Regulamento n.º 437/2011, de 18 de julho

Regulamento n.º 437/2011

Nos termos do disposto na alínea j), do Artigo 26.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Castelo Branco, homologados por Despacho Normativo n.º 58/2008, de 6 de Novembro, aprovo o Regulamento Interno dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Castelo Branco, que se publica em anexo.

Regulamento Interno dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Castelo Branco

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

SECÇÃO ÚNICA

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Objecto

O presente Regulamento estabelece o modelo de organização e funcionamento dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Castelo Branco, adiante designado por SAS/IPCB, dando cumprimento ao disposto na alínea j), do artigo 26.º, dos Estatutos do Instituto Politécnico de Castelo Branco, doravante designado por IPCB.

CAPÍTULO II

Estatuto

SECÇÃO I

Artigo 2.º

Natureza

Os SAS/IPCB são uma unidade funcional do IPCB, dotada de personalidade jurídica e autonomia administrativa e financeira, nos termos legais fixados.

Artigo 3.º

Autonomia

1 - OS SAS/IPCB no âmbito da sua autonomia administrativa e financeira dispõem da capacidade de praticar actos jurídicos, de tomar decisões com eficácia externa e de praticar actos definitivos, bem como de dispor de receitas próprias e a capacidade de as afectar a despesas aprovadas de acordo com o orçamento próprio.

2 - A autonomia financeira dos SAS/IPCB concretiza-se pela autonomia orçamental (poder de ter e gerir orçamento próprio) e autonomia de tesouraria (poder de gerir os recursos monetários próprios). A gestão financeira dos SAS/IPCB compete ao Conselho de Gestão do IPCB.

3 - As contas dos SAS/IPCB são consolidadas com as do Instituto Politécnico de Castelo Branco (IPCB) e sujeitas à fiscalização exercida pelo fiscal único.

Artigo 4.º

Objectivos

1 - Os SAS/IPCB têm por fim a execução da política de acção social superiormente definida, de modo a proporcionar aos estudantes melhores condições de estudo, através de apoios e serviços.

2 - No âmbito das suas atribuições, compete aos SAS/IPCB, designadamente:

a) Atribuir bolsas de estudo;

b) Conceder empréstimos;

c) Fazer o acompanhamento dos estudantes no sentido de identificar situações supervenientes de carência económica, desadaptação ao ambiente escolar, ou outras que possam influenciar o sucesso escolar e a inserção social dos estudantes e tomar a iniciativa de propor acções que se julguem aconselháveis;

d) Conceder auxílios de emergência, em espécie, para acorrer a situações não previstas, mas que se enquadrem nos objectivos da acção social do ensino superior;

e) Promover a manutenção e bom funcionamento das residências, refeitórios e bares dos SAS/IPCB;

f) Apoiar as actividades desportivas e culturais;

g) Apoiar a integração dos estudantes na vida activa.

3 - No desempenho das suas atribuições os SAS/IPCB manterão, através dos respectivos órgãos, permanente diálogo com o Provedor do Estudante e com as Associações de Estudantes.

Artigo 5.º

Simbologia

Os SAS/IPCB adoptam a simbologia do IPCB com a inserção de simbologia própria e da denominação "Serviços de Acção Social", como consta no Anexo I.

Artigo 6.º

Âmbito de aplicação pessoal

Beneficiam do sistema de acção social dos SAS/IPCB, desde que matriculados numa das Escolas do Instituto Politécnico de Castelo Branco e nos termos da respectiva regulamentação:

a) Cidadãos nacionais;

b) Cidadãos nacionais dos Estados-Membros da Comunidade Europeia, com direito de residência permanente em Portugal e seus familiares, nos termos da Lei n.º 37/2006, de 9 de Agosto;

c) Cidadãos nacionais de países terceiros:

i) Titulares de autorização de residência permanente, nos termos do artigo 80.º, da Lei n.º 23/2007, de 4 de Julho;

ii) Beneficiários do estatuto de residente de longa duração nos termos do artigo 125.º da Lei n.º 23/2007, de 4 de Julho;

iii) Provenientes de Estados com os quais hajam sido celebrados acordos de cooperação prevendo a aplicação de tais benefícios;

iv) Provenientes de Estados cuja lei, em igualdade de circunstâncias conceda igual tratamento aos estudantes portugueses;

d) Apátridas;

e) Beneficiários do estatuto de refugiado político;

f) Outras situações previstas em legislação superveniente.

