respectivas contas correntes e no diário da receita;

h) Arquivo dos duplicados dos documentos referidos na alínea e);

i) Devolução à tesouraria dos originais dos documentos referidos na alínea e).

3 - A execução das operações definidas no número anterior será da responsabilidade dos serviços a seguir discriminados:

a) Serviço emissor de guias de receitas relativamente à operação referida na alínea a);

b) Secção de Contabilidade, em relação às operações referidas nas alíneas b) e da f) a i);

c) Tesouraria, em relação à execução das operações referidas nas alíneas c) a e).

SECÇÃO III

Despesas

Artigo 42.º

Serviços

1 - O circuito das despesas (anexo V) em geral envolve os serviços financeiros e patrimoniais, nomeadamente: serviços requisitantes, aprovisionamento, contabilidade, armazém, tesouraria e património.

2 - Seguem regime próprio determinadas despesas, para as quais estão vocacionados serviços especializados, tais como empreitadas de obras públicas, aquisição de terrenos e habitações e despesas com pessoal.

3 - Compete aos responsáveis dos diversos sectores verificar a necessidade de aquisição de bens e serviços e obter autorização superior para desencadear o processo de despesa, após o que encaminham o assunto para o Sector de Aprovisionamento.

Artigo 43.º

Realização de despesas

1 - Nenhuma despesa poderá ser assumida sem que haja uma autorização prévia expressa, sendo em contrário considerada inexistente, com responsabilidade pessoal, disciplinar e financeira do autor.

2 - O processo de realização de despesas envolve as operações abaixo discriminadas, com a seguinte consequência:

a) O serviço carente do bem ou serviço efectua uma informação interna (anexo I) dando a conhecer a necessidade de realizar despesa, indicando todas as especificidades do bem ou serviço, quantidade, qualidade, potenciais fornecedores a consultar e se possível o valor estimado do fornecimento do bem ou serviço;

b) O presidente de Câmara, vereador, chefe de divisão respectiva dará o parecer acerca da necessidade, ou não, de se proceder à aquisição, solicitando em caso de parecer favorável a verificação de cabimento;

c) Remeter a informação interna de necessidade ao Sector de Aprovisionamento, para emissão de requisição de compra para um cálculo do valor estimativo da despesa em causa;

d) O Sector de Aprovisionamento envia informação interna e respectiva requisição de compra ao Sector de Contabilidade para verificação de existência de cabimento, cativando-se a importância correspondente ao montante estimado na respectiva conta corrente e confirmação expressa da existência ou não de dotação orçamental (cabimento);

e) Existindo dotação orçamental a proposta de aquisição é submetida à apreciação da entidade competente para autorizar despesa, existindo, igualmente, indicação do tipo de procedimento a adoptar segundo o disposto no artigo 79.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho;

f) O Sector de Aprovisionamento, organiza todo o processo de despesa conforme procedimentos definidos no Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho, e, seleccionado o fornecedor do bem ou serviço, efectua a requisição externa;

g) A requisição externa (anexo II) é remetida à Secção de Contabilidade que procede ao compromisso no montante da despesa a realizar, devolvendo posteriormente ao o Sector de Aprovisionamento;

h) Após autorização pela entidade competente, o Sector de Aprovisionamento envia o original da requisição externa ao fornecedor do bem ou serviço, arquivando o duplicado temporariamente numa pasta de "encomendas não satisfeitas" até à recepção da respectiva guia de remessa e factura, enviando triplicado para o serviço requisitante para conferência posterior com a mercadoria recepcionada ou serviço prestado e cópia (se for caso disso) para o armazém para posterior conferência com a guia de remessa aquando do recebimento dos bens ou serviços prestados;

i) O Sector de Aprovisionamento promove um registo e controlo de requisições externas não satisfeitas, controlando os prazos de entrega;

j) O fornecedor entrega o bem no sector de recepção do serviço carente ou no armazém (no caso de bens armazenáveis), devendo, em ambos os casos, proceder-se à sua conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-se com a respectiva guia de remessa e cópia da requisição externa que detém em seu poder, nas quais é aposto um carimbo de "Conferido" e "Recebido";

k) O Sector de Aprovisionamento aguarda a guia de remessa enviada pelo armazém ou serviço requisitante, bem como a respectiva factura, e aquando do momento da sua recepção confere-a com a requisição externa e a guia de remessa, e apõe o carimbo de "Conforme" se correcto e existindo facturas com mais do que uma via, deverá ser aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo de duplicado, que ficará na sua posse;

l) Uma vez que a situação se encontre total e perfeitamente regularizada, é enviado ao Sector de Contabilidade o processo de despesa composto pela informação interna (proposta de cabimento autorizada), requisição externa, guia de remessa e factura, devendo o Sector de Aprovisionamento ficar com duplicado do processo enviado. A contabilidade processa a ordem de pagamento e recolhe a respectiva autorização, após o qual procede ao seu registo contabilístico;

m) A Secção de Contabilidade emite aviso ao fornecedor, do crédito em conta, para o pagamento da factura emitida e solicita, em simultâneo, a remessa do recibo para documentar o pagamento no respectivo processo de despesa e também a certidão da segurança social de não dívida a esta entidade, nos casos previstos pela lei.

