Portaria n.º 452/2026/1, de 12 de outubro

Portaria n.º 452/2026/1

de 12 de outubro

O Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 26/2004, de 4 de fevereiro, no uso da autorização legislativa concedida pela Lei n.º 49/2003, de 22 de agosto, na sua redação atual, estabelece, como uma das competências dos notários, a legalização de documentos através da aposição de apostilas, nos termos a fixar por portaria do membro do Governo responsável pela área da justiça.

A apostila é a formalidade pela qual uma autoridade competente do Estado Português reconhece a autenticidade da assinatura, a qualidade em que o signatário do ato público atuou e, sendo caso disso, a autenticidade do selo ou do carimbo que constam do ato público.

A presente portaria vem, assim, regulamentar a forma de proceder a essa legalização e o modo de funcionamento da plataforma informática através da qual os notários exercerão esta competência.

Foi ouvida a Comissão Nacional de Proteção de Dados.

Assim, nos termos do disposto na alínea i) do n.º 4 do artigo 4.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 26/2004, de 4 de fevereiro, na sua redação atual, e no uso das competências delegadas através do Despacho n.º 9883/2025, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 159, de 20 de agosto de 2025, manda o Governo, pela Secretária de Estado da Justiça, o seguinte:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.º

Objeto e âmbito

1 - A presente portaria regulamenta, nos termos do disposto na alínea i) do n.º 4 do artigo 4.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 26/2004, de 4 de fevereiro, na sua redação atual, a legalização de documentos através da aposição de apostilas, pelos notários e pelos trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais, nos termos do disposto no artigo 8.º do Estatuto do Notariado, de acordo com a Convenção da Haia, de 5 de outubro de 1961, relativa à supressão da exigência da legalização dos atos públicos estrangeiros (Convenção).

2 - A presente portaria regulamenta ainda os termos de funcionamento e utilização da plataforma eletrónica de aposição de apostilas disponibilizada e gerida pela Ordem dos Notários, disponível no sítio da Internet www.notarios.pt, bem como as regras gerais relativas ao pagamento do serviço de aposição de apostilas e cobrança de taxas pela gestão da referida plataforma eletrónica.

Artigo 2.º

Plataforma eletrónica

1 - A plataforma eletrónica a utilizar para legalização de documentos através da aposição de apostilas pelos notários e trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais é disponibilizada e gerida pela Ordem dos Notários.

2 - A Ordem dos Notários, enquanto entidade gestora da plataforma, define os perfis de acesso e gere os acessos à plataforma referida no número anterior por notários e trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais.

3 - Os notários e os trabalhadores devidamente autorizados a praticar atos notariais autenticam-se na plataforma eletrónica com recurso a certificados eletrónicos qualificados que comprovem a sua qualidade profissional ou outro meio de identificação que ofereça garantias de segurança similares.

4 - A Ordem dos Notários define ainda os perfis e as regras de acesso à plataforma eletrónica referida no n.º 1 dos demais agentes com funções de gestão, manutenção e suporte técnico, que se autenticam pelos meios previstos no número anterior.

5 - A plataforma deve adotar, nos serviços a disponibilizar ao público, normas abertas nos termos da Lei n.º 36/2011, de 21 de junho, na sua redação atual.

6 - A Ordem dos Notários mantém um registo eletrónico das apostilas emitidas, com os elementos constantes das alíneas a) e b) do primeiro parágrafo do artigo 7.º da Convenção e elementos relativos ao documento apostilado, ao requerente e ao apresentante.

Artigo 3.º

Competência

1 - Os notários e os trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais são competentes para emitir apostilas em atos públicos, na aceção do artigo 1.º da Convenção, com exceção dos provenientes do Ministério Público e dos tribunais, e para a verificação de apostila já emitida nos termos e para os efeitos do disposto no segundo parágrafo do artigo 7.º da Convenção.