Artigo 7.º

Financiamento

Para além das dotações anualmente atribuídas no Orçamento do Estado, são também afectos à prossecução das atribuições dos SAS/IPCB:

a) As receitas provenientes da prestação de serviços no âmbito da acção social;

b) Os rendimentos dos bens que possuírem a qualquer título;

c) Os subsídios, subvenções, comparticipações, doações, heranças e legados concedidos por quaisquer entidades;

d) As receitas provenientes do pagamento de propinas que o órgão competente do Instituto Politécnico de Castelo Branco afecte à acção social;

e) Os saldos da conta de gerência de anos anteriores;

f) Quaisquer outras receitas que por lei, por contrato ou a outro título lhe sejam atribuídas.

Artigo 8.º

Racionalização de recursos

Com vista à racionalização dos recursos humanos, financeiros e materiais, são privilegiados os seguintes princípios de gestão dos SAS/IPCB:

a) Disponibilização de instalações e serviços para a utilização e frequência por outras entidades, mediante contrapartida financeira e sem prejuízo para a prossecução das suas atribuições;

b) Utilização de instalações e prestação de serviços em comum aos alunos das diversas instituições de ensino superior situadas numa mesma região, por forma a prosseguir a unidade de objectivos no domínio da acção social;

c) Colaboração, nos termos da lei aplicável, de estudantes matriculados no Instituto Politécnico de Castelo Branco, para assegurar temporariamente actividades no âmbito da acção social.

CAPÍTULO III

Órgãos dos SASIPCB

Artigo 9.º

Orgãos

1 - Têm competência no âmbito das atribuições dos SAS/IPCB, de acordo com o previsto na lei ou nos Estatutos, os seguintes órgãos do IPCB:

a) O Conselho Geral;

b) O Presidente;

c) O Conselho de Gestão do IPCB.

2 - São órgãos dos SAS/IPCB:

a) O Conselho de Acção Social;

b) O Administrador.

Artigo 10.º

Compete ao Presidente do IPCB exercer a tutela e superintendência sobre os SAS/IPCB e os seus órgãos, no respeito pela lei e pelos Estatutos.

Artigo 11.º

Conselho de Acção Social

1 - O Conselho de Acção Social, abaixo designado por Conselho, é o órgão superior de gestão da acção social, cabendo-lhe definir e orientar o apoio a conceder aos estudantes.

2 - O conselho é constituído:

a) Pelo Presidente do IPCB, que preside, com voto de qualidade;

b) Pelo Administrador para a Acção Social;

c) Por dois representantes das associações de estudantes do IPCB, um dos quais bolseiro.

3 - No caso das Associações de Estudantes não indicarem os seus representantes, poderão os mesmos ser designados por Despacho do Presidente do Instituto.

Artigo 12.º

Competências

1 - Compete ao Conselho, designadamente:

a) Aprovar a forma de aplicação, nos SAS/IPCB, da política de acção social escolar;

b) Fixar e fiscalizar o cumprimento das normas de acompanhamento que garantam a funcionalidade dos SAS/IPCB;

c) Dar parecer sobre o relatório de actividades, bem como sobre o projecto de orçamento para o ano económico seguinte e sobre os planos de desenvolvimento a médio prazo, para a acção social;

d) Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços prestados e definir os critérios e os meios para a sua avaliação.

2 - Sem prejuízo do disposto no número anterior, o Conselho pode promover outros esquemas de apoio social considerados adequados.

Artigo 13.º

Administrador

1 - O Administrador para a Acção Social é livremente escolhido pelo Presidente do IPCB, nos termos da lei aplicável.

2 - A duração máxima do exercício de funções como dirigente deste serviço é de 10 anos.

Artigo 14.º

Competências

1 - Compete ao Administrador dos SAS a gestão corrente dos Serviços.

