Despacho Normativo n.º 124/83, de 24 de maio

Despacho Normativo n.º 124/83

Havendo necessidade de dar solução com a máxima urgência à questão dos prazos mínimos de conservação em arquivo de livros, processos e documentação avulsa existentes nas alfândegas, relativamente aos quais, somente nos anos de 1955, 1958, 1970, 1973 e 1980, foram encaradas certas medidas de natureza meramente pontual;

Considerando que urge solucionar imediatamente os problemas decorrentes da existência de volumosa documentação arquivada, aguardando o decorrer de longos prazos de conservação então fixados;

Atendendo a que os espaços físicos dos arquivos das alfândegas não podem comportar mais documentos nem é possível afectar-lhes novas áreas:

Determino, sem prejuízo de maior aprofundamento sobre a matéria, ao abrigo do disposto no artigo único do Decreto n.º 17/76, de 14 de Janeiro, se proceda a uma derrogação do prazo estatuído no artigo 613.º do Regulamento das Alfândegas, aprovado pelo Decreto n.º 31730, de 15 de Dezembro de 1941, para o seguinte lote de documentos, que passarão a ter o prazo mínimo de conservação indicado em cada um dos grupos que o integram:

Documentos a inutilizar imediatamente

Cadernetas de guias de acompanhamento de pescado;

Cadernetas de guias de condução de pescarias das armações à lota;

Cadernetas de guias de remessa de pescado;

Guias de remessa de pescado;

Guias de remessa à secretaria do tráfego de talonnettes referentes ao serviço de tráfego de assistência;

Relatórios mensais acerca das embarcações do serviço fluvial e marítimo;

Talões das cadernetas de guias de remessa do pescado;

Cadernetas de avaliação do pescado;

Cadernetas de bilhetes de cobrança do imposto de pescado;

Cadernetas de guias de circulação do pescado;

Pontos diários do pessoal dos serviços acessórios, do tráfego e marítimo;

Mapas diários das embarcações que saíram e por quem foram conduzidas;

Bilhetes de cobrança de emolumentos consulares;

Bilhetes de cobrança do imposto de pescado;

Bilhetes de despacho de bacalhau pescado por vários portugueses;

Cadernetas de guias de depósito de caução de emolumentos consulares e multa;

Cadernetas de guias de remessa de cartas de jogar;

Livros de registo de vendas de pescado;

Mapas do serviço diário dos barcos de fiscalização;

Guias de circulação de pescado;

Guias para embarque de gelo;

Guias para descarga de carvão.

Documentos a inutilizar ao fim de 1 ano

Cadernetas de guias de acompanhamento de mercadorias a verificar fora dos locais habituais;

Cadernetas de guias de apresentação, aos verificadores, de pessoal técnico-profissional, para serviços a requerimento das partes;

Cadernetas de guias de circulação na zona fiscal da fronteira terrestre;

Cadernetas de guias de remessa ao guano de géneros julgados incapazes para consumo;

Cadernetas de listas de bagagem;

Cadernetas de ordem de saída de armazéns;

Cadernetas de pedidos para abastecimentos de depósitos;

Cadernetas de requisições à comissão administrativa de:

Artigos de expediente;

Material;

Impressos não pagos;

Impressos pagos;

Obras;

Cadernetas para depósitos de caução no acto do leilão;

Cadernetas de requisições de impressos do grupo G ao depósito pela venda de impressos;

Conta-corrente dos impressos (mensal);

Fichas do consumo de artigos de expediente (por entidades requisitantes);

Fichas de consumo de material (por entidades requisitantes);

Fichas para conta-corrente de impressos;

Fichas do movimento de autorizações de pagamento;

Fichas do movimento de artigos de expediente;

Fichas do movimento de impressos pagos;

Fichas do movimento de impressos não pagos;

Fichas do movimento de material;

Guias de circulação na zona fiscal da fronteira terrestre;