2 - A legalização de documentos públicos através da aposição de apostilas por notário e trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais apenas é válida se realizada com recurso à plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º

Artigo 4.º

Registo de assinaturas e carimbos

1 - A Ordem dos Notários dispõe de um registo, em ficheiro ou base de dados, incluindo especímenes de assinaturas, carimbos e ou selos das entidades habilitadas a lavrar atos públicos, acessível aos notários e trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais, por forma a confirmarem a autenticidade da assinatura, carimbo e ou selo.

2 - Os notários ou os trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais contactam a entidade autora do ato, por forma a confirmar a autenticidade da assinatura, carimbo e ou selo, sempre que:

a) Não disponham de um espécimen da assinatura, carimbo ou selo;

b) Verifiquem existirem divergências na assinatura ou no nome.

3 - Às entidades habilitadas para a prática dos atos públicos abrangidos pela Convenção compete fornecer à Ordem dos Notários os dados necessários e relevantes para a emissão da apostila, nos termos do artigo 2.º e para os efeitos do n.º 1 do presente artigo.

CAPÍTULO II

APOSTILA

Artigo 5.º

Pedido de apostila

A apostila e a verificação de apostila já emitida, nos termos e para os efeitos do disposto no segundo parágrafo do artigo 7.º da Convenção, pode ser requerida pelo interessado ou por qualquer outro portador do ato público, presencialmente em qualquer cartório notarial ou por via eletrónica no sítio da Internet www.notarios.pt, mantido pela Ordem dos Notários.

Artigo 6.º

Forma, aposição e numeração

1 - O modelo do certificado de apostila é o constante do anexo à Convenção.

2 - A aposição de apostila é realizada através do preenchimento, na plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º, de um formulário de acordo com o modelo do certificado de apostila referido no número anterior.

3 - Após o preenchimento do formulário referido no número anterior, a emissão da apostila deverá ser realizada da seguinte forma:

a) Quando o documento público a apostilar é assinado em papel, o formulário deve ser impresso numa folha de papel branco, assinado pelo notário ou pelo trabalhador devidamente autorizado para a prática de atos notariais, agrafado ao documento onde consta o ato público a apostilar e com o respetivo selo branco do cartório notarial;

b) Quando o documento público a apostilar é assinado em formato eletrónico, o notário ou o trabalhador devidamente autorizado para a prática de atos notariais preenche o formulário referido no n.º 2, cria um ficheiro único, com o ato público a apostilar desmaterializado, e o formulário a capear o ato público, em formato portable document format (PDF) e com a dimensão máxima, conforme previsto no n.º 2 do artigo 7.º, que é assinado pelo notário ou o trabalhador devidamente autorizado para a prática de atos notariais, com o certificado eletrónico qualificado.

4 - A assinatura das apostilas eletrónicas por notários ou trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais é realizada com recurso a certificados eletrónicos qualificados, sendo-lhes sucessivamente apostos selos temporais qualificados pela Ordem dos Notários, enquanto entidade gestora da plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º

5 - O disposto no número anterior não dispensa a conservação, no documento, dos algoritmos, parâmetros, dados e validação cronológica relativos às assinaturas e selos anteriores.

6 - A requerimento do interessado, ou do portador do ato público, o notário ou o trabalhador devidamente autorizado para a prática de atos notariais poderá converter um documento público em papel em formato eletrónico, por meio de digitalização, nos termos da alínea d) do n.º 2 do artigo 2.º da Portaria n.º 121/2021, de 9 de junho, para efeito de aposição de apostila eletrónica.

7 - Para cada apostila é gerado um código de barras bidimensional (código QR) contendo um código de acesso alfanumérico que é imediatamente disponibilizado ao requerente da apostila.

8 - As apostilas são numeradas de forma não sequencial, através do código alfanumérico referido no número anterior.

9 - A autenticidade da apostila pode ser verificada através da leitura do código QR ou com o código alfanumérico, número e data da apostila, no sítio da internet www.notarios.pt.

Artigo 7.º

Formato dos ficheiros

1 - A cada apostila eletrónica corresponde um único ficheiro, contendo a apostila eletrónica e o ato público a que essa apostila respeita.

2 - O ficheiro a que se refere o número anterior deve adotar o formato PDF, obrigatoriamente na versão PDF/A, e não pode exceder a dimensão de 10 MB.