3 - A Secção de Contabilidade, após receber o processo completo de despesa do Sector de Aprovisionamento e antes de registar a factura deve remeter este processo de despesa a visto do Sector de Património.

4 - O sector requisitante ou armazém deverá exigir do fornecedor, a quando da recepção do bem e ou do início da prestação do serviço, a exibição da respectiva requisição externa.

SECÇÃO IV

Disponibilidades

Artigo 44.º

Montante em caixa

A importância em numerário existente em caixa, na tesouraria municipal, não deve ultrapassar o valor definido pelo órgão executivo para cada ano económico.

Artigo 45.º

Fundos de maneio

1 - Em caso de reconhecida necessidade o órgão executivo do município pode deliberar sobre a aprovação da constituição de fundos de maneio (anteriormente fundos permanentes) para ocorrer a pequenas despesas correntes consideradas urgentes e inadiáveis.

2 - Para efeitos de controlo dos fundos de maneio a Câmara Municipal deve deliberar, normalmente, no início de cada exercício económico, que coincide com o início de cada ano civil, sobre a aprovação da constituição dos fundos de maneio estritamente necessários, definindo as normas a que os mesmos devem obedecer, das quais deve constar:

a) Os limites máximos e a designação da unidade orgânica e dos responsáveis pelo seu movimento;

b) Os fundos de maneio funcionam durante o ano económico e até 31 de Dezembro de cada ano;

c) A afectação dos fundos de maneio, segundo a natureza das despesas, nas correspondentes rubricas da classificação económica, cuja tarefa é da competência da Secção de Contabilidade, sendo emitidas as respectivas ordens de pagamento, para efeitos de reconstituição;

d) Os fundos de maneio serão reconstituídos mensalmente contra os documentos justificativos das despesas (recibos ou documento equivalente emitidos na forma legal), sendo registadas pelos serviços administrativos de apoio em folhas adequadas os quais devem ser assinados pelos respectivos responsáveis e pelo presidente da Câmara ou vereador com competência delegada;

e) A reposição dos fundos de maneio será efectuada, obrigatoriamente, até ao último dia útil de cada ano.

Artigo 46.º

Controlo das contas bancárias

1 - A abertura de contas bancárias tituladas pela autarquia, fica sujeita a prévia deliberação do órgão executivo.

2 - A movimentação das contas bancárias, tituladas pela autarquia, é feita, simultaneamente, pelo tesoureiro ou seu substituto legal e pelo presidente da Câmara ou por vereador com competência delegada.

Artigo 47.º

Processamento de ordens de pagamento

1 - A emissão de ordens de pagamento é da competência da Secção de Contabilidade, só podendo ser feita na posse dos seguintes documentos devidamente conferidos e autorizados:

a) Facturas;

b) Deliberações de Câmara;

c) Despachos;

d) Pedidos de processamento.

2 - Os pagamentos devem ser efectuados através de numerário, cheque ou transferência bancária, em função do montante a pagar.

3 - De um modo geral, só devem ser efectuados pagamentos de baixo valor em numerário.

4 - No acto do pagamento deve ser entregue o respectivo recibo, e na falta deste é necessário apor o carimbo "Pago na data .../.../...", e assinatura da entidade na ordem de pagamento.

Artigo 48.º

Cheques

1 - A emissão de cheques e os cheques não preenchidos devem estar à guarda de um responsável designado para o efeito pelo chefe da Secção de Contabilidade.

2 - Os cheques devem ser emitidos na Secção de Contabilidade e apensos à respectiva ordem de pagamento sendo remetidos à tesouraria, para pagamento, após serem devidamente subscritos, pelo tesoureiro e pelo presidente de Câmara ou por vereador com competência delegada e autenticados através de selo branco da autarquia. O funcionário responsável pelo preenchimento dos cheques relativos a pagamentos a terceiro deverá providenciar no sentido de ficar com uma cópia de cada cheque emitido.