Guias de reentrada de mercadorias procedentes das delegações;

Guias de depósito de caução no acto do leilão;

Guias de remessa à 3.ª secção de quantias provenientes de emolumentos pessoais, subsídios de deslocação e ajudas de custo, cobradas nas estâncias de despacho;

Mapas de distribuição de pessoal para serviço a requerimento das partes;

Notas semanais das existências em cofre;

Notas do serviço diário das reverificações e verificações;

Notas do serviço efectuado diariamente pelos funcionários nas delegações;

Ordens de saída de armazém;

Requisições para abastecimento dos depósitos;

Requisições à comissão administrativa de:

Artigos de expediente;

Material;

Impressos do grupo não pagas;

Impressos pagos;

Obras;

Requisições de impressos do grupo G ao depósito pela venda de impressos.

Documentos a inutilizar ao fim de 5 anos

Balancetes do movimento diário dos fiéis da tesouraria;

Bilhetes para pagamento único do tráfego ou de armazenagem;

Cópias dos despachos de exportação;

Cópias dos despachos de reexportação, trânsito, transferência e baldeação;

Cópias dos despachos de cabotagem por saída;

Guias de contagem e pagamento dos despachos de cabotagem por entrada;

Cadernetas de guias de entrada nos entrepostos de mercadorias nacionais ou nacionalizadas;

Cardernetas de guias de entrada nos entrepostos de mercadorias existentes em depósitos aduaneiros;

Cadernetas de guias de remessa à contrastaria;

Cadernetas de guias de remessa de armas à Direcção da Arma de Artilharia;

Cadernetas de guias de trânsito interior de bagagens;

Cadernetas de guias de trânsito interior ou internacional de mercadorias;

Cadernetas de guias de trânsito internacional de bagagens;

Cadernetas de requisições de documentos aos diversos serviços;

Cadernetas de títulos de propriedade de separados de bagagem;

Cadernos de registo auxiliar da receita cobrada na tesouraria;

Duplicados dos mapas do movimento diário da tesouraria;

Fichas do movimento dos processos de encontro;

Fichas do movimento de termos de fiança;

Guias de emolumentos pessoais;

Guias de entrada de correspondência oficial;

Guias de remessa para o armazém de leilões;

Guias de trânsito interior ou internacional de mercadorias;

Livros de ponto;

Livros de ponto suplementar;

Mapas discriminativos das armas importadas e suas características;

Mapas discriminativos de munições importadas;

Mapas dos navios com guardas a bordo;

Movimento das caixas na tesouraria;

Movimento de depósitos nas delegações;

Notas discriminativas dos saldos existentes no fecho diário na tesouraria;

Notas discriminativas dos emolumentos, subsídios de deslocação e ajudas de custo que competem aos funcionários;

Notas discriminativas dos subsídios de deslocação e ajudas de custo que competem aos funcionários;

Notas de serviço diário da conferência final;

Notas de serviço a requerimento das partes do pessoal do tráfego;

Processos de expediente de navios;

Resumos dos lançamentos das importâncias constantes das guias de emolumentos;

Resumos do movimento dos depósitos das delegações e dos postos delas dependentes;

Talões das guias de emolumentos pessoais;

Verbetes de importação de óleos, petróleos, gasolina e seus derivados.

Documentos a inutilizar ao fim de 10 anos

Guias de contagem e pagamento dos despachos de importação;

Livros de registo de confrontações de mercadorias;

Livros de registo de diferenças encontradas no serviço da conferência final;

Protocolos de remessa de correspondência e de outro expediente;

Relações de documentos remetidos ao arquivo e à conferência final de:

Documentos diversos;

Documentos escriturados em receita, excepto bilhetes de despacho;

Bilhetes de despacho.

Secretaria de Estado do Orçamento, 22 de Abril de 1983. - O Secretário de Estado do Orçamento, Alípio Barrosa Pereira Dias.