2 - Compete, também, ao Administrador dos SAS/IPCB, designadamente:

a) Elaborar a proposta de orçamento e do plano de actividades;

b) Apresentar o relatório de actividades e contas ao Presidente do IPCB;

c) Elaborar a proposta de Regulamento Interno;

d) Exercer as demais competências, legais ou regulamentares, que lhe sejam delegadas ou subdelegadas pelos órgãos legal e estatutariamente competentes do Instituto.

3 - Compete, em especial, ao Administrador dos SAS/IPCB:

a) Assegurar a funcionalidade da gestão corrente dos SAS/IPCB;

b) Superintender e gerir os recursos humanos, físicos e financeiros afectos aos SAS/IPCB;

c) Propor os instrumentos de gestão previsional e a elaboração dos documentos de prestação de contas previstos na lei;

d) Propor ao Conselho de Gestão os projectos de orçamento para o ano económico seguinte;

e) Promover o tratamento das informações e declarações prestadas pelos estudantes candidatos a benefícios da acção social;

f) Promover projectos de inovação social.

2 - O Presidente do IPCB e o Conselho de Gestão do IPCB poderão delegar no Administrador dos SAS/IPCB as competências que considerem adequadas ao melhor funcionamento dos Serviços.

CAPÍTULO IV

Estrutura Organizacional

SECÇÃO I

Serviços

Artigo 15.º

Constituem serviços dos SAS/IPCB:

a) Serviços Administrativos e Financeiros;

b) Gabinete de Apoio ao Estudante

SECÇÃO II

Serviços Administrativos e Financeiros

Artigo 16.º

Composição

Integram a Divisão Administrativa e Financeira os seguintes sectores:

a) Contabilidade e orçamento;

b) Tesouraria;

c) Recursos humanos, expediente e arquivo;

d) Aprovisionamento e património.

Artigo 17.º

Contabilidade e orçamento

São atribuições do sector de Contabilidade e Orçamento, designadamente:

a) Preparar o orçamento ordinário e as necessárias alterações orçamentais;

b) Promover a elaboração de balancetes mensais e trimestrais das receitas e despesas realizadas, assim como arquivar toda a documentação comprovativa das receitas e despesas.

c) Elaborar e organizar a conta de gerência a enviar ao Tribunal de Contas;

d) Elaborar registos contabilísticos com vista ao apuramento de resultados por objectivos;

e) Preparar a elaboração de documentos previsionais, bem como as alterações que se mostrem necessárias, designadamente através da realização de estudos e previsões financeiras;

f) Elaborar balanços e custos de exploração;

g) Elaborar relatórios de análise financeira;

h) Controlar e acompanhar o movimento da tesouraria, assim como executar acções de controlo que superiormente lhe forem cometidas;

i) Receber da tesouraria as folhas de cofre e proceder à sua conferência;

j) Processar as requisições de fundos mensais da conta das doações consignadas aos SAS/IPCB;

k) Elaborar e sistematizar dados e informações necessários a previsões financeiras;

l) Processar as folhas de vencimentos, salários, gratificações e outros abonos de pessoal;

m) Controlar as contas correntes com diversas entidades, tais como fornecedores, serviço, estudantes beneficiários dos auxílios e outros devedores e credores.

Artigo 18.º

Tesouraria

Adstrita à Secção de Contabilidade e Orçamento funciona a Tesouraria, à qual compete, designadamente:

a) Arrecadar e escriturar todas as receitas dos SAS/IPCB;

b) Transferir para os cofres do Estado as receitas dos SAS/IPCB e proceder aos depósitos e levantamentos de fundos;

c) Manter rigorosamente actualizada a escrita relativa às operações de tesouraria, de modo a ser possível verificar em qualquer momento a exactidão dos fundos em cofre e em depósitos;

d) Comunicar aos interessados as datas de pagamento e elaborar o expediente geral relacionado com o seu funcionamento normal, assim como executar acções que superiormente lhe forem cometidas;

e) Remeter diariamente para o serviço competente as folhas de cofre para verificação.