3 - A assinatura de cheques só deve ser feita na presença da respectiva ordem de pagamento devidamente rubricada pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, que procede à respectiva conferência do valor e do beneficiário. No acto do pagamento é aposto o carimbo na ordem de pagamento com a seguinte designação "Pago na data .../.../...", procedendo-se ao registo do nome da entidade bancária e o número do cheque na respectiva ordem de pagamento.

4 - Os cheques que venham a ser anulados após a sua emissão, deverão ser arquivados sequencialmente pela Secção de Contabilidade, após inutilização das assinaturas, quando as houver.

Artigo 49.º

Cobrança por terceiros

1 - A cobrança de receitas municipais por funcionários estranhos à tesouraria e em local diverso daquela, carece de autorização da presidência e é efectuada através da emissão de documentos de receita, com numeração sequencial, que indiquem o serviço de cobrança.

2 - Integra-se no disposto no número anterior a cobrança do produto de venda de livros efectuada nas feiras do livro, as refeições fornecidas nos refeitórios escolares, venda de fotocópias pela biblioteca municipal, venda de bilhetes de espectáculos e aluguer de pavilhões, e de outras instalações municipais.

3 - Os documentos de receita previstos, devidamente numerados e sequenciais, serão fornecidos mensalmente, em data fixa, pela Secção de Contabilidade aos serviços que estejam autorizados a realizar as cobranças, a qual procederá à respectiva conferência e arquivamento.

4 - As receitas cobradas nos termos do n.º 1 do presente artigo deverão dar entrada na tesouraria no próprio dia ou dia útil imediato à cobrança, através da emissão da competente guia de receita emitida pelo serviço recebedor.

Artigo 50.º

Valores recebidos por correio

1 - A correspondência é aberta por um funcionário (da SEGATL) que não tenha quaisquer funções na Secção de Contabilidade e Tesouraria. Além do registo no livro de correspondência recebida deve ser emitida diariamente uma lista dos valores recebidos, normalmente, em cheques ou vales de correio indicando (nome do munícipe, data e referência da carta); (número do cheque, banco sacado e respectivo valor); (nome do vale de correio e respectivo valor).

2 - No caso de os valores recebidos serem cheques, dever-se-á de imediato proceder ao seu cruzamento ou, preferentemente, apor-lhe um carimbo de "válido só para depósito" ou "para levar em conta".

A lista dos valores recebidos deve ser emitida com três exemplares:

a) O original, para a tesouraria, com os respectivos valores;

b) O duplicado, que acompanha o original e que se destina a ser devolvido ao funcionário que tem a seu cargo a abertura do correio, devidamente rubricado, depois de terem sido conferidos os valores enviados;

c) O triplicado, para o presidente de Câmara, ou em quem delegue, a fim de o mesmo poder posteriormente verificar se os valores foram integralmente depositados no respectivo dia.

Artigo 51.º

Receita virtual

Na primeira reunião de cada mandato, a Câmara Municipal definirá quais as receitas que devem ser objecto de cobrança virtual.

Artigo 52.º

Reconciliações bancárias

1 - A tesouraria manterá permanentemente actualizadas as contas correntes referentes a todas as instituições bancárias onde se encontrem contas abertas em nome do município.

2 - A Secção de Contabilidade fará uma reconciliação bancária no último dia útil de cada mês, através de um funcionário designado rotativamente para o efeito pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, que não se encontre afecto à tesouraria nem tenha acesso às respectivas contas correntes.

3 - Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar, mediante despacho da presidência, a inserir em informação da Divisão Administrativa e Financeira com os adequados fundamentos.

4 - Após cada reconciliação, a Secção de Contabilidade analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respectivo cancelamento, junto da instituição bancária, nas situações que o justifiquem, efectuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

Artigo 53.º

Operações de controlo

1 - A tesouraria é o serviço onde se encontra centralizado todo o fluxo financeiro e todos os títulos, com passagem obrigatória de todas as receitas e despesas, bem como de outros fundos extra-orçamentais cuja contabilização esteja a cargo da autarquia.

2 - Em caixa na tesouraria podem existir meios de pagamento nacionais e estrangeiros:

a) Notas de bancos;

b) Moedas metálicas;

c) Cheques;

d) Vales postais.

3 - Não podem existir:

a) Vales aos membros dos órgãos autárquicos ou aos funcionários;

b) Cheques pré-datados e cheques sacados por terceiros e devolvidos ao tesoureiro;

c) Documentos justificativos de despesas efectuadas.

4 - As vendas a dinheiro devem ser registadas automaticamente em caixa e depositadas diariamente.