3 - A Ordem dos Notários pode autorizar o arquivamento de ficheiros com dimensão superior ao previsto no número anterior sempre que exista um interesse atendível e tecnicamente não seja possível reduzir o ficheiro.

Artigo 8.º

Registo das apostilas

A Ordem dos Notários dispõe de um ficheiro ou registo eletrónico no qual se anotam as apostilas emitidas, com os elementos constantes das alíneas a) e b) do primeiro parágrafo do artigo 7.º da Convenção e elementos relativos ao documento apostilado, ao requerente e ao apresentante.

CAPÍTULO III

TAXAS PELA GESTÃO DA PLATAFORMA E COBRANÇA DE VALORES

Artigo 9.º

Taxas pela gestão da plataforma

Enquanto entidade gestora da plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º, a Ordem dos Notários pode cobrar aos notários taxas pela gestão da plataforma, observando-se, quanto a essa matéria, o disposto no Estatuto da Ordem dos Notários, aprovado pela Lei n.º 155/2015, de 15 de setembro, na sua redação atual.

Artigo 10.º

Cobrança de valores

1 - O valor devido pela emissão e verificação de apostila é cobrado diretamente pelo cartório notarial onde o ato é praticado.

2 - O notário, para a emissão e verificação de apostila, pode cobrar honorários nos termos do artigo 14.º da Portaria n.º 385/2004, de 16 de abril, na sua redação atual, acrescida do imposto sobre o valor acrescentado.

CAPÍTULO IV

TRATAMENTO DE DADOS, AUDITORIA E FISCALIZAÇÃO

Artigo 11.º

Tratamento de dados pessoais

1 - A plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º tem por finalidade permitir o preenchimento eletrónico do modelo de apostila, com vista à sua emissão, pelos notários e trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais, bem como alojar o registo eletrónico das apostilas emitidas, com os elementos constantes das alíneas a) e b) do primeiro parágrafo do artigo 7.º da Convenção, os elementos relativos ao documento apostilado, ao requerente e ao apresentante e os elementos necessários para a verificação da autenticidade da assinatura, a qualidade em que o signatário do ato atuou e a autenticidade do selo ou carimbo que constem do ato a apostilar.

2 - A Ordem dos Notários é a entidade responsável pelo tratamento de dados pessoais efetuado no âmbito da presente portaria, nos termos e para os efeitos definidos na Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, e no Regulamento (UE) 2016/679, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016.

3 - Cabe à Ordem dos Notários assegurar os direitos de informação, de acesso e de retificação dos dados pelos respetivos titulares, bem como velar pela legalidade da consulta ou comunicação da informação.

4 - As entidades autorizadas a aceder diretamente aos dados obrigam-se a adotar todas as medidas necessárias à estrita observância das regras de segurança estabelecidas na Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, e no Regulamento (UE) 2016/679, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016.

5 - A plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º deve estar dotada das garantias de segurança necessárias a impedir a consulta, a modificação, a supressão, o acrescentamento ou a comunicação de dados por quem não esteja legalmente habilitado.

Artigo 12.º

Sigilo

Quem, no exercício das suas funções, tome conhecimento dos dados constantes da plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º fica obrigado a sigilo.

Artigo 13.º

Auditoria e fiscalização

1 - Os acessos à plataforma eletrónica a que se refere o artigo 2.º são objeto de um registo eletrónico individualizado, para fins de auditoria e de fiscalização pelas entidades competentes.

2 - Do registo a que se refere o número anterior constam a data e hora do acesso, a identificação do utilizador e a informação registada ou consultada, independentemente da finalidade do acesso.

3 - O registo a que se referem os números anteriores é conservado pelo período de dois anos, cabendo à Ordem dos Notários a sua análise regular.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÃO FINAL

Artigo 14.º

Entrada em vigor e produção de efeitos

A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação e produz efeitos a partir do dia 1 de janeiro de 2027.

A Secretária de Estado da Justiça, Ana Luísa da Silva Gonçalves Machado, em 8 de outubro de 2026.

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