Artigo 19.º

Recursos humanos, expediente e arquivo

1 - Ao sector de expediente e arquivo compete, designadamente:

1.1 - Em matéria de Recursos humanos:

a) Instruir e informar os processos relativos ao processamento das faltas e licenças, horas extraordinárias, vencimentos de exercício, deslocações e pagamento de serviços;

b) Recolher e verificar os elementos necessários ao registo de assiduidade e pontualidade do pessoal;

c) Prestar o apoio necessário à realização de acções sistemáticas de formação profissional de pessoal dos SAS/IPCB.

1.2 - Em matéria de expediente e arquivo:

a) Assegurar a recepção, abertura, registo, expedição, distribuição e arquivo de toda a correspondência e estabelecer eficientes redes de comunicação interna e externa;

b) Organizar e manter actualizado o arquivo geral;

c) Promover a divulgação interna das normas, regulamentos e demais directivas superiores de carácter genérico;

d) Assegurar o apoio dactilográfico e a execução das reproduções e duplicações necessárias ao funcionamento dos vários sectores;

e) Assegurar o fornecimento, controlo e racionalização dos impressos utilizados nos vários sectores, assim como executar acções que superiormente lhe forem cometidas;

Artigo 20.º

Aprovisionamento e património

À Secção de Aprovisionamento, Património e Transporte, compete, designadamente:

1 - Em matéria de economato e armazém:

a) Proceder à prospecção de mercados e organizar todos os processos de aquisição e consultas, nos termos das disposições legais vigentes;

b) Assegurar a aquisição dos artigos necessários à exploração das residências, refeitórios, bares e ao funcionamento dos serviços;

c) Assegurar a existência de stocks mínimos, bem como a respectiva rotação;

d) Elaborar o balanço dos bens em armazém;

e) Registar as entradas e saídas dos artigos de expediente e outros materiais;

f) Providenciar no sentido da arrumação e manutenção dos géneros em armazém e do equipamento que lhe seja afecto;

g) Recolher os dados estatísticos específicos.

2 - Em matéria de património:

a) Organizar e manter actualizado inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis;

b) Zelar pela segurança das instalações e conservação dos equipamentos;

c) Gerir o parque automóvel;

d) Elaborar anualmente os respectivos mapas de aumentos e abatimentos;

e) Promover a entrega à entidade competente dos móveis considerados inúteis;

f) Fornecer à contabilidade, orçamento e serviços financeiros os elementos necessários para a elaboração do relatório e contas, bem como da conta de gerência.

3 - Em matéria de manutenção:

a) Providenciar para que todo o equipamento existente nas diversas instalações dos SASI/PCB esteja permanentemente em boas condições de utilização;

b) Providenciar as reparações necessárias e possíveis em todo o material necessário ao regular funcionamento dos serviços;

c) Proceder a pequenas reparações, pinturas e arranjos nas diversas dependências dos SAS/IPCB;

d) Manter um stock mínimo de material e acessórios indispensáveis à boa execução dos serviços;

e) Zelar pela limpeza e consevação das ferramentas, máquinas e outros equipamentos, bem como das instalações que lhes firem confiadas;

f) Manter actualizado um ficheiro de trabalhos executados e a executar, bem como de todos os materiais e acessórios;

g) Recolher e enviar aos serviços competentes os elementos necessários à eleboração do programa de trabalhos a executar em cada ano;

h) Manter um arquivo actualizado dos manuais de utilização e dos certificados de garantia dos equipamentos existentes nos SAS/IPCB;

i) Propor o estabelecimento, renovação e ou actualização de contratos de manutenção para os equipamentos dos SAS/IPCB sempre que tal se revele vantajoso.

CAPÍTULO V

Gabinete de Apoio ao Estudante

Artigo 21.º

Âmbito

1 - O Gabinete de Apoio ao Estudante funciona na dependência directa do Administrador e exerce as suas atribuições nos seguintes sectores:

a) Bolsas de estudo e auxílios de emergência;

b) Alojamento e Residências;

c) Alimentação;

d) Apoios diversos.

2 - O sector de alojamento compreende as Residências de Estudantes, as quais funcionam de acordo com Regulamentos específicos aprovados pelos orgãos previstos na lei.