Artigo 54.º

Conferência da tesouraria

1 - O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado, na presença daquele ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos funcionários que para o efeito forem designados pelo chefe da Divisão Administrativa e Financeira, nas seguintes situações:

a) Trimestralmente, em dia a fixar pelo chefe da DAF, aleatoriamente e sem aviso prévio;

b) No encerramento das contas de cada exercício económico;

c) No final e no início do mandato do órgão executivo eleito ou do órgão que o substitui, no caso de aquele ter sido dissolvido;

d) Quando for substituído o tesoureiro.

2 - São lavrados termos de contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente de Câmara, pelo chefe da DAF e pelo tesoureiro, no final e no início do mandato do órgão executivo.

3 - Em caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem serão assinados igualmente pelo tesoureiro cessante.

4 - Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento, são obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que a autarquia local é titular.

5 - Sempre que surjam alterações ao montante de endividamento, a Divisão Administrativa e Financeira apresentará relatório que analise a sua situação, tendo em atenção os limites fixados no artigo 24.º da Lei das Finanças Locais - Lei n.º 42/98, de 6 de Agosto.

6 - Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro ou seu substituto legal, mediante requisição do inspector ou do inquiridor, o presidente de Câmara dará instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele todos os documentos e elementos de que necessite para o exercício das suas funções.

Artigo 55.º

Competências do tesoureiro

1 - O tesoureiro responde directamente perante o órgão executivo pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e ou outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzem em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.

2 - Para efeitos do previsto no número anterior, o tesoureiro deve estabelecer um sistema de apuramento diário de contas relativo a cada caixa, transmitindo as ocorrências ao chefe da Divisão Administrativa e Financeira.

3 - O tesoureiro é responsável pelo rigoroso funcionamento da tesouraria, nos seus diversos aspectos.

4 - A responsabilidade do tesoureiro cessa no caso de os factos apurados não lhe serem imputáveis e não estivessem ao alcance do seu conhecimento.

5 - No caso de existir mais do que um tesoureiro, as responsabilidades referidas nos números anteriores são cometidas ao mais antigo na categoria.

Artigo 56.º

Critérios valorimétricos

1 - As disponibilidades de caixa e depósitos em instituições financeiras são expressas pelos montantes dos meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depósitos, respectivamente.

2 - As disponibilidades em moeda estrangeira deverão ser expressas no balanço final do exercício ao câmbio em vigor na data a que ele se reporta. As diferenças de câmbio apuradas são contabilizadas nas contas "685 Custos e perdas financeiras - Diferenças de câmbio desfavoráveis" ou "785 Proveitos e ganhos financeiros - Diferenças de câmbio favoráveis".

3 - Os títulos negociáveis e outras aplicações de tesouraria são expressos no balanço pelo custo de aquisição (preço de compra acrescido dos gastos de compras).

4 - Se o custo de aquisição for superior ao preço de mercado, será este o utilizado.

5 - Na situação prevista no n.º 4 deve constituir-se ou reforçar a provisão pela diferença entre os respectivos preços de aquisição e de mercado. A provisão será reduzida ou anulada quando deixarem de existir os motivos que levaram à sua constituição.

SECÇÃO V

Das contas de terceiros

Artigo 57.º

Processamento da compra

1 - As compras são promovidas pelo Sector de Aprovisionamento, com base em requisição externa ou contrato, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, matéria de realização de despesas públicas com aquisição de bens e serviços.

2 - O processamento de compras envolve os procedimentos descritos nos artigos 42.º e 43.º

Artigo 58.º

Operações de controlo

1 - Periodicamente deverá proceder-se à reconciliação entre os extractos de conta corrente de devedores (clientes, contribuintes e utentes) e dos credores (fornecedores e credores diversos) com as respectivas contas da autarquia.

2 - Mensalmente, serão efectuadas reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos", pela Secção de Contabilidade.

3 - Na contabilidade deverão ser conferidas as facturas com a guia de remessa e a requisição externa, após o que são emitidas as ordens de pagamento e existindo cópias daqueles documentos no Serviço de Aprovisionamento no respectivo processo de despesa.

4 - Serão efectuadas reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito, controlando-se o cálculo dos respectivos juros, pela Secção de Contabilidade.

5 - A conferência das facturas para fins de pagamento compreende:

a) A verificação das condições acordadas para pagamentos, preços, quantidades, constantes na requisição externa;

b) A verificação dos artigos e quantidades mencionadas na factura com as guias de remessa;

c) A verificação dos cálculos, como somas, multiplicações, descontos e outros;

d) A verificação das despesas adicionais de compra como fretes, seguros, instalação e montagem e outras.

6 - Serão investigadas todas as requisições externas e guias de remessa que não condizem.

7 - São examinadas as facturas dos fornecedores que não estão de acordo com a restante documentação.

8 - Existirá controlo apropriado sobre:

a) Mercadorias recebidas e não facturadas;

b) Mercadorias em trânsito;

c) Facturas com recepção e conferência;

d) Entregas parciais dos fornecedores;

e) Descontos obtidos;

f) Prazos de entrega das mercadorias;

g) Devoluções a fornecedores.

9 - Será emitido e controlado mensalmente o balancete de credores e devedores.

SECÇÃO VI

Das existências

Artigo 59.º

Normas e procedimentos gerais

Os métodos e procedimentos de controlo das existências devem permitir que:

a) A cada local de armazenagem de existências será nomeado pela presidência, sob proposta do chefe da Divisão Administrativa e Financeira, um responsável pelos bens aí depositados;

b) O armazém apenas faz entrega de materiais, dando saídas de stocks, mediante a apresentação de requisições internas devidamente autorizadas;

c) As fichas de existência (de stocks) do armazém são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes em armazém, cabendo a operação em apreço ao responsável pelo armazém, não podendo, no entanto, este proceder ao manuseamento físico das existências;

d) Os registos nas fichas de existências são feitos por pessoas que, sempre que possível, não procedam ao manuseamento físico das existências em armazém;

e) As existências são periodicamente (semestralmente) sujeitas a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

Artigo 60.º

Normas de recepção quantitativa e qualitativa e entrada em armazém

1 - Na recepção quantitativa e qualitativa das existências e entrada em armazém, são adoptados os procedimentos mencionados nos números seguintes.

2 - Logo que os bens requisitados chegam às entidades requisitantes, o responsável pela recepção quantitativa tem que pedir ao transportador a guia de remessa ou guia de transporte, procedendo, ou mandando proceder, de imediato, à contagem (pesagem ou medição) dos bens recebidos.

3 - As entradas no armazém apenas serão permitidas mediante a respectiva guia de remessa, sendo expressamente proibido recepcionar qualquer bem sem que o mesmo venha acompanhado pela competente guia de remessa.

4 - Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa e na requisição externa, o responsável assinará o documento, apondo o carimbo "Recebido" e "Conferido".

5 - A guia de remessa e factura terá que dar entrada no Sector de Aprovisionamento, o mais tardar, até dois dias úteis imediatos ao da recepção dos bens, salvo se tornar aconselhável que a certificação técnica do material se faça no sector técnico, sendo o prazo alargado para quatro dia úteis.

6 - Competirá ao Sector de Aprovisionamento verificar a factura e promover o seu pagamento nos prazos estabelecidos para o efeito.

Artigo 61.º

Normas de saídas de armazém

1 - Os materiais e serviços que devem ser requisitados ao Sector de Armazém são:

a) Artigos de expediente;

b) Produtos de limpeza;

c) Consumíveis de informática;

d) Material de tipografia, fotografia e fotocópia;

e) Materiais de construção;

f) Peças e ferramentas;

g) Material específico de desenho.

2 - As saídas de armazém deverão ser efectuadas com base em documentos internos, como a requisição interna aos armazéns (anexo III), emitidas pelos serviços utilizadores beneficiários daqueles.

3 - Para efeito de acompanhamento e controlo das rubricas do plano de actividades municipal deverá o serviço utilizador indicar, neste documento gerador de despesa, o código correspondente ao plano de actividades sempre que exista relação entre o plano e o orçamento municipal e não existindo a referida relação mencionar código referente a classificação funcional para efeitos de contabilidade de custos.

4 - A requisição aos armazéns é assinada pela chefia da divisão respectiva, ou por quem esta delegar. Quando houver delegação deve ser dado conhecimento da mesma ao responsável pelo armazém.

5 - As requisições internas aos armazéns são emitidas pelo serviço utilizador/requisitante em duplicado, sendo:

a) Original, para o armazém;

b) Duplicado para o arquivo do serviço utilizador.

6 - Com base nas requisições aos armazéns/guias de saída o armazém regista, nas mesmas, as quantidades saídas, as quantidades em falta, ou as quantidades devolvidas ao armazém

7 - Os materiais saídos do armazém destinam-se a ser usados e aplicados pelos sectores operacionais da Câmara, principalmente pelas divisões técnicas em obras por administração directa, na autarquia, sendo a requisição aos armazéns um dos documentos utilizados para o controlo de custos de obras das divisões técnicas por indicar a quantidade de materiais saídos de armazém, a registar na folha de obra (anexo VI).

8 - Assim, a folha de obra destina-se ao apuramento do custo total da obra e contém os seguintes elementos:

a) Nome da divisão e sector;

b) Número da obra (código do Plano Plurianual de Investimentos);

c) Mês de execução;

d) Nome do responsável da obra;

e) Local, freguesia e designação da obra;

f) Número mecanográfico e nome dos operários que estiveram afectos à obra (custos com pessoal);

g) Número de horas de trabalho diário e total na obra;

h) Número de requisições aos armazéns que deram origem à saída de materiais para a obra;

i) Designação do material aplicado na obra, quantidade e preço unitário;

j) Custo total da obra.

Artigo 62.º

Movimentação das existências em armazém e seu controlo

1 - Após terem sido conferidos os materiais (quantitativamente e qualitativamente) e codificados, tem que se proceder à sua acomodação em local apropriado, tanto quanto possível ordenado, referenciado e devidamente protegido.

2 - De acordo com as funções e competências definidas na estruturação dos serviços municipais, ao Sector de Armazém compete, designadamente:

a) Zelar pelo cumprimento dos procedimentos administrativos nos termos da legislação em vigor;

b) Proceder à recepção e conferência dos materiais armazenáveis adquiridos;

c) Proceder à arrumação e assegurar a conservação e segurança dos materiais armazenados;

d) Proceder à entrega de materiais e necessários registos e controlo de movimentos de entrada e saída (nas etiquetas de armazém) de materiais em armazém;

e) Efectuar periodicamente contagem para inventário físico.

Artigo 63.º

Controlo e inventariação dos stocks

1 - Em cada local de armazenagem existe um responsável devidamente nomeado para o efeito.

2 - As fichas de stocks do armazém (anexo VII) são movimentadas por forma a que o seu saldo corresponda permanentemente aos bens existentes nesses mesmos armazéns.

3 - Os stocks são periodicamente sujeitos a inventariação física, podendo utilizar-se testes de amostragem, procedendo-se prontamente às regularizações necessárias e ao apuramento de responsabilidades, quando for caso disso (desvios), utilizando as fichas de verificação de stock que contém os seguintes elementos:

a) Número e data da ficha de verificação do stock;

b) Código informático, designação e unidade de movimentação do material inventariado;

c) Quantidade em stock, na aplicação informática, na ficha de stock e físico;

d) Quantidade a regularizar na ficha de stock e na aplicação informática;

e) Justificação dos desvios;

f) Assinaturas dos chefes de armazém, dos aprovisionamentos e da divisão.

4 - De acordo com o ponto 2.9.10.3.3 do POCAL, o sistema de inventário a utilizar é o permanente.

Artigo 64.º

Normas e procedimentos gerais

1 - A gestão do imobilizado relativo a bens móveis e imóveis do município baseia-se no Regulamento do Património Municipal, aprovado pela Câmara Municipal em 31 de Outubro de 2000 e pela Assembleia Municipal em 30 de Novembro de 2000.

2 - Compete ao Serviço de Património a gestão administrativa do património dos bens móveis e imóveis.

3 - Compete à Secção de Contabilidade e Aprovisionamento, a gestão financeira do imobilizado corpóreo, incorpóreo e investimentos financeiros.

4 - Os métodos e procedimentos de controlo do imobilizado definidos no Regulamento do Património Municipal, permitem, designadamente, assegurar que:

a) As fichas do imobilizado são mantidas permanentemente actualizadas para bens móveis e imóveis do município;

b) As aquisições de imobilizado se efectuam de acordo com o Plano Plurianual de Investimentos e com base em deliberações do órgão executivo, através de requisições externas ou documentos equivalentes designadamente contrato ou escritura de contrato, elaborados pelo oficial público do município ou pelo notário privativo do município, após verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de empreitadas e fornecimentos e aquisições de bens móveis respectivamente;

c) A realização de reconciliações entre os registos das fichas e os registos contabilísticos quanto aos montantes de aquisições e das amortizações e reintegrações acumuladas;

d) Se efectue a verificação física periódica dos bens do activo imobilizado, se confira com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

5 - A Secção de Contabilidade, no momento da liquidação de despesas, enviará ao Sector de Património as facturas ou documento equivalente, procedendo este Sector à análise dos documentos recebidos sobre a sua relevância para o inventário patrimonial do município, colocando, posteriormente, nas facturas ou documento equivalente um carimbo "Visto pelo Património a .../.../...", devolvendo-o, de imediato, à Secção de Contabilidade.

6 - O Sector de Património fará, durante o mês de Dezembro de cada ano, a verificação dos bens do activo imobilizado, conferindo-a com os registos, procedendo-se prontamente à regularização a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso.

7 - Em janeiro de cada ano o Sector de Património enviará, a cada funcionário, um inventário patrimonial actualizado, da sua responsabilidade, a fim de o mesmo ser devidamente subscrito.

8 - Cada funcionário é responsável pelos bens e equipamentos que lhe estejam distribuídos, para o que subscreverá documento de posse no momento de entrega eventual de cada bem ou equipamento constante do inventário (folha de carga).

9 - Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, o dever consignado no número anterior é cometido ao responsável da secção ou sector em que se integram.

10 - As chaves dos bens imóveis propriedade do município ficarão à guarda do Serviço de Património.

Artigo 65.º

Critérios de valorimetria do activo imobilizado

Os critérios de valorimetria das imobilizações são definidas no POCAL - Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, em articulação com o Regulamento do Património do Município.

SECÇÃO VIII

Da contabilidade de custos

Artigo 66.º

Funções principais

1 - A contabilidade de custos é um subsistema obrigatório no apuramento dos custos das funções e dos custos subjacentes à fixação de tarifas e preços de bens e serviços.

2 - O custo das funções, dos bens e dos serviços deve corresponder aos respectivos custos directos e indirectos relacionados com a produção, distribuição, administração geral e financeira.

3 - As grandes funções consideradas no POCAL, são designadas por:

a) Funções gerais;

b) Funções sociais;

c) Funções económicas;

d) Outras funções.

4 - A Câmara Municipal utilizará no seu subsistema de custos a classificação funcional prevista no POCAL, escolhendo as actividades que possam ser adaptadas à realidade do município, tendo em conta as diferentes designações referidas no artigo seguinte.

Artigo 67.º

Imputação de custos indirectos

1 - A imputação dos custos indirectos efectua-se, após o apuramento dos custos directos por função, através de coeficientes.

2 - O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada função corresponde à percentagem do total dos respectivos custos directos no total geral dos custos directos apurados em todas as funções.

3 - O coeficiente de imputação dos custos indirectos de cada bem e serviço corresponde à percentagem do total dos respectivos custos directos no total dos custos directos da função em que se enquadram.

4 - Os custos indirectos de cada função resultam da aplicação do respectivo coeficiente de imputação ao montante total dos custos indirectos apurados.

5 - Os custos indirectos de cada bem ou serviço obtêm-se aplicando ao montante do custo indirecto da função em que o bem ou serviço se enquadra o correspondente coeficiente de imputação dos custos indirectos. O custo de cada função, bem ou serviço, apura-se adicionando aos respectivos custos directos, os custos indirectos calculados de acordo com o definido no n.º 4 do presente artigo.

6 - Os documentos de contabilidade de custos, cujo conteúdo mínimo obrigatório consta do POCAL, podem consubstanciar-se nas seguintes fichas:

a) Materiais (CC-1);

b) Cálculo de custo/hora da mão-de-obra (CC-2);

c) Mão-de-obra (CC-3);

d) Cálculo do custo/hora de máquinas e viaturas (CC-4);

e) Máquinas e viaturas (CC-5);

f) Apuramento de custos indirectos (CC-6);

g) Apuramento de custos de bem ou serviço (CC-7);

h) Apuramento de custos directos da função (CC-8);

i) Apuramento de custos por função (CC-9).

7 - As designações das fichas mencionadas nas alíneas do número anterior, devem estar em conformidade com o sistema contabilístico adoptado pela autarquia, nos termos do POCAL.

SECÇÃO IX

Critérios e métodos específicos

Artigo 68.º

Provisões

1 - A constituição de provisões deve respeitar apenas às situações a que estejam associados riscos e em que não se trate de uma simples estimativa de um passivo certo, não devendo a sua importância ser superior às necessidades.

2 - São consideradas situações a que estejam associados riscos as que se referem, nomeadamente, a:

a) Aplicações de tesouraria;

b) Cobranças duvidosas;

c) Depreciação de existências;

d) Obrigações e encargos derivados de processos judiciais em curso;

e) Acidentes de trabalho e doenças profissionais.

3 - Para efeito de constituição de provisão para cobranças duvidosas, consideram-se as dívidas de terceiros que estejam em mora há mais de seis meses e cujo risco de incobrabilidades seja devidamente justificado.

4 - As dívidas que tenham sido reclamadas judicialmente, ou em que o devedor tenha pendente processo de execução ou esteja em curso processo especial de recuperação da empresa ou de falência, são tratadas corno "Custos e perdas extraordinárias", quando resulte do respectivo processo judicial a dificuldade ou impossibilidade da sua cobrança e sejam dadas como perdidas.

5 - Não são consideradas de cobrança duvidosa as seguintes dívidas:

a) Do Estado, regiões autónomas e autarquias locais;

b) As cobertas por garantia, seguro ou caução, com excepção da importância correspondente à percentagem de descoberto ou descoberto obrigatório.

6 - De referir que para efeitos finais só são aceites as provisões que tiverem por fim a cobertura de créditos resultantes da actividade normal que nos termos do exercício possam ser consideradas de cobrança duvidosa e que sejam evidenciadas como tal na contabilidade.

7 - Apesar da limitação patenteada no número anterior, devem constituir-se provisões para cobertura de créditos não resultantes da actividade normal, caso se mostre necessário, pois só assim é possível transmitir uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira e dos resultados das operações da autarquia.

Artigo 69.º

Amortizações

1 - A amortização de bens do imobilizado obedecerá ao disposto na Portaria n.º 671/2000, de 17 de Abril.

2 - As amortizações dos elementos do activo imobilizado, sujeitos a depreciação ou a deperecimento, são consideradas como custo.

3 - O método de cálculo das amortizações do exercício é o das quotas constantes, devendo as alterações a esta regra ser explicitadas no anexo ao balanço e às contas de funcionamento e investimento.

4 - Para efeitos de aplicação do método das quotas constantes, a quota anual de amortização, aceite como custo do exercício, determina-se aplicando aos montantes dos elementos do activo imobilizado em funcionamento as taxas de amortização definidas na lei.

5 - A fixação de quotas diferentes das estabelecidas na lei, para elementos do activo imobilizado corpóreo adquirido em segunda mão, é determinada pelo órgão deliberativo da autarquia local sob proposta do órgão executivo, acompanhada de justificação técnica adequada.

6 - A amortização dos elementos do activo imobilizado é considerada como extraordinária enquanto estes não se encontrarem em funcionamento.

7 - Quanto à data de encerramento do balanço, os elementos do activo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada à sua vida útil, que tiverem um valor inferior ao registado na contabilidade devem ser objecto de amortização extraordinária correspondente à diferença, se for de prever que a redução desse valor seja permanente.

8 - A amortização extraordinária, criada nos termos do número anterior, não deve ser mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram.

9 - O valor unitário e as condições em que os elementos do activo imobilizado sujeitos a deperecimento possam ser amortizados num só exercício são os definidos na lei.

10 - No caso de bens adquiridos em estado de uso ou sujeitos a grandes reparações ou beneficiações que aumentem o seu valor, serão amortizados de acordo com a seguinte fórmula:

A = V/N

em que

A = amortização;

V = valor contabilístico;

N = número de anos de vida útil.

Artigo 70.º

Resultado líquido do exercício

1 - A aplicação do resultado líquido do exercício é aprovado pelo órgão deliberativo mediante proposta fundamentada do órgão executivo.

2 - No início de cada exercício, o resultado do exercício anterior é transferido para a conta 59 "Resultados transitados".

3 - Quando houver saldo positivo na conta 59 "Resultados transitados", o seu montante pode ser repartido da seguinte forma:

a) Reforço de património;

b) Constituição ou reforço de reservas.

4 - É obrigatório o reforço do património até que o valor contabilístico da conta 51 "Património" corresponda a 20% do activo líquido.

5 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, deve constituir-se o reforço anual da conta 571 "Reservas legais", no valor mínimo de 5% do resultado líquido do exercício.

CAPÍTULO V

Disposições finais e transitórias

Artigo 71.º

Casos omissos

1 - Em regra geral tudo que for omisso neste Regulamento aplicar-se-ão as disposições legais previstas no POCAL e na restante legislação em vigor, aplicáveis às autarquias locais.

2 - Nos casos omissos e específicos em que se verifiquem dúvidas na sua aplicação, compete ao órgão executivo a resolução de qualquer situação não prevista neste sistema de controlo interno.

Artigo 72.º

Processos pendentes

As disposições do presente Regulamento aplicam-se aos processos pendentes à data da sua entrada em vigor em tudo o que não se mostrar contraditório.

Artigo 73.º

Remessa de cópias do presente Regulamento

Do presente Regulamento, bem como de todas as alterações que lhe venham a ser introduzidas, serão remetidas cópias à Inspecção-Geral das Finanças e à Inspecção-Geral da Administração do Território, dentro do prazo de 30 dias após a sua aprovação.

Artigo 74.º

Eventual revogação de normas internas

São revogadas eventuais normas internas e ordens de serviço actualmente em vigor na parte em que contrariem as regras e os princípios estabelecidos no presente Regulamento.

Artigo 75.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor a partir de 1 de Janeiro de 2002, nos termos do disposto no Decreto-Lei n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com a nova redacção dada pelo Decreto-Lei n.º 315/2000, de 2 de Dezembro.

(ver documento original)