Artigo 22.º

Competência

Ao Gabinete de Apoio ao Estudante, através dos respectivos sectores, compete, designadamente:

1 - Sector de bolsas de estudo e auxílios de emergência:

a) Organizar os processos de candidatura e propor os benefícios sociais a conceder;

b) Propor e realizar inquéritos para estudo das condições sócio-económicas dos estudantes;

c) Enviar aos serviços competentes os elementos necessários à elaboração dos orçamentos e do relatório anual dos SAS/IPCB, bem como elaborar o tratamento estatístico do respectivo sector;

d) Manter permanentemente actualizado um sistema de controlo dos processos a benefícios sociais;

e) Enviar aos serviços competentes os elementos necessários ao pagamento dos apoios financeiros;

f) Recolher e facultar ao Conselho de Acção Social os dados estatísticos específicos.

2 - Sector de alojamento:

a) Assegurar o normal funcionamento das residências;

b) Organizar os processos de candidatura e submetê-los a decisão;

c) Propor superiormente alterações aos regulamentos de utilização das residências e as regras da sua administração, bem como assegurar o cumprimento dos regulamentos;

d) Manter permanentemente actualizado um sistema de controlo de consumos e utilização de bens;

e) Organizar e manter actualizado um sistema de controlo da utlização das residências e lavandarias;

f) Vistoriar as instalações, quando da entrada e saída dos utilizadores;

g) Zelar pela manutenção e conservação do equipamento e das instalações afectas ao sector;

h) Recolher e facultar os dados estatísticos específicos as serviços competentes.

3 - Sector de alimentação:

a) Assegurar o normal funcionamento dos refeitórios, bares e snacks, incluindo a organização dos processos de concurso;

b) Zelar pela manutenção, conservação e higiene do equipamento e das instalações afectas ao sector;

c) Manter actualizado um sistema de utilização e de consumos;

d) Entregar na área competente as receitas cobradas, bem como toda a documentação de suporte;

e) Reunir os elementos à eleboração dos orçamentos e do relatório anual.

4 - Actividades Desportivas e culturais:

a) Desenvolver actividades de carácter desportivo e cultural, em cooperação com a FACAB;

b) Propor ao Conselho de Gestão do IPCB a atribuição de subsídios às Associações de Estudantes, por intermédio da FACAB;

c) Organizar de actividades desportivas e culturais.

5 - Apoio Psicopedagógico:

a) Atendimento psicológico nos domínios da orientação/reorientação escolar;

b) Apoio psicopedagógico;

c) Apoio psicológico a problemas pessoais/relacionais.

CAPÍTULO VI

Pessoal

Artigo 23.º

Mapa de Pessoal

1 - Os SAS/IPCB dispõem de mapa de pessoal próprio, nos termos legalmente definidos, sem prejuízo de poder partilhar serviços e pessoal com o IPCB, com o objectivo de racionalizar recursos humanos e financeiros.

2 - O mapa de pessoal será elaborado anualmente, em conjunto com o orçamento, de acordo com o previsto no artigo 5.º da Lei n.º 12-A/2008, de 27 de Fevereiro.

CAPÍTULO VII

Disposições finais

Artigo 24.º

Colaboração de alunos estagiários nas actividades dos SAS/IPCB

Os SAS/IPCB proporcionarão, sempre que tal se mostre possível, estágios curriculares e estágios profissionais a estudantes dos cursos superiores ministrados nas Escolas do IPCB, desde que, pela natureza das suas formações, possam ser envolvidos em actividades do âmbito da acção social.

Artigo 25.º

Norma revogatória

Com a entrada em vigor deste Regulamento é revogado o anterior, aprovado através do Despacho n.º 9042/2003, e publicado na 2.ª série, do Diário da República n.º 106, de 8 de Maio de 2003.

Artigo 26.º

Dúvidas e omissões

As dúvidas e omissões na aplicação do presente Regulamento são decididas por Despacho do Presidente do IPCB.

Artigo 27.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento é objecto de publicação e entra em vigor no dia imediatamente a seguir ao da sua publicação no Diário da República.

Organograma dos Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Castelo Branco

(ver documento original)

ANEXO I

(ver documento original)

12 de Julho de 2011. - O Presidente, Carlos Manuel Leitão Maia